Содержание к диссертации
Введение
1. Информационное обеспечение системы управления сельскохозяйственным производством на предприятии 8
1.1. Роль информации в управлении предприятием 8
1.2. Организация информационного обеспечения системы управления 21
1.3. Система формирования результатной информации для управленческих и контрольных целей 40
2. Влияние методов и приемов формирования и использования информации на эффективность управления предприятием 52
2.1. Информационная система управления в современном предприятии и ее роль в реализации отдельных стадий управленческого цикла 52
2.2. Анализ практики внедрения средств вычислительной техники в сельскохозяйственных предприятиях 65
2.3. Проблемы использования информации в практике управления производством в условиях ее обработки на базе АРМ 77
3. Обоснование рационального построения и организации функционирования информационного обеспечения системы управления в условиях автоматизированной обработки 90
3.1 . Методология формирования информации при обработке ее на базе АРМ специалистов сельскохозяйственного предприятия 90
3.2. Организационные основы обработки информации для системы управления сельскохозяйственным предприятием 106
3.3. Эффективность функционирования формирования и использования информационного обеспечения системы управления на сельскохозяйственном предприятии на базе АРМ 125
Выводы и предложения 130
Литература 136
Приложения 147
- Роль информации в управлении предприятием
- Система формирования результатной информации для управленческих и контрольных целей
- Информационная система управления в современном предприятии и ее роль в реализации отдельных стадий управленческого цикла
- Методология формирования информации при обработке ее на базе АРМ специалистов сельскохозяйственного предприятия
Введение к работе
Актуальность исследования. Эффективная деятельность любого хозяйствующего субъекта базируется не только на интуитивных подходах, но и зависит от наличия и качества информационного обеспечения и связана с учетом, контролем, планированием, анализом и регулированием. Важная роль в решении этой задачи принадлежит рациональной организации информационного обеспечения. В последние годы происходит увеличение объема, качества и разнообразия информации, что связано с развитием и углублением коммерческого расчета (1, с.415).
Научно-технический прогресс в управлении обусловлен внедрением в управленческую деятельность компьютерной техники и коренным изменением на ее базе информационно-коммуникационных процессов, обеспечивающих принятие решений. Непосредственное изменение форм и методов информационной деятельности происходит под воздействием новых информационных технологий, постепенно заменяющих традиционные, «ручные» методы сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации (2, с. 106).
Внедрение ПЭВМ, локальных сетей, средств передачи данных, распределенных сетей ЭВМ дает возможность создать автоматизированные рабочие места и обеспечить доступ ко всей информации, циркулирующей в системе управления (2, с. 108).
В научной литературе в области организации управленческого труда и процесса управления в целом широко известны работы Е.В.Маслова, А.С.Панфилова, Г.Н.Дрозда, Е.В.Подойма, З.П.Румянцева, Н.А.Пахолкова и др. (3, 4, 5, 6, 7, 8). Различные аспекты информационного обеспечения системы управления производством нашли отражение в трудах многих отечественных ученых: Н.В.Пантелеева, В.А.Ерофеевой, В.Д.Новодворского, Н.Г.Белова, А.Д.Шеремета, Т.П.Карповой, Л.М.Корчагиной, В.Нестерова, А.Важнова, С.А.Николаевой и др. (9,10,11,12,13,14,15,16,17,18). Проблемы
автоматизации и создания автоматизированных систем управления освещены экономистами: В.Ф.Палием, Я.В.Соколовым, В.И.Подольским, К.Э.Каллас, С.И.Волковой, Э.К.Гильде, Е.Н.Евстигнеевым, Б.А.Якубовой, И.В.Горецкой, В.С.Рожковым, В.Н,Давыдовым, Ф.И.Васькиным и др. (19,20,21,22,23,24, 25,26,27,28,29,30). Однако, следует отметить, что большинство вопросов из поставленных проблем еще разработаны недостаточно полно. По нашему мнению, не нашли законченного решения вопросы методологии формирования информации при автоматизированной ее обработке. Недостаточно полно рассмотрены вопросы разработки автоматизированных рабочих мест различных категорий работников сельскохозяйственных предприятий, их взаимосвязь и взаимодействие. Поэтому считаем, что данные направления исследования являются необходимыми и актуальными в настоящее время. В связи с этим решение поставленных вопросов предопределило выбор темы диссертационного исследования.
