Содержание к диссертации
Введение
1 Экономико-организационные аспекты управления маркетинговой деятельностью на полиграфических предприятиях 13
1.1 Анализ маркетинговых требований к аппарату управления полиграфическим предприятием 13
1.2 Исследование структур управления полиграфическими предприятиями с позиции концепции маркетинга 18
1.3 Результаты анализа информационного обеспечения системы управления полиграфическим предприятием 29
Выводы по первой главе 35
2 Исследование входного потока заявок в систему управления полиграфического предприятия 38
2.1 Статистический анализ информационных потоков, связанных с поступлением заказов на полиграфическое предприятие 38
2.2 Статистическое исследование характеристик входного потока заказов (тиражи, стоимость, время изготовления) 47
2.3 Обоснование необходимости рационализации системы управления предприятием в связи с неравномерностью поступления заказов 57
2.4 Методика оценки затрат времени на документирование заказов и обслуживание клиентов 61
Выводы по второй главе 66
3 Исследование процесса управления маркетингом на полиграфическом предприятии 69
3.1 Исследование информационных потоков, связанных с состоянием рынка полиграфических услуг 69
3.2 Исследование потенциальных потребителей полиграфических услуг (на примере г. Ростова-на-Дону) 76
3.3 Статистические исследования информационных потоков, связанных с реализацией печатной продукции на полиграфическом предприятии
3.4 Использование регрессионных моделей при рационализации информационных процессов в системе управления полиграфическим предприятием 96
3.5 Обоснование необходимости введения маркетингового отдела в систему управления полиграфическим предприятием 101
Выводы по третьей главе 103
4 Совершенствование информационной системы для управления маркетинговой деятельностью на полиграфическом предприятии 105
4.1 Основные требования, предъявляемые к маркетинговым информационным системам на полиграфических предприятиях. 105
4.2 Формализованный анализ документооборота, связанного с процессом изготовления заказа на полиграфическом предприятии 111
Выводы по четвертой главе 120
Заключение 121
Библиографический список использованных источников 126
- Исследование структур управления полиграфическими предприятиями с позиции концепции маркетинга
- Статистическое исследование характеристик входного потока заказов (тиражи, стоимость, время изготовления)
- Исследование потенциальных потребителей полиграфических услуг (на примере г. Ростова-на-Дону)
- Формализованный анализ документооборота, связанного с процессом изготовления заказа на полиграфическом предприятии
Введение к работе
Экономический кризис, в котором находится экономика страны, затрагивает практически все отрасли промышленного производства. Однако, несмотря на сложную экономическую ситуацию, полиграфические предприятия продолжают наращивать выпуск продукции, расширяя спектр оказываемых услуг. Так, по данным комитета по статистике Ростовской области, удельный вес отрасли полиграфии по отношению к другим отраслям промышленности составлял в 1994 году - 1,1%; в 1995 - 1,3%; в 1996 - 2%; в - 2,2% и в 1998 - 3,8%. Выпуск товаров и услуг в фактических ценах в году увеличился на 1,5% по сравнению с 1997 годом. Рост физического объема в 1997 году по сравнению с 1996 годом составил 104,2%; в 1998 году по сравнению с 1996 годом - 105,8%о.
В рыночных условиях роль управленческой деятельности на промышленном предприятии значительно возрастает. Поэтому предприятия любой формы собственности, чтобы выжить, вынуждены совершенствовать процессы управления хозяйственной деятельностью.
Способность предприятия к адаптации в условиях нестабильной экономики и несовершенства законодательной базы в значительной степени определяется выбранной стратегией, а рациональная организация процессов функционирования системы управления позволяет предприятию разработать более гибкую рыночную стратегию, решая возникающие задачи с позиции известной концепции маркетинга. Очевидно, что управленческая деятельность на предприятии должна охватывать совокупность всех задач управления, отражая сложность их взаимосвязей и иерархической структуры, множественность функциональных целей и их изменчивость. При планировании управленческой деятельности на предприятии необходимо проанализировать большое количество факторов, как внешней среды (состояние рынка, его потребности и особенности конкурентной борьбы), так и внутренней (общие характеристики предприятия, особенности сложившейся структуры управления, общие принципы построения информационной системы, объем и структуру производимого продукта и Т.Д.).
Проблемам анализа информационных процессов в системе управления маркетингом посвящено значительное число работ зарубежных авторов (Ф. Котлер, А. Вайсман, Ж. Эванс, Н. Берман и др.). Наиболее существенный вклад в исследование маркетинговых информационных систем в нашей стране внес В.Н. Юрьев. Общий методологический подход к системным исследованиям проблем развития полиграфической промышленности отражен в трудах Аникиной К.А., Волковой Л.П., Машталер P.M., Никольской Э.В., Полянского Н.Н., Чванова Р.А. и др. Но в этих работах анализ деятельности полиграфических предприятий рассматривается с позиций централизованного управления и планирования Проблемы переходного периода, с которыми сталкивается полиграфическая промышленность в настоящее время, не нашли своего отражения в трудах современных экономистов. Полностью отсутствует какая-либо информация о структуре и деятельности маркетинговых служб на полиграфических предприятиях, о практическом опыте применения маркетинговых принципов в управлении производственно-хозяйственной деятельностью на полиграфических предприятиях.
