Содержание к диссертации
Введение
глава 1. Контроллинг как элемент управления национальной экономической системой 11
1.1 . Развитие функции контроллинга в управлении на уровне микроэкономики 11
1.2. Нормативные документы, используемые для организации деятельности контрольно-управленческого подразделения 23
1.3.Задачи, стоящие перед внутренней контрольно-управленческой службой 28
выводы по первой главе: 41
глава 2. Методология деятельности внутренней контрольно-управленческой службы на промышленном предприятии 43
2.1 . Общий подход к разработке методологии деятельности внутренней контрольно-управленческой службы 43
2.2. Методические приемы, применяемые при решении задач, стоящих перед внутренней контрольно-управленческой службой 52
2.2.1 .Методические приемы, используемые в ходе планирования работы контрольно-управленческой службы 52
2.2.2. Методические приемы, применяемые в ходе выполнения задач, стоящих перед внутренней контрольно-управленческой службой 57
2.2.3.Методические приемы, применяемые при документировании и обобщении результатов работы внутренней контрольно-управленческой службы 69
2.3. Разработка методики тестирования системы внутреннего контроля обособленного структурного подразделения промышленного предприятия и обобщения ее результатов 77
выводы и предложения по второй главе 88
глава 3. Нормативно-организационные документы, регламентирующие создание и организацию работы внутренней контрольно-управленческой службы 90
3.1. Состав и структура внутренней контрольно-управленческой службы. распределение обязанностей между персоналом службы 90
3.2. Определение прав и обязанностей работников внутренней контрольно-управленческой службы, прав и обязанностей администрации обособленных подразделений 108
3.3 этические нормы и принципы работника внутренней контрольно-управленческой службы 113
3.4 Типовые должностные инструкции работников внутренней контрольно-управленческой Службы 117
Выводы по третьей главе
Заключение 129
Библиографи я 132
Приложения 144
- Развитие функции контроллинга в управлении на уровне микроэкономики
- Нормативные документы, используемые для организации деятельности контрольно-управленческого подразделения
- Общий подход к разработке методологии деятельности внутренней контрольно-управленческой службы
- Состав и структура внутренней контрольно-управленческой службы. распределение обязанностей между персоналом службы
Введение к работе
Переход на рыночную систему хозяйствования, основанный на изменении форм собственности и широкой экономической самостоятельности субъектов хозяйствования, определил существенное изменение организационных форм и организационно-производственной структуры предприятий во всех сферах хозяйства. Одним из основных направлений структурной перестройки на первом этапе экономических реформ стало разукрупнение предприятий и приватизация. Это привело к выделению большого числа малых предприятий, но одновременно акционирование государственных предприятий позволило сохранить как целостное производственное образование крупные предприятия, прежде всего в базовых отраслях промышленности. В этот период первоочередной задачей стало формирование инфраструктуры рыночной экономики, в том числе консультационно-аудиторских организаций, способных обеспечить управленческую поддержку бизнеса, в первую очередь в области финансово-бухгалтерской работы.
При повороте реформ к восстановлению
производственного сектора экономики (восстановлению основных производств, модернизации и обновлению их материально-технической базы) стал насущным вопрос о рационализации хозяйственных связей между организациями, для решения которого потребовался анализ ранее имеющихся долгосрочных хозяйственных связей, закрепление тех из них, которые сохранили актуальность, и установление новых. В противовес тенденции разобщенности стала активно проявляться
тенденция интеграции. Это привело к тому, что в последние годы стали формироваться новые организационные структуры, объединяющие на экономической основе самостоятельные субъекты хозяйствования.
Активизировалась деятельность ранее образованных акционерных обществ, что привело к более активному контакту головных организаций с их обособленными подразделениями, расположенными на территории других регионов.
Аналогичная тенденция прослеживается при создании новых коммерческих организаций.
Большое внимание уделяется формированию совместных предприятий с привлечением зарубежного капитала, при этом особое место занимают те из них, которые, созданы как интеграционные структуры субъектов хозяйствования стран -членов СНГ.
