Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Теоретические основы комплексной оценки внешней эффективности библиотечно-информационных систем 13
1.1 Современное состояние комплексной оценки эффективности библиотечно-информационных процессов и систем 13
1.2 Анализ условий существования и применения критериев и показателей эффективности в библиотечно-информационных системах 29
Глава II Прагматические аспекты комплексной оценки внешней эффективности библиотечно-информационных систем 66
2.1 Выбор и анализ системы показателей эффективности 66
2.2 Практическое применение полученной системы показателей эффективности 94
Выводы и предложения 102
Заключение 105
Список использованных источников и литература 109
Приложения 124
- Современное состояние комплексной оценки эффективности библиотечно-информационных процессов и систем
- Анализ условий существования и применения критериев и показателей эффективности в библиотечно-информационных системах
- Выбор и анализ системы показателей эффективности
- Практическое применение полученной системы показателей эффективности
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Среди проблем, которые возникают при гносеологическом и прагматическом осмыслении информации, одно из важных мест занимают вопросы о ценности информации, эффективности библиотечно-информационных процессов, эффективности библиотечно-информационных систем, в том числе о количественных значениях внешних характеристик этих объектов. В диссертационном исследовании применяется термин «библиотечно-информационные системы» ввиду того, что появление компьютерных технологий, использование локальных и мировых сетевых ресурсов придают традиционным библиотекам новые качества и возможности, существенно изменяя их внутренние и внешние характеристики. В то же время, сохраняя традиционные функции социальных и культурных центров, библиотеки во многом отличаются от информационных центров и систем, работающих только с применением электронных технологий.
Эти различия осложняют или делают невозможным применение в библиотеках сложившихся в компьютерных системах способов оценки эффективности процессов и систем в целом, требуя особого подхода ввиду множественности факторов, обычно игнорируемых при оценке работы электронных информационных систем. Внешняя эффективность библиотек во многом определяется особенностями информационных потребностей, формирующихся в различных географических, социально-культурных, национальных, экономических условиях. В конечном счете, именно эти факторы определяют взаимодействие библиотечно-информационных систем с культурной средой, в которой они работают, т.к. воздействие библиотеки на общество сопровождается обратной связью — воздействием общества на библиотеку.
Если есть возможность количественной оценки ценности и эффективности, статистической обработки результатов измерений, то можно оценивать «производство» - библиотечно-информационные системы и произведенную ими «про-
4 дукцию» - информацию, говорить об эффективности применяемой в них технике и технологии, принимать обоснованные управленческие решения. Таким образом, библиотечно-информационные системы, приобретая все черты современного производства, с его многоуровневой структурой, сложными связями и возможностью целенаправленного совершенствования, настоятельно нуждаются в системе функциональных критериев и показателей, позволяющих объективно оценивать их работу и осуществлять эффективное управление текущей деятельностью и развитием. Значимость роли библиотечно-информационных систем в социальных процессах предопределяет актуальность рассматриваемых в данной работе вопросов.
Несовершенство или отсутствие способов и систем прямых измерений информационных процессов в библиотеках, которые в большой степени уже ис-
пользуются в автоматизированных системах научно-технической информации (НТИ), ставит проблему разработки и применения систем функциональных критериев и базирующихся на них показателей, специфичных для библиотечно-информационных систем. Научная разработка таких систем критериев связана с результатами исследований информационных процессов в библиотеках. Решение проблемы невозможно без рассмотрения предварительных вопросов: формулировки общего определения информационного процесса, создания классификации информационных процессов в библиотечно-информационных системах по функциональным признакам, разработки методики критериальной оценки эффективности информационных процессов в библиотечно-информационных системах.
Степень разработанности. Исследования эффективности библиотечно-информационной деятельности и «относительного веса» различных категорий в ней начались не так давно. Исторические наблюдения в этой области почти полностью отсутствуют, и поэтому в сфере культуры очень трудно выявить, хотя бы приблизительно, наиболее важные, с точки зрения будущего, изменения и тенденции развития различных отраслей, в том числе и библиотечно-информационных систем.
После длительной паузы в конце семидесятых годов прошлого века наблюдался рост интереса к вопросу оценки эффективности. Теоретические исследования качественных аспектов библиотечно-информационных систем затруднялись отсутствием однозначного подхода, что отмечали Т.Кроув и Д.Эйвисон, А.Д. Урсул, К.Дж.Хамелинк и ряд исследователей. Делались попытки поиска методик на базе статистического подхода (Ю.Н.Столяров, В.М.Мотылев, И.А.Дынин, Б.Я.Курицкий, Б.А.Лейкин, Л.Л.Терехов и др.), нетрадиционных комбинированных критериев (В.В.Дружинин, Д.Е.Конторов).
