Содержание к диссертации
Введение
1. Автоматизация документоо борота 15
1.1. Документооборот: основные термины и определения 15
1.2. Системное описание документооборота 24
Выводы по главе 1 31
2. Моделирование документооборота 32
2.1. Функциональная модель документооборота 32
2.2. Динамическая модель документооборота 44
2.3. Динамическая модель организационного регламента исполнения документов 54
2.4. Алгоритм принятия решений при контроле исполнения поручений ... 64
Выводы по главе 2 73
3. Программный комплекс «Контроль организационно-распорядительной деятельности» 74
3.1. Функциональная структура и состав системы 74
3.2. Оптимизация доступа к данным в соответствии с функциональными обязанностями пользователей системы 84
3.2.1. Технология взаимодействия пользователей с системой 84
3.2.2. Технология оптимизации доступа к объектам ПК КОРД по-средством разграничения полномочий доступа к объектам форм приложений в среде MS Access 87
3.3. Результаты, опыт внедрения 92
3.4. Сравнительный анализ программных продуктов, направленных на автоматизацию документооборота 98
Выводы по главе 3 107
Заключение 109
Список литературы 112
Приложение 1. Список сокращений, используемых в тексте работы.. 122
Приложение 2. Документы о внедрении
- Системное описание документооборота
- Динамическая модель документооборота
- Алгоритм принятия решений при контроле исполнения поручений
- Оптимизация доступа к данным в соответствии с функциональными обязанностями пользователей системы
Введение к работе
Стремительный рост деловой активности в обществе, постоянная интенсификация потоков информации, внедрение новых информационных технологий в различных сферах деятельности человека, приводит к значительному увеличению объемов документов. Современные технологии позволяют формировать, распространять и копировать документы значительно быстрее по сравнению с прошедшими десятилетиями. В связи с этим повышается нагрузка на работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ): канцелярий, общих отделов, архивов.
В задачи служб ДОУ входит «обеспечение оптимальной технологии работы с документами, прием и обработка поступающей в организацию корреспонденции, учет и регистрация документов, формируемых в организации, контроль исполнения документов» [1]. В конкретных организациях, в зависимости от их профиля и структуры, набор функций служб ДОУ может быть различным.
На этапе движения документа, от момента его создания или поступления в организацию до момента полного его исполнения и сдачи в архив, в работе с ним, помимо непосредственного исполнителя, служб ДОУ и руководителя, в зависимости от содержания и направленности документа, может быть задействован еще ряд сотрудников, в частности, для согласования содержательной части документа. Увеличение сроков прохождения документа не может не сказаться на эффективности работы с ним; так время, затраченное на регистрацию документа, мониторинг и контроль его исполнения, может значительно увеличить общее время работы с документом, что неизбежно влечет снижение оперативности прохождения документа, и как следствие - снижение эффективности работы организации.
Немаловажную роль в организации документооборота играет правильное назначение сотрудника на работу с документом. При этом руководителю,
накладывающему резолюцию на исполнение документа и определяющему исполнителя, помимо квалификации исполнителя, т.е. возможности работы с документами заданного типа, необходимо иметь представление о текущей занятости, качестве исполнения и трудовой дисциплине исполнителя. От принятого руководителем решения напрямую зависит правильная организация документооборота и распределение людских ресурсов на работу с теми или иными видами документов. Обеспечение своевременного исполнения, актуальности и достоверности представляемых руководителю сведений о текущем состоянии документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации возлагается на сотрудников служб ДОУ. В ряде организаций в штатное расписание вводится специальная единица — помощник руководителя по контролю.
Естественно, что с увеличением количества документов, находящихся в потоке документооборота, возникает проблема учета и контроля больших массивов данных. В тех организациях, где годовой объем только внешней переписки исчисляется несколькими тысячами документов, ведение рукописного журнала регистрации документов становится неэффективным. В частности, увеличивается время на поиск необходимого документа для создание статистических выборок, отражающих состояние документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации; на поиск документов по различным критериям (отправителю и исполнителю и др.). Мониторинг местонахождения документа требует больших временных затрат, следствием чего является отсутствие оперативности в предоставлении информации. Контроль исполнения документов, в случае ведения бумажных журналов регистрации, также является малоэффективным. Кроме того, периодические нарушения регламентных сроков требуют оперативного принятия решения о перераспределении людских ресурсов на выполнение поставленных перед исполнителями задач. Отмечается также предоставление неточных и неактуальных сведений при составлении отчетности; прослеживается слабая
информированность о состоянии документооборота и неадекватная оценка исполнительской дисциплины; также оставляет желать лучшего механизм распределения людских ресурсов и определение контрольных сроков исполнения при постановке документов на контроль (при передаче на исполнение приказов, поручений и другой регламентной документации).
Единственным выходом в сложившейся ситуации для организаций с большим объемом обрабатываемой документации является внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) документооборота и делопроизводства.
С расширением информационных мощностей на рынке современного программного обеспечения сформировалась область прикладных информационных систем, ориентированных на автоматизацию документооборота и поддержку делопроизводства [2-12]. Постоянно меняющиеся условия, растущие требования клиентов, ужесточение конкуренции способствуют развитию направления разработки таких программных комплексов. Системы можно условно разделить на два типа: системы управления документами и системы управления учрежденческой деятельностью [13].
Системы первого типа направлены на обеспечение безбумажного электронного документооборота предприятия и реализуют, как правило, следующие функции [14, 15]: ввод документов в систему, создание документов, организация процесса движения документа (рассылка), хранение и архивирование документов. Поиск и просмотр найденных документов позволяют работать с широким спектром документов, начиная с электронной почты и заканчивая сложными многоуровневыми документами.
Системы второго типа обеспечивают автоматизацию работы с документами, автоматизацию делопроизводства и поддержку «традиционного документооборота» [16] и ориентированы, как правило, на организацию учета документов, исполнение мероприятий и анализ исполнительской дисциплины.
По характеристикам программной реализации все системы
представляют собой законченные программные продукты и обеспечивают в
той или иной мере выполнение основных функций процессов
делопроизводства и документооборота:
Ф - первичную регистрацию документов;
- ведение мониторинга исполнения документов и связанных с ними
поручений;
- организацию контроля исполнительской дисциплины;
- ведение сопроводительной документации;
- формирование различных статистических отчетов.
Принципиальными отличиями перечисленных выше систем являются:
различные программно-технические платформы реализации;
внешняя структура и эргономичный интерфейс пользователя, определяющие возможности достаточно быстрого освоения системы потенциальными пользователями;
стоимостные показатели функционирования, к которым следует отнести не только стоимость необходимого оборудования и программного обеспечения, но и стоимость работ по сопровождению системы, необходимость которого возникает при изменении требований к качественным показателям функционирования.
Ф Вместе с тем следует отметить, что открытыми остались проблемы,
выходящие за рамки создания автоматизированной информационной системы, а именно:
1) разработка технологии планирования работы сотрудников
подразделений и разграничение полномочий при постановке на
контроль и передаче на исполнение организационно-
распорядительной документации;
4 2) отсутствие формализованных механизмов принятия решений при
контроле исполнения документов;
3) адаптация разработанных программных комплексов к специфическим особенностям функционирования конкретной организации.
Решение первой задачи сводится к определению «регламента исполнения документа» [17], количества персонала, необходимого для исполнения конкретного мероприятия в зависимости от текущей занятости исполнителей и существующих типовых потоков документов. В связи с этим представляется целесообразным проведение исследований, направленных на реализацию технологии выбора исполнителя, постановки документов на контроль и определения сроков исполнения документов.
В системах как первого, так и второго типа слабо используется математический аппарат принятия решений руководителем при контроле исполнительской деятельности сотрудников организации. Решение второй задачи непосредственно связано с решением предыдущей и должно заключаться в построении моделей и определении алгоритмов принятия решений руководителем при организации контроля исполнения документов. Это позволит обеспечить:
предоставление руководителю возможности моделирования проблемных ситуаций при работе сотрудников с организационно-распорядительными документами;
предоставление руководителю альтернативных решений при возникновении проблемных ситуаций.
Необходимость в решении третьей задачи вызвана специфическими особенностями функционирования работы организаций, обусловленными, прежде всего, согласно [18], различными правилами и нормами при работе с документами, спецификой тематических потоков документов, нормативами и действующими должностными инструкциями при организации исполнения документов и доступа сотрудников к определенным типам документов, раз-
личной тематикой предоставляемых отчетов о состоянии документооборота и исполнительской дисциплины.
Использование технологии функционального моделирования для описания процессов ведения документооборота и делопроизводства на этапе проектирования системы, математических аппаратов таблиц решений и сетей Петри, позволяет разработать алгоритмы и реализовать программный комплекс, обеспечивающий ведение контроля исполнительской деятельности сотрудников организации.
Цель работы
В соответствии с вышеизложенным, целью работы является развитие моделей и алгоритмов контроля исполнительской деятельности в системах документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
провести анализ общего состояния проблемы информатизации в области документооборота и опыта разработки подобных систем;
разработать функциональные и динамические модели документооборота;
разработать модели и алгоритмы принятия решений руководителем при организации контроля исполнительской деятельности;
разработать и внедрить распределенную информационную технологию поддержки организационно-распорядительной деятельности.
