Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Системный анализ социально-экономической организационной структуры и системы управления средним специальным учебным заведением (ССУЗ)
1.1. Среднее специальное учебное заведение как социально-экономическая система 12
1.2. Анализ структуры и системы управления учебного заведения 37
1.3. Анализ информационных процессов в учебном заведении 46
Глава 2. Анализ структур и методов управления функциониро-ваяием и развитием организационных систем
2.1. Анализ существующих структур управления предприятиями и организациями 47
2.2- Анализ существующих организационных систем управления 57
2.3. Управление функционированием и развитием организационной системой 61
2.4. Методы перестройки структур управления предприятиями и организациями 79
Глава 3. Методика проектирования и создания функциональных организационных систем
3.1 Построение дерева целей среднего специального учебного заведения 81
3.2. Декомпозиция целей среднего специального учебного заведения до функций 90
3.3. Проектирование организационной системы ССУЗ 104
3.4. Проектирование организационной структуры управления ССУЗ 124
Заключение
Литература
Приложения :
- Анализ структуры и системы управления учебного заведения
- Анализ существующих организационных систем управления
- Методы перестройки структур управления предприятиями и организациями
- Декомпозиция целей среднего специального учебного заведения до функций
Введение к работе
Актуальность исследования. В Российской Федерации взят курс на глубокие экономические реформы, на построение правового государства, формирование рыночной экономики. Идет процесс децентрализации государственного управления, осуществляется разгосударствление и приватизация государственной собственности, которая передается в коллективное и частное владение, управление и хозяйствование. В настоящее время реформировано государственное управление народным образованием, принят новый закон «Об образовании», в котором значительно расширены права, обязанности, формы и системы обучения. Перестройка народного образования и всех его элементов занимает важное место в комплексе задач, решаемых. , на современном историческом этапе. Проблемная ситуация в народном образовании и, в частности, в среднем специальном образовании заключается в том. что имеющиеся средства и действующая социально-экономическая система и финансирование недостаточно обеспечивают повышение качества подготовки специалистов в соответствии с темпами развития рыночных отношений. Противоречие, которое возникло в действующей системе среднего специального образования, можно разрешить, если уйти от валовых методов подготовки кадров и сделать такую подготовку целевой, системной и непрерывной, многоуровневой. В работе исследуется конкретное среднее специальное учебное заведение (ССУЗ), его социально-экономическая система как инструмент регулирования жизнедеятельности образовательного учреждения, в рамках которого разрешается существующее противоречие. Проектирование социально-экономических организационных систем связано с определенными трудностями:
Нет единой методики построения этих систем; мало накоплено опыта в области исследования и построения таких систем применительно к среднему специальному образованию.
Анализ социально-экономических систем показывает, что имеются значительные резервы повышения эффективности работы ССУЗ в целом. Такие научные дисциплины как системный анализ, общая теория систем, математическое моделирование, системная технология принятия решений позволяют проектировать нормативную модель ССУЗ. Реализация нормативной модели в реальной системе ССУЗ с помощью современных средств ВТ создает возможность постепенного перехода к информационной системной технологии управления.
Цель и задачи исследования. Разработка методики проектирования социально-экономической организационной системы средним специальным учебным заведением, а также разработка по различным напоаалениям жизнедеятельности учебного заведения моделей управления и на их основе реализация системного управления с помощью конкретных систем и подсистем в рамках проектируемой АСУ ССУЗ. Для реализации поставленной цели решались следующие задачи: методика проектирования модели социально-экономической организационной * системы ССУЗ, для создания реальных человеко-машинных систем и подсистем; классифицированы цели и функции среднего специального учебного заведения .построено дерево целей и функций исследуемого учебного заведения: спроектирована организационная система деятельности методических (цикловых) комиссий применительно к исследуемому учебному заведению: программно-целевая структура учебного заведения и модели организационных систем и подсистем, описывающие различные стороны деятельности учебного заведения; рекомендации по проектированию и внедрению организационных систем и подсистем различных сторон деятельности учебного заведения.
Практическое значение результатов работы заключается в разработке методики проектирования конкретных, но специфических социально-экономических организационных систем для учебных заведений среднего профессионального образования, которые могут быть применены и для других типов учебных заведений. В исследуемом учебном заведении спроектирована конкретная организационная система в виде нормативной модели. Классифицированы цели и функции, построено дерево целей, разработана структура информационно - управляющей системы, выбран и внедрен состав и структура КТС АСУ учебного заведения, определена очередность внедрения автоматизированных функций. Разработана программно-целевая структура управления.
Личный вклад автора заключается во внедрении следующих систем и подсистем:
Годовой отчет среднего профессионального учебного заведения. Единый для учебных заведений Минатома РФ . Акт внедрения от 28.06.91 г. за №20 /3063.
Организационная система деятельности методических и цикловых комиссий. Обеспечивает системную деятельность педагогического коллектива. Акты внедрения от 17/1: от 21.01.97г. за №01-00/27: от 04.12.96 за №1 19.
Подсистема «Успеваемость и посещаемость» . Справка и акт о внедрении от 08.07.82 за № 16/11-92; от 23.01.97. за №01-00/27; от 04.12.96 за № 119: от21.06.83 за № б/н; от 08.08.82 за№б/н.