В современных условиях обобщить опыт успешной маркетинговой деятельности, либо проанализировать ее недостатки сложно, так как директора предприятий предпочитают не показывать реальные данные о выпуске и реализации продукции, о финансовом положении предприятия, о себестоимости отдельных видов продукции. В то же время ощущается потребность в разработке рекомендаций по улучшению процесса управле ния в нестабильной экономической обстановке, в частности, по рационализации маркетинговой деятельности, так как непредсказуемость экономической политики часто ставит новые задачи перед аппаратом управления, требующие оперативного решения.
В качестве объекта исследования автором выбрана группа полиграфических предприятий, которая охватывает по структуре систем управления, формам собственности и составу функциональных подразделений весь диапазон предприятий, характерный для данной отрасли. Это издатель-ско-полиграфическое предприятие (ГИ1ІІ1) «Янтарный сказ» (г. Калининград), издательско-полиграфическая фирма (ИПФ) «Малыш», типография газеты «Военный вестник Юга России» и фирма «Полиграфсервис» (г. Ростов-на-Дону).
Предметом исследования являются информационные процессы в системе управления полиграфического предприятия.
Цель работы - исследование и рационализация информационных процессов в системе управления маркетингом на предприятиях полиграфической промышленности с использованием количественных методов анализа для выработки комплекса теоретических и методических положений по повышению эффективности процесса управления маркетингом на предприятии.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
проанализировать сложившиеся на полиграфических предприятиях структуры управления, выявить их достоинства и недостатки с точки зрения концепции маркетинга;
оценить статистические характеристики информационных потоков в системе управления полиграфического предприятия: математические ожидания, дисперсии, коэффициенты вариации, законы распределения объемно-временных параметров;
построить совокупность экономико-математических моделей, позволяющих рационализировать процессы принятия решений при планировании объема и ассортимента печатной продукции на полиграфическом предприятии;
разработать методику оценки затрат времени на документирование заказов и обслуживание клиентов, позволяющую определить степень загруженности работников аппарата управления, непосредственно участвующих в процессе обслуживания;
исследовать сложившийся рынок полиграфических услуг, выявить его особенности, оценить потребности в отдельных видах печатной продукции, изучить потенциальных потребителей полиграфических услуг (на примере Ростовской области);
сформулировать требования, предъявляемые к маркетинговым информационным системам на полиграфических предприятиях;
оценить степень взаимосвязи между документами в системе приема и исполнения заказов полиграфическим предприятием, разработать рекомендации по проектированию базы данных подсистемы внутренней отчетности маркетинговой информационной системы; оптимизировать документооборот на полиграфическом предприятии.
В качестве инструмента для решения поставленных задач использовались: системный анализ, теория вероятностей и математическая статистика, а также современные программные средства.
Эмпирическую базу исследования составили данные, собранные в ходе изучения внутреннего документооборота отдельных полиграфических предприятий.
Наиболее существенные результаты, полученные автором в ходе проведенного диссертационного исследования:
проведена рационализация документооборота на исследуемых полиграфических предприятиях на основе полученных количественных оценок информационной связи между документами; разработаны рекомендации к проектированию маркетинговых информационных систем;
доказано в результате количественного анализа информационных потоков в системе управления на предприятиях полиграфии, что информационные процессы на исследованных объектах носят четко выраженный стохастический характер. Это обстоятельство обусловливает необходимость применения соответствующего инструментария при анализе информационных процессов в системе управления на предприятиях полиграфии;
на основе статистического анализа эмпирических данных объемно-временных параметров функционирования информационной системы полиграфического предприятия количественно обоснованы наблюдаемые в реальной практике трудности с согласованием спроса и предложения. Рассчитанные статистические характеристики (в частности, экспоненциальный характер распределения интенсивности входного потока заказов; коэффициенты вариации, близкие к единице) оказались инвариантными к размерам предприятий;
показана возможность применения регрессионных моделей для рационализации процессов принятия решений аппаратом управления полиграфического предприятия, в частности, по планированию объема и ассортимента печатной продукции;
определено на основании исследования организационных структур полиграфических предприятий, охватывающих по формам собственности и структурам систем управления весь диапазон предприятий, характерный для данной отрасли, что в составе аппарата управления отсутствуют подразделения, непосредственно осуществляющие сбор и анализ маркетинговой информации. Разработаны рекомендации по совершенствованию информационных процессов в системе управления на предприятиях полиграфии с позиции концепции маркетинга.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в следующем:
разработаны рекомендации по рационализации информационных процессов на полиграфических предприятиях на основе полученных количественных оценок информационной связи между документами, позволивших выявить внутренние логические связи между данными, проанализировать применяемость реквизитов в документах и выделить сильно (слабо) связанные группы реквизитов; по результатам анализа проведена оптимизация документооборота на исследованных предприятиях;
предложены рекомендации по проектированию подсистемы внутренней отчетности маркетинговой информационной системы, определяющие ее структуру и содержание;
доказана стохастическая природа информационных процессов в системе управления полиграфическим предприятием на основе анализа большого отчетного материала. Результаты статистического анализа информационных потоков в системе управления полиграфических предприятий (сплошная выборка за 2 года, всего около 2500 наблюдений) выявили большой разброс параметров, поэтому для рационализации информационных процессов предложены мероприятия, сглаживающие дисперсию интенсивности входного потока заказов и, соответственно, уменьшающие издержки от нестабильной работы предприятий;
показано, что при рационализации информационных процессов в системе управления полиграфическими предприятиями, в частности, при принятии решений по планированию объема и ассортимента печатной продукции, применимы регрессионные модели, описывающие зависимость между объемами прибыли и объемами производимой продукции по видам;
разработана методика оценки затрат рабочего времени на документальное оформление заказов, поступающих в производство. Применение методики позволило определить степень загруженности работников аппарата управления, непосредственно участвующих в этом процессе и разработать мероприятия, рационализирующие информационные потоки, связанные с процессом изготовления заказа.
Результаты диссертационного исследования представляют практическую ценность для руководителей полиграфических предприятий. Так, выявленные особенности сложившегося рынка полиграфических услуг вызвали интерес у руководителей ИПФ «Малыш». Выводы, полученные в результате экономико-статистического анализа отдельных экономических параметров, и методика оценки интенсивности труда сотрудников аппарата управления использованы на предприятии ГИПП «Янтарный сказ». Результаты применения методики формализованного анализа информационных характеристик предметной области заинтересовали руководителей отделения маркетинга Западного центра Российской академии естественных наук (представлены акты апробации результатов диссертационного исследования). Это позволяет сделать вывод о прикладной полезности проведенных исследований и полученных результатов.
Положения и выводы диссертационной работы могут быть также использованы:
при проектировании или реорганизации действующих структур управления полиграфическими предприятиями;
при создании маркетинговых информационных систем на полиграфических предприятиях;
при организации схем обслуживания клиентов в системе управления полиграфическим предприятием;
при разработке маркетинговых мероприятий, позволяющих регулировать потоки заявок в систему управления предприятиями (для уменьшения издержек от неравномерной загрузки производственных мощностей и персонала);
при принятии решений аппаратом управления о планировании ассортимента печатной продукции.
Апробация работы.
Основные положения диссертации доложены на Межгосударственной научно-практической конференции «Организационно-экономические проблемы проектирования и применения информационных систем» (Ростов-на-Дону, январь, 1996 г.), на Межгосударственной научно- практической конференции «Экономико-организационные проблемы анализа, проектирования и применения информационных систем» (Ростов-на- Дону, ноябрь, 1997 г.), на Межгосударственной научно-практической конференции «Проблемы проектирования и управления экономическими системами: инвестиционный аспект» (Ростов-на-Дону, март, 1998 г.); на Межгосударственной научно-практической конференции «Экономико- организационные проблемы проектирования и применения информационных систем» (Ростов-на-Дону, ноябрь, 1999 г.); на Региональной научно- практической конференции профессорско-преподавательского состава «Рынок труда в России: состояние, трансформация, прогноз» (Ростов-на- Дону, март, 1999). Основные положения диссертации отражены в 7 печатных работах. По теме диссертационного исследования автором опубликованы работы общим объемом 2,7 п.л.
Исследование структур управления полиграфическими предприятиями с позиции концепции маркетинга
Проблема совершенствования организационных структур - одна из самых сложных проблем экономики [3, 11, 22, 46, 51, 55, 119]. Особенно усложняется она в настоящее время, когда предприятия претерпевают существенные преобразования в соответствии с новыми условиями экономического состояния страны. Постоянно изменяющийся рынок требует регулярной корректировки оргструктуры предприятия
Исследованиям форм и методов проектирования оргструктур посвящено много работ [3, 8, 57, 99, 102]. Отмечено, что в теории и практике оргструктур современных предприятий используются, как правило, смешанные формы и принципы управления. Так исходными организационными формами управления [39], являются линейная и функциональная. В настоящее время в чистом виде эти исходные формы оргструктур не применяются. Однако принципы линейного и функционального управления используются в любой организационной структуре. Линейное управление строится на основе производственной структуры предприятия (организации). Функциональные подразделения обеспечивают единую политику и централизацