Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1 Направления повышения эффективности организационных систем 10
1.1 Свойства и характеристики организационных систем 10
1.2 Предпосылки и принципы рационализации организационных сруктур 21
1.3 Подходы к совершенствованию управления организационными системами 30
1.4 Постановка задачи организационного проектирования 37
1.5 Анализ организационно-экономического положения Оренбургского станкостроительного завода 52
Выводы. 61
ГЛАВА 2 Разработка инструментария построения организационных структур управления 64
2.1 Задачи организационно-экономического анализа 64
2.2 Анализ методов подготовки исходных данных 73
2.3 Модель декомпозиции с ранжированием признаков 80
2.4 Алгоритм декомпозиции с ранжированием информативных признаков 94
2. 5 Адаптация модели к уровню микропроектирования 107
Выводы 121
ГЛАВА 3 Проектирование организационной структуры Оренбургского станкостроительного завода 124
3.1 Создание автоматизированной информационной технологии по проектированию организационных структур управления ... 124
3.2 Формирование множества рабочих мест аппарата управления. 129
3.3 Определение состава и структуры функциональных подразделений 141
3.4 Обоснование экономической целесообразности реорганизации структуры 147
Выводы 151
Заключение 153
Литература 157
Приложения , 167
- Свойства и характеристики организационных систем
- Предпосылки и принципы рационализации организационных сруктур
- Задачи организационно-экономического анализа
- Создание автоматизированной информационной технологии по проектированию организационных структур управления
Свойства и характеристики организационных систем
Все окружающие нас системы по своему возникновению разделяются на естественные и искусственные. К естественным системам относят те, которые созданы природой. Искусственные же системы создаются людьми, обществом. Существует множество разновидностей систем: химические, биологические, технические, физические, социально-экономические и т.п.
Решение сложных проблем, стоящих перед обществом: экономических, социальных, политических, требует организованной деятельности многих людей. Такая деятельность осуществляется в рамках так называемых организационных систем. Организационные системы являются искусственными системами, так как создаются человеком, существуют и функционируют только при наличии общества, относятся к классу социально-экономических систем.
Организационные системы имеют многовековую историю. Они появились в результате выделения управленческой деятельности в самостоятельный вид трудовой деятельности. Организационная система может характеризоваться как система, назначением которой является согласование действий человека, социальной группы или общества в целом и средств или предметов деятельности с целью получения конечного результата труда. В настоящее время существуют науки, занимающиеся изучением социально-экономических систем, в том числе и организационных систем, а также изучением управления этими системами. Спектр даваемых понятий организационных систем достаточно широк [10,101,105,123]. Некоторые определения ориентируются на конкретные производственно-хозяйственные объекты. Понятие, приведенное в [20,с.18] определяет организационную систему, как систему, организующую труд людей для решения различного рода проблем: "... организационной называется такая система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы. "
На основе понятий, представленных в различных публикациях, сделан следующий вывод: под организационной системой следует понимать социально-экономическую систему, основными составными элементами которой являются люди, чья взаимосвязанная деятельность направлена на достижение определенных целей и решения поставленных задач посредством преобразования ресурсов данной системы.
В [82.1143 рассмотрены важнейшие общие свойства организационных систем, которые позволяют выделить их в самостоятельный класс.
1) Проблемная ориентация. Каждая организационная система имеет четко сформулированную цель и ориентированна на удовлетворение определенной общественной потребности.
2) Единый центр управления. Любая организационная система имеет свой управляющий орган.
3) "Вложимость". Организационная система может включать в себя множество других организационных систем, являясь при этом частью организационной системы более высокого уровня.
4) Интеграция целереализующей деятельности. Организационные системы состоят из элементов, осуществляющих деятельность необходимую для достижения поставленной цели. Удаление хотя бы одного из этих элементов неизбежно приводит к нарушению работы и снижению эффективности организационной системы.
5) Иерархическая структура. Любая организационная система построена по иерархическому принципу.
6) Изменчивость. С течением времени структура и функции организационной системы изменяются. Причины изменений могут быть как внешними так и внутренними.