Методы исследования
Для выполнения работ используются: системный анализ, методы функционального моделирования, теория сетей Петри, математический аппарат таблиц решений, теория проектирования баз данных, теория и методы разработки программного обеспечения.
Научная новизна
Научной новизной в диссертационной работе обладают следующие результаты:
функциональная модель документооборота, созданная на основе
действующих ГОСТов и других нормативных документов, описан
ная в виде совокупности диаграмм SADT, положенная в основу про
граммного комплекса управления учрежденческой деятельностью;
динамическая модель документооборота, реализованная с использованием математического аппарата сетей Петри;
алгоритм принятия решений руководителем при организации контроля исполнительской дисциплины сотрудников с использованием математического аппарата таблиц решений.
Практическая ценность и новизна результатов
Полученные результаты реализованы в виде конкретных моделей и алгоритмов программного комплекса «Контроль организационно-распорядительной деятельности» (ПК КОРД), разработанного при активном участии автора.
Программный комплекс КОРД, а также отдельные АРМы, входящие в
его состав, внедрены в 11 организациях различных форм собственности, в
^ том числе в аппарате управления ОАО «Восточная Нефтяная Компания», в
четырех районных администрациях Томской области, в Областном центре регистрации прав г. Томска, в государственных департаментах при Администрации Томской области, в частных компаниях (фирма ЭлеСи, Томская спичечная фабрика).
Разработанные автором программные компоненты расширения возможностей СУБД MS ACCESS для обеспечения технологии разграничения прав доступа пользователей к объектам экранных форм позволяют проводить
настройку пользовательских приложений без привлечения разработчиков системы.
Практическая ценность использования результатов работы заключается в существенном повышении производительности труда специалистов служб ДОУ за счет сокращения времени при совершении типовых операций (что, в частности, позволяет значительно сократить рост количества персонала служб ДОУ); обеспечения оперативности предоставления информации о состоянии документооборота и исполнительской дисциплины; в предоставлении возможности руководителю принимать верные решения при организации бизнес-процессов.
Автоматизированная информационная система «Канцелярия» — базовый компонент ПК КОРД, зарегистрирована в Отраслевом фонде алгоритмов и программ (ОФАП), per. № 520200100104 [19].
Апробация работы
Результаты работы неоднократно докладывались на различных конференциях и семинарах:
4-й Международной конференции «Теория и техника передачи, приема и обработки информации», г. Харьков, 1998 г.;
3-й Всероссийской научной конференции «Новые информационные технологии. Разработка и аспекты применения», г. Таганрог, 2000 г.;
Всероссийской научно-практической конференции «Системы автоматизации в образовании, науке и производстве», г. Новокузнецк, 2001 г.;
Всероссийской научно-практической конференции «Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом», г. Петрозаводск, 2003 г.
В 2001 году Отдел интегрированных информационных систем НИИ АЭМ, в котором автором проводились работы по созданию программного комплекса, был удостоен Диплома конкурса «Сибирские Афины» 3-й спе-
11 циализированной выставки-ярмарки «Все для руководителя 2001» за разработку ПК КОРД.
Публикации
По теме диссертации опубликовано 12 печатных работ, приведенных в списке литературы [17, 18, 19, 31, 44, 46, 55, 69, 79, 90, 91, 92].
Основные защищаемые положения
Разработанные функциональная и динамическая модель документооборота и модель контроля исполнительской деятельности сотрудников организации позволяют повысить степень обоснованности принятия решений о назначениях исполнителей на работу с документами.
Реализованная распределенная информационная технология поддержки учрежденческой деятельности в виде совокупности АРМ позволяет пользователям получать оперативную информацию о состоянии документооборота в реальном режиме времени, повысить производительность труда сотрудников организации.
Предложенные процедуры расширения возможностей СУБД MS ACCESS и модульная структура программного комплекса КОРД повышают оперативность разработки конечных пользовательских приложений и позволяют обеспечить перенастройку системы в целом к изменяющимся условиям эксплуатации. Открытость системы позволяет обеспечить возможность ее интеграции с другими информационными системами и базами данных.
Основное содержание работы
Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Список литературы содержит 101 наименование.
В первой главе содержится описание сложившейся к настоящему моменту ситуации в области документооборота и делопроизводства. Определяются основные понятия и процессы, свойственные документообороту организации. Детально рассматриваются проблемы автоматизации процессов ве-
дения документооборота; на основе анализа состояния этой проблемы делается заключение о необходимости проведения работ по определению механизмов контроля исполнительской дисциплины, обеспечения деятельности сотрудников, с точки зрения эффективного и адекватного использования людских ресурсов при организации бизнес-процессов. Рассматриваются назначение, состав и основные функции служб ДОУ. Исходя из основных этапов системного анализа, представлена модель взаимодействия системы документооборота с элементами внешней среды. Проводится классификация целей и функций системы с учетом действующих ГОСТов.
Вторая глава работы посвящена различным способам моделирования технологии документооборота и контроля исполнительской деятельности. При этом рассматриваются два аспекта моделирования: процессы, которые отражают движение документов и события, управляющие изменениями процессов и объектов. На этой стадии выделяются два типа моделирования: функциональное и событийное.
В начале главы подробно рассматриваются технологические этапы постановки документов на контроль и контроль их исполнения, в том числе определяются группы специалистов и их назначение в процессе контроля исполнительской деятельности. На основе изучения процессов постановки документов на контроль и контроле их исполнения дается заключение о наличии недостатков в типовой технологии ведения документооборота. В качестве основных недостатков типовой технологии документооборота отмечаются:
отсутствие механизма упреждающего и предупреждающего контроля исполнительной деятельности;
отсутствие оперативной информации о стадии исполнения сотрудником документа и о текущей занятости исполнителя.
На основе рассмотренных недостатков делается вывод о необходимости проведения работ по анализу процессов ведения документооборота, технологии постановки документов на контроль и организации контроля их исполнения.
Функциональная модель документооборота, предложенная в виде SADT-диаграмм (Structured Analysis and Design Technique - Технология Структурного Анализа и Моделирования) в методологии функционального моделирования IDEF0, являющейся составной частью SADT, дает возможность наглядного представления процессов, возникающих при организации документооборота.
В ходе исследований делается вывод о том, что для полного решения задач моделирования документооборота в совокупности с IDEF0-диаграммами необходимо проводить исследования динамических характеристик процессов документооборота. Одним из решений является использование методологии и средств динамического моделирования, основанных на цветных временных сетях Петри CPN (Color Time Petri Nets). IDEF-0 и CTPN служат компонентами интегрированной методологии: диаграммы IDEF-0 преобразуются в CTPN-модели, которые дорабатываются и исполняются для получения соответствующих оценок.
Предлагается, как вариант обеспечения контроля исполнительской дисциплины сотрудников организации, возможность применения математического аппарата таблиц решений при описании технологии исполнения мероприятий и контроле исполнительской деятельности.
Третья глава содержит описание программного комплекса КОРД, разработанного при активном участии автора. Представлена архитектура ПК КОРД, состав и назначение его функциональных подсистем. Рассматриваются особенности реализации системы. В частности, представлена разработанная автором технология разграничения полномочий доступа к объектам форм
приложений в среде MS Access без изменения программного кода функционирующего приложения, снабженного данным инструментарием.
В заключении работы рассматриваются результаты исследований и опыт внедрения ПК КОРД в нескольких организациях, а также в учебном процессе.
Системное описание документооборота
Исходя из основных этапов системного анализа согласно теории изложенной в [28], рассмотрим модель взаимодействия автоматизированной системы документооборота с элементами внешней среды; в результате чего определим множество и подмножество функций системы. Для этого выделим множество целей системы Z = \zk}, множество ресурсов = { 1 и множество конечных продуктов Y = {у.}. На рис. 1.2 представлены элементы внешней среды и их взаимодействие с системой. Ґ Контрольные органы (МНС и др.) Головные организации Вспомогательные офисные системы Профильные управленческие министерства и ведомства у Рис. 1.2 Модель взаимодействия системы документооборота с элементами внешней среды Конечными продуктами автоматизированной системы документооборота в данной терминологии могут быть следующие множества: ух - исходящие документы, регистрируемые в системе: "" - ответы на входящую корреспонденцию, присланную из организаций, задействованных в процессе документооборота; "2 - ответы на запросы граждан (частных лиц); "13 — документы, отправляемые в подведомственные организации (подразделения); уг - отчеты по исполнению документов в контролирующие и вышестоящие организации: - 21 — регламентные отчеты (ежеквартальные, декадные и др.); - 22 - произвольные отчеты, формируемые по требованию контролирующих и вышестоящих организаций; .Уз - входящие документы и документы, сформированные сотрудниками организации и утвержденные руководителем (служебные записки, приказы, поручения и др.), требующие регистрации в системе документооборота, переданные сотрудникам организации: - 31 - документы, переданные на исполнение сотрудникам организации; Уп — отчеты о состоянии документооборота и исполнительской дисциплины, передаваемые руководителям подразделений и руководителю организации.