Отмеченные тенденции ставят новые задачи перед финансовым управлением такими корпоративными структурами, требуя обеспечения единообразия системы учета, амортизационной, учетной и финансовой политики, планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности. Эти задачи решаются с помощью системы контроллинга.
Ретроспективное исследование аспектов управления теми
организациями, которые имели филиалы и представительства,
расположенные в различных районах страны и за рубежом,
показало, что за последние годы на многих из них стали
формироваться отдельные контрольно-управленческие
подразделения (службы, отделы). Хозяйственная обособленность и территориальная разобщенность головной организации от ее филиалов и представительств затрудняло управление их
деятельностью и осложняло финансово-экономический контроль. Их адаптация в системе контроллинга прослеживается как одна из важнейших проблем зарубежной теории и практики управления.
Необходимость создания контрольно-управленческих подразделений в аналогичных российских предприятиях и организациях появилась, прежде всего, в финансово-кредитных организациях (почти все из них имеют филиальную структуру), где в нормативном порядке были созданы подразделения внутреннего контроля. В последний год все чаще ставится вопрос о создании таких подразделений в корпоративных структурах производственного профиля, особенно в тех, где сохранилась государственная собственность.
Разработка принципиальных положений по созданию контрольно-управленческих подразделений, определение их целей, задач, структуры и функций стало одной из наиболее актуальных задач развития управления современными корпоративными организациями.
Автор предлагает вариант модели структуры управления, базирующийся на создании такого специализированного подразделения на промышленном предприятии, имеющем многозвенную структуру, что позволит значительно изменить подходы к управлению финансово-хозяйственной деятельностью и в частности, к организации планирования, учета, контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности в системе управления затратами и доходностью.
Целью диссертационной работы является разработка методических предложений по формированию и функционированию контрольно-управленческих подразделений
на промышленных предприятиях, имеющих сложную управленческую структуру на начальном этапе создания в них системы контроллинга.
Основные задачи исследования:
определение экономических предпосылок и рациональности создания контрольно-управленческих служб в хозяйствующих структурах Российской Федерации;
обобщение зарубежного опыта создания контрольно-управленческих служб и оценка возможности его использования в России с учетом особенностей нашей страны;
подготовка проекта Типового положения о внутренней контрольно-управленческой службе, применимого к промышленным предприятиям со сложной структурой управления (имеющим обособленные структурные подразделения), включая обоснование целей, функций, структуры, информационного и кадрового обеспечения подразделения и форм его взаимодействия с другими подразделениями аппарата управления;
разработка методологических подходов к созданию внутренней контрольно-управленческой службы на промышленных предприятиях.
Методы исследования:
Для решения поставленных задач используются методы сравнительного анализа, группировки данных, матричного моделирования, построения классификатора функций и экспертной оценки с помощью индивидуального анкетирования специалистов в области контроля.
Научная новизна работы заключается в:
обосновании необходимости в условиях поворота реформ к восстановлению производственного сектора экономики создания внутренней контрольно-управленческой службы как организационной формы начального этапа формирования системы контроллинга;
методологии перехода от ранее существовавших форм контрольных подразделений к новой форме, адекватной потребностям управления крупными промышленными предприятиями, имеющими обособленные структурные подразделения;
разработке методологических приемов, применяемых при решении задач, стоящих перед внутренней контрольно-управленческой службой
разработке нормативных документов, регламентирующих деятельность контрольно-управленческой службы - типового положение о контрольно-управленческом подразделении и должностных инструкций его специалистов;
установлении форм взаимодействия контрольно-управленческой службы с другими внутренними экономическими подразделениями и с организациями, осуществляющими внешний финансовый контроль.
Практическая значимость работы состоит в возможности применения разработанной методики по созданию внутренних контрольно-управленческих служб в крупных и средних промышленных предприятиях, имеющих сложную структуру управления. Методика может быть использована также в
строительстве, в организациях системы транспорта и связи и в других отраслях экономики.