Значительное место занимали работы, в основе которых лежали попытки установления элементарного перечня критериев, позволявших оценивать содержательный уровень информационного сообщения в библиотечных технологиях (Е.Г.Астапович, В.В.Бондарь, Д.М. Дайитбегов, О.В. Калмыкова, Е.П. Миллер, X. Фитце, А.И.Черепанов и др.).
Делались попытки на основе установления связи между различными произвольными критериями создавать системы оценки библиотечно-информационной деятельности (Т.И.Ключенко, И.Д.Коровякова, С.В.Лавров). Своеобразный подход к проблеме предлагался А.Аврамеску, использовавшим соответствие между термодинамическими явлениями и потенциалом интереса новых авторов к появившимся ранее научным статьям. Документальные потоки описывались как аналогии физических процессов в газах (М.Моралес).
Заметное место в развитии исследований информационных процессов и библиотечно-информационных систем занимали работы И.Н.Басамыгиной, Р.С.Гиляревского, АЕ.Едемского, Н.С.Карташова, В.З.Когана, В.В.Скворцова, Ю.Н.Столярова, К.В.Тараканова, В.М.Тютюнника, И.М.Фрумина, К.Дж. Хаме-линка и др.
Вместе с тем, формировалось понимание того, что статистический подход к явлениям культуры не в состоянии определить те культурные реальности, которые находятся вне пределов экономических показателей. Последние также не всегда являются определяющими, например, при оценке взаимовлияния между обществом и библиотекой, изменений в свете этого взаимовлияния социально-
этических, эстетических и моральных норм. Поэтому до сих пор трудно оценивать хотя бы основные компоненты культуры, реализуемые при посредстве библиотек — образование, коммуникации, информацию, творчество, культурное наследие и т.п. Если верно то, что культура может разрешить некоторые глобальные проблемы, с которыми мы все чаще сталкиваемся, то «культурным параметрам следует придать более важное значение в исследованиях будущих путей развития общества».
Таким образом, анализ разработанности исследуемой проблемы показывает, что вопросы измерения внешней эффективности библиотечно-информационных систем еще не нашли окончательного решения. Это и послужило еще одним основанием к проведению данного исследования.
Рабочая гипотеза. Попытки разрешить проблему оценки эффективности библиотечно-информационных процессов и систем путем механического переноса приемов компьютерных и сетевых технологий не дают результата.
До сих пор нет единой точки зрения не только на способ получения критериев и показателей оценки, но и на их содержание. В результате, в практической деятельности библиотек для анализа и контроля библиотечно-информационных процессов и систем применяются формальные критерии библиотечной статистики, слабо учитывающие специфику этих систем и повторяющие устаревшие валовые формы учёта и отчётности промышленных предприятий.
Применяя общеизвестные методы научного исследования, и, в первую очередь, методы системного анализа и физических аналогий, есть возможность выйти из тупика традиционно установившихся представлений о способах оценки как самих библиотечно-информационных систем, так и происходящих в них процессов. Один из подходов к решению этой проблемы может быть реализован в рамках следующей гипотезы.
Библиотечно-информационные системы являются одним из основных элементов социального механизма. Исследовать эту роль информационных систем, избегая погрешностей абстрагирования, всегда приводивших к искажению места и значения информации, позволит многоуровневый системный анализ от-
7
крытых систем (к которым относятся все информационные системы, в том чис
ле библиотеки). Уточнив иерархию библиотечно-информационных систем и их
место в социуме, можно получить общие признаки систем разного уровня, а
следовательно, сформулировать требования, на основе которых разработать но-
т4 вую систему критериев и показателей функциональной эффективности библио-
течно-информационных процессов в библиотечных системах.
Общее решение этого вопроса предполагает уточнение определения понятия «библиотечно-информационный процесс», т.к., не имея обобщённого определения, невозможно осуществить мотивированный подход к отбору методик измерения критериев и получения смысловых показателей.
Целью исследования является разработка показателей внешней эффективности библиотечно-информационных процессов и библиотечно-информационных систем на основе системного подхода.
Задачи исследования;
на основе анализа отечественной и зарубежной литературы за последние 25 лет оценить современные подходы и способы расчета внешней эффективности библиотечно-информационных процессов и систем;
используя метод системного анализа, выявить сущность и место понятия «информационный процесс» в структуре библиотечно-информационных систем;
- исследовать иерархическую структуру библиотечно-информационных
систем, провести их сопоставительный структурный и классификационный ана
лиз с целью определения области существования показателей эффективности и
использования их для эффективного управления;
- провести отбор и минимизацию количества критериев внешней эффектив
ности библиотечно-информационных систем, используя результаты системного
анализа;
- разработать и практически опробовать формализованный способ отбора
<± показателей эффективности по смысловому признаку на основе матричного пред
ставления всего перечня исследуемых параметров и критериев.
Объектом исследования являются библиотечно-информационные системы в условиях глобальной информатизации.
Предмет исследования — критерии и комплексные показатели внешней эффективности библиотечно-информационных систем.
Теоретическая значимость исследования состоит в том, что разработанные в нем теоретические положения дают основания для осмысления комплексной системы показателей внешней эффективности библиотечно-информационных систем как необходимого компонента дальнейшего совершенствования систем библиотечной отчетности, а следовательно, повышения эффективности управления, решения задач модернизации, успешного внедрения новых библиотечных технологий.
Теоретически обоснована необходимость и возможность формирования и использования показателей внешней эффективности библиотечно-информационных систем в библиотечной практике. Разработаны общие методические подходы к созданию систем показателей эффективности библиотек различной специализации и вновь создаваемых библиотечно-информационных систем.
Научная новизна. Впервые изложен новый подход к понятию «информационный процесс» как к необратимому событию в открытой нелинейной информационной системе и сформулировано определение библиотечно-информацион-ного процесса с точки зрения системного подхода к нему на базе также впервые вводимого признака библиотечно-информационного процесса — явления переноса, т.е. смены носителя информации в пределах одного и того же иерархического уровня.
Осмыслено использование концепции физических аналогий для анализа библиотечно-информационных процессов. Показана необходимость разделения библиотечно-информационных систем и их элементов по иерархическим уровням при исследовании библиотечно-информационных процессов.
Сформулировано представление об иерархии критериев оценки эффективности библиотечно-информационных процессов в библиотечно-информационных системах.
Предложен подход к решению проблемы формирования перечня параметров и показателей внешней эффективности на основе минимизированного набора критериев и формирования на его основе комплексной системы показателей для библиотечно-информационных систем.
Методологической основой диссертации служат работы отечественных и зарубежных ученых в различных областях науки (философия, экономика, теория систем, библиография, наукометрия, библиометрия), начиная с работ Н.Винера, К.Шеннона, В.М.Мотылева, А.Д.Урсула, И.М.Фрумина, Ю.Н.Столярова и др.
Теоретические положения основываются на существующей в настоящее время информационно-законодательной базе, регламентирующей деятельность библиотечно-информационных систем, интерпретируемой в контексте системного подхода к проблемам оценки эффективности информационной деятельности.
Информационную базу исследования составили работы, проводимые авторитетными учеными и ведущими научными учреждениями Российской Федерации в области теории информационных процессов и измерений в библиотеках, нормативные документы, монографии, сборники статей, материалы научно-практических, научно-теоретических конференций, труды специалистов в области библиотечной, информационно-библиографической деятельности.
Цели и задачи исследования обусловили выбор следующих методов: анализа библиотечной статистики, изучения библиографических источников, системного анализа и физических аналогий, сравнительного анализа опыта применения существующих систем статистической оценки библиотечно-информационной деятельности, моделирования.
Практическая значимость. Базой для проведения эмпирической части исследования послужили ГПНТБ, Тамбовское областное управление статистики, научно-технические библиотеки различных предприятий и учебных заведений. Разработанные в диссертации внешние критерии и показатели были апробированы на базе библиотеки Первомайского промышленно-экономического техникума, Нобелевской научной библиотеки Международного Информационного Нобелев-
10 ского Центра (МИНЦ), а также технической библиотеки Учебно-производственного центра ООО «Мострансгаз».
Полученные экспериментальные результаты показали правомерность применения введенного перечня параметров и показателей функциональной эффективности библиотечно-информационных систем и процессов.
Таким образом, практическая значимость работы заключается в повышении эффективности контроля и управления библиотечно-информационными процессами и системами, их соответствия решению проблем развития общества. Реализация положений, рассматриваемых в работе, даёт возможность усилить координацию и связи между библиотечными и другими информационными системами, объединенными общей задачей - наиболее полным удовлетворением информационных потребностей общества.
Апробация работы. Основное содержание работы изложено в 12 публикациях.
Основные результаты работы докладывались на II областной научной конференции «Информатика и науковедение» (Тамбов, 1986); First IASC World Conference on Computational Statistics and Data Analysis (Shizuoka Japan 1987); I Всесоюзной научной конференции «Информатика и науковедение» (Тамбов, 1988); II Всесоюзной научной конференции «Информатика и науковедение» (Тамбов, 1991); IV Всероссийской межвузовской научной конференции «Формирование специалиста в условиях региона» (Тамбов, 2004); V Всероссийской очно-заочной научно-практической конференции «Интеграция методической (научно-методической) работы и системы повышения квалификации кадров» (Челябинск, 2004).
Положения, выносимые на защиту:
1. Необходимым условием дальнейшего улучшения оценки библиотеч-но-информационной деятельности является разработка и внедрение комплексных показателей внешней эффективности библиотечно-информационных систем на базе следующих критериев: количество работников; суммарное время ожидания;
количество удовлетворённых запросов; балл релевантности ответа; количество запросов; релевантный объём фонда; объём фонда.
Условия, которым должны отвечать показатели внешней эффективности, входящие в систему отчетности библиотечно-информационных систем заключаются в следующем: система состоит не более чем из пяти - семи показателей; показатели максимально просты по технологии расчета; система показателей обеспечивает максимальную информативность, наглядность, понятность для персонала библиотек.
Система показателей внешней эффективности библиотечно-информационных процессов может быть создана с использованием формального приёма — таблицы соотношений (матрицы) выбранных критериев.
Библиотечная отчетность организуется в виде системы комплексных показателей внешней эффективности библиотечно-информационной деятельности, включающей:
эффективность труда работника (отношение количества работников к количеству удовлетворенных запросов);
удельное время ожидания релевантного ответа (отношение времени ожидания к баллу релевантного ответа);
частоту удовлетворённых запросов (отношение количества удовлетворенных запросов к количеству запросов);
релевантность запроса (отношение балла релевантности ответа к количеству запросов);
удельную релевантность запроса (отношение количества запросов к релевантному объему фонда);
вес запроса (отношение количества запросов к объему фонда);
релевантность фонда (отношение релевантного объема фонда к объему фонда).
Структура диссертации определена логикой исследования и последовательностью изложения его результатов. Она состоит из введения, двух глав,
*)
І*
12 включающих четыре параграфа, выводов и предложений, заключения, списка использованных источников и литературы, приложения.
Современное состояние комплексной оценки эффективности библиотечно-информационных процессов и систем
Проблемы информатизации общественной жизни приобрели приоритетную значимость ввиду назревшей необходимости революционных изменений в важнейшей сфере человеческой деятельности — интеллектуальной. Осознание масштаба проблем, широкое применение компьютерной техники и создаваемых на ее основе информационных систем привело общество к значительным переменам во всех областях социально-значимой деятельности — культуре, искусстве, науке, управлении обществом и производством [62,98].
Очевидна проблема максимального использования открывшихся возможностей для обеспечения быстрого роста всех видов научного познания и культуры. Решение этой задачи невозможно без наиболее полного осознания категории качества научного труда во всем многообразии его проявлений — социальном, техническом, экономическом [54, 59, 73], без совершенствования системы хранения и распределения информационного продукта [52, 115]. Заметим, что обе части предыдущего утверждения взаимосвязаны. Единственно верный путь комплексного решения задач удовлетворения информационных потребностей общества состоит в дальнейшем совершенствовании деятельности библиотек, их компьютеризации, широком применении средств автоматизации процессов накопления, обработки, хранения, поиска и предоставления информации [138]. Создание такого рода систем — работа, требующая огромных затрат трудовых, финансовых, материальных и прочих ресурсов. Следовательно, необходимы критерии сравнения и оценки, позво ляющие анализировать возможности создания и перспективу применения библиотечных и иных систем информационного обслуживания [4, 9, 26, 28, 35, 57, 60,65,69, 129].
Удовлетворить такую потребность может только система оценки, позволяющая контролировать и сравнивать эффективность библиотек, библиотечно-информационных систем. Этим объясняется появление большого количества работ, посвященных исследованиям существующих и созданию новых критериев эффективности информационных систем вообще и библиотечно-информа-ционной деятельности, а также общим вопросам этой проблемы (философская теория проблемы, обоснование существования и выбора наиболее работоспособных критериев, технологичность, универсальность применения и т.д.).
Решение задачи соизмерения затрат на создание и эксплуатацию библиотечных систем с широким применением новых технологий информационного обслуживания с получаемыми результатами их деятельности позволит принимать обоснованные решения по внедрению этих систем. Это значит, что оценка эффективности должна включать в себя как факторы экономического характера, так и учитывать в прямой или косвенной форме время, показатели труда, совершенство технического обеспечения [28, 47, 54]. Получение обоснованных критериев эффективности библиотечно-информационных систем затруднено по ряду причин, среди которых и то, что до сих пор окончательно не решен вопрос о сущности информации — основного продукта информационной системы и, следовательно, о способах ее измерения [63, 122,125].
Аналогичные явления наблюдаются и в других отраслевых направлениях культуры и искусства, где внедрение основных движителей научно-технического прогресса — математизации, технизации, электронизации и т.п. до сих пор происходит с некоторыми трудностями. Об этом в полный голос говорят авторы многих публикаций: «...консерватизм мышления, глубокая убежденность подавляющего большинства деятелей культуры в том, что вторжение техники в их владения — «от лукавого»... иногда кажется, что главная пробле ма состоит в слабой технической оснащенности сферы культуры. И возникает синдром самоуспокоенности: когда еще это к нам придет!..»; [91]; «...о библиотеках тоже невеселый разговор. Теряют читателей, чахнут массовые библиотеки. Их заказы на пользующиеся спросом книги и периодику выполняются в гомеопатических дозах...» [77]; «...современные формы хранения и обработки информации несовместимы с режимами работы наших архивов и библиотек. Это вещи из разных исторических эпох...» [58]. Приведенные цитаты опубликованы почти двадцать лет назад, но качественные изменений произошли лишь в последние 8-10 лет вместе с внедрением в средних и малых библиотеках персональных компьютеров и средств телекоммуникации [110, 138].