Цель и задачи исследования. Цель работы: выполнить научно-практическое исследование, которое бы обоснов&лю сущность и роль информации в системе управления производством, рассмотреть механизм формирования и использования информационного обеспечения, разработать практические рекомендации по рациональному построению и организации функционирования системы формирования и использования информации для предприятий аграрной сферы агропромышленного комплекса в условиях автоматизированной обработки.
Для достижения цели исследования поставлены следующие задачи:
определить информацию, используемую работниками аппарата управления сельскохозяйственного предприятия с целью информационного обеспечения;
выявить пользователей информации в управленческом цикле в соответствии со стадиями и функциями управления;
исследовать уровень автоматизации обработки информации в сельскохозяйственных предприятиях;
изучить проблемы использования информации в практике управления производством в условиях ее обработки на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ);
определить методологию формирования финансово-экономической и управленческой информации в условиях автоматизированной обработки;
разработать организационную структуру информационной системы управления сельскохозяйственного предприятия на основе использования АРМ специалистов;
разработать методику расчета потребности в ПЭВМ, необходимых для обеспечения системы управления, и в целях повышения достоверности и оперативности информации разработать схему многоуровневой локальной сети ПЭВМ АРМ сельскохозяйственного предприятия;
дать оценку экономической эффективности функционирования системы формирования и использования информации на сельскохозяйственном предприятии на базе АРМ специалистов.
Предмет и объект исследования._Предметом исследования является система информационного обеспечения процесса управления предприятия аграрной сферы.
Объект исследования - предприятия агропромышленного комплекса, механизм формирования и использования информации в системе управления.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды ученых и ведущих специалистов в области теории управления производством. В работе использованы: периодическая литература по исследуемой проблеме, материалы научных и научно-практических конференций, сборники научных трудов академии, методические и инструктивные материалы, Постановления Правительства РФ, Министерства финансов РФ, касающиеся данной проблемы. В качестве исходного
материала использованы годовые отчеты, материалы анкетирования и обследования информационного обеспечения системы управления предприятий сельского хозяйства Архангельской и Вологодской областей.
Методы исследования. В работе использован системный подход в сочетании с различными методами экономических исследований: монографическим, аналитическим, статистическим, а также специальные методы - интервьюирование и анкетный опрос.
Научная новизна исследования заключается:
в комплексном и системном рассмотрении проблемы формирования и использования информации в системе управления при обработке ее на базе АРМ специалистов. В работе исследованы процессы формирования и обработки финансово-экономической и управленческой информации в условиях автоматизации;
в обосновании принципов рациональной организации автоматизированных рабочих мест специалистов и интеграции их в единую управляющую систему;
в выработке научно-обоснованных методов определения элементов системы управления на основе рационального количества приобретаемых ПЭВМ для обслуживания всего управленческого аппарата, объединение их в многоуровневую локальную сеть ПЭВМ АРМ сельскохозяйственного предприятия;
в разработке рекомендаций по функционированию системы формирования и использования информации на сельскохозяйственном предприятии на базе АРМ и оценке эффективности данной системы.
Практическая значимость исследований состоит в том, что в работе предложена модель формирования информации для системы управления предприятием, позволяющая улучшить достоверность и оперативность данных для принимаемых управленческих решений. Разработана методика определения количества ПЭВМ, необходимых для обработки информации.
Материалы исследования используются на производственных объектах агропромышленного комплекса, а также в учебном процессе.
Апробация работы.
Основные теоретические положения диссертационной работы, а также результаты исследования докладывались и получили положительную оценку на научно-производственной конференции: «Актуальные проблемы развития сельскохозяйственного производства» (Вологда-Молочное, 1993 г.), научно-практических конференциях «Проблемы агропромышленного комплекса Севера» (г. Архангельск, 1994), «Актуальные проблемы производства и переработки сельскохозяйственной продукции» (Вологда-Молочное, 1998), Первой областной межвузовской научно-практической конференции «Вузовская наука - региону» (Вологда, 2000 г.). Результаты исследования рассмотрены, одобрены и приняты к внедрению Департаментом сельского хозяйства и продовольствия Администрации Вологодской области (приложение 1), ГУ СП «Молочное», СХПК «Майский» Вологодской области (приложения 2,3). По материалам диссертации опубликовано 7 статей.