Обоснованы состав и структура внутренней контрольно-управленческой службы в промышленных предприятиях, имеющих обособленные структурные подразделения с помощью построения матричного классификатора функций и их экспертной оценки.
Определены права, функциональные и должностные обязанности работников внутренней контрольно-управленческой службы и администрации проверяемого субъекта.
Разработана методика организации деятельности
внутренней контрольно-управленческой службы по
направлениям, адекватным поставленным задачам.
Внедрение и использование предлагаемой методики может повысить эффективность управления финансово-хозяйственной деятельностью промышленных предприятий.
Внедрение результатов работы.
Предложения диссертационного исследования были использованы для совершенствования управленческих связей и их модификации в открытом акционерном обществе «Термоторгмаш». Результаты внедрения подтверждены соответствующими актами.
Апробация работы.
Основные выводы диссертации докладывались на заседании кафедры «Организация, планирование и управление строительством» Московского института коммунального хозяйства и строительства.
Теоретические положения работы использовались в лекционном материале в процессе преподавания курса «Ревизия» в Институте подготовки и переподготовки кадров специальностей финансово-банковского профиля в Финансовой академии при
Правительстве РФ.
Структура работы.
Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии (116 позиций), 9 приложений (31 стр.). Работа включает 15 таблиц и 1 схему. Общий объем работы составляет 143 страницы.
На защиту выносятся:
Организационная форма контроллинга как способа управления промышленными предприятиями, имеющими обособленные структурные подразделения.
Принципы организации контрольно-управленческой службы.
Способы расчета экономической эффективности создания контрольно-управленческой службы.
Предложения по составу и структуре контрольно-управленческой службы.
Система прав, обязанностей и ответственности работников контрольно-управленческой службы, которая положена в основу служебных инструкций.
Механизм формирования экспертной группы по тестированию системы внутреннего контроля.
Система прав, обязанностей и ответственности работников обособленных структурных подразделений промышленного предприятия по отношению к работникам внутренней контрольно-управленческой службы.
Развитие функции контроллинга в управлении на уровне микроэкономики
Концепция контроллинга сформировалась в рамках регулирования системы управления. Контроллинг не сводится к контролю, поскольку является функцией управления и сочетает в себе так же комплексное программно-целевое планирование, бухгалтерский учет и систему экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности. Однако эта концепция первоначально возникла на базе развития контроля в системе управления промышленным предприятием, как структурой экономики, наиболее подверженной тенденции глобализации.
В каждой национальной системе контроля, как правило, имеются специфические черты, которые связаны с особенностями в области экономики и политики различных стран.
Существующая за рубежом система контроля негосударственных образований включает в себя внешний контроль, который проводится независимыми внешними аудиторами или аудиторскими фирмами, и внутренний контроль.
Контроль слово французское, в толковом словаре русского языка под редакцией проф. Д. Н. Ушакова контроль - это наблюдение, надсмотр с целью проверки.
Управляющий орган, используя импульсы, получаемые извне, оказывает управляющие воздействия на объект управления и с помощью обратной связи оценивает эффективность его деятельности. Например, получив сведения о сужении рынка сбыта продукции, управляющий орган передает распоряжение об изменении ассортимента выпускаемой продукции. Обратная связь позволяет управляющему органу определить правильность выбранного решения: отдел сбыта сообщает о количестве проданной продукции, финансовый отдел - о полученной прибыли. Контроль в системе управления может быть встроен в нее по-разному. Контроль может быть разовым или периодическим (первый вариант). Может обеспечиваться постоянная обратная связь между принятыми решениями и информацией об их результатах (второй вариант).
Первый вариант контроля присущ системе управления на любом уровне (страна, регион, отрасль, предприятие). Формами его являются ревизия со стороны государственных органов и внешний аудит. Второй вариант обычно применяется на микроуровне.
Контроль в форме ревизий финансово-хозяйственной деятельности субъектов имеют давнюю историю, но информации, подтверждающей это, слишком мало. Например, в Италии уже в XIV столетии учетные книги в некоторых местностях стали заверяться в специальных бюро. [85, с.33-34]. Эти книги признавались в качестве вещественного доказательства в суде. [74, с.375] В XVI веке во многих странах вводится правовой контроль учетных книг.
С развитием экономики, когда в сфере производства все больший удельный вес начинает перемещаться в сторону акционерных структур, разделились интересы непосредственно занимающихся управлением предприятия (администраторы, менеджеры), и теми, кто вкладывает в него деньги (акционеры, собственники, инвесторы). Результатом этого явилось развитие аудита - независимой проверки, которая имела целью подтверждение достоверности отчетности акционерного общества. Подстегнули развитие такой формы контроля экономические кризисы XIX и начала XX века, сопровождавшиеся многочисленными банкротствами не только предприятий, но и банков. Для защиты интересов вкладчиков было необходимо установить контроль за ведением учета и составлением отчетности предприятий с целью своевременного предоставления информации о их возможном банкротстве.
Особенно сильный импульс развитию внешнего контроля дал мировой экономический кризис 1929-1933 годов, когда массовое банкротство акционерных обществ и предприятий потребовало ужесточения порядка составления отчетов, балансов и подтверждения их со стороны независимых аудиторов. Можно считать, что кризис заставил практически все страны рыночной экономики вводить обязательные требования к объему информации, содержащейся в годовых отчетах, устанавливать обязательность публикации этих отчетов и подтверждение их достоверности.
Существующая за рубежом система контроля негосударственных организаций включает в себя наряду с внешним контролем, который проводится независимыми внешними аудиторами или аудиторскими фирмами, внутренний контроль. После 1949 года независимые аудиторы стали больше внимания уделять вопросам внутреннего контроля в компаниях полагая, что при эффективной системе внутреннего контроля вероятность ошибок незначительна и данные отчетов достаточно полны и точны. Такой контроль получил название системно-ориентированного.
Нормативные документы, используемые для организации деятельности контрольно-управленческого подразделения
Для отдельных организационно- правовых формах экономических субъектов предусмотрено наличие внутренних контрольных служб. Это определено в законодательстве и должно быть отражено в учредительных документах этих экономических субъектов.
В акционерном обществе, согласно статье 103 Гражданского Кодекса РФ, высший орган управления - общее собрание акционеров может избрать ревизионную комиссию или ревизора общества. В обществе с ограниченной ответственностью, согласно статье 91 Гражданского Кодекса РФ в компетенцию его высшего органа управления - общего собрания участников входит избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества.
Отсюда можно предположить, что в рамках отдельного экономического субъекта внутренний аудит, внутренний контроль, а также внутренняя ревизия со стороны высшего органа управления организацией решают одни и те же задачи, связанные с контролем финансово-хозяйственной деятельности.
Структура органов управления экономических субъектов указанных организационно-правовых форм предполагает разделение функций исполнительного органа - административного аппарата - и собственников.
В акционерном обществе структура управления следующая. Высшим органом управления является общее собрание акционеров. В обществе с числом акционеров более пятидесяти создается совет директоров (наблюдательный совет). Текущее руководство деятельностью общества осуществляет исполнительный орган общества. Он может быть: коллегиальным (правление, дирекция), единоличным (директор, генеральный директор).
Полномочия исполнительного органа могут быть также переданы по договору: другой коммерческой организации, индивидуальному предпринимателю (управляющему). (Статья 103 Гражданского Кодекса РФ). Согласно статье 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации.
По данным бухгалтерского учета составляется бухгалтерская отчетность, которая подписывается, наряду с главным бухгалтером, также руководителем организации.
В условиях разделения функций управления и исполнения управленческих решений возникает информационный разрыв, последствия которого могут привести к потере руководства адекватного восприятия экономической ситуации в объекте управления. Глубина этого информационного разрыва особенно возрастает при передаче исполнительных функций по договору другой коммерческой организации или частному предпринимателю.
Неадекватное восприятие экономической ситуации руководством может привести к ухудшению финансово-экономических показателей и снижению доходности организации. Наличие формальной ответственности руководства организации за ведение учета и составление отчетности в условиях относительной информационной неопределенности влечет к возникновению риска судебных расследований в связи с обстоятельствами, в которых прямая вина руководства отсутствует.
Для того, чтобы уменьшить негативное влияние на управление организацией этого информационного разрыва, законодательство выдвигает требование аудиторской проверки акционерного общества (пункт 5 статьи 103 Гражданского Кодекса РФ) для внешнего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества и избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества (пункт 1 статьи 103 Гражданского Кодекса) для внутреннего контроля.
Не все акционерные общества подпадают под требование обязательного внешнего контроля бухгалтерской отчетности. Обязательной ежегодной аудиторской проверке подлежат открытые акционерные общества независимо от числа участников. Закрытые акционерные общества подлежат аудиторской проверке, если публикуют для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков (пункт 1 статьи 97 Гражданского Кодекса РФ) или если их финансовые показатели превышают установленные границы.
Общий подход к разработке методологии деятельности внутренней контрольно-управленческой службы
Методология деятельности внутренней контрольно-управленческой службы базируется на задачах, которые ставятся промышленными предприятиями в сфере управления отдельными направлениями бизнеса, они определяют функции этой службы. Конечной целью является создание системы контроллинга по аналогии с зарубежной практикой, позволяющей поднять управление промышленным предприятием на качественно иную ступень.
Создание внутренней контрольно-управленческой службы можно рассматривать как этап формирования системы контроллинга. В этом случае функции указанного подразделения расширяются и видоизменяются по сравнению с функциями существующих контрольно-ревизионных служб.
Управление промышленным предприятием, имеющим обособленные подразделения, во-первых, требует, помимо сведений о результатах проверок (тестирования системы бухгалтерского учета и контроля), аналитическую обработку отчетов обособленных подразделений и всей организации в целом, что не типично для ревизии. Во-вторых, сама проверка обособленных подразделений меняет свой характер, она становиться нацелена на оценку эффективности функционирования существующей системы учета и контроля. В-третьих, контрольно-аналитические функции внутренней контрольно-управленческой службы дополняются еще и рядом других. При разработке методологии деятельности внутренней контрольно-управленческой службы в данном диссертационном исследовании использовано два пути. Первый путь имеет своей основой использование опыта ревизий, второй - использование отдельных методических приемов внешнего аудита.
Ревизия - составная часть системы финансового контроля, призванная устанавливать законность, достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершаемых хозяйственных операций, и правильность действий, выполнявших их должностных лиц. В настоящее время сфера деятельности ревизии существенно сузилась. Ревизия проводится в основном либо в отношении государственных (бюджетных и внебюджетных), ведомственных и целевых средств, либо для оценки достоверности отчетных данных о доходах и расходах ревизионными подразделениями, создание которых предусмотрено для отдельных организационно-правовых форм экономических субъектов.
Проведенное нами исследование базировалось на изучении и обобщении конкретных практических материалов по преобразованию ревизионной службы промышленного предприятия, имеющего широкую сеть обособленных подразделений, в контрольно-управленческую службу в процессе становления системы контроллинга. При разработке методологии тестирования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля принимался во внимание накопленный в течение десятилетий опыт ревизионных проверок.
В данном исследовании нами не ставилась цель внедрения системы контроллинга в управленческую структуру организации, на данном этапе управления бизнесом конкретные разработки в этой области еще нуждаются в теоретическом осмыслении с позиции адекватности существующего этапа реструктуризации экономики механизму управления и практической апробации результатов исследования. Наша цель - рассмотреть с позиции управления возможные формы внутренних контрольно-управленческих служб с целью их адаптации в системе контроллинга на начальной стадии ее формирования.
