Введение к работе
Актуальность исследования. Производственная деятельность любого предприятия или организации неразрывно связана с реализацией управленческих решений, процесс выработки которых опирается на информационное обеспечение. Чрезвычайно важен обмен своевременной и точной информацией, в большей степени формируемой на основе предварительно подготовленных в бумажном или электронном варианте документов. Это обуславливает необходимость исследования слабоформализуемых документов (СФД) как в сфере материального производства, так и в сфере услуг (здравоохранении, образовании, государственном управлении и т.п.), являющихся важной частью документационного обеспечения.
В настоящее время при подготовке текстовых документов в большинстве организаций применяются офисные приложения, использующие технологию прямого ввода исполнителями необходимой информации с клавиатуры, что увеличивает трудозатраты, необходимые для формирования документов. Кроме того, набору текста часто сопутствует появление технических погрешностей, а соответствие правилам оформления полностью возлагается на исполнителя, что предопределяет возможность снижения качества создаваемых документов.
Особое значение фактор качества приобретает при создании документов справочно-информационного и организационно-распорядительного характера, поскольку эти документы являются либо основой для подготовки управленческих решений, либо непосредственно содержат такие решения. Следовательно, для повышения эффективности поддержки процессов принятия решений необходим пересмотр традиционных технологий формирования документов на основе современных методов формирования, хранения, защиты, передачи и представления информации.
Актуальность данного исследования обусловлена необходимостью создания теоретических и практических основ формирования СФД для документационного обеспечения производственной деятельности (ДОПД) на базе перспективных информационных технологий, повышающих роль автоматизированной составляющей в процессе создания документов. В рамках указанной проблемы необходимо создание методологии, призванной качественно изменить технологию труда работников, занятых в системе обеспечения деятельности современных организаций.
Современные исследования в области совершенствования средств и методов формирования документов также актуальны в связи с реализацией Федеральной целевой программы «Электронная Россия», направленной на автоматизацию государственного управления как на федеральном, так и на региональном уровнях. Особую значимость приобретает поддержка эффективного управления организацией для модернизации и инновационного развития экономики. Требуется комплексное научное обеспечение проблемы информационной поддержки управленческих решений, основанных на до-кументационном обеспечении деятельности организаций.
Разработанные в работе теоретические и практические основы методологии базируются на лексикологическом синтезе, обеспечивающем формирование слабоформализуемых документов, что позволяет сократить трудозатраты на подготовку управленческих документов и повышает качество создаваемой документации.
Решению данной проблемы в значительной мере способствуют положения, которые развиваются в данной работе:
разработка методологии подготовки слабоформализуемых документов, обеспечивающих поддержку деятельности организаций, на основе лексикологического синтеза;
совершенствование методических аспектов повышения защищенности документов при информатизации деятельности;
развитие подходов к обеспечению хранения документов, снижающих нагрузку на системы хранения информации в организациях.
Учитывая возросшие требования к качеству и продолжительности подготовки документов, а также к повышению уровня защищенности документальной информации, проблематика данной работы является актуальным направлением научного исследования и практического внедрения. Разработка и внедрение предлагаемой методологии позволит усовершенствовать технологию, повысить оперативность создания и качество документов, подняв, тем самым, уровень информационного обеспечения процессов подготовки управленческих решений в организациях.
Степень разработанности проблемы. Отдельные вопросы развития систем документационного обеспечения на производстве и в различных областях деятельности рассматривались в работах российских и зарубежных ученых, приведенных в библиографии к диссертационной работе. Среди наиболее значимых следует выделить создание теоретических основ и практических методов:
информационной поддержки процессов принятия решений при организации производственных процессов;
методов и инструментария документационного обеспечения управления;
кибернетики, информатики, информационных технологий и систем.