Для обеспечения целей вышестоящих организаций, т. е. для ликвидации проблемной ситуации на взаимосвязи у2 необходимо обеспечить представление актуализированной информации о состоянии документооборота, что предполагает предоставление системой отчетов о текущем состоянии документооборота, предоставляемых по требованию вышестоящих и контролирующих организаций. Как отмечалось выше, такие отчеты могут содержать сведения о входящих, исходящих, внутренних документах, находящихся в процессе документооборота, их количественные характеристики, сроки и результаты работы с ними.
Ликвидация проблемной ситуации на взаимосвязи ух заключается в достижении цели, направленной на обеспечение качественного документа-ционного взаимодействия с организациями и частными лицами и подразумевает следующее подмножество целей: - соблюдение действующих в настоящее время ГОСТов на формирование документов; - использование утвержденной номенклатуры дел; - своевременная регистрация документов в системе; - определение сроков исполнения документов при постановке на контроль документов исполнителю; - обеспечение своевременной отправки документов адресату.
Разработка технологии взаимодействия между главной и подчиненными системами документооборота ставит задачу обеспечения электронного обмена информацией между соответствующими системами с последующей возможностью централизованного и безызбыточного хранения накопленной информации.
Кроме того, для ликвидации проблемной ситуации х, — х2 и у3 определяется совокупность целей, направленных на обеспечение процесса исполнения и контроля исполнения документов: - обеспечение механизмов информирования руководителя о текущей занятости исполнителя; - обеспечение ведения статистики исполнительской дисциплины сотрудников организации; - определение регламента исполнения классифицированных по типам документов; - соблюдение нормативных сроков рассмотрения документов.
Достижение цели разработки технологии взаимодействия с подчиненными системами (ликвидация проблемной ситуации хп) определяется реализацией технологии электронного взаимодействия, экспорта/импорта данных, а также открытостью системы для других АИС. Кроме того, для ликвидации проблемной ситуации х? определяющим фактором является возможность достижения цели интеграции системы с наиболее распространенными офисными программными продуктами. Достижение цели создания информационной технологии, обеспечивающей процесс ведения документооборота и контроля исполнительской дисциплины, предполагает необходимость достижения собственных целей системы, а именно: - обеспечение распределенной обработки и классификацию документов; - оптимальное (безызбыточное) ведение баз данных документов; - разграничение полномочий доступа к данным и персонификация вводимой информации.
Динамическая модель документооборота
Представленная функциональная модель дает представление об организации процесса постановки на контроль, исполнения и контроля исполнения мероприятия, не учитывая при этом, динамику процессов. Использование математических аппаратов динамического моделирования позволяет оптимизировать алгоритмы, положенные в основу работы системы автоматизированного документооборота. Построение динамических моделей в IDEF-технологии будем осуществлять с использованием математического аппарата сетей Петри (СП, PN), что обосновывается следующими факторами [28, 47]: - сети Петри позволяют реализовать условия выбора, основанные на логических операциях AND и OR; - с помощью сетей Петри возможно моделировать не только структурную часть процесса, но и отображать динамику выполнения основных его функций посредством перемещения фишек из одной позиции сети в другие позиции; - структура процесса представляется в наглядном графическом виде с помощью графов. Классическая структура сетей Петри определяется позициями, перехо дами, входной и выходной функцией. Дадим определение сетей Петри [48]: Сеть Петри С является четверкой, С=(Р, Т, I, О), где Р = {р1,р2,...,рп} — конечное множество позиций, п 0; % Т = {ti,t2,...,tla} - конечное множество переходов m 0; Множество позиций и множество переходов не пересекаются: РПТ=0; / :Т — Рп - является входной функцией - отображением из переходов в комплекты позиций; О :Т — Р - является выходной функцией - отображением из переходов в комплекты позиций. Мощность множества Р есть число п, а мощность множества Т есть число т. Произвольный элемент Р обозначается символом р(, і = 1,...,п, а произвольный элемент Г—символом t.,j= 1,...,171.
Исходя из теории, предложенной Дж. Питерсоном в [48], расширение возможностей сетей Петри и использование раскрашенных или цветных временных сетей Петри (ЦВСП, CTPN, CPN) позволяет более адекватно описывать реальные процессы по сравнению с обычными сетями Петри. Создавая модель, мы можем исследовать новую систему на этапе проектирования, т.е. до момента конкретной ее реализации. Кроме того, поведение CPN-модели может быть проанализировано посредством компьютерного моделирования.
Наличие же в технологии документооборота различных временных характеристик обуславливает возможность применения аппарата временных сетей Петри, основанных на введении времени срабатывания конкретного перехода, для чего необходимо ввести время начала и конца срабатывания перехода, время длительности срабатывания, а также время раннего и позднего срабатывания. Таким образом, для описания динамической модели документооборота будем использовать цветные временные сети Петри (CTPN).
Согласно теории, представленной в [49], для цветной сети Петри функции / и О являются многомерными, т.е. І = (Ґ,І2 IL) 0 = (0\02,...,0L), где L=\D\, D = {d ,d2,...,dL,} - множество цветов (пометок). На множестве Р задается функция \х(Р) как совокупность целых неотрицательных чисел, определяющих количество цветных фишек в позициях. Исходя из теории, предложенной авторами в [48-50], CTPN определяется следующей шестеркой: С=(Р, Т, I О, ц, т), где т — один из вариантов способа задания некоторых временных характеристик элементов множества Т. Временные характеристики могут быть заданы приведенными ниже способами [28]: - заданы продолжительность каждого мероприятия и время начала проведения первого мероприятия; - заданы продолжительность каждого мероприятия и время окончания проведения последнего мероприятия; - заданы продолжительность каждого мероприятия и время начала и окончания каждого из них. В нашем случае временные характеристики будем задавать длительностью исполнения поручения (мероприятия), временем начала и завершения их исполнения. В общем случае моделирование процессов контроля и исполнения ме % роприятий предполагает изменение следующих исходных условий [28, 51]: - периодическое изменение состояния CTPN путем изменения марки ровки фишек; - изменение пользователем временных либо ресурсных характеристик. Решение первой задачи заключается в следующем [28, 51]: необходимо использовать алгоритм маркировки сетей Петри, при этом начальная маркировка ц0 соответствует начальному состоянию сети. Переход сети считается разрешенным, а соответствующее мероприятие активным, если все его ус # ловия соблюдены (во всех позициях фишки помечены - имеются все необхо димые фишки). Условия срабатывания перехода могут быть заданы следующим образом: в выходных позициях перехода фишки появляются сразу после того, как пользователь отметит выполнение любой из работ, входящих в соответствующий данному переходу этап деятельности, вместе с тем, отметка об исполнении остальных работ данного этапа осуществляется пользователем в течение времени, отведенного для данного этапа. Это необходимо для избежания тупиковых ситуаций по времени срабатывания для следующих параллельных переходов. В случае истечения регламентного времени выполнения этапа и наличия в нем невыполненных работ (поручение не исполнено в контрольный срок) пользователь сети имеет возможность самостоятельно принять решение о дальнейших действиях. Окончание этапа порождает новую маркировку ц позиций и определяет условия активизации следующих переходов.
С точки зрения наглядности восприятия сети Петри и качественного анализа моделируемых процессов особое место занимает «графическое представление сетей Петри» [52]. Исходя из теории, изложенной в [48-51, 53, 54], классическая структура сети Петри состоит из двух типов узлов: О — круг, являющийся позицией, — планка, являющаяся переходом. С помощью ориентированных дуг происходит соединение позиций и переходов. Дуга, направленная от позиции Pi к переходу tj, определяет позицию, которая является входом перехода. При этом условия, т.е. логические состояния системы, принимающие значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, моделируются позициями, а события или действия, происходящие в системе, - переходами. Выполнение условия (значение ИСТИНА) представляется фишкой в позиции, которая соответствует данному условию, при этом запуск перехода удаляет разрешающие фишки, определяющие выполнение так называемых предусловий, и образуют новые фишки, которые определяют выполнение постусловий. Следует отметить, что в сети Петри непримитивные события представляются в виде прямоугольников, что позволяет упростить некоторые виды сетей Петри.
«При переходе от диаграммы IDEF-0 в сети Петри функциональный блок диаграммы заменяется фрагментом сети Петри, имитирующим работу этого блока» [28]. При этом позициями сети становятся возможные потоки информации или объекты системы, подвергаемые воздействию, управляющие данные, механизмы — исполнитель или необходимый инструментарий, а также результат воздействия на входящие потоки.
Алгоритм принятия решений при контроле исполнения поручений
Из построенной динамической модели очевидно, что при организации процесса исполнения документа у руководителя предприятия либо у его помощника по контролю возникает потребность организации такого регламента работы с организационно-распорядительными документами, при котором обеспечивалась бы минимизация количества неисполненных и просроченных поручений. Если для исполнения определенного типа поручений утвержден регламент их рассмотрения вышестоящими организациями, необходимо четкое соблюдение регламента, при этом возможно выделение дополнительных людских ресурсов на выполнение поставленных задач.