Во всех развитых странах компьютерная техника внедрилась практически во все сферы человеческой деятельности. Процесс зашел достаточно далеко, что имеет важные последствия для культуры, поскольку с компьютерами приходят новые способы овладения окружающей средой [55]: - возникают новые технологии, которые, в сущности, становятся базовыми инфраструктурами практически всех процессов промышленного производства, распределения и потребления; - символы и приемы программирования и системотехники проникают почти во все сферы социальных отношений; - затрагиваются социальные структуры — такие, например, как структуры управления, жизнеобеспечения и трудовой деятельности.
Новая техника, символы и социальные структуры, согласно К.Дж. Хаме-линку [131], образуют «электронную культуру». Формируется единое научное мнение относительно составляющих элементов и взаимодействующих сил в области культурного развития. Однако, исследования по применению в развитии движущих теорий, учету повседневного опыта и определенных культурных устремлений начались не так давно. «Почти ничего не известно о том, как измерять эффективность действий и «относительный вес» различных категорий, участвующих в развитии культуры, будь то силы общественные или личные, культурные или внекультурные, находящиеся в данной системе или вне ее» [126]. Исторические наблюдения в этой области почти полностью отсутствуют, и поэтому в сфере культуры, в библиотечной деятельности, очень трудно выявить хотя бы приблизительно наиболее важные с точки зрения будущего тенденции и изменения.
Выделение параметров и критериев оценки эффективности процессов в библиотечно-информационных системах сталкивается с большими трудностями. Статистический подход к явлениям библиотечной деятельности пока не в состоянии определить те реалии, которые находятся вне пределов экономических показателей. Последние не всегда являются определяющими, например, при оценке взаимовлияния между обществом и библиотекой, изменений в свете этого взаимовлияния на социально-этические, эстетические и иные нормы. Поэтому до сих пор непонятно, как на практике культура может стать центральным пунктом в плане развития общества, а тем более его движущей силой, как создать «модель культурного развития» и формализовать хотя бы основные ее компоненты, реализуемые через библиотеки — образование, коммуникации, информацию, творчество, культурное наследие и т.п. [127]. Если верно то, что культура, а с ней и библиотеки, как ее неотделимая часть, может разрешить некоторые глобальные проблемы, с которыми мы все чаще сталкиваемся, то «культурным параметрам следует придать более важное значение в исследованиях будущих путей развития общества» [148].
Анализ условий существования и применения критериев и показателей эффективности в библиотечно-информационных системах
Рациональный поиск способов оценки эффективности работы библио-течно-информационных систем невозможно проводить без их системного анализа. Поэтому, в первую очередь, представляется логически необходимым уточнить определение библиотечно-информационного процесса. Существующие определения [114, 125 и т.д.] отражают особенные свойства явления слишком прагматично, зависимо от конкретной потребности и ситуации. Нигде достаточно полно не отражены особенные свойства библиотечно-информационных процессов. Скорее всего, такой необходимости и не возникало.
Достаточность определений типа [114] удовлетворительна при узкоспециальном или технологическом анализе информационных процессов. Конечно, вряд ли может увенчаться успехом попытка создания тотального определения (по крайней мере, при современном состоянии исследований в данной области). Речь идёт только об уточнении ряда понятий в надежде продвинуться хотя бы на шаг вперёд при решении этого важного вопроса.
Определяя понятие «библиотечно-информационный процесс», следует учитывать его системный характер. Подойти к этому можно с помощью системного анализа, исходя из того, что любой библиотечно-информационный процесс включает в себя в качестве подпроцессов ввод, переработку, хранение, поиск и вывод информации. Любая обработка информационного массива, независимо от поставленных целей, содержит эти компоненты. Например, формирование, организация информационного потока (искусственная или любая другая), есть совокупность этих элементов.
Кроме того, надо учитывать, что информационные потоки неразделимы с материальными или энергетическими носителями (на стадиях проявленной и реализованной информации - с документальной основой) [122]. Но только тогда, когда говорится об информационном процессе (как о понятии, изучавмом информатикой), используется материальный или энергетический носитель, предоставляемый субъектом информационного процесса, т.е. речь идёт о документализированной проявленной информации.
В указанных типах библиотечно-информационного процесса при некоторых ограничениях (о которых будет сказано ниже) можно утверждать, что необходимым признаком информационного процесса является то, что можно назвать «переносом информации». Имеется в виду, что любые изменения в документализированной информации сопровождаются подпроцессом, в ходе которого происходит съем информации со старого носителя и, после каких-либо действий, производимых с этим информационным массивом, производится его размещение на новом носителе.