Различные аспекты информационного и документационного обеспечения
деятельности организаций, неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах С.В.Бессонова, Л.М. Бойцова, В.В.Дика, К.А. Кострикина, М.В. Ларина, Ю.Ю. Липко, В.Р. Милова, Е.Ю. Силантьевой, Ю.Ф. Тельнова, Е.В. Фатуевой, А.Ю. Чуковенкова, В.Ф. Янковой проведен анализ систем информационного и документационного обеспечения организаций. Многие аспекты безопасности информационных систем рассматривались в работах Д.П. Зегжды, В.А. Коняв-ского, К. Мандиа, Я.Г. Милославской, К. Просиса, М.Ф. Савельева, А.И. Толстого, X. Ямамото. Методы сокращения объемов хранимой информации представлены в работах 3. Арнавута, Р. Ахуджы, Р. Баеза-Ятса, С.А. Биллингса, Р.Н. Богатова, А.В. Кадача, С. Магливераса, М. Махони, Г. Наварро. В последние 2
годы активны исследования (А.Е. Ермаков, В.В. Плешко, И.П. Кузнецов, А.Г. Мацкевич, В.Ф. Хорошевский), направленные на автоматизированный анализ текстов. Однако такие работы охватывают анализ уже существующих документов и не рассматривают вопросы их создания. Некоторые аспекты автоматизированного формирования документов затрагиваются в работах Б.П. Пози-на, А.Н. Новичкова, И.В. Галахова, А.Н. Баликова, в то же время исследования этих авторов направлены на подготовку только программной документации или преобразования документальной информации на основе оперирования блочными структурами данных с использованием подготовленных шаблонов.
Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разработкой методологических подходов, методов, методик и технологий, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения производственных процессов и процессов создания документов в целях информационной поддержки деятельности организаций нельзя признать достаточной. Вопросы автоматизированного формирования текстовых документов, обеспечивающих процесс принятия управленческих решений, как и проблемы разработки методологии, методов и информационных технологий синтеза текстовых документов, рассмотрены недостаточно глубоко и полно.
Исходя из текущего состояния проработки проблем документационного обеспечения процессов управления, можно сделать вывод о целесообразности проведения исследований в направлении развития технологий автоматизированного формирования документов, обеспечивающих процессы основной деятельности, а также процессы принятия управленческих решений в организациях и на предприятиях. Сочетание перспективных тенденций в методологии документационного обеспечения - совместных методологических и технологических возможностей информационных технологий, аналитических принципов и развития инструментария - при использовании системного подхода к информационному обеспечению процесса подготовки решений в условиях динамичного макро- и микроэкономического окружения организаций открывает новые перспективы как теоретического, так и практического характера. Это обусловило выбор темы диссертационного исследования, его цели, задачи и круг рассматриваемых вопросов.
Целью диссертационного исследования является разработка теоретических и практических основ, выработка методологии создания автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организаций, в т.ч. для СФД на базе новых информационных технологий.
В интересах достижения поставленной цели представляется необходимым решение следующих задач:
разработка концептуальных положений в интересах формирования комплексного решения проблемы документационного обеспечения деятельности организаций благодаря автоматизации основных этапов жизненного цикла документов, прежде всего их создания, защиты и хранения;
разработка методологии автоматизированного формирования документов, связанных с управленческой и производственной деятельностью, на основе их синтеза;
формирование методической базы технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза;
создание модели разработки технологии автоматизированного формирования комплекса документов на основе лексикологического синтеза в рамках концепции информатизации документационного обеспечения;
разработка средств повышения защищенности слабоформализуемых документов, формируемых для поддержки деятельности организаций;
развитие методов хранения документов организации, обеспечивающей снижение нагрузки на системы хранения информации;
совершенствование методов оценки эффективности информатизации документационного обеспечения деятельности организаций.
Объектом исследования является информационное обеспечение деятельности предприятий и организаций на основе комплекса документов, обеспечивающих поддержку процессов принятия управленческих решений.
Предмет исследования - методы и технологии создания слабоформализуемых документов.
Методологической и информационной основой исследования служат содержащиеся в фундаментальных и прикладных исследованиях отечественных и зарубежных авторов теоретические положения, методологические принципы и выводы, в которых отражены проблемы документационного обеспечения управления и документальной поддержки деятельности организаций, информационных систем и технологий в экономике, информатизации бизнеса, методов подготовки и принятия управленческих решений.
В процессе исследования применялся методический аппарат системного анализа, информационных технологий, методов моделирования процессов, поддержки принятия решений, теории множеств, конечных автоматов. Обработка информации, ее анализ, моделирование и экспериментальная проверка осуществлялись с использованием оригинальных и стандартных программных продуктов, в том числе специальных программных модулей, разработанных автором.
Диссертационная работа по своему содержанию соответствует пунктам 3, 5 и 7 Паспорта специальности 05.25.05 - Информационные системы и процессы.
Информационную базу исследования составили научные работы учреждений Российской академии наук (Институт системного анализа, Институт проблем информатики, Институт проблем управления) и других учреждений страны, нормативные документы федеральных органов, данные, опубликованные в периодических изданиях и научных сборниках Российской Федерации, производственная и управленческая документация российских промышленных предприятий и организаций различного профиля деятельности, а также результаты личных исследований автора.