7) Инерционность. Организационные системы обладают значительной инерционностью. Такие системы реагируют на появление различных "возмущений" с запаздыванием, после ликвидации возмущающего воздействия возврат в предыдущее состояние происходит также с запаздыванием.
К перечисленным свойствам необходимо добавить наличие социально-психологического фактора, существование которого определяется тем, что основным элементом организационной системы выступает человек со своими знаниями,, опытом, навыками, а также психофизиологическими особенностями [25,32,115]. Этот фактор прежде всего и выде- ляет организационные системы в особый класс систем средней сложности. Кроме того организационные системы, как правило, носят многоцелевой характер, т.е. предназначены для достижения не одной, а нескольких целей.
Социально-экономические системы с точки зрения количества элементов в них и числа связей между элементами, относятся к системам средней сложности [74]. Но с точки зрения проектирования этих систем они являютя наиболее сложными. Прежде всего социально-экономические системы еще не достаточно изучены, эти системы трудно описать и тем более формализовать. Связано это с тем, что организационные системы характеризуются большим разнообразием связей между элементами, связи эти имеют различную природу.
Предпосылки и принципы рационализации организационных сруктур
Одним из важнейших направлений реформ, проводимых в нашей стране, является перестройка системы управления экономикой в целом. Особое значение это направление имеет на уровне предприятий, положение которых в настоящее время коренным образом изменилось. Становясь объектом товарно-денежных отношений, приобретая экономическую самостоятельность предприятия полностью отвечают за результаты своей хозяйственной деятельности [2,9,15,48]. Предприятия должны формировать у себя систему управления, которая будет обеспечивать высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивое положение на рынке.
Невозможность использования прежних организационных форм, традиционных подходов к вопросам организации производственной и управленческой деятельности, а также несоответствие методов и структур управления современным требованиям ведет к необходимости совершенствования старых и формирования новых организационных систем и их структур С73.118].
Рационально построенная и эффективно функционирующая система управления любого экономического объекта способна вывести предприятие из состояния кризиса, обеспечить повышение его эффективности.
Процессы управления и структура управления - две основные составляющих организационной -системы. Если структура отражает устойчивую упорядочность ее элементов и отношений, то процессы характеризуют динамику этих элементов и отношений во времени. При решении различных проблем исследования и совершенствования организаций уделяют внимание либо структурным, либо процессным характеристикам организационных систем.
Для того, чтобы в условиях товарно-денежных отношений и регулируемого рынка решить задачу внедрения современного хозяйственного механизма деятельности предприятия, обеспечивающего действенные внутренние стимулы для его развития и побуждающие работать на потребителя, экономить ресурсы, широко применять достижения науки и техники, увязывать интересы предприятия с интересами народного хозяйства требуется коренная перестройка организационных структур управления.
Не претендуя на новизну высказываний, следует провести анализ существующих определений организационной структуры управления. Так авторы [76, с. 14] определяют организационную структуру управления следующим образом: "... это взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий и ответственности между ними, а также порядок функционально-технологических связей, возникающих в процессах управления". Авторами [95] предлагается следующее определение структуры управления: "...это единство ступеней и звеньев в их взаимозависимости и соподчиненности".
Таким образом, структура управления предприятия дает представление о его подразделениях, службах, отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи. Следовательно, при формировании организационной структуры управления должны быть определены состав и структура подразделений, звеньев, определена численность сотрудников и распределены обязанности между ними, установлена система подчиненности, кооперации.
Под структурным подразделением аппарата управления понимается административно обособленная часть его, выполняющая одну или несколько функций либо часть функций управления [95]. В зависимости от« объема выполняемой работы функции управления могут осуществлять структурное подразделение (отдел, бюро) или служба т.е. совокупность структурных подразделений. К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их. К звеньям следует относить и руководителей, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений (главный инженер, начальник производства). Ступени управления характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху. Количество ступеней (или уровней) управления определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Подразделение, звено управления, ступень управления- все это организационные элементы структуры управления. С этой точки зрения наиболее целостным и точным является определение данное авторами [59,с.18]: "Под организационной структурой будет пониматься совокупность организационных элементов и взаимосвязей между ними, упорядоченных в соответствии с их ролью в процессе реализации целей системы, составляющих единое целое для выполнения функций управления и ориентированных на осуществление эффективного функционирования системы".
