Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА I. Предпосылки и необходимость создания системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления .
1.1. Концептуальные вопросы перехода к информационному обществу XXI века . 14
1.2. Структура государственных органов власти и управления. 25
1.3. Роль информации в сфере государственного управления. 29
ГЛАВА II. Современное состояние информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления .
2.1. Сущность и структура системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления . 38
2.2. Информационно-библиографические ресурсы как база функционирования системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления. 50
2.3. Формы и методы информационно- библиографического обслуживания работников государственных органов власти и управления . 79
ГЛАВА III. Совершенствование системы информационно-библиографического обеспечения как условие повышения эффективности управления регионом ( на примере Краснодарского края).
3.1. Краснодарский край как объект управления.
3.2. Опыт информационно-библиографического обеспечения государственых органов власти и управления в Краснодарском крае .
3.3. Изучение информационных потребностей работников государственных органов власти и управления Краснодарского края.
3.4. Проблемы совершенствования системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления региона.
Заключение
Приложения
Список использованной литературы
- Концептуальные вопросы перехода к информационному обществу XXI века
- Сущность и структура системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления
- Формы и методы информационно- библиографического обслуживания работников государственных органов власти и управления
- Опыт информационно-библиографического обеспечения государственых органов власти и управления в Краснодарском крае
Введение к работе
Актуальность темы диссертации.
В начале 90-х годов лозунги трансформации в постиндустриальное общество плавно сменилось концептуальными декларациями построения информационного общества. Однако сегодня в России полностью еще не сформулированы позиции и стратегические цели государства по отношению к информационному обществу.
Вместе с тем на основе неуклонно возрастающей роли регионов России в современной политической, хозяйственной и культурной жизни страны и на фоне общего процесса информатизации общества информационные методы все шире внедряются в сферу информационно-библиографического обеспечения региональных органов государственной власти и управления. Информатизация, конвергенция компьютерных и телекоммуникационных систем, переход к широкомасштабному применению современных информационных технологий обеспечивают принципиально новый уровень получения и обобщения информации в этой сфере.
Изменилась система приоритетов в профессиональных информационных потребностях работников государственных органов власти и управления, появились новые категории потребителей информации, нуждающиеся в принципиально новых формах и видах информационной продукции и услуг. Формируется новая информационная инфраструктура региона, создается региональный рынок информационной продукции и услуг как составная часть общероссийского рынка со своими специфическими особенностями.
Государственное управление, возможно, больше, чем какая-либо другая область деятельности, может выиграть от повышения эффективности и улучшения качества информационного обслуживания, обеспечиваемых современными информационными технологиями и методиками. Между тем библиотечно-библиографическая наука, а вместе с тем и практика, до сих
5 пор не уделяют достаточного внимания этому важнейшему участку информационного обеспечения общества. Отмеченные обстоятельства и обеспечивают актуальность избранной темы диссертационного исследования.
Разработанность темы диссертации.
Тема диссертационного исследования носит интеграционный
характер, что обусловило использование материала различных областей знания: философии, социологии, регионоведения, теории управления, информатики, библиографоведения и т.д. Проблема совершенствования системы управления в условиях перехода к информационному обществу рассматривались многими отечественными и зарубежными авторами.
Вопрос о вступлении наиболее развитых стран в качественно иную стадию социального развития, охарактеризованную как постиндустриальное или информационное общество, главным отличающим критерием которого является определяющая роль информационных технологий во всех сферах жизнедеятельности людей, активно обсуждался западными социологами и социальными философами Д.Беллом, Д.Рисманом, О.Тоффлером. Существенную помощь в проведении данного исследования оказали работы, раскрывающие вопросы теории и практики принятия решений, методического обеспечения технологии принятия решений А.Н.Борисова, Р. Беллман, Л.Г.Евланова, Л.Заде, А.И.Иоффина, Р.Кини, Х.Райфа, Т.Саати. Оределенный интерес представляют работы М.Е. Белецкого, А.В. Волокитина, Ю.А.Нисневич, А.И.Ракитова, посвященные вопросам, раскрывающим региональные аспекты информатизации государственного управления в России.
Работы, характеризующие становление системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления и ее современное состояние, широко представлены на страницах специальных изданий «Информационные ресурсы России», «Научно-техническая информация», «Проблемы информатизации», «Научные и
технические библиотеки»: А.Б.Антопольского, О.А.Гаврилова, Б.В. Кристального, И.А.Андреевой, В.М.Хургина, В.Р.Хисамутдинова, О.В. Сюнтюренко, А.Г.Цветковой, Т.К.Полуниной, М.В.Гордеева, B.C. Дмитриева, Д.Б. Новикова и др.
Наибольшее значение для темы исследования представляют учебные пособия Т.А.Новоженовой «Информационно-библиографические ресурсы социальной тематики» и Г.Ф.Гордукаловой «Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности», комплексно и обобщенно дающие представление об информационно-библиографических ресурсах, служащих базой информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления.
Наибольшую сложность представляет проблема исследования современного состояния информационного обеспечения органов власти. Она оказалось наименее разработанной, но имеющиеся публикации помогли при проведении исследования. Необходимо отметить работы авторов, подробно рассмотревших требования к информационно-аналитическим службам, призванным заниматься поддержкой принятия решений: И.И.Егорова, Ю.А.Колпакова, И.С.Мелюхина, В.А.Никитова, Е.И.Орлова, А.Н.Райкова, Ю.П.Шумилова, Т.В.Закупень.
Анализ публикаций показывает, что проблема информационно-библиографического обслуживания разных категорий потребителей неоднократно рассматривалась в специальной печати. В ее изучение большой вклад внесли Г.И.Гольдгамер, Л.В.Зильберминц, Г.В.Гедримович, В.Н.Пазухина, Т.А.Ровина и т.д.
В работах В.А.Фокеева, Г.П.Фонотова, А.В.Голованова, В.Г. Гуковой рассматриваются вопросы определений функций и места специальных библиотек, органов НТИ в организации оптимального использования информационно-библиографических ресурсов, организации эффективного обслуживания специалистов.
Много внимания на страницах специальной печати уделяется описанию опыта работы информационно-библиографических служб по использованию новых форм и методов информационно-библиографического обслуживания, внедрению современных информационных технологий и телекоммуникационных сетей, компьютерных систем - И.А.Андреевой, А.Б.Антопольским, Н.И.Егоровым, О.В.Кедровским, Л.С.Левинским, В.А.Минкиной, А.М.Яновским, С.С.Терещенко, М.В.Гончаровым.
Отдельным аспектам разработки путей оптимизации системы информационно-библиографического обслуживания специалистов региона посвящаются публикации Л.В.Егорова, Л.Б.Бабушкина, И.Г.Кузнецовой, И.С.Фельдблюм, С.В.Леонтьева, А.Н.Хропач.
Тем не менее, работ, посвященных вопросу информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления регионального уровня, многогранно и комплексно освещавших бы эту проблему, не обнаружено, что и обусловило объект и предмет данного диссертационного исследования.
Объект диссертационного исследования - система информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления в России.
Предмет исследования - теоретико-методические и организационные аспекты оптимизации системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления региона.
Цель исследования: Разработка оптимальной системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления (на примере Краснодарского края).
Для достижения этой цели необходимо решить следующие основные задачи:
- охарактеризовать наиболее общие концептуальные аспекты перехода к информационному обществу XXI века как теоретико-методологическую основу диссертационного исследования;
показать возрастающую роль информационно-библиографического обслуживания государственных органов власти и управления в условиях глобального перехода к информационному обществу;
выяснить особенности информационно-библиографической деятельности в государственных органах власти и управления, охарактеризовать специфические качества информации, циркулирующей в этих органах;
обосновать выбор Краснодарского края как типичного объекта информационно-библиографического обеспечения, дающего достаточный материал для достижения цели диссертационного исследования;
рассмотреть информационные потребности работников государственных органов власти и управления Краснодарского края, выяснить особенности их информационно-библиографического обеспечения;
наметить пути и средства совершенствования системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления в Краснодарском крае.
Теоретико-методологическую базу исследования составили труды видных отечественных и зарубежных социологов и социальных философов: Д.Белла, О.Тоффлера, М.М.Кузнецова; информатиков: Р.С.Гиляревского, А.И.Михайлова, К.В.Тараканова, А.И.Черного, которые рассматривали общие проблемы информатизации общества, вопросы информационного обеспечения отдельных областей человеческой деятельности, в частности органов государственной власти и управления. Были использованы такие работы ведущих специалистов (Л.В.Астаховой, Ю.С.Зубова, Н.С.Карташова, О.П.Коршунова, В.П.Леонова, В.В.Скворцова, А.В.Соколова и др.), которые внесли существенный вклад в разработку теоретико-методологических и организационно-методических аспектов библиотечно-библиографической науки, ее места и роли в системе дисциплин информационно-коммуникативного цикла.
В диссертационном исследовании были использованы общенаучные и специальные методы: структурно-функционального и деятельностного подходов, социологические методы, методы изучения официальных и инструктивных материалов, обобщения конкретного опыта.
Научная новизна исследования:
Уточнена сущность и структура системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления, сущность представлена как динамическое средство организации управленческого труда, упорядоченная система процессов, действий должностных лиц по получению, переработке, использованию и распространению информации, осуществляемых с целью повышения эффективности реализуемых управленческих решений. Структуру составляют объекты и субъекты системы, информационные ресурсы (первичные и вторичные), потоки информации разной направленности, нормативно-правовой механизм, обеспечивающий ее функционирование.
Показана динамика информационных потребностей работников государственных органов управления и власти, характер изменения и направленность в сторону усиления запросов с большей оперативностью их удовлетворения, полнотой и достоверностью представления, аналитической глубиной раскрытия содержания, что требует разработки новых информационных продуктов в виде обзорно-аналитических, полнотекстовых, фактографических баз данных, наполняемых с учетом региональной специфики.
Поставлена проблема модернизации региональной системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов управления и власти, которая может быть осуществлена путем межведомственного взаимодействия государственных и коммерческих информационных служб и библиотек региона, специализации комплектования их информационных массивов, объединения в сетевом режиме накопленных и создаваемых ими информационных ресурсов,
10 координации в организации и ведении баз данных, совершенствования форм и методов предоставления информации пользователям. Основные положения, выносимые на защиту:
1. Повышение эффективности деятельности государственных
региональных органов власти и управления возможно только в результате
всемерного развития и совершенствования информационного диалога между
государственными структурами региона, с одной стороны, и
представителями народного хозяйства, науки и культуры, бизнеса и всеми
членами общества, с другой стороны, осуществляемого на основе
максимального внедрения и эффективного применения новейших
информационных технологий.
Информационные потребности работников государственных органов власти и управления за последние десятилетия претерпели значительные изменения по содержанию, форме и срокам представления. Смещение акцентов в структуре и содержании профессиональных информационных потребностей ставит перед региональной системой информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления проблему модернизации, заключающуюся в разработке соответствующих их требованиям форм и методов обслуживания, создании новых информационных продуктов в виде обзорно-аналитических полнотекстовых, фактографических баз данных, с учетом региональной специфики.
В условиях экономических преобразований, сокращения числа государственных информационных структур модернизация системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов управления и власти может быть осуществлена путем координации деятельности имеющихся в регионе государственных и коммерческих информационных служб, библиотек разных систем и ведомств, объединения в сетевом варианте их информационных ресурсов, специализации комплектования их информационных массивов, разработки средств
навигации в информационно-библиографических ресурсах региона, координации в организации и ведении баз данных.
4. В условиях возрастающей компьютеризации информационного обеспечения органов государственной власти и управления в общей массе предоставляемых им информационных продуктов неизбежно уменьшается удельный вес чисто библиографической информации и возрастает доля небиблиографической информации, которая может служить непосредственной основой принятия управленческих решений.
Вместе с тем библиографическая (точнее документографическая) информация играет важную роль во внутренней структуре системы информационного обеспечения, в которой она широко используется в целях поиска, отбора и оценки документальных источников, из которых извлекается и обрабатывается информация, предоставляемая в конечном итоге потребителю.
Теоретическая значимость исследования состоит в переосмыслении проблем информационно-библиографического обеспечения государственных органов управления и власти на современном этапе государственных, демократических и экономических преобразований в стране, усиления региональных тенденций, активного внедрения современных информационных технологий.
Результаты диссертационного исследования образуют теоретико-методическую основу для рационального использования региональных информационно-библиографических ресурсов, модернизации форм и методов информационно-бибилиографического обслуживания работников государственных органов управления и власти.
Практическая значимость исследования.
Результаты проведенного исследования создают основу для повышения эффективности системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления региона, способствуют более правильному пониманию целей, задач и перспектив ее
12 развития принятию решений. Особый интерес они представляют для решения организационно-управленческих вопросов проектирования региональной системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления, выбора наиболее целесообразных направлений их деятельности.
Выводы и рекомендации автора использованы в практике работы информационных служб администрации Прикубанского округа г. Краснодара, а также в преподавании курсов "Информационное обеспечение управления", "Информационные ресурсы" в Краснодарском государственном университете культуры и искусств.
Апробация работы. Основные положения диссертации изложены в 5
публикациях автора, отдельные вопросы исследования выносились на
обсуждение на конференциях: научно-практической конференции «Культура
в информационном пространстве: наследие и современность»
(Краснодар, 1997г.); межрегиональной научно-практической конференции
«Перспективы развития современных информационных технологий»
(Краснодар,2000г.); научно-практической конференции «Первые
кайгородовские чтения» (Краснодар,2001г.); региональной научно-практической конференции «Развитие социально-культурной сферы Северо-Кавказского региона» (Краснодар-Новороссийск, 2001г.); международной научно-практической конференции «Инновационные процессы в высшей школе» (Краснодар, 2001г.); международной научно-практической конференции «Информационная свобода и информационная безопасность» (Краснодар, 2001г.).
Цели, задачи и методы исследования обусловили структуру диссертации. Она состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
Во введении обоснована актуальность темы, определена цель и задачи, предмет и объект, научная новизна и практическая значимость исследования, а так же приводятся положения, выносимые на защиту.
13 В первой главе «Предпосылки и необходимость создания системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления» характеризуются концепция перехода к информационному обществу как теоретико-методологическая основа диссертационного исследования, современная структура государственных органов власти и управления и роль информации в их деятельности.
Во второй главе «Современное состояние системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления» раскрывается сущность и структура системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления; дается характеристика информационно-библиографических ресурсов, на базе которых эта система функционирует, а также форм и методов информационно-библиографического обслуживания работников государственных органов власти и управления.
Третья глава «Совершенствование системы информационно-
библиографического обеспечения как условие повышения эффективности управления регионом (на примере Краснодарского края)» посвящена характеристике Краснодарского края как объекта управления, описанию опыта информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления в Краснодарском крае; изучению информационных потребностей работников государственных органов власти и управления Краснодарского края; разработке вопросов совершенствования системы инфомационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления региона.
Концептуальные вопросы перехода к информационному обществу XXI века
На пороге ХХ1-го столетия информация становится одним из наиболее значимых стратегических ресурсов, оказывающих решающее воздействие на изменения в социальной структуре общества, экономике, развитии институтов демократизации. Россия, безусловно, не может оставаться в стороне от этого процесса. Актуальность вхождения России в информационное общество начинает осознаваться научным и политическим сообществом. Ведущая роль в формировании информационного общества принадлежит государству. Под государственной информационной политикой в широком смысле понимается регулирующая роль государства, направленная на развитие информационной сферы общества, которая охватывает не только телекоммуникации, информационные системы и средства массовой информации, но и всю деятельность, связанную с созданием, хранением, обработкой, демонстрацией и передачей всех видов информации.
Обобщая существующие подходы к трактовке понятия "информационное общество", можно сказать, что в настоящее время под таковым понимается: - общество нового типа, формирующееся в результате новой глобальной социальной революции, порожденной взрывным развитием и конвергенцией информационных и коммуникационных технологий; - общество знания, т.е. общество, в котором главным условием благополучия каждого человека и каждого государства становится знание, полученное благодаря беспрепятственному доступу к информации и умению работать с ней; - глобальное общество, в котором обмен информацией не будет иметь ни временных, ни пространственных, ни политических границ; которое с одной стороны способствует взаимопроникновению культур, а с другой - открывает каждому сообществу новые возможности для самоидентификации. [ 62, с.3-11 ] По мнению Б.В.Кристального, А.В.Волокитина, Д.С.Черешкина информационное общество будет постепенно трансформироваться в "общество мудрости", где с помощью научной обработки данных и информации, научной поддержки знания будут приниматься хорошо продуманные и обоснованные решения с целью улучшения качества жизни во всех ее аспектах. Мудрость, основанная на информации и знании, поможет сформировать общество, существующее в благоприятной окружающей среде, принимающее во внимание интересы и благосостояние каждого и стремящееся к включению всех граждан в активную продуктивную деятельность, придающее социальным и культурным аспектам жизни не меньшее значение, чем материальным и экономическим. [ 28, с.12-15 ] Ученые предполагают, что в будущем будет существовать несколько типов информационного общества, как некогда существовало несколько моделей индустриального общества. Ключевыми признаками при определении типа общества станут: степень обеспеченности равенства прав граждан на доступ к основному ресурсу - информации; степень участия в жизни общества и самореализации людей с ограниченными физическими возможностями. [ 26, с.53-58; 121, с.9 ] Важнейшей особенностью информационного общества является перенос акцента в производстве с использования материалов на оказание услуг, что влечет за собой значительное снижение добычи и переработки сырья и расхода энергии. "Терциаризация" экономики (т.е. преимущественное развитие третичного сектора экономики - оказания услуг) приводит к существенному изменению удельного веса отраслей экономики в формировании НВП. Например, в европейских странах, где информационное общество значительно продвинулось в развитии, более половины (55%) оборота средств в информационной индустрии приходится на создание информационных продуктов и технологий и лишь 45% - на производство техники; в индустрии связи разрыв еще более радикальный: 80% составляют телекоммуникационные услуги и только 20% - производство средств коммуникации. [ 17, с. 11-19; 30, с.30-93] Одной из основополагающих характеристик информационного общества является, как было указано выше, его глобальный характер. В процессе его формирования постепенно стираются границы между странами и людьми, радикально меняется структура мировой экономики, значительно более динамичным и конкурентным становится рынок. Для каждого государства в этих условиях критическое значение приобретает развитие национальной информационной инфраструктуры и ее эффективная включенность в глобальную информационную инфраструктуру. [42, с. 16-19 ] Отличительным признаком информационного общества является свобода доступа к информации и свобода ее распространения. Это способствует совершенствованию демократических процедур, повышению деловой активности, развитию добросовестной конкуренции, обеспечению прав потребителей. Это также предотвращает угрозу олигархизации экономики, сращивания бюрократии с неэффективными монополистическими структурами, ставит заслон деградации хозяйства и коррупции. Очевидно, что только опираясь на полную и достоверную информацию можно принимать правильные и взвешенные решения в политике, экономике, науке, практической деятельности. Информационное общество несет в себе большой потенциал для совершенствования устройства государства, для оптимального использования местных условий и ресурсов, для значительного повышения эффективности производства, для развития сложных услуг и образования, для экономии природных ресурсов и защиты окружающей среды, для перехода к устойчивому развитию. [ 69, с.4-9; 90, с.16-18] Использование электронных коммуникаций коренным образом преобразует систему образования: все большее число людей использует возможности дистанционного обучения, начинает активно реализовываться принцип пожизненного повышения квалификации. Улучшение подготовки специалистов открывает компаниям и учреждениям новые горизонты в управлении персоналом, а значит и возможности роста производства. В свою очередь, для каждого работника это означает более успешную и динамичную карьеру, большую мотивацию к труду.
Другая возможность, предоставляемая информационным обществом -улучшение системы здравоохранения путем распространения электронной информации профилактического характера, совместного использования лечебными учреждениями дорогостоящего компьютерного оборудования, применения методов телемедицины. Не меньшее значение имеет широкое распространение электронной информации научного и культурно-просветительного характера.
В любом демократическом государстве особую ценность имеет свобода и защищенность личности. Информационное общество несет в себе широкие возможности для их обеспечения. Например, передача и распространение электронной информации представляется более простой, оперативной и надежной, чем обмен бумажными документами. Системы хранения электронных документов значительно надежнее сейфов и хранилищ.
Сущность и структура системы информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления
Термин "информационно-библиографическое обеспечение" многозначный и пока семантически не до конца определенный. Кроме того, в литературе часто используется близкие по смыслу термины "информационное обеспечение", "информационное сопровождение", "информационное обслуживание" и т.д. В данной работе мы используем термин "информационно-библиографическое обеспечение", считая его наиболее широким по смысловому наполнению. Термин "информационное обеспечение" нами рассматривается как более узкое понятие, не включающее в свой объем библиографическую составляющую.
Одни авторы под информационным обеспечением понимают систему "человек-машина", другие - систему работы с информацией, третьи -информационные потоки и процессы. При этом выделяются и исследуются разные составляющие информационного обеспечения управления. В частности, такие как создание автоматизированных систем управления, производственной и хозяйственной деятельностью, организация работ с информационными потоками, подготовка информации с целью разработки рекомендаций для принятия управленческих решений, операций сбора, регистрации, обработки, хранения, поиска и передачи информации.
Одно из назначений термина "информационное обеспечение системы управления" закреплено в ГОСТе 25.520-88, где он трактуется как организация целенаправленных Массивов информации и информационных потоков и включает сбор, хранение, обработку и передачу информации с целью анализа полученных результатов подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами информации.
Следует признать, что это - многоаспектный подход к осмыслению информационного обеспечения управления, но он недостаточно учитывает главное: приспособленность и подготовленность информации для обслуживания правовых потребностей органов управления. В частности, управленческая информация слабо привязывается к компетентности организации, в результате чего при наличии обильной информации часто не хватает той, которая нужна для принятия законных и актуальных решений. Нечетко аргументированы подходы к управленческой информации с точки зрения иерархии правовых норм, и соответственно, правовых актов, что затрудняет в управленческой деятельности поиск и использование нужных правовых норм.
Предпочтение заслуживает комплексное исследование данного явления через анализ самого процесса управления и его потребности в информации. В этом исследовании сущность управления характеризуется как управление в масштабах общества, призванное создавать и закреплять законодательно, поддерживать, обеспечивать и гарантировать практическую реализацию определенных условий высоко эффективного и социально активного ведения любых видов человеческой деятельности. Это позволяет комплексно подойти к определению информационно-библиографическому обеспечению управления. Исходя из этого подхода представляется, что информационно-библиографическое обеспечение можно охарактеризовать как динамическое средство организации управленческого труда, упорядоченную систему процессов, действий должностных лиц по получению, переработки, использованию и распространению информации, целесообразную, повседневную деятельность с целью повышения эффективности реализуемых управляющих воздействий через механизм управленческого решения. Все это позволяет характеризовать сущность информационно-библиографического обеспечения управления как совокупность информационных потоков, средств, массивов внутри органа управления, между органом управления и объектами управления и внешней информационной средой. С точки зрения социального управления она имеет присущую только ей внутреннюю организацию, структуру, которую составляют: - субъект системы; - объект системы; - потоки информации; - информационные ресурсы; - нормативно-правовой механизм, обеспечивающий функционирование этой системы. Управленческие структуры как субъекты системы информационно-библиографического обеспечения постоянно сталкиваются с информационной средой, работают с информацией, регулируют ее движение и развитие, анализируют тенденции и на этой основе разрабатывают рекомендации для принятия управленческих решений, совершенствования оптимального управляющего воздействия для достижения управленческих целей и интересов.[21; с. 12-15] Исходя из этого, можно выделить следующие наиболее существенные компоненты системы информационно-библиографического обеспечения управления: - упорядоченная совокупность структурных подразделения управления (системы), взаимосвязанная и взаимодействующая в рамках этой системы. Вместе с тем каждое структурное подразделение органа управления, будучи под системой, обладает самостоятельностью, качественной обособленностью, в силу чего может рассматриваться как самостоятельная система другого уровня;
Формы и методы информационно- библиографического обслуживания работников государственных органов власти и управления
Постепенное организационное оформление и активизация деятельности информационных служб требуют постоянного совершенствования форм и методов информационного обслуживания потребителей. В информационной практике выработаны основные формы и методы работы, но специфика информационной деятельности государственных органов власти и управления состоит в том, что она "встроена" в процесс управления, к ней предъявляются особенные требования по оперативности подготовки материалов, их достоверности и обоснованности. По сравнению с академическими научными исследованиями она имеет более прикладной характер, опирается не столько на глубокую, самостоятельную разработку проблем, сколько на привлечение специалистов, экспертов, обобщение уже готового материала, на координацию исследований научных коллективов (социологических, политологических, специально-научных и т.п.). [19, с. 11-15] Существенную роль в повышении результативности использования информации играет ее систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее объемов, качества и актуальности возлагается на соответствующий орган, например, информационно-аналитический отдел ъ или аналитическую группу. Такое подразделение наряду с определением результативности поступающей информации прогнозирует ее влияние на деятельность органа управления. Эта служба должна отслеживать поступающую в управленческую структуру информацию и заблаговременно организовать поступление недостающей (фактографической и оценочной), а также готовить краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы к ее решению, оптимальный вариант решения, сопровождаемый прогнозом положительных и отрицательных последствий. Обслуживание потребителей осуществляется на базе имеющихся в распоряжении информационного органа информационных ресурсов (массивов первичных и вторичных документов, ведущихся бач данных, а также массивов информации в традиционной и электронной форме, находящихся в собственности других организаций и лиц). В ходе развития и совершенствования информационной деятельности сложилось несколько режимов информационного обслуживания: - ретроспективного поиска (РП); - избирательного распространения информации (ИРИ); - дифференцированного обеспечения руководителей (ДОР); - запрос - ответ. Наиболее простым и широко распространенным в каждодневной управленческой практике является обслуживание в режиме "запрос - ответ": он является наименее трудоемким, так как в этом режиме главным образом удовлетворяются запросы фактографического и адресного характера, а также заказы на копии документов или фрагментов из них. В этом режиме широко используются базы данных, содержащие как свернутую информацию, так и полнотекстовые материалы. Руководящим работникам, принимающим управленческое решение часто необходимо более полная, развернутая, целенаправленная и достоверная информация о том, где, как, когда и кем решались подобные вопросы. Эта информация может быть выявлена с помощью ретроспективного поиска (РП). Ретроспективному поиску предшествует определенная стратегия поиска, включающая уточнение тематики запроса, границ темы, глубины необходимой ретроспекции, полноты представляемых сведений. Результатом такой работы чаще всего являются реферативный, либо аналитический обзор, изредка аналитическая записка (справка), т.е. подготовка вторичного документа. Вторичные документы являются результатом аналитико-синтетической переработки информации, зафиксированной в одном или нескольких первичных документах. Переработка информации заключается в преобразовании содержания первичного документа, состоящем в анализе, сопоставлении, оценке, группировке, обобщении информации и, главным образом в извлечении из нею необходимых сведений. Различаются следующие основные, широко используемые в информационно-библиографической практике виды аналитико-синтетической переработки: библиографическое описание документов, их индексирование, аннотирование, реферирование и составление на этой базе различных информационных продуктов: образцов, аналитических справок, экспресс-информаций, тематических подборок, баз и банков данных, и т.д.[93, с.24]
Составление обзоров - процесс подготовки синтезированных текстов, содержащих сводную характеристику вопроса (ряда вопросов), темы (предмета), проблемы и прочих сведений на основе отбора, анализа, оценки, систематизации и логического обобщения информации, извлеченной из некоторого множества первичных документов за определенный промежуток времени. Его результатом является обзор. В информационно-библиографической деятельности используются обзоры, различающиеся по видам обобщаемой информации, читательскому назначению, периодичности, содержанию анализируемых источников. Так, по видам информации существуют обзоры библиографические, реферативные и аналитические. Библиографические обзоры ориентируют потребителя в первичных документах, объединенных по какому-либо признаку, и дают их общую характеристику. Реферативные обзоры нацелены на ориентацию в фактах, извлеченных из первичных источников информации, и также содержат их общую характеристику.
В реферативных обзорах содержатся систематизированные и обобщенные сведения о тенденциях и прогнозах развития определенной науки или сферы деятельности, решениям конкретной проблемы без критической оценки проблемной информации, без выводов и рекомендаций автора обзора.
К аналитическим обзорам относятся документы, являющиеся носителями преобразованной, извлеченной и синтезированной первичной информации, изложенной в логической последовательности по определенной проблеме (теме) за какой-то период времени. В таких обзорах освещается состояние проблемы, приводятся анализ и результаты исследования, дается критическая оценка рассматриваемых научно-технических достижений, формулируются технико-экономическое обоснование темы, определяются основные направления исследований и даются рекомендации по ее решению. Особое внимание в аналитическом обзоре уделяется подтверждению достоверности используемых сведений, использованию ссылок на соответствующие источники.
Аналитический обзор представляет собой всесторонний анализ первичной информации, логически обобщенную и аргументированную оценку фактов, идей, концепций и включает обоснованные рекомендации по ее использованию. Он выражает, как правило, собственные суждения и выводы автора, что сближает его с научным исследованием, и направлен на ориентацию в концепциях, идеях, обобщениях и т.д. По читательскому назначению обзоры адресуются работникам аппаратов структур власти и управлений, специалистам и ученым, а также широким кругам потребителей социально-экономической и политической информации. По другим признакам, в частности, по содержанию, обзоры подразделяются на комплексные и узкотематические, по назначению - на итоговые и прогностические, по периодичности выхода - на разовые и продолжающиеся. Существуют также обзоры, подготавливаемые на основе переработки содержания источников одного типа: книг, статей, периодики, статистических изданий, правовых актов и т.д.
Опыт информационно-библиографического обеспечения государственых органов власти и управления в Краснодарском крае
Финансирование деятельности администрации края осуществляется за счет средств краевого бюджета. Необходимо отметить что для частичного финансирования деятельности администрации создан внебюджетный фонд, из которого направляются средства на ремонт и содержание административных зданий, приобретение автотранспорта, оборудования для нужд администрации, приобретение квартир для государственных служащих и т.д. Что же касается выявления возможностей или ограничений в области финансовых ресурсов, то можно сказать, что финансирование деятельности зависит от общеэкономического потенциала края, т.к. бюджет края зависит от налоговых поступлений с производства, доходов, продаж, земельного налога и многих других поступлений. Для этого, конечно, необходимо развивать производство, торговлю, сельское хозяйство и т.д.
Таким образом управление требует определенных ресурсов и затрат. Развитие управления требует ресурсного обеспечения. Также нельзя забывать о таком ресурсе как время. Время - невосполнимый ресурс. Все управленческие ресурсы (информационные, материально-технические, финансовые и т.д.) определяют время принятия управленческих решений.
Одной из внутренних слабостей администрации края является слабая взаимосвязь между некоторыми структурными подразделениями, а именно внутренняя связь между различными департаментами, управлениями и комитетами. Слабое, не оперативное взаимодействие между ними усложняет работу, увеличивает время принятия управленческих решений , и, как следствие, снижает эффективность управленческих процессов. Для ликвидации недостатков в работе администрации необходимо улучшить внутренние информационные потоки и коммуникации.