Структура и объем работы.
Диссертация состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка использованных источников и приложений. Работа изложена на 147 страницах машинописного текста, включает 23 таблицы, 14 рисунков, 2 формулы, 4 приложения. В списке литературы указано 120 источников.
1. Информационное обеспечение системы управления
сельскохозяйственным производством на предприятии
Роль информации в управлении предприятием
Выполнение программы оздоровления экономики на основе рыночных отношений предполагает ее развитие за счет повышения производительности труда, ускорения научно-технического прогресса, более полноты использования имеющихся ресурсов на предприятиях всех форм собственности. Раскрыть и привести в действие все источники и резервы интенсивного развития хозяйства на основе комплексного использования взаимосвязанных экономических, социальных, научно-технических, организационных факторов призвана эффективная система управления экономикой вообще и экономикой аграрных формирований в частности.
Переход от административно-командных методов и форм регулирования хозяйственной жизни, господствовавших многие десятилетия в нашей стране, к экономическим требует приведения в действие всего многообразия факторов, оказывающих непосредственное влияние на эффективность управления сельскохозяйственным предприятием. Важную роль в решении этой проблемы призвана сыграть рационализация информационного обеспечения, ибо на современном этапе перехода к рыночной экономике необходимость информации все более возрастает. За последние 15 лет объем информации во всех звеньях управления народным хозяйством возрос в 10 раз, а к 2000 году, по прогнозам специалистов, увеличится в 25 раз. Объем информации возрастает и в сельскохозяйственных предприятиях. Увеличение объема и разнообразия информации происходит не автономно, этот процесс детерминируется системой рыночных отношений, и, прежде всего развитием и углублением коммерческого расчета, ориентированного на хозяйственный суверенитет, свободу предпринимательской деятельности хозяйствующих субъектов. Одновременно с развитием коммерческого расчета возрастает и значение экономических решений, принимаемых сельскими товаропроизводителями, эффективность которых находится в прямой зависимости от уровня информированности аппарата управления о результатах хозяйствования каждого подразделения и предприятия в целом. Без информации процесс управления лишается смысла.
В настоящее время практически невозможно представить любую экономическую систему, а тем более отличающуюся чрезвычайной сложностью и многообразием воздействий совокупности составляющих ее элементов - систему сельскохозяйственного предприятия - без информационных связей. Задачи дапьнейшего развития сельского хозяйства требуют постоянного совершенствования информации для обеспечения оптимального функционирования сельскохозяйственных предприятий, предполагающего достижение наилучших показателей эффективности. Оптимальное управление позволяет выбрать такие управляющие воздействия, при которых критерий его качества принимал бы в зависимости от смысла максимальное или минимальное значение. Реализация этих задач осуществима при наличии каналов связи: по каналу связи, ведущему к управляющей системе от управляемой, передается информация о состоянии объекта управления; по каналу связи противоположного направления передаются управляющие воздействия (рис. 1) (1,с.10).
Поскольку экономическая система не может автоматически предотвращать ненужные отклонения, а нуждается в упорядочивающихся воздействиях, возникает необходимость информационной связи с последующей обратной связью, означающей связь между выходом и входом элемента, осуществляемую либо непосредственно, либо через другие элементы системы.
Следует заметить, что принцип обратной связи, являясь универсальным, лежит в основе функционирования любых систем в природе, технике, экономике и других областях. Положительная обратная связь усиливает действие входного сигнала, отрицательная - ослабляет; положительная обратная связь ухудшает устойчивость системы, отрицательная способствует восстановлению равновесия в системе при его нарушении возмущающими воздействиями (32, с.6).
Без информации не представляется возможным выработать оптимальное управленческое решение, а, следовательно, осуществить требуемые действия, являющиеся конечной целью функционирования системы. Именно информацию следует считать, на наш взгляд, первичным звеном в функциональной цепи: информация - решение - действие, необходимой предпосылкой ее функционирования как организующего начала всякой целеустремленной деятельности.
Система формирования результатной информации для управленческих и контрольных целей
Как уже было отмечено, с позиций системного подхода к организации учет на сельскохозяйственном предприятии мы рассматриваем как целостную самостоятельную организационную систему. Все составляющие понятия организации и решаемые задачи, связанные с ее созданием и функционированием, являются, на наш взгляд, справедливыми и по отношению к ней. Как организационная система учет представляет собой совокупность элементов определенной формы и содержания, взаимно связанных между собой и объединенных некоторым регулярным взаимодействием. Причем эти элементы превращаются в систему лишь при условии установления нужной их совокупности, раскрытия функциональных свойств, рациональных форм и способов их объединения и взаимодействия, а также определения связей между ними. Следовательно, основное свойство такой системы заключаются в упорядочении ее элементов, их взаимосвязи и взаимодействии. Учет является открытой системой, т.е. количество элементов и связи между ними могут изменяться.
Считая эти положения отправными, мы в своих исследованиях исходим из того, что применительно к рассматриваемой системе организация решает две главных задачи: во-первых, объединение людей в виде специально создаваемого аппарата, выполняющего функции учета и контроля, именуемого учетно-контрольным, а при условии полной автоматизации и перемещении функций с информационных на контрольные - контрольно-информационным; во-вторых, осуществление созданным аппаратом контрольно-учетного процесса для достижения хозяйствующим субъектом запланированного результата деятельности наиболее эффективным путем. Таким образом, организацию вообще и контрольно-информационную систему в частности мы рассматриваем и как функцию управления, и как выполняемый технологический процесс, т.е. в единстве структурно-организационных и технологических элементов. В качестве структурно-информационных элементов выступают отделы, группы контрольно-учетного аппарата, а технологических - документация, документооборот, учетная регистрация, формы учета и отчетности. Следовательно, по организации системы становится ясной направленная деятельность по обеспечению цели, стоящей перед системой, при полном взаимодействии структурно-организационных и технологических ее элементов.
Подчеркивая еще раз, что организацию, как функцию управления и как процесс, мы рассматриваем во взаимосвязи и взаимозависимости. Отметим, что первичной, на наш взгляд, "является функция, заставляющая производить оценку современного состояния, и в соответствии с заданной целью совершенствовать процессы, заключающиеся в поисках возможной оптимизации как всей совокупности элементов, так и происходящих в них и с ними процессов" (32, с.20). В данном случае речь идет о рационализации организации контрольно-информационной системы и связанных с этим процессом результатах. Учитывая, что, поскольку, данная система не существует сама для себя как не создающая каких-то материальных объектов, ее эффективность выражается через призму удовлетворения потребности в информации различных уровней управления о состоянии и движении ресурсов при осуществлении строжайшего контроля за их сохранностью. И от того, как контрольно-учетный процесс в результате рационализации сможет перестроиться к требованиям, предъявляемым системой управления, будет зависеть эффективность хозяйствования в целом.
Если систему контрольно-учетного процесса рассматривать с точки зрения кибернетики, то он может быть изображен в таком виде:
На входе в систему из внешней среды поступают сообщения о совершенных хозяйственных операциях, а на выходе отражается отчетность о хозяйственной деятельности предприятия за определенный период. В зависимости от целевого назначения выходная информация подразделяется на внешнюю, представляемую в инстанции по вертикальным уровням управления: органам государственного управления, учреждениям банков, финансовым и статистическим органам для целей осуществления контроля и анализа результатов деятельности предприятий, и внутреннюю, используемую различными функциональными отделами по горизонтальным уровням: планово-экономическому отделу, отделу снабжения, администрации и т.д. для контроля и анализа с целью исследования происходящих процессов и разработки новых управляющих воздействий на объект управления. По существу эта стадия представляет собой этап потребления выходной информации в форме обратной связи.