Традиционно сложившиеся методы и принципы формирования организационных структур управления сыграли в свое время определенную положительную роль на практике. Однако, в настоящее время они становятся не приемлемыми. Прежде всего потому, что в них недостаточно полно отражены вопросы методологии совершенствования структур управления, проведения предпроектного обследования. Уделяется мало внимания оценке и анализу функционирования структур управления, а также вопросам трудоемкости подготовки, оформления, принятия и оценки исполнения этих решений по всем функциям управления. Данные вопросы составляют исходную базу для определения численности руководителей, специалистов и технических исполнителей, что в свою очередь является определяющей характеристикой организационных структур управления.
Задачи организационно-экономического анализа
Организационно-экономический анализ как способ описания и объяснения тех или иных ситуаций и действий в настоящее время должен служить основой обоснования перспектив развития предприятий и организаций [34].
Основными функциями анализа являются: формирование необходимой для управления информации; обоснование управленческих решений, позволяющее увязать цель с факторами и условиями ее достижения.
В процессе разработки управленческого решения по данным анализа определяется место управленческого звена в решении общей задачи единой сложной системы. Это осуществляется с целью постановки для каждого производственного звена определенных задач таким образом, чтобы были четко представлены конечная цель и значение решения поставленных задач для достижения общего результата. Для того, чтобы цели были достижимы, а задачи реальными и выполнимыми при выборе варианта развития и управления необходимо учитывать особенности объекта. Конечная общая цель в процессе ее достижения может конкретизироваться и уточняться, образуя дерево взаимосвязанных целей, находящихся в определенной иерархической подчиненности, временной и факторной зависимости. Анализ при этом является важным инструментом обоснования целей развития и формирования функций, направленных на достижение этих целей.
Основная цель анализа состоит в содействии повышению эффективности системы управления и производства в целом. Отсюда вытекают задачи анализа: во-первых, определение возможности улучшения использования производственного аппарата, сложившихся организационных форм и методов управления; во-вторых, выявление и обоснование возможных рациональных путей развития хозяйственных субъектов и путей управления ими [55].
Одной из наиболее трудоемких и в то же время отправных (первостепенных) частей анализа является подготовка материалов для разработки различных способов воздействия на объект, с целью повышения эффективности его функционирования, определения направлений развития и методов совершенствования системы управления предприятием. Организационно-экономический анализ является информационным элементом системы управления. Управляющая система на.основе данных анализа принимает и обосновывает решения по преобразованию и модернизации объекта. Соответственно, чем выше достоверность информации, поступающей в систему управления, тем более обоснованными будут принимаемые решения. Сотрудники системы управления в своей работе опираются на информацию об объекте, в результате своей деятельности формируют новые решения в виде информации поступающей к объекту управления. Таким образом, информация является предметом и продуктом управленческого труда.
В настоящее время предприятия получили право не только определять направления развития своей деятельности, но и самостоятельно выбирать методы ведения хозяйства, организационные структуры производства и управления, оказывать влияние на формирование организационных структур вышестоящих систем и органов управления. На предприятиях стало больше уделяться внимания анализу управленческих решений. Результативность и обоснованность анализа на прямую связаны с работой аппарата управления (АУ). Этим объясняется необходимость анализа системы управления, но на сегодня это направление, несмотря на свою актуальность, является наименее разработанньм. Актуальность этого направления обуславливается прежде всего динамичностью производства, что приводит к увеличению объема работ по координации деятельности производства; необходимостью многовариантной подготовки решений и выбора оптимального из них, что требует оперативности управления, своевременности управленческих решений; проведением работ по совершенствованию организации производства и управления; поиском эффективных организационных форм; совершенствованием структур и методов управления.
При анализе системы управления можно выделить два самостоятельных объекта, определяющих направления организационно-экономического анализа [68]:
- экономический механизм, то есть методы, приемы и правила хозяйствования, определяющие основные условия функционирования предприятий;
- организацию управления, как совокупность приемов и методов сочетания основных элементов управления.