Недостаток в квалифицированных управленцах возник уже давно и далеко не только в администрации. Осуществляемые в России рыночные преобразования требуют нового подхода и решению этих задач. В результате этого недостатка, некоторые задачи , которые должна решать администрация остаются без внимания или его уделяется крайне мало. Администрация в этом направлении приняла ряд мер, в частности направляет своих служащих на переподготовку, повышение квалификации в этой области. Так же она содействует развитию и обучению местных (муниципальных) служащих. Однако, на наш взгляд , упор необходимо сделать на то чтобы производить обновление штатов, а не на их переподготовку. В администрации работают люди уже с устоявшимися мировоззрением, понятиями и принципами, и их уже тяжело «переделать». Необходима свежая струя этой области, а не реконструкция старой (хотя нельзя сказать, что это полностью неэффективно). Отсюда же и вытекает борьба идеологий, то есть существуют различные разногласия между работниками старой формации и новыми «рыночниками». В результате этих разногласий также затрудняется процесс управления. Что касается несовершенства организационной структуры управления. Конечно же, масштабы деятельности (управления) у админисірации края оіромньїе, и малейшие недостатки в управлении очень сильно влияют на деятельность того или иного предприятия или учреждения. И все это требует огромной ответственности. Но существующая структура администрации имеет ряд недостатков, таких как дублирование функций, отсутствие или недостаточная компетенция различных отделов( в существовании которых нуждается региональная экономика, социальная сфера, наука). В результате дублирования и параллелизма между различными отделами возникают споры при решении одних и тех же вопросов или наоборот- вовсе уклоняются от их решения, считая ответственной за эту сферу параллельную структуру. Для предотвращения этого необходимо четкое разделение компетенций всех структурных подразделений и определение зон ответственности. Необходимо четко разграничить и детально описать компетенции каждого сотрудника администрации.
3.2. Опыт информационно-библиографического обеспечения государственных органов власти и управления в Краснодарском крае. Уровень состояния информационно-библиографических ресурсов региона определяется его социально-историческим, культурным развитием, структурой социально-экономического и производственно-экономического профиля, наличием информационно-библиотечных учреждений, развитостью информационной инфраструктуры. Естественно, что численность информационных служб и библиотек, объем производимых ими продуктов и услуг, темпы внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий в регионах различны, что подтверждается результатами многочисленных исследований.
Одним из основных средств, обеспечивающих рациональное использование информационных ресурсов в эпоху стремительного развития вычислительной техники и телекоммуникаций, является информатизация. Информатизация общества выступает в современном мире не только как символ научно-технического и социального прогресса, но и как залог эффективного развития экономики.[29, с. 1-7; 43, с. 19-23] Составной частью федеральной программы "Информатизация России" является региональная информатизация. Проблема информатизации регионов, в том числе и Краснодарского края, включает целый спектр сложных вопросов. К ним, в частности, относится необходимость создания правовых, экономических, технологических и социальных условий для получения оперативной, достоверной и полной информации об экономике края, состоянии экологической, образовательной, культурной и иных сфер регионального развития. Первоочередную задачу представляет формирование инфраструктуры информатизации Краснодарского края, создание региональной информационно-вычислительной сети, обеспечивающей единое информационное пространство. Целью выполнения работ в области информатизации в Краснодарском крае являются создание и развитие защищенной системы информационного обмена, связи и управления в интересах органов государственной власти и местного самоуправления края, обеспечивающей принятие рациональных управленческих решений на основе полного удовлетворения информационных потребностей путем внедрения прогрессивных, согласованных между собой информационных технологий. Работы проводятся по следующим основным направлениям: - развитие Интернет-технологий на территории Краснодарского края. В рамках данного проекта создан Интернет-сервер администрации края с информацией о Губернаторе, его политических ориентирах, экономических установках, наиболее значимых событиях, происходящих на территории края. Кроме того, на нем размещена информация по истории, географии, культуре, образовании края, инвестиционных проектах. Сервер содержит базу данных услуг, предоставляемых здравницами Кубани на русском и английском языках. Проводится работа по размещению на сервере информационно-справочной системы о хозяйствующих субъектах, товарах, услугах, цене, ассортименте организаций края с возможностью поиска фирмы по ее названию, телефону, адресу. Организован взаимообмен информацией с использованием средств "электронной почты" с органами государственной власти РФ, субъектов РФ, территориальными органами федеральных органов власти; - создание системы информационно-правового обеспечения деятельности органов власти Краснодарского края путем предоставления доступа к федеральной нормативно-правовой информации и формирования нормативно-правовой базы данных органов государственной власти и местного самоуправления края.