Решение проблемы своевременного исполнения организационно-распорядительной документации напрямую связано с организацией четкой системы контроля их исполнения и с реализацией механизма выхода из проблемных ситуаций, возникающих при работе сотрудников над конкретными поручениями.
Существует множество методов, применяемых для описания механизма принятия решений, среди которых можно выделить следующие [60-68]: - модель инкрементального процесса принятия решений, основанная на структурной последовательности действий, предпринятых на протяжении всего процесса - с момента обнаружения проблемы до момента ее решения; при этом все шаги размещаются внутри трех основных фаз процесса: идентификации проблемы, разработки вариантов решений и выбора решения; - модель «мусорного ящика», разработанная с целью объяснить схему принятия управленческих решений в организациях, чья деятельность является неопределенной. Особенностью модели «мусорного ящика» является то, что процесс принятия управленческих решений не выглядит как последовательность шагов, которые начинаются с проблемы, а заканчиваются решением. Здесь указывается, что идентификация проблемы и ее решение могут быть и не связаны друг с другом. В качестве решения может быть предложена какая-то идея и в тех случаях, когда нет никаких проблем. И наоборот, проблема может существовать, но не порождать никаких решений. Решения представляют собой результат независимых потоков событий, происходящих внутри организации; - нейронные сети. Формирование решений на основе нейронных сетей осуществляется путем применения иерархической сети, узлами которой являются модели нервных клеток (нейронов), у которых выходной сигнал определяется взвешенной суммой входных сигналов. В свою очередь входные сигналы представляют собой выходные сигналы нейронов предыдущего уровня. Входными сигналами всей сети являются параметры текущих рядов наблюдений. Ретроспективные данные используются в качестве обучающих выборок, формирующих значения весовых коэффициентов входных параметров нейронов; - методы оптимизации (математического программирования) - аппарат одноцелевого принятия решений в условиях определенности; - методы свертки критериев, используемые для борьбы с многокрите-риальностью.
Одним из способов описания задачи принятия решений при организации контроля организационно-распорядительной деятельности является «математический аппарат таблиц решений (ТР)» [69]. Таблица решений является средством задания соответствия между значениями элементов некоторого конечного множества условий, определяющих ситуации, и последовательностями также конечного множества действий, определяющих принимаемые решения. Таблица решений состоит из двух частей [70]: - верхняя часть таблицы определяет ситуации, в которых требуется выполнять некоторые действия. Первый столбец этой части пред ставляет собой список переменных или условий, от значений кото 66 рых зависит выбор определяемых ситуаций. В каждом следующем столбце указывается комбинация значений условий, определяющая конкретную ситуацию; - нижняя часть таблицы решений предлагает набор действий, кото рые требуется выполнить в той или иной ситуации, определяемой в верхней части таблицы решений. Она также состоит из нескольких строк, каждая из которых связана с каким-либо одним конкретным действием, указанным в первом поле (столбце) этой строки. В ос тальных столбцах этой строки указывается, следует ли выполнять это действие в данной ситуации или не следует. Таким образом, пер вый столбец нижней части этой таблицы представляет собой список обозначений действий, которые могут выполняться в той или иной ситуации, определяемой этой таблицей. Кроме того, в нижней части таблицы определяется порядок выполнения действий.
Представление алгоритма принятия решений в виде таблицы решений обладает следующими преимуществами: - при построении таблицы решений необходимо провести «классификацию всех возможных условий, правил и действий» [71], что обеспечивает в последующем адекватную проверку таблицы на полноту и непротиворечивость; - построенную таблицу решений при необходимости достаточно легко модифицировать и расширить дополнительными условиями и действиями; - при описании достаточно сложных задач возможно построение многоуровневых таблиц решений произвольной глубины, при этом конкретные решения подчиненной таблицы выступают в роли отдельных условий старшей таблицы; - с помощью таблицы решений можно описать механизм принятия решений для различных предметных областей, от медицинских [72] до юридических [73].
Оптимизация доступа к данным в соответствии с функциональными обязанностями пользователей системы
Определение в главе 1 функциональных обязанностей сотрудников, задействованных в процессе документооборота, предполагает разделение пользователей на группы, что является основой организации доступа к базе данных (БД) ПК КОРД. В процессе создания системы и по результатам работы с пользователями были определены следующие группы конечных пользователей: администратор базы данных; сотрудники канцелярии; приемные; дирекции (руководители подразделений); руководитель; помощники по контролю; сотрудники. Согласно особенностям распределенной обработки данных, предложенной в [84], для каждой группы пользователей определяются права и уровни доступа к объектам базы данных, при этом эксклюзивные полномочия на определение политики безопасности системы даны администратору базы данных. Администратор БД может менять статус других пользователей системы.