В процессах, где объектом является виртуальная информация, т.е. случайных, недетерминированных процессах, ситуация со сменой носителя непредсказуема и подчиняется в первую очередь причинно-следственным связям (при этом субъект и его влияние отсутствуют, а это интересная особенность процесса. Получается, что присутствие субъекта является условием для преодоления разницы между виртуальной и документализированной информацией. Деятельность субъекта выражается в организации информационного пространства, т.е. ограничении числа степеней свободы). Поэтому перенос и преобразование информации в природе для внешнего наблюдателя не подчинены известным закономерностям, но, тем не менее, при некоторых оговорках, и здесь можно говорить о существовании явления переноса информации.
Следовательно, само понятие библиотечно-информационного процесса всегда связано с заменой носителя информации, что является необходимым признаком информационного процесса. Согласно развиваемой логике справедливо и обратное утверждение: если информация неразрывно связана с носителем, то информационного процесса не происходит.
Вместе с тем, приведенные положения верны лишь в случае, если чётко определена иерархическая структура исследуемых библиотечно-информаци онных систем, и их анализ ведется с учетом места, взаимовлияния и связей элементов в иерархии.
Например, транспортные операции по перевозке книг библиотечно-информационными процессами не являются, т.к. не сопровождаются качественными изменениями содержания перемещаемых документов. Однако, необходимо уточнение: речь идет о транспортировке внутри одной информационной системы и только для массива информации, носителем которого являются сами книги.
Посмотрим на ситуацию иначе. Закрепим статус носителя информации за пространством библиотеки, в котором размешен фонд. Теперь любая транспортная операция (перемещение документов в пространстве библиотеки) обладает признаками информационного процесса. Доказательством служит изменение информации, которую содержат каталоги данной библиотеки. В этом случае явление переноса имеет место, поскольку носитель — это организованное физическое пространство библиотеки (библиотечные полки и стеллажи), а система знаков - алфавитный, систематический и другие каталоги, как отражение пространственного положения документов в хранилище.
Примером также может служить следующая ситуация: стоит свалить документы в беспорядочную кучу и библиотека практически перестанет существовать. Тот же результат может быть достигнут при рассыпании набора книги, статьи и т.п. Очевидно, что в данном примере происходит одно и то же событие, но в разных уровнях иерархии библиотечно-информационных систем.
Потому необходимо подчеркнуть ещё одно принципиальное положение: основным признаком иерархического уровня библиотечно-информаци-онной системы служит тип носителя информации. Идентифицируя носитель, мы, соответственно, идентифицируем уровень системы.
Становится понятно, почему в одном случае транспортная операция носит признаки информационного процесса, а в другом нет. Всё зависит от того, применительно к какому уровню иерархии информационной системы ве дется анализ. При нарушении этого условия транспортировка, безусловно, не является разновидностью информационного процесса. Библиотечно-инфор мационный процесс - относительное понятие.
Рассуждая таким образом, можно показать, что транспортировка между информационными системами или их элементами равносильна заполнению нового носителя в новой системе, а поскольку на этом новом носителе закрепляется та же информация, то такое действие идентично (даже в физическом смысле) переносу на новый носитель, но в одном и том же уровне. Другое дело, что этот процесс приведет к изменению информации, содержащейся в мажорном или минорном уровне. Это явление получило в философии и информатике название «отражение».
Выбор и анализ системы показателей эффективности
Внедрение новой системы оценки эффективности является весьма непростой задачей. Такая система должна стимулировать прогресс библиотеч-но-информационных процессов и устранять накопленные недостатки, а с другой стороны, быть простой. Тогда любая новая логически обоснованная система показателей, которая будет внедрена взамен существующей и явно устаревшей, уже станет шагом вперёд. Выбрав этот путь, мы исходим из того, что меняются не только библиотеки, изменяется сам принцип работы библиотечно-информационных систем и отношение к ним в обществе. Меняется информационная потребность.
В данной работе в качестве информационных систем рассматривается сложившиеся в обществе библиотечная система и система государственной статистики. С оговорками их можно считать традиционным эталоном систем со сложившимися принципами информационной деятельности.
Дополнительным доводом в пользу выбора именно библиотечных и статистических систем является относительная независимость их исторического (если можно использовать такое определение) развития и независимость процессов становления отчётности в данных системах. Пересекаются они достаточно условно лишь в том, что библиотеки представляют свои отчёты в систему государственной статистики РФ.
Рассмотрим системы показателей этих информационных систем, существующие почти без изменений последние десятилетия.
Для библиотек совокупность показателей наиболее полно представлена в формах статистической отчётности нескольких видов, которые лишь незначительно различаются между собой. По-видимому, наиболее полной из них (т.е. включающей все показатели, имеющиеся в других формах) является форма № 1-НТБ; (почтово-разовая), утверждённая еще ЦСУ СССР 29 августа 1985 г., затем корректировавшаяся Госкомстатом СССР и Госкомстатом России. Однако эта форма используется лишь раз в десять лет в рамках учетной переписи библиотек.