Информационная система управления в современном предприятии и ее роль в реализации отдельных стадий управленческого цикла
На второй стадии управления основной функцией является организация. В содержание этой функции входят работы по созданию структуры производства, подбору кадров, организации их труда и т.д. Функция организации предполагает адекватное создание управляющей системы: определение органов управления, правомочий и ответственности в осуществлении различной деятельности. На второй стадии бухгалтерский учет принимает активное участие в осуществлении прямой связи между субъектом и объектом управления. Участие учета в распорядительной деятельности осуществляется путем применения документации. В распорядительных и распорядительно-исполнительных документах формируется командная информация: дается распоряжение на совершение тех или иных хозяйственных действий, устанавливаются параметры процесса производства (лимит расхода товарно-материальных ценностей на 1 га, 1 гол. скота и т.д.), выдается задание исполнителям работ и т.д. Таким образом, пользователями информации на второй стадии управленческого цикла являются все главные специалисты хозяйства, на долю которых, согласно таблицы 4, приходится 82,9% всей используемой в процессе управления информации. На третьей стадии управления осуществляется получение информации о фактических параметрах производства, выявляются отклонения от норм функционирования (нормативных, плановых показателей). Исходной функцией на этой стадии является учет. В результате его осуществления происходит наблюдение за управляемым объектом, фиксируются, систематизируются и выдаются сведения о его состоянии (наличие ресурсов, затраты, выпуск продукции, объем реализации и т.д.). Осуществление учетной функции на этой стадии является одним из основных требований эффективного управления. Учет помогает проверить правильность поставленных целей, совершенствовать управление. Функция учета этой стадии выступает как инструмент усовершенствования познания. Без последовательного познания управляемого объекта, и не только на стадии подготовки решения, управлять нельзя.
За функцией учета на третьей стадии следуют контроль и анализ. В ходе осуществления этих функций проверяется соответствие производственно-хозяйственной деятельности поставленным целям. При этом выявляются результаты мероприятий, направленных на достижение этих целей, допущенные отклонения от действующих норм. Делаются выводы о причинах и значении обнаруженных отклонений. Посредством анализа и контроля вскрывают дополнительные резервы увеличения производства продукции, улучшения ее качества, повышения уровня эффективности. Намечают мероприятия по устранению неблагоприятных отклонений, вносят коррективы в организацию производства и разработку намеченных целей. Таким образом, на третьей стадии управления учет, анализ и контроль выступают в качестве инструмента организации обратных связей.
На этой стадии процесса управления осуществляется функция регулирования. Регулирование является объективной функцией, посредством которой устраняются все отрицательные отклонения и закрепляются положительные результаты. Поэтому эту функцию можно назвать главной на данной стадии. Пользователями информации на данном этапе управления являются абсолютно все главные специалисты и руководитель хозяйства, а на используемую ими в управленческом процессе учетную информацию приходится 100% (табл.4).
Третья стадия управленческого процесса завершает его первый цикл и переходит к первой стадии второго цикла и процесс повторяется. Однако, на первой стадии второго цикла, учет уже отражает результаты мероприятий регулирования - устранения своего рода отклонений от плановых заданий, графиков и нормативов. В ходе анализа оценивается вся деятельность объекта и субъекта управления, направленная на достижение поставленной цели (в том числе и мероприятий по регулированию), вскрываются неиспользованные резервы и допущенные ошибки, которые должны учитываться при осуществлении следующего цикла управления.
Проведенный анализ взаимодействия отдельных функций управления в ходе реализации стадий управленческого цикла, позволяет сделать вывод, что учет, наряду с осуществлением обратной связи, т.е. информационным обеспечением других функций управления, активно участвует в управлении производством. Об этом свидетельствует его непосредственное участие в распорядительной деятельности на второй стадии управленческого цикла. Даже поступление учетной информации от управляемого объекта к управляющей системе нельзя упрощенно сводить к «Обратной связи». Такой подход справедлив лишь в ограниченном числе случаев, когда получаемая информация включает только сведения об осуществлении заранее запланированных мероприятий. В ходе производственного процесса может появиться необходимость проведения заранее непредусмотренных операций, сведения о которых также отражаются в учете. Кроме того, учет как функция управления, оказывает влияние на исполнительскую дисциплину. Такое воздействие учета на коллективы людей осуществляется в форме экономического и социально-психологического методов. Все это позволяет сделать вывод, что учет активно воздействует на производство.
Методология формирования информации при обработке ее на базе АРМ специалистов сельскохозяйственного предприятия
Характеризуя вышеперечисленные этапы формирования и обработки информации, следует констатировать следующее: на первом этапе происходит фиксация в первичных документах совершенных хозяйственных операций и формирование массивов записей единой структуры.