Научная новизна исследования состоит в разработке и развитии теоретических и практических основ информатизации процессов создания сла-4
боформализуемых документов для документационного обеспечения производственной деятельности с целью снижения трудозатрат и повышения эффективности обработки документов на основе новой информационной технологии - лексикологического синтеза.
Наиболее существенные научные результаты, полученные автором и обладающие научной новизной, заключаются в следующем:
Разработаны теоретические основы, создана методология автоматизированного формирования слабоформализуемых документов организации, обеспечивающих поддержку управленческой деятельности и производственных процессов, на основе лексикологического синтеза. Именно выработаны основные понятия и классификация СФД, разработаны методы структуризации текстовой информации на базе лексикологического синтеза, создана модель технологии автоматизированного формирования СФД, обеспечено повышение защищенности и уровня архивирования производственных архивов. Отличительной особенностью методологии является использование синтеза, в то время как традиционные методы подготовки текстовых документов на основе технологии прямого ввода информации с помощью соответствующих процессоров и редакторов. На способ лексикологического синтеза документов получен патент.
Создана модель разработки технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на базе лексикологического синтеза, в основе которой лежит формализация структуры процесса разработки и комплексность подхода к оптимизации методов формирования документационного обеспечения деятельности организаций.
Обоснован новый подход к классификации информации при автоматизированном формировании документов и обработке содержащейся в них информации. Предложена дополнительная градация переменной информации по трем категориям с выделением унифицированной переменной информации. Это позволяет осуществить привязку опорных слов к используемым формулировкам документа, сохраняемым в базе данных организации.
Предложены методы сокращения объема передаваемого информационного пакета с одновременным снижением вероятности несанкционированного доступа, что позволяет повысить защищенность слабоформализуемых документов, в том числе при их передаче по каналам связи в рамках информационного обмена организаций с внешними контрагентами. Отличием предлагаемого подхода является формирование индексного документарного пакета в процессе создания документа, а не по окончании его формирования. Технология защищена патентом и апробирована в зарегистрированных программных комплексах.
Предложен новый подход к сокращению объемов документов, обеспечивающий снижение нагрузки на системы хранения информации организаций благодаря разработанным методам и процедурам формирования документарной индексной последовательности в процессе создания документа.
Создано методическое обеспечение поддержки системы формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза. Предложен метод систематизации информации при проведении экспертных обследований, определены требования к документированию получаемых данных. Отличием предложенного подхода является учет специфики методологии лексикологического синтеза в процессе обследования организации с целью совершенствования документационного обеспечения производственной деятельности.
Предложена унифицированная модель информационного обмена организаций с использованием слабоформализуемых документов, учитывающая стандартизованную категорийность данных и предусматривающая возможность расширения границ обмена документами, что согласуется с требованиями Федеральной целевой программы «Электронная Россия». Особенностью предложенного подхода является возможность распространения технологии синтеза документов на межведомственный информационный обмен организации с внешними контрагентами, включая органы государственной власти.
Усовершенствованы методы оценки эффективности информатизации документационного обеспечения производственной деятельности на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков. Обосновано повышение эффективности при переходе на автоматизированное формирование слабоформализуемых документов благодаря увеличению объема данных, относящихся к категории унифицированной переменной информации. Отличием предложенного подхода является возможность априорной оценки целесообразности использования лексикологического синтеза документов.
Применение разработанных теоретических и практических подходов, методологических принципов и технологических способов позволяет повысить эффективность подготовки и обработки документов, обеспечивающих деятельность предприятий и организаций различного профиля в интересах их устойчивого функционирования и развития.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанная методология формирования документационного обеспечения деятельности организаций, основанная на использовании лексикологического синтеза, обеспечивает повышение качества слабоформализуемых документов при сокращении трудозатрат, необходимых для их создания. Разработанные методы и технологии позволяют существенно повысить оперативность и эффективность деятельности организаций, презентативность документационного обеспечения деятельности.
Проведен анализ результатов практического применения предложенных методов к деятельности организаций и формированию организационно-распорядительных документов, а также документов, сопровождающих деятельность промышленных предприятий, лечебных учреждений и высших учебных заведений. В работе показано, что технология лексикологического 6
синтеза позволяет сократить трудозатраты, необходимые для формирования документов, до 2,5-3 и более раз благодаря увеличению объемов документарных потоков унифицированной информации в 5-9 и сокращению неунифици-рованной информации в 3-5 раз.