Внешний аудит в России имеет гораздо меньшую практику функционирования, по сравнению со странами с развитой рыночной экономикой, всего 10-15 лет, но его развитие достаточно динамично. Уже одобрено и применяется в деятельности аудиторов и аудиторских фирм около 40 правил (стандартов) аудиторской деятельности, большая часть которых в той или иной мере может быть применена для внутреннего контроля. В нашей работе Правила (стандарты) использованы для разработки методики планирования, проведения и обобщения результатов тестирования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля обособленных подразделений промышленного предприятия, а так же для разработки методики деятельности внутренних контрольно-управленческих служб по направлениям, которые не могли быть охвачены ранее ревизией в силу ее направленности только на контроль.
Состав и структура внутренней контрольно-управленческой службы. распределение обязанностей между персоналом службы
Начальным этапом перехода организации к системе контроллинга может быть создание внутренней контрольно-управленческой службы, функции которой максимально приближены к контроллингу. Структура этой службы может быть создана не сразу. Зарубежный опыт показывает длительность организационного становления подразделения контроллинга.
Предлагаемая нами форма внутренней контрольно-управленческой службы может быть создана на начальной стадии развития контроллинга. Эта служба территориально расположена в месте нахождения головной организации и подчинена ее руководству. Ее основная цель сбор и обработка информации о деятельности обособленных подразделений и представление этой информации в обработанном виде руководству головной организации.
По окончанию формирования контроллинга как концепции управления предполагается, что эта служба может быть переименована и дополнена службами контроллинга в обособленных подразделениях, которые организационно подчинены службе контроллинга головной организации. В окончательном виде эта структура будет дополнена контролерами в каждом подразделении как головной организации, так и ее обособленных подразделений. В результате будет образована особая информационная система, преобразующая информацию, содержащуюся в учете и отчетности в форму, удобную для принятия оперативных управленческих решений, а также позволяющую принимать стратегические решения.
Состав и структура внутренней контрольно-управленческой службы определяется исходя из расчета трудоемкости решения задач. Нами разработан следующий алгоритм расчета трудоемкости по каждой задаче и в целом за планируемый период из того набора задач, решение которых необходимо органу управления промышленным предприятием в исследуемый период.
Таблица № 10.
Расчет трудоемкости тестирования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля головной организации и ее обособленных подразделений.
Расчет трудоемкости решения первой задачи - тестирования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля головной организации и ее обособленных подразделений - производится следующим образом.
Количество часов тестирования обособленных подразделений рассчитывается исходя из того, что бригада внутреннего контроля выезжает на тестирование не чаще раза в 1-2 месяца, т.е. она тестирует не более 10-12 подразделений в год и отводит на каждое тестирование 16 рабочих дней, куда включается время подготовки к выездному тестированию (2 рабочих дня), время самого тестирования (10 рабочих дней), время на дорогу к месту тестирования и обратно (2 рабочих дня), время подведения итогов и составления отчета (2 рабочих дня). Минимальное количество контролеров в бригаде - 2 человека (руководитель тестирования и ассистент). Этот ориентировочный расчет подтверждает опыт контрольно-ревизионной работы. Для проведения тестирования 20 подразделений потребуется минимум 4 работника.
Количество человеко-часов тестирования головной организации - 320 - рассчитывается исходя из расчета 10 рабочих дней, ориентировочно затрачиваемых на проверку средней по величине организации исходя их ревизорской и аудиторской практики, 8 часового рабочего дня и 4-х человек, участвующих в проверке.
Расчет трудоемкости тестирования дан в таблице №11. Тестирование каждого обособленного подразделения может производиться один раз в два года. Для соблюдения его регулярности и полноты охвата объектов составляется план-график тестирования обособленного подразделения.
Таблица № 11 Расчет трудоемкости тестирования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля обособленных подразделений промышленного предприятия.