Подсистема «АСКИМ» .контроля принятых к исполнению мероприятий. Акт внедрения от01.!0.96г.за№17/1 и справка о внедрении от 24.06.83 за Л*114/922.
Апробация работы состоялось: на Всероссийской научно-практической конференции «Педагогические проблемы среднего специального образования» (г. Нальчик. 1979г.); на совещании-семинаре Министерства среднего машиностроения «Применение ЭВМ в учебном процессе» (г. Навои, 1979г.): на объединенном семинаре СО АН СССР НГУ. НГПИ и Новосибирского отделения Всероссийского педагогического общества <ОВМ и учебный процесс» (г. Новосибирск. 1980г.); на Всесоюзном совещании-семинаре «Информатика и зяектронно-вычисштельная техника в средних специальных учебных заведениях» (г. Пенза. ] 986г.); на республиканском совещании-семинаре по проблемам обучения и использования вычиатительной техники в учебном процессе (г. Воронеж. 1988г.): на Международной конференции «Применение новых компьютерных технологий в образовании» (г. Троицк. 199Ї г.). на научно-практической конференции «Внедрение новых систем и технологий в интеллектуально-нравственном развитии и становлении личности» (г. Новосибирск. 1997 г.).
Публикации по теме исследования Основное содержание диссертации опубликовано в 10 работах с общим объемом на 9,4 печатньгс листах. В том числе издана монография в издательстве Наука г. Новосибирска в 1997году, 7.6 п л. тиражом 1 тысяча экземпляров.
Объем и структура диссертации. Основной текст изложен на 142 страницах машинописного текста, содержит 28 рисунков, 7 таблиц и список литературы из 86 наименований и приложения на 76 страницах, 14 рисунков, 21 таблицы. Основное содержание работы изложено в трех главах.
Первая глава посвяшена системному анализу социально-экономической организационной структуры и системы управления средним специальным учебным заведением. В ней рассматривается конкретное учебное заведение и проводится его анализ. Вскрывается существующее противоречие между желанием получить лучший конечный результат и неспособностью существующей организационной системы ССУЗ обеспечить этот результат. В связи с этим анализируется взаимосвязь исследуемого учебного заведения с другими внешними организациями и системами. При этом само исследуемое учебное заведение рассматривается как система, которая имеет все системные параметры и обладает всеми свойствами системы. В качестве системных параметров приняты; вход, процесс, выход, обратная связь, ограничения.
В главе описан процесс образования и функционирования организационной системы учебного заведения. В каждой организации, в том числе и ССУЗ. возникают как проблемы, выдвинутые внешней средой, так и проблемы, возникающие вследствие неудовлетворительной работы отдельных элементов внутренней структуры учебного заведения. Изучение проблем дает возможность конкретизировать цели деятельности, которые определяются методом декомпозиции. По элементарным целям определяются функции организации. Для реализации функций проектируются организационные системы и подсистемы с определенной внутренней структурой. В организационной системе выделены основные элементы, которые подвергаются в дальнейшем нормативному проектированию. В процессе функционирования организационной системы все структурные элементы взаимосвязаны между собой. Изменение одного элемента ведет к изменению других. В главе дается анализ существующей технологии управления и выделены основные недостатки этой технологии. Для решения этой проблемы приводится системная технология для реализации которой могут применены научные дисциплины . обеспечивающие реализацию системной технологии.
Предложенная организационная структура ССУЗ по уровням управления в отличии от существующих структур имеет коллегиальный орган принятия решений и регулятор управления. В такой организационной структуре анализируются информационные потоки по уровням управления и приводится их расчет, а также предлагается методика оптимизации этих потоков и соответственно перераспределение функциональных обязанностей. Проведенный анализ информационных потоков в исследуемом ССУЗ позволил сделать вывод, что в связи с ростом объема информации возникает несоответствие между объемом и методами обработки и процессом использования этой информации. Такое противоречие устраняется, если обработку информации осуществлять с помощью специально разработанной информационной системы. Создание такой системы обработки информации требует нового подхода к классификации, кодированию, обработке и использованию информации.
Анализ ССУЗ как социально - экономического объекта позволил выделить элементы нормативного проектирования, которые в себя включают: определение целей: определение функций: разработку организационной структуры; разработку или выбор технологии решения проблем; разработку программно - целевой структуры управления; определение необходимых ресурсов; разработку модели организационной системы; выбор и обоснование информационной системы.
Нормативное проектирование исследуемого учебного^определяет. как должна быть построена система. Такое описание дает возможность реализовать на практике перестройку реальной системы, постепенно приближая ее к нормативной. По определенной методике проводится расчет элементов структур управления и на основании проведенного анализа сделаны выводы о необходимости разработки и проектирования нормативной модели выше названных элементов.
Таким образом , в главе рассмотрены вопросы связанные с функционированием социально-экономической системы ССУЗ с целью ее возможного развития в условиях рыночных отношений формирующихся в России. Состояние теоретических исследований социально-экономических организационных систем позволяют проектировать нормативные модели различных сторон деятельности учебного заведения и на этой основе совершенствовать исторически сложившуюся структуру и систему профессионального образования .
Вторая глава посвящена анализу существующих методов управления функционированием и развитием организационных систем. Проведен анализ организационных структур управления: линейной, линейно-функциональной, линейно-штабной. Определено, что исследуемому учебному заведению присуща линейно-функциональная структура управления. Определены основные недостатки традиционных структур управления. Обосновано, что преодоление недостатков традиционных структур возможно с помощью построения новых структур управления на системных принципах. Выявлено, что характерной чертой учебных заведений является явно выраженная целевая деятельность, это подготовка специалистов со средним специальным образованием с учетом деятельности их в условиях рынка. На основании проведенного анализа для исследуемого ССУЗ определена необходимость проектирования программно-целевой структуры управления. Доказано, что развитие учебного заведения может быть эффективно решено, если его деятельность рассматривать как функционирование социально-экономической системы. Такая система построена в виде модели на примере Сибирского политехнического колледжа, она имеет все системные параметры: вход, выход, процесс, ограничения и взаимосвязь с внешними системами. Для системы ССУЗ характерны следующие особенности: наличие конкретных целей существования; большое количество элементов, входящих в состав системы: наличие случайных событий, влияющих на работу системы. Исследование системы осуществляется путем разбивки ее на отдельные структурные элементы с дальнейшим моделированием и прогнозированием их взаимодействий. Системное управление CCY3 рассматривается как управление функционированием и развитием его организационной системы.
В этой главе доказано, что для ССУЗ переход к саморегулированию возможен, прежде всего, на разделении функционального и целенаправленного управления. При этом целенаправленное управление 'рассматривается как управление развитием. Значительное место в главе уделено анализу существующих методов развития. Исходя из анализа, определено, что управление развитием можно осуществлять за счет: конкретизации целей и функций учебного заведения: перестройки организационной структуры, управления: внедрения системы контроля и управления : осуществления системного планирования: внедрение современной информационной системы; совершенствования технологии принятия решений; создания автоматизированной системы управления: внедрения программно- целевой структуры управления.
Далее обосновывается преимущество программно-целевой структуры управления. При этом обосновывается внедрение программно-целевой структуры управления которое возможно только в том случае, когда решен вопрос о формировании и функционировании органа интегратора информационной или информационно-управляющей системы, а также решен вопрос о технологии принятия решений во всей социально-экономической системе. С этой целью вводится в структуру управления орган-интегратор и коллегиальный орган принятия решений. Введение этих элементов существенным-образом меняет взаимодействие отдельных служб и подразделений. Для исследуемого ССУЗ органом-интегратором принята информационно-управляющая система (ИУС), а коллегиальными органами являются - наблюдательный совет, совет учебного заведения, педагогический совет и другие органы по уровням управления . С этой целью, для проектирования программно-целевой структуры выделяются уровни управления:
I уровень — дирекция учебного заведения, которая определяет общую стратегию развития учебного заведения;
II уровень — заместители директора, главными функциями которых являются распорядительство и координация действий, направленных на решение проблем учебного заведения.
Ш уровень — руководители отдельных подразделений, которые осуществляют основной процесс обучения и воспитания студентов;
IV уровень — исполнители отдельных функций; преподаватели, классные руководители, заведующие лабораториями, руководители кружков и т.д.
Объектами воздействия и управления являются руководители подразделений, преподаватели, студенты, сотрудники, а также технологии информационных процессов, которые возникают в организационной системе и в системе управления. Каждому уровню управления соответствуют своя программ но-целевая структура и своя входная и выходная информация. На каждом уровне определяются показатели, по которым оценивается деятельность лиц или подразделений. Программно-целевая структура строится для каждого уровня управления. Применения таких структур в колледже обеспечивает решение проблемы соотношения централизации и децентрализации управления. Наличие органа-интегратора и органа коллегиальной выработки вариантов решений позволяют наиболее полно решить вопрос демократизации и децентрализации управления в учебном заведении, В такой социально-экономической системе предоставляются широкие возможности для участия специалистов всех уровней управления в принятии оптимальных решений, направленных на улучшение конечного результата деятельности всего коллектива учебного заведения. Делегирование прав и полномочий в программно-целевой структуре управления осуществляется путем разработки нормативно-правовых и организационных документов, должностных обязанностей участников реализации системной технологии управления. В заключении главы сделаны выводы и определены задачи исследования.
В третьей главе излагается методика проектирования и создания функциональных организационных систем. Создание методики проектирования организационных систем заключается в- разработке нормативных моделей, способных реализовать цели и Функции учебного заведения. Нормативное проектирование осуществляется на системных принципах. Процесс образования и функционирования любой системы порождается существующими проблемами. Проблемы определяют цели деятельности учебного заведения. Для выделения целей деятельности исследуемого учебного заведения предложена методика декомпозиции целей по семи основаниям целеполагания. Разработана формальная структура дерева целей и функций , состоящая из семи оснований. Предложена последовательность н построено дерево целей ССУЗ. Методика проектирования организационной системы ССУЗ, предназначенной для реализации целей и функций, начинается с анализа существующей организационной системы. В результате анализа реальной системы ССУЗ, для проектирования выделено четыре основных элемента: организационная структура и состав; система управления: информационная система: технология принятия решений.
Эти элементы подвергаются нормативному проектированию. Нормативное проектирование начинается с построения модели организационной системы. В кибернетической модели предусмотрено два системных механизма воздействия на организационную систему в целом . с помощью: регулятора управления . в нем происходит сравнение конечного результата с установленной нормой, обратной связи, которая предусматривает, на основании анализа, принятие оптимального решения.
Такое управление направлено на развитие системы. Аналогично, модель управления рассматривается для систем и подсистем учебного заведения различных уровней управления. В частности для исследуемого ССУЗ разработана общая модель организационной системы. Для определения входных и выходных характеристик организационной системы предложен конкретный инструментарий -карты измерения параметров и методика обработки статистических результатов. Анализ входных и выходных данных системы, сравнение их с нормой позволяет в случае рассогласования с нормой осуществлять управленческое воздействие на систему в целом, либо на ее отдельные элементы. Такое воздействие направлено как на поддержание функционирования системы, так и ее развитие. Воздействие на систему осуществляется до тех пор, пока конечный результат на выходе системы не будет удовлетворять имеющуюся потребность. Организационная система ССУЗ реализуется в конкретной структуре управления. Для решения задачи целевого управления в исследуемом учебном заведении внедряется разработанная программно-целевая структура управления. Особенностью, программно-целевой структуры является введение органа интегратора (информационно-управляющая система ИУС) и коллегиальных органов принятия решений на всех уровнях управлення. Введение этих органов позволяет решить проблему демократизации и соотношения централизации и децентрализации управления. Делегирование прав и полномочий в программно-целевой структуре управления осуществляется путем разработки нормативно-правовых и организационных документов, должностных обязанностей по уровням управления: за счет этого решаются вопросы оптимального соотношения централизации и децентрализации управления. При функционировании такой системы важным является организация системы информации, которая обеспечивает рациональные взаимосвязи отдельных элементов структуры управления. Для понимания процесса системного управления, внутри организационной системы .разработана общая модель механизма управления такой системой, которая состоит из следующих основных блоков: управляющей части системы, объекта управления, регулятора управления.
При разработке организационной системы решалась главная задача упорядочивания информационных процессов в существующей системе с целью обеспечения достоверной информации для каждого уровня управления. С этой целью проработаны пути и методы полного или частичного автоматизированного сбора, хранения, обработки и передачи информации по уровням управления как внутри организационной системы ССУЗ, так и в информационных потоках взаимодействия с внешними организациями. Для решения этой задачи проработаны вопросы создания информационно-управляющей системы (ИУС) с единым банком данных (БД) учебного заведения, предложена организационная структура. Современная технология управления предполагает наличие на каждом уровне управления коллегиального органа для выработки и принятия решений. Принятие решений рассматривается как системный процесс, который направлен как на функционирование (поддержание) системы, так и на ее развитие и предусматривает наличие следующих системных элементов: норм, критериев, оценок достигнутого результата: проблемы, из-за рассогласований между целью и конечным результатом; информацию, которая обеспечивает объективность принятия решения: компетентность лиц, принимающих решения; технологию принятия решений, состоящую из десяти этапов.
Для реализации этой задачи предложена технология принятия решений, состоящая из десяти этапов. Для постоянно возникающих проблем формируются управленческие решения, которые фиксируются в должностных инструкциях по уровням управления. Управленческие решения вводятся 8 соответствии с принятой технологией выполнения этих работ. Для решения переменных проблем предложена системная технология принятия решений, обеспечивает рациональные взаимосвязи отдельных элементов структуры управления. На основании проведенного анализа исследуемого учебного заведения и результатов практического внедрения элементов системного управления ССУЗ выделены основные результаты которые приведены в заключении.
Рассматриваемая проблема исключает возможность полного ее исследования .например, разработку систем и структур всего состава выделенных для автоматизации функций, разработку критериев эффективности систем. Не рассматриваются вопросы экономических .стимулов, психологических аспектов внедрения. Эти проблемы требуют дополнительного изучения. В состав настоящей работы включены только те задачи исследования и результаты практического внедрения, в разработку которых внес личный вклад автор.
Анализ структуры и системы управления учебного заведения
В практике управления среднего специального учебного заведе- лия э основном используются иерархические структуры упразления с преобладающей централизацией руководства з лице директора. 3 то же время наблюдается расширение коллегиальности s принятии решений на уровне совета учебного заведения, попечительского совета, педсоветов, производственных совещаний, методических советов и т.д. В практике управления в основном применяют линейно-функциональные структуры.; Рассмотрим существующую структуру управления с теоретической и практической позиций. Грэйкюнас считает, что руководитель может иметь не более 12 непосредственных контактов и не более 28 косвенных. Это соответствует наличию четырех подчиненных. Многие сходятся на том, что непосредственно подчиненных руководителю не должно быть больше 4-5 чел., а максимум, согласно [27], их ке должно превьпиать7-8 чел. Пои определении количества подчиненных необходимо учитывать коли честзо решаемых проблем или выполняемых функции по уровням управления, а также их объем и сложность. Чем ниже по иерархической "лестнице" управления, тем большим может быть количество подчиненных, тем однороднее решаемые проблемы и тем больше подчиненных может охватить своим вниманием руководитель.
Применяя методику расчета размера организации по общей численности согласно [3 6], и если исходить из четырех подчиненных у одного руководителя, то общая численность организации будет еоответ количество человек. Анализируя средние специальные учебные заведения по Новосибирской области, в том числе и Сибирский политехнический колледж, можно сделать вывод, что годовая среднесписочная численность учебного заведения составляет от 500 до 1500 чел.( что соответствует 3-4 уровням (звеньям) управления. Различные исследования показывают, что существующие организационные структуры ССУЗ так же могут быть приведены к трех-четырех уровневсй системе управления.
В работе [7 2] приведена действующая структура управления средним специальным учебным заведением, которая построена на традиционных принципах управления и ока соответствует большинству учебных зазедений среднего профессионального образования.
Заместителям директора подчинены руководители подразделений, которые управляют своими подчиненными лицами исполняющими отдельные функции либо сами эти функции и исполняют. На четвертом уроане управления находятся непосредственные исполнители всех функций, которые и воздействуют на объекты управления. Рассматривая структуру управления учебными заведениями, не обходимо учитывать, что С СУЗ - специфическая организация. Специ фичность ее заключается, прежде всего в тем, что руководители всех уровней выступают одновременно в двух аспектах. Например, директор и его заместители являются одновременно руководителями на двух уровнях управления, а также выступают в роли исполнителей, являясь преподавателями какого-либо предмета. Ру ководители четвертого уровня выступают з роли руководителей под разделений, и в этом случае круг их исполнительских функций значительно расширяется, помимо выполнения основной роли з системе управления. А также они могут быть классными руководителями, заве дующими лабораторий, руководителями кружков и т.д. Следовательно, число контактов будет значительно больше, чем в расчете по формуле В.А.Грэйкюнаса. Эту специфику ССУЗ необходимо учитывать при построении полной модели структуры упразления,
Большое значение в вопросе анализа системы управления имеет качестве управления. Качество функционирования системы управления определяется двумя основными параметрами: - степенью достижения целей, стоящіїх перед всей организационной системой (например, выполнение плана подготовки специалистов); - затратами (трудовыми, материальными, финансовыми) на дости жение заданных целей. Чем ближе к целям, поставленным перед ССУЗ, полученный результат, тем лучше функционирует система. Чем меньше затраты, тем v эффективнее вся деятельность в ооганизациснной системе. Завершая анализ структуры управления ССУЗ, отметим еще один очень важный момент, который необходимо учитывать при разработке нормативной модели управления, - психологические особенности работников учебного заведения и прежде всего их межличностные отношения в системе организованного действия, так как их отношения очень сильно влияют на групповую деятельность. Организованное действие регламентируется либо заранее определенными, "расписанными", функциями и обязанностями каждого исполнителя, либо соответствующими указаниями, распоряжениями руководителя, с помощью которых сн доводит до исполнителя цели его действий, либо постоянной координацией этих действий. Системный подход позволяет определить место и роль каждого исполнителя в системе действий, не накладывая ограничений на личную инициативу и творчество.
Создание психологического климата для развития самостоятельности является одним из важнейших социально-психологических уело- зий проблемы исполнения обязанностей. Очевидно/ что здесь все зависит от степени сочетания личных и общественных интересов, от мер, принимаемых руководством, к стимулированию инициативы и творчества исполнителей. 3 противном случае исполнение будет иметь формальный характер ("от сих и до сих"), появится пренебрежительное отношение к порученному делу, что приведет к снижению эффективности коллективного действия. Поэтому руководитель, у которого внедряется та или иная система деятельности, должен чутко прислушиваться к общему мнению коллектива, корректировать в соответствии с ним свои поступки, а также систему действий и организационную систему. При разработке систем управления следует предусматривать возможность их адаптации к меняющимся социально-психологическим условиям.
Анализ существующих организационных систем управления
Проблема рационального построения организационной системы и управление этой системой на практике является ключевой проблемой дальнейшего совершенствования организации.
По выражению В.Г.Жорина [3 6], "В ближайшем будущем эффективнее будет работать не тот, у кого лучше организована система управления сегодня, а тот, у кого создана и лучше организована система до разработке и совершенствованию организационных систем управления, тот, у кого лучше наука управления".
Проблема долгосрочного развития деятельности коллектива среднего специального учебного заведения может быть эффективно решена, если рассматривать эту деятельность с позиций системного подхода.
Наиболее подробно основы системного подхода по построению организационных систем и управлению этими системами изложены в работе коллектива авторов [12]. Ими сделана попытка конкретизировать общие методологические вопросы описания системных объектов применительно к системам специального типа - организационным системам, з состав которых входят коллективы людей. Такие системы, по выражению Б.З.Мильнера [51], относятся к классу социально-экономических систем наивысшей сложности.
Для таких систем характерны следующие особенности: - наличие конкретных целей существования; - большое количество элементов, входящих в состав системы; - большое количество случайных событий, влияющих на работу системы. Исследуемое среднее специальное учебное заведение имеет все вышеперечисленные особенности и представляет собой сложный комплекс взаимодействий коллектива людей (преподавателей, сотрудников, студентов).
С целью решения проблемы долгосрочного развития деятельности коллектиза ССУЗ организация этой деятельности рассматривается с позиций системы. В качестве методологии исследования принимается системный анализ [28]. Исследование системы проводится з соответствии с [ё5 путем разбивки ее на отдельные структурные элементы и части. Рассмотрим основные ключевые понятия, которые необходимы для дальнейшего изложения работы. Используем конструктивное определение системы, принятое в работе [12]. "Система есть конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделяемое из среды в соответствии с определенной целью в рамках определенного временного интервала". Всякая система характеризуется наличием системных элементов: вход, выход, процесс, обратная связь, ограничения. Эти элементы будем именовать системными параметрами . Рассматривая ССУЗ как организацию и как систему, можно сделать вывод, что ей присущи системные параметры. Структурные элементы ССУЗ объединены определенной организационной системой. Взаимодействие учебного заведения с другими социально-экономическими системами, а также взаимодействие элементов внутои самой системы требует определенного процесса управления. Остановимся на понятиях "организационная система" и "система управления". Организационная система - это система, целью которой является согласование действий и отношений людей, средств и предметов деятельности в интересах получения общественных олаг"[121.
С другой стороны, согласно С.Янгу [39], "Система управления -подсистема организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей : ее функции заключаются з восприятии определенных проблем и последующем выполнении набора действий, в результате которых вырабатываются решения, увеличивающие доход от деятельности всей организации или оптимизирующие некоторую функцию зсех входов и выходов организации".
Эту же мысль подтверждает Дж.Обэр-Крие [27], говоря о структуре управления: Мы полагаем, что не очень отклоняемся от обычного понимания рассматриваемых терминов, когда оставляем термин структура, управления для обозначения понятия, описывающего взаимоотношения между различными службами в сочетании со связями, существующими между начальниками, находящимися на различных уровнях управления, и когда говорим об организации для тех проблем, которые обеспечивают функционирование предприятия: разделение труда, передача полномочий, пути совершенствования связей, структура управления и т.д. ... Приняз такое определение, мы должны прийти к выводу о том, что не все связи, существующие на предприятии, отражаются в его структуре управления". Следовательно, система управления является частью (подсистемой) организационной системы .
Цель настоящей работы состоит в разработке методов и средств совеошенствования упоавления средним специальным учебным заведением, так как управление организационной системой является одной из ее функций. Но совершенствование только управления может не привести к желаемому эффекту, если оно не является узким местом системы. Поэтому оснозной задачей является организация системного управления ССУЗ- Будем отличать функционирование организационной системы и ее развитие соответственно от управления функционированием и развитием системы.
Под управлением развитием организационной системы будем понимать проектирование (синтез) ее структуры по методологии, основы которой достаточно развиты з работах отечественных и зарубежных авторов [5,12,39,62,65].
Составной частью указанной структуры будет структура управления функционированием организационной системы. Под управлением функционированием организационной системы будем понимать ЛХ.. .целенаправленное воздействие субъекта управления на объект посредством решений, обеспечивающих получение конечного продукта организационной системы" [12].
Таким образом, системное управление включает з себя управление раззитием и управление функционированием системы. Очевидно, что развитие организационной системы должно быть подчинено требованиям ее нормального функционирования. Поэтому основное внимание в работе будет уделено функционированию реальных и нормативных структур ССУЗ. Особенно важным в этом процессе является поиск методологии и инструментария управления функционированием и развитием организационной системы ССУЗ.
Методы перестройки структур управления предприятиями и организациями
В работах [49,53,54] раскрывается направление, связанное с построением информационных систем и информационно-управленческих систем- Сущность такого подхода заключается з том, что процесс управления любой организации несет в себе информационный аспект.
Наличие информации, циркулирующей в организации, обеспечивает технологию принятия решений в управлении. Организация информации должна быть системной, что позволит процесс управления организовать более эффективно, а применение средств вычислительной техники обеспечит надежную и быструю обработку этой информации.
Управление предприятиями и организациями с помощью информационных систем стало возможным с разработкой теоретических вопросов управляющих информационных систем. Наибольший интерес в этом направлении представляет работа автора Г531, в которой теоретически обосновывается место и роль управленческой информационной системы (УИС) в деятельности организации. Согласно [53], "УИС - это система, которая помогает управленческому персоналу з принятии решений, в осуществлении и контроле за их исполнением". Реализация УИС осуществляется через организационную структуру управления организации. Д.Ж.Кантер [53] дает понятие элементам УКС: "Управление", "Информация", "Система". "Управление" базируется на организованной информации и определяется как планирование и контроль. "Информация" определяется как обработанные данные, используемые управленческим персоналом и другими лицами в организации. Обработка информации строится на концепции базы данных. При этом база данных рассматривается как совокупность данных, которая может быть использована различными информационными системами. "Система" рассматривается как модель, состоящая их четырех элементов: ввод, обработка, вывод и обратная связь (контроль). Вводится также понятие "общие"и "интегрированные" системы.
Согласно [53], под "общей" системой подразумевают спроектированные и внедренные функциональные системы, а под "интегрированной" системой - объединение функциональных систем в единое целое. УИС рассматривается как единая система, которую в ходе внедрения можно расчленить на отдельные подсистемы, при этом определяя очереди внедрения.
Таким образом, совершенствование управления организацией можно осуществлять ка основе создания управленческой информационной системы, при этом рассматривая ее как состоящую из отдельных функциональных подсистем. По выражению Д.Ж.Кантера [53], "Учебные и ме 78 дицинские заведения можно рассматривать как системные модули, где главным вводом и выводом являются люди". Итак, исходя из предшествующего анализа, управление развитием организация можно осуществлять, за счет: - перестройки организационной структуры управления; - введения системы контроля на кибернетических принципах обратной связи; - осуществления системного плакирования; - совершенствования технологии принятия реаіений; - разработки современной информационной системы.
По мнению Р.Лкоффа [5], "Совершенно очевидно, что информационная система для руководства, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют собой всего лишь подсистемы того, что можно было бы назвать системой организационного и экономического управления". Эти три подсистемы не следует рассматривать и, тем более, проектировать по отдельности. И все же именно так часто и поступают. Когда к этим трем системам подходят по отдельности, скоординировать их бывает почти невозможно и, что еще более важно, качество системы существенно ухудшается.
При разработке вопросов управления исследуемой системы за основу ззяты все вышеперечисленные направления развития и совершенствования процесса функционирования организации .. Процесс разработки следует вести комплексно, учитывая взаимосвязь всех элементов проектируемой системы. Развитие следует рассматривать как непрерывный процесс проектирования организационной системы, как постоянный процесс сравнения и коррекции реальной модели организации с нормативной моделью. При этом будем рассматривать не только развитие собственной модели организации/ но и развитие этой модели по отношению к вышестоящей системе целеполагания, к системе, потребляющей конечный продукт (выпускника), а также к внешней среде с меняющимися условиями. Эти структурные элементы в конечном счете воздействуют на исследуемую организацию.
Декомпозиция целей среднего специального учебного заведения до функций
В разделе 3.1. рассмотрено построение дерева целей до 3-го уровня {основание 1, основание 2) . Определено, что подцели этого уоовня существенны и независимы. Остался открытым вопрос об их элементарности, т.е. достижимости с помощью имеющихся средств. Оказывается, что дальнейшая декомпозиция подцелей приводит к новому качеству: цели переходят з функции. Формальная структура дерева целей ССУЗ Как зидно из рис.3.4., переход одного уровня целей к другому осуществляется по определенному основанию. Рассмотрим последовательно каждое из них.
Данное основание декомпозиции представляет общую модель общественного производства: потребность, производство, потребление. Эта модель предполагает выполнение определенной последовательности действий ССУЗ в пространстве и во времени: - выявление потребности в конечных продуктах; - осуществление процесса производства продуктов; - реализация и потребление конечных продуктов. Подготовка кадров для конкретного производства должна строиться, исходя из потребности с учетом функционирования и развития потребляющих систем. Система подготовки кадров должна обеспечить гомеостаз - поддержание равновесия функционирующих систем потребителя кадров. Следует иметь в виду, что потребляющая система является также сложной системой.
Эта система включает в себя, кроме кадров, средств производства и предметов труда, и технологию, сложные производственные и неформальные отношения.
Подготовка кадров в учебном заведении должна быть ориентирована на перспективу развития производственной системы с учетом научно-технического прогресса. Исследование проблемы использования кадров на рынке труда существенно важно для учебного- заведения. Такое исследование необходимо для коррекции действий в процессе подготовки специалистов и для изучения перспективы развития ССУЗ. При переходе на рыночные отношения потребность з кадрах, как правило, определяется на ДОГОВОРНОЙ основе. Основание 4. Структуры системы.
Любая социально-экономическая организационная система включает в себя следующие элементы: предмет, средства, субъект деятельности и отношения. Указанные элементы могут быть интерпретированы для управляемой и управляющей частей ССУЗ: предметом деятельности являются студенты, научно-техническая, нормативно-справочная, учебно-методическая информация, материальная часть (лабораторные установки и устройства, продукция учебно-производственных мастерских); - средствами деятельности служат основные и оборотные средства, отпущенные ССУЗ, а также необходимая информация (научная, методическая, справочная); - субъектом деятельности являются кадры: преподаватели, административно-управленческий и административно-хозяйственный персонал.
Все элементы системы вступают между собой в производственные отношения для достижения конечной цели. Итак, результатом декомпозиции целей по 3 и 4 основаниям является перечень функций. Перечень целей, декомпозируемых до функций: 1.1.1. Обеспечить формирование социально-гражданских характеристик будущего специалиста. Функции; 1.1.1.1. Физическое воспитание. 1.1.1.2. Трудовое воспитание. 1.1.1.3. Нравственное воспитание. 1.1.2. Обеспечить формирование специалиста в соответствии с квалификационными требованиями к модели специалиста (обучение). Функции: 1.1.2.1. Обеспечить теоретическую подготовку з соответствии с учебными планами и программами. 1.1.2.2. Обеспечить практическую подготовку в соответствии с программами по практической подготовке. 1.2.1. Обеспечить организацию профессиональной ориентации молодежи з соответствии с планом набора. Функции: 1.2.1.1. Обеспечить финансирование мероприятий по профо риентации выпускников школ. 1.2.1.2. Организовать информационную систему процесса профориентации. 1.2.1.3. Разработать организационно-правовую основу про фориентации молодежи. 1.2.1.4. Обеспечить и совершенствовать организационную систему профессиональной ориентации. 1.2.1.5. Организовать контроль за выполнением процесса профессиональной ориентации. 1.2.2. Обеспечить функционирование подготовительных курсов для поступления з ССУЗ. Функции: 1.2.2.1. Обеспечить финансирование подготовительных курсов. 1.2.2.2. Обеспечить подбор и расстановку кадров на подготовительных отделениях. 1.2.2.3. Обеспечить организационно-правовое функционирование подготовительных курсов. 1.2.2.4. Обеспечить информационно-методическое функционирование подготовительных курсов. 1.2.2.5. Обеспечить и совершенствовать организационную систему функционирования подготовительных курсов. 1.2.2.6. Организовать контроль за выполнением процесса подготовки для поступления в ССУЗ. 1.2.3. Организовать процесс приема в учебное заведение. Функции: 1.2.3.1. Разработать план приема в ССУЗ. 1.2.3.2. Организовать работу приемной комиссии, 1.2.3.3. Осуществить подбор и расстановку кадров приемной комиссии. 1.2.3.4. Организовать проведение приема абитуриентов. 1.2.3.5. Организовать проведение приемных экзаменов. 1.2.3.6. Обеспечить информационно-методическую и правовую организацию процесса приема и зачисления учащихся. 1.2.3.7. Обеспечить и совершенствовать организационную систему приема учащихся. 1.2.3.8. Организовать отбор и зачисление для обучения в учебном заведении. 1.2.3.9. Организовать контроль за процессом приема в ССУЗ. 1.2.4. Обеспечить выпуск молодых специалистов в соответствии с планом. Функции: 1.2.4.1. Обосновать план выпуска молодых специалистов. 1.2.4.2. Оформить материалы на планируемый выпуск молодых специалистов. 1.2.4.3. Организовать условия для процесса дипломирова-кия. 1.2.4.4. Обеспечить работу комиссии ГКК. 1.2.4.5. Организовать подготовку и оформление необходимых нормативно-правовых документов. 1.2.4.6. Обеспечить контроль за процессом выпуска молодых специалистов. 1.3.1. Обеспечить подбор и производственную деятельность пре подавательского, административно-хозяйственного и вспомогательного состава, отвечающего соответствующим профессиональным требованиям. Функции: 1.3.1.1. Обеспечить подбор и расстановку кадров. 1.3.1.2. Обеспечить постоянное повышение квалификации преподавательского коллектива. 1.3.1.3. Обеспечить разработку стимулирующей системы деятельности преподавателей и сотрудников учебного заведения. 1.3.2. Обеспечить создание, функционирование и развитие учеб но-материальной базы для подготовки специалистов в соответствии с учебными планами подготовки специалистов. Функции: 1.3.2.1. Обеспечить разработку системы по созданию и обновлению учебно-материальной базы в соответствии с планом и учебными пюогоаммами. 1. 3 .2.2 . Обеспечить финансирование развития учебно-материальной базы. 1.3.2.3. Обеспечить функционирование учебно-материальной базы. 1.3.3. ООеспечить качественную реализацию учебных программ и практических процедур на требуемом научно-методическом и учебко зосттитательном уровне. Функции: 1.3.3.1. ООеспечить процесс планирования и организации деятельности преподавательского коллектива. 1.3.3.2. ООеспечить оптимальные условия для проведения занятий. 1.3.3.3. Обеспечить использование педагогическим составом научно-обоснованных методик проведения занятий. 1.3.3.4. Организовать систему контроля за процессом обучения и воспитания студентов. 1.3.4. Обеспечить непрерывное функционирование, раззитие и совершенствование процесса обучения и воспитания студентов. Функции: 1.3.4.1. ООеспечить развитие и совершенствование организационных форм и методов обучения. 1.3.4.2. Обеспечить развитие и совершенствование системы контроля процесса обучения и воспитания студентов. 1.4.1. ООеспечить устойчивое функционирование, совершенствование и развитие системы управления организацией приема в ССУЗ Функции: 1.4.1.1. Обеспечить устойчивое функционирование системы приема в учебное заведение. 1.4.1.2. Обеспечить развитие организационных структур системы управления по функциям приема. 1.4.1.3. Обеспечить организацию и финансирование работ пс разработке и знедрению прогрессивных организационных систем по приему. 1.4.2. Обеспечить устойчивое функционирование, совершенствование и развитие системы управления учебно-воспитательным процессом. Функции: 1.4.2.1. Обеспечить устойчивое функционирование су ществующей системы управления учебно-зоспитателькым процессом. 1.4.2.2. Обеспечить контроль за функционированием си стемы управления учебно-воспитательным процессом. 1.4.2.3. Обеспечить совершенствование и развитие системы управления учебно-воспитательным процессом.