Проведенные исследования позволили сформировать концептуальные положения и предложить комплексное решение проблем документационного обеспечения деятельности организаций на основе автоматизации основных этапов жизненного цикла документов (создание, защита, хранение). Предложенные положения реализованы при разработке комплексов документационного обеспечения ряда организаций. Зарегистрированы программные комплексы автоматизированного формирования слабоформализуемых документов, созданные на базе разработанной методологии.
Основные предложения, выводы и рекомендации работы формируют теоретическую, методологическую и методическую базу для дальнейших исследований в области совершенствования процессов, направленных на повышение качества информационного обеспечения управления, производственных процессов, функционирования предприятий и организаций. Практическая значимость полученных результатов исследования обусловливается масштабностью их применения в развитой системе электронного документооборота государства, в различных ведомственных и межведомственных информационных системах, включая предусмотренные Федеральной целевой программой «Электронная Россия».
Полученные результаты целесообразно использовать при разработке отраслевых и межотраслевых унифицированных систем документации, при создании автоматизированных систем управления электронными документами, при выработке требований к информационным системам подготовки документов. Они также предлагаются к использованию в учебном процессе при изучении ряда практически значимых учебных дисциплин в традиционных курсах технических и экономических специальностей вузов по доку-ментационному обеспечению управления, информатизации деятельности предприятий и организаций, а также в специализированных курсах в рамках магистратуры, аспирантуры и бизнес-образования.
Апробация и внедрение результатов исследования. Практические рекомендации, изложенные в диссертационном исследовании, внедрены на ряде предприятий и в организациях (ФГУП «Научно-производственная корпорация «Государственный оптический институт им. СИ. Вавилова», ФГУ «30 ЦНИИ Минобороны России», Военный учебно-научный центр ВВС «Военно-воздушная академия им. проф. Н.Е. Жуковского и Ю.А. Гагарина», ФГУ «12 лечебно-диагностический центр Минобороны России», ООО «Озерский механический завод», ЗАО «Научно-производственное предприятие «РЕЛ-ЭКС», ЗАО «НПО Опыт», 000 «АНТ-Информ» и др.). Разработаны программные комплексы для автоматизированного формирования организационно-распорядительных документов, а также документов медицинских уч-
реждений, на которые получены пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ. Два предложенных способа защищены патентами, еще по одному изобретению ведется работа, получена приоритетная справка.
Материалы диссертации внедрены и составляют методическую основу учебных дисциплин, использованы в учебном процессе вузов при подготовке программ, методических и учебных пособий, проведении лекционных и практических занятий по дисциплинам «Методология автоматизации доку-ментационного обеспечения управления», «Информационные технологии управления», «Информационные технологии поддержки риск-менеджмента» при постановке учебных курсов для студентов экономических специальностей в Государственном университете управления, а также учебных курсов «Проектирование информационных систем», «Автоматизированные информационные системы в экономике» и «Информационные технологии управления» в Московском государственном институте электронной техники (техническом университете).
Основные теоретические и методологические положения диссертации, полученные автором, докладывались и обсуждались на 15 Всероссийской конференции «Актуальные проблемы управления» (Москва, 2000), Международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления» (Москва, 2000 и 2004), VIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования ДОУ при переходе на электронные технологии» (Москва, 2001), Межвузовской научной конференции «Наука и цивилизация на рубеже XX-XXI веков» (Москва, 2001), Всероссийской межвузовской научно-практической конференции «Актуальные проблемы информатизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем» (Москва, 2007 и 2008), VI конгрессе «Инфодокум-2008» «Эффективный документооборот в управлении бизнесом» (Москва, 2008), Третьей международной конференции «Управление развитием крупномасштабных систем» MLSD'2009 (Москва, 2009), а также на ряде семинаров в организациях науки, производства, бизнеса и образования.
Публикации. По тематике диссертации опубликовано 89 работ объемом свыше 360 п.л., из них лично автора более 180 п.л. Они включают два патента РФ на изобретения, восемь монографий, 26 статей в периодических изданиях (в т.ч. из списка ВАК) и в сборниках научных трудов, учебник и четыре учебных пособия, а также пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ и 38 отчетов о научно-исследовательских работах. Основные из этих работ представлены в библиографии к диссертации (44 наименования).
Структура и объем. Диссертация состоит из введения, пяти глав, выводов и списка литературы, содержащего 249 наименований. Она изложена на 291 странице печатного текста, содержит 22 таблицы, 94 рисунка. 8