Пользователи, принадлежащие к группе «Сотрудники канцелярии», имеют права на добавление, изменение и удаление данных из всех таблиц БД, кроме того, пользователи этой группы отвечают за ведение таблиц-классификаторов, используемых системой. В режиме однопользовательской конфигурации им также доступны все функции ведения контроля исполнительской дисциплины. При работе системы в локальной сети в эту группу добавляется помощник руководителя по контролю, имеющий ограниченные права доступа непосредственно к документам (не имеет права удалять записи из таблиц, содержащих первичные сведения о документах) и полные права на ведение контроля исполнительской дисциплины - право добавлять, удалять исполнителей, менять сроки постановки на контроль и сроки исполнения документов, а также снимать документы с контроля.
Пользователи, зарегистрированные к группе «Приемные», могут получать полномочия на ведение регистрации некоторых видов документов (входящих факсов, внутренних документов и др.). Они имеют права вносить изменения в соответствующие таблицы, за исключением возможности удаления записей. Не могут изменять справочники-классификаторы, используемые системой, а также изменять информацию об исполнении документов.
Пользователи группы «Руководители подразделений» имеют права доступа на просмотр записей в таблицах, содержащих сведения о переданных на исполнение в это подразделение входящих и внутренних документах, а также исходящих и внутренних документах, инициаторами создания которых являются сотрудники этого подразделения.
Руководитель организации имеет права доступа на чтение информации из всех таблиц, содержащих сведения как о первичной регистрации документов, так и на всю информацию об исполнении и движении документов.
Пользователи группы «Сотрудники» имеют права доступа на просмотр записей в таблицах, содержащих сведения о переданных на исполнение конкретному сотруднику входящих и внутренних документах, а также исходящих и внутренних документах, инициатором создания которых является конкретный сотрудник.
Окно раздачи полномочий группам пользователей ПК КОРД Для повышения уровня защиты информации в СУБД MS ACCESS у внутрисистемного пользователя Admin убраны все полномочия на использование объектов базы данных, в том числе на занесение новых пользователей, что позволило обеспечить невозможность несанкционированного доступа в систему с использованием всевозможных программ взлома.
Кроме того, в системе предусмотрена дополнительная функция определения группы конкретного пользователя. В базу данных системы добавлена таблица Who I am, расположенная в файле user_can.mdb на компьютере пользователя и содержащая код группы пользователя для конкретного сеанса работы. Перечень кодов и соответствующих групп расположен в отдельной таблице, доступ к которой имеет только администратор БД. Классификатор групп пользователей представлен в таблице 3.2.
В момент входа пользователя в систему по коду группы, хранящегося на рабочем месте пользователя, определяется наименование группы и при положительном результате проверки полномочий пользователя определяется возможность работы системы в текущей конфигурации.
В существующих программных комплексах, в основу которых положена работа с базами данных, отдельное место отводится организации защиты данных от несанкционированного доступа и персонификации доступа к ним. «Обеспечение защиты информации является необходимым условием функционирования любой автоматизированной системы» [87].
В большинстве рассмотренных автором информационных систем, направленных на автоматизацию учрежденческой деятельности [2, 3, 5, 6], механизм разграничения полномочий сводится к определению прав доступа непосредственно к объектам базы данных, а также к заданию статичного интерфейса системы для определенных заранее групп пользователей. И если права доступа могут быть изменены администратором системы средствами конкретной СУБД, то динамическая перенастройка пользовательского интерфейса в этих системах невозможна.
Так, «с помощью стандартных средств доступа к данным в СУБД MS Access можно осуществить раздачу полномочий доступа к объектам базы данных первого уровня: таблицам, запросам, формам, модулям, макросам, отчетам» [88]. Однако при работе с различными приложениями часто возникает необходимость ограничения доступа пользователей непосредственно к объектам форм — полям ввода и элементам управления. При этом производить изменения в «откомпилированном файле» [89] приложения пользователь не имеет возможности.
Выходом в создавшейся ситуации может являться изменение программного кода приложения разработчиком, что влечет за собой обращение заказчика программного продукта к исполнителю, что естественно требует дополнительных временных и материальных затрат.
Другим вариантом решения данной проблемы является «добавление в файл приложения дополнительной функции разграничения полномочий, что позволит администратору базы данных без вмешательства разработчиков изменять текущие профили как отдельных пользователей, так и целых групп пользователей» [90].