Более часто используемая - форма № 6-НК (для массовых библиотек всех ведомств, библиотек профсоюзных организаций и универсальных библиотек системы Министерства культуры СССР, позднее - Минкультуры РФ, теперь Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ) — заполняется один раз в год, но принципиальных отличий от 1-НТБ не имеет. Действующая ныне форма утверждена постановлением Госкомстата России от 03 сентября 1999 года.
Нельзя не отметить, что по существовавшему в 80-х годах порядку представления государственной отчётности форма № 6-НК формально не имела права на существование, т.к. была утверждена лишь Президиумом ВЦСПС 9 июля 1987 г, и не имела визы Госкомстата СССР, что низводило её в ранг так называемой «незаконной отчётности», что означало: такая форма должна быть запрещена к использованию в любой библиотеке ближайшим отделом статистики.
Рассмотрим старую форму 1-НТБ, давая в необходимых случаях оговорку об использовании других форм: - раздел 1-й «Фонд библиотеки» включает следующие показатели: 1) состояло книг, брошюр, журналов (номеров) и спецвидов литерату ры на 01.01.85 г. (без обменного фонда); 2) поступило книг, брошюр, журналов (номеров) и спецвидов литера туры в 1985 г.; 3) выбыло книг, брошюр, журналов и спецвидов литературы в 1985 г.; 4) в том числе: книг и брошюр, журналов (номеров), описаний изобретений к авторским свидетельствам и патентам; - раздел 2-й «Показатели работы библиотеки в 1985 г.»: 1) число читателей (абонентов), пользовавшихся библиотечным и спра-вочно-информационным фондом по всем видам обслуживания; 2) выдано читателям (абонентам) книг, брошюр, журналов и спецвидов литературы по всем видам обслуживания: всего, в том числе по межбиблиотечному абонементу; 3) получено книг, брошюр, журналов и спецвидов литературы по межбиблиотечному абонементу; 4) число организаций, обслуженных НТБ в течение года; 5) наличие в библиотеке: читального зала, филиала, передвижных библиотек и пунктов выдачи; - раздел 3-й «Справочно-информационная работа библиотеки прове дённая за 1985 г.»: 1) число организованных выставок научно-технической литературы, открытых просмотров, «дней информации»; 2) выдано на разовые письменные запросы тематических (библиографических) и фактографических справок (ответов); 3) выдано копий документов по запросам (листов формата 11); - раздел 4-й «Численность и состав работников на 01.01.86 г.»: 1) число штатных работников (включая директора библиотеки); 2) из них имеют: высшее образование (всего; в том числе библиотечное); среднее специальное образование (всего; в том числе библиотечное); стаж библиотечной работы 5 лет и более.
При анализе данной формы сразу обращает на себя внимание следующая особенность: отсутствие динамики показателей (периодичность представления отчёта 6-НК - один раз в год, а І-НТБ - раз в 10 лет), фактическое дублирование многих показателей бухгалтерского учёта, кадрового учёта. По сути своей, это упрощённая разновидность материально-складского учёта. Логическая завершённость этой формы в системе социалистической экономики требовала введения плановых показателей и подсчёта процента выполнения, но так и не успели этого сделать.
Иными словами — перед нами вырожденная система формальных показателей, которая совершенно не оценивает сущность информационно-библиотечных процессов. Трудно представить, что на её основе можно сделать какие-либо выводы по оптимизации работы информационной системы.
Современная разновидность этой формы отчетности претерпела следующие изменения. Добавлен раздел «электронные ресурсы», где требуется указать объем собственных баз данных, в том числе - библиографических баз данных и объем электронного каталога, а также доработаны разделы «материально-техническая база», где теперь указывают количество единиц ПЭВМ, копировально-множительной техники, наличие факсов, электронной почты, доступа в Интернет и пр. Качественных изменений нет.
Практическое применение полученной системы показателей эффективности
На основе результатов анализа теоретически разработанной системы показателей эффективности библиотечно-информационной деятельности проведена практическая апробация по упрощенной технологии в нескольких периферийных библиотеках учебных заведений и предприятий. Выбор сделан именно в пользу периферийных библиотек по следующим причинам: количество посещений таких библиотек, как правило, невелико, но состав читателей стабилен; отсюда отсутствие необходимости введения поправок на случайные непрофильные обращения. библиотеки учебных заведений имеют более узкую тематику обращений (учебная, справочная, дополнительная литература, значительно реже — художественная; ядро фонда явно очерчено). загруженность работников невелика, следовательно, осуществление фиксации исходных критериев не слишком обременительно. Вместе с тем, перед началом апробации предполагалось существование негативных факторов, способных затруднить работу: отсутствие ориентации работников библиотек на введение какой-либо иной системы отчетности, кроме существующей. Формализованная отчетность доказала свою неэффективность, но добавление новых обязанностей по введению иной системы учета при существующем уровне оплаты труда библиотечных работников воспринимается как ненужное усложнение; в существующих экономических условиях при финансировании небольших библиотек, далеком даже от минимально необходимого, невозможно надеяться на выполнение рекомендаций по радикальному улучшению их работы на основе полученных результатов исследования. Это обстоятельство снижает заинтересованность в практическом применении новой системы показателей эффективности. Эти соображения и заставили провести апробацию в максимально упрощенном варианте. Однако если упрощенная система способна дать возможность для формирования конкретных разумных рекомендаций, то применение ее в полном объеме заведомо эффективно.