Второй этап предполагает накопление и обобщение данных по предприятию. При этом суммируются накопленные данные структурных подразделений и в результате формируются массивы однородной учетной информации. Здесь же целесообразно осуществлять группировки по отдельным характеристикам операций исходя из потребностей ежедневного контроля, анализа и регулирования.
На третьем этапе происходит обобщение накопленных данных в аналитическом и синтетическом разрезах. При этом осуществляется суммирование записей по заранее определенным признакам, входящим в нее, расчет оборотов, расчет остатков, формирование оборотно-сальдовых ведомостей.
Суммирование записей в результате их обобщения и накопления позволяет укрупнять исходную натуральную информацию в аналитическом разрезе, объединять показатели однородной информации, обобщать данные по различным сочетаниям признаков (вычислительным схемам).
На четвертом этапе на основе результатных данных формируются финансово-экономические показатели в целом по предприятию, а также детализируются по подразделениям с выделением основного и вспомогательного производства. Пятый этап ориентирован на полный экономический анализ, а шестой - на прогнозирование и формирование аналитической информации для руководства.
Совокупность описанных этапов образует универсальную типовую схему формирования и обработки финансово-экономической информации, на основе которой разрабатывается структура системы и электронная технология функционирования финансово-экономических подразделений, которая затем реализуется в виде комплексов автоматизированных рабочих мест пользователей - специалистов различных уровней для обработки данных и управления. Схема ориентирована на комплекснуюавтоматизацию, использование общей информационной базы и единой нормативно-справочной информации (рис. 8).
Данная схема формирования и обработки финансово-экономической информации является универсальной и охватывает весь процесс от сбора и регистрации совершенных хозяйственных операций до прогнозирования, формирования финансово-экономической политики и определения стратегических направлений деятельности хозяйствующего субъекта, однако требует знания специфических приемов и методов бухгалтерского учета, в частности, таких сложных, как система счетов и способ двойственного отражения операций на счетах. В связи с чем руководитель и специалисты хозяйства не могут напрямую извлекать необходимые в каждый конкретный момент времени данные и использовать их для принятия решения, а вынуждены выжидать, пока информация не будет подготовлена планово-экономической службой На наш взгляд целесообразным является предусмотреть этап выдачи такой информации управленческому персоналу в соответствии с методологией отражения производственных затрат, но с упрощенной характеристикой содержания учетной записи.
Как показали теоретические и практические исследования (разделы I и II диссертационной работы), работниками управленческого аппарата в большей степени используется информация по формированию затрат на производство и исчислению себестоимости произведенной продукции, учету реализации готовой продукции и выведению финансовых результатов. С этими же участками связаны и варианты применения различных видов методологии.
Таким образом, основным видом видеограмм (машинограмм), выдаваемых управленческому персонату, должны быть те, которые в соответствии со статьями производственных затрат показывают влияние выбранной хозяйством методологии отражения данных на конечные результаты деятельности и дают возможность сопоставить ее с другими вариантами методологий для анализа и прогнозирования финансово-экономической политики. Однако, в связи с тем, что специалисты аппарата управления не обладают глубокими знаниями специфических приемов ведения учета, данные регистры должны быть представлены в текстовом виде, по форме производственных отчетов. Данный регистр должен иметь постоянную разработанную форму, в которой в зависимости от выбранной методологии будут формироваться конечные результаты. При этом отпадает необходимость применения корреспонденции счетов, а присвоение кодов будет осуществляться только установленным законодательством вариантом методологий учета. В связи с тем, что в настоящее время количество таких методологий незначительно, но с постоянными изменениями, происходящими в учете, могут расшириться, на наш взгляд целесообразно использовать серийную систему кодирования (табл. 16).
Форма выдаваемого управленческого производственного отчета в соответствии с вышеизложенными аспектами, на наш взгляд, должна иметь следующий вид (табл. 17).
Данный регистр может быть составлен по видам культур, группам животных, видам работ, структурным подразделениям и т.д. Источником для его составления должны быть ведомости аналитического учета, ведомости синтетического учета, ведомости сводного учета, планово-сметные данные.