Анализ системы управления рассматривает ее как часть процесса производства и в то же время, как самостоятельную область деятельности, имеющую свои законы и закономерности развития. Исходя из сущности и предназначения системы управления, в качестве основных объектов и направлений анализа выделяют следующие: - организацию управления и уровень ее экономичности; - обоснованность и качество разрабатываемых управленческих решений; - методы воздействия управляющей системы на управляемый объект и их результативность.
Создание автоматизированной информационной технологии по проектированию организационных структур управления
В настоящее время внешние социально-экономические условия требуют существенных корректировок организации и реализации процесса управления на предприятии. Несмотря на то, что данное предприятие изменило свой экономический и юридический статус, его организационно-экономическое положение можно охарактеризовать как кризисное. На основе проведенного организационно-экономического анализа были сделаны выводы, раскрывающие основные причины такой ситуации. Bo-пер- и вых, слабая ориентация на рынок, произведенная продукция слабо вы- -держивает конкуренцию, ассортимент производимой продукции достаточно узок. Во-вторых, практическое отсутствие рынка сбыта. В целом падение производства в стране обусловило значительное снижение спроса на продукцию станкозавода, так как в основном, выпускаемая заводом продукция используется в дальнейшем другими предприятиями для производства ими соответствующего ассортимента продукции. В-третьих, слабая связь между отделами маркетинга, сбыта, планирования и сферой производства. Такая связь должна осуществляться через службу главного инженера. В-четвертых, устаревшая система связей, как функциональных так и информационных, не позволяет обеспечить и организовать целостность процессов управления и производства, начиная с получения и оформления заказов, включая все стадии разработки конструкторских и технологических проектов, до изготовления продукции и ее сбыта. Особая роль в организации этого процесса принадлежит тем службам, которые включены в организационно-производственный блок.
Отделы, входящие в организационно-производственный блок, выступают в роли "посредника" между заказчиками и производством продукции, определяя номенклатуру выпускаемой продукции, направления производственной деятельности. Таким образом, устранение причин кризисной ситуации может быть достигнуто за счет ликвидации негативных факторов в организации деятельности именно данного блока.
В соответствии с поставленными целями предприятия, для данного блока сформулированы следующие функции управления: обеспечение подготовки производства; обеспечение производства необходимым оборудованием и инструментом; контроль за соблюдением материальных норма-:тивов, технологии производства, техническим нормированием; проектирование и конструирование различных станков, в том числе и станков с ЧПУ; обеспечение обслуживания серийного производства, проведение планово-предупредительного ремонта оборудования; анализ и планирование; проведение аттестации оборудования; оформления патентов.
Принципиальное изменение деятельности организационно-производственного блока возможно только в случае проведения полной реорганизации структуры этого блока, таким образом, чтоб полученная организационная структура сохранила существующие "жизненно" важные связи и могла обеспечить новые, необходимые для эффективного функционирования, информационные и функциональные связи. Реорганизованная структура должна способствовать эффективной реализации поставленных задач данного блока, должна быть рациональной с точки зрения разделения труда и оптимальной с точки зрения минимизации документооборота и информационных потоков между подразделениями.
Оптимальное разделение труда обеспечивает наиболее целесообразную специализацию работников и приобретение ими необходимых навыков и знаний, установление ответственности каждого работника и достижение на этой основе максимальной производительности труда.
Рационально построенный аппарат управления должен обеспечивать наибольшую эффективность его работы при наименьших затратах, своевременное принятие экономически обоснованных решений, внедрение в практику современных технических средств, создание эффективной системы информации, применение экономико-математических методов.
Необходимо правильно решить вопросы оптимального количества и состава органов управления, подчиненности подразделений и разграничения руководства производственно-хозяйственной деятельностью предприятия связи. При этом следует учитывать нормы управляемости, представляющие определенное число работников или подразделений, не- j посредственно подчиненных руководителю, которыми он может эффектив- Ц но управлять, рационально координировать их деятельность при опре- ! деленных организацонно-технических условиях.
Нормативы численности сотрудников по функциям управления данного предприятия устарел, кроме того, появились новые функции, по которым нормативы не заданы. Поэтому для синтеза организационной структуры выбранного блока выбран подход, основанный на формировании множества рабочих мест, а затем их группировка в функциональные подразделения по соответствующим специализациям.