Перед началом эксперимента произведен отбор минимально необходимого количества критериев, подлежащих регистрации в период апробации. Их перечень приведен в Главе III (см. рис.10), но среди них есть величины, значение которых за время проведения апробации скорее всего не изменится. Такими критериями являются: А - количество работников; Ф - объем фонда; Следовательно, оперативной регистрации подлежат: Т - время ожидания; У - количество удовлетворенных запросов; Р0 - балл релевантности ответа; О - общее количество запросов; Критерий Ро - релевантный объем фонда - расчетный (вычисляется из общего объема фонда и количества единиц, составивших релевантные ответы во время апробации). Для ручной оперативной регистрации данных по обращениям составлена форма простейшего вида (см. Приложение 1). Поскольку проведение апробации предполагалось в течение календарного месяца, в каждую из библиотек передано по 26 бланков данной формы и даны разъяснения по их заполнению. В ходе эксперимента регистрировалось также и общее количество запросов читателей, которое учитывалось по усмотрению библиотечного работника, который должен был отличить сформированный осознанный информационный запрос от обращения по поводу получения справки и т.п. Экспериментальная часть начата 5 января 2004 года, закончена — в библиотеках Первомайского УПЦ и МИНЦ 30 января, а в библиотеке Первомайского ПЭТ — 15 марта 2004 года в связи с техническими причинами. Так как все библиотеки посещаются в основном учащимися или студентами, принято, что продление срока в последней не повлияло на чистоту эксперимента, поскольку не совпало с периодом зачетов или сессии в учебных заведениях.
Было получено из библиотеки ППЭТ 25 заполненных бланков; из библиотеки УПЦ 17 заполненных бланков; из библиотеки МИНЦ 18 заполненных бланков. Все бланки были пригодны для обработки и содержащиеся в них данные сведены в формы. Оригиналы бланков и сводные формы — см. Приложение.
Библиотеки, избранные для проведения апробации имеют статус учебных и устоявшийся социальный круг читателей.
В библиотеке Первомайского промышленно-экономического техникума основная масса информационных запросов поступает от учащихся и преподавателей, небольшая часть — от студентов-заочников других учебных заведений и т.п. Фонд библиотеки ППЭТ - 9757 экземпляров.
Библиотека Первомайского учебно-производственного центра обслуживает рабочих ООО «Мострансгаз», повышающих или подтверждающих свою квалификацию по групповой форме обучения с отрывом от производства. Сроки пребывания обучающихся на таких курсах - около месяца. Фонд библиотеки УПЦ — 3800 экз.
Библиотека МИНЦ кроме функций учебной библиотеки для Тамбовского филиала Московского государственного университета культуры и искусств является научно-информационным центром Международного Информационного Нобелевского Центра. Фонд библиотеки - 17200 экз. Определенный интерес представляет способность предлагаемой системы показателей учитывать особенности указанных библиотек, выявляя при этом общие места, присущие такого рода системам.
Первоначальная обработка состояла в подсчете суммарного количества удовлетворенных обращений, суммарного балла оценки релевантности, уточнении общего количества обращений и среднего нормативного времени удовлетворения запроса. Фиксация последнего критерия вызвала наибольшие затруднения, т.к. отсутствие отработанной технологии, технических средств и навыков внесли определенные сложности в ежедневную деятельность библиотечных работников, что и предполагалось перед началом апробации. Получение оценки релевантности ответа от читателей осложнялось необходимостью проведения разъяснительной работы и различным отношением людей к необходимости оценки работы библиотеки. В определенной степени мешали социальные установки, поскольку эта обязанность воспринималась как контрольная функция. Психологические аспекты такого рода оценки представляют собой особый интерес, но в задачи диссертанта не входят.
Обработка полученных данных, подсчет показателей и обработка результатов велись с помощью стандартного приложения Microsoft Excel. В случае постоянного использования технологии оценки эффективности библиотечно-информа-ционной системы значительно снизит трудоемкость и упростит работу АРМ библиотекаря на базе Microsoft Access. Прежде всего, это относится к фиксации времени обращения и получения ответа на информационный запрос, потому что не потребуется дополнительное техническое оснащение кроме обычного персонального компьютера.
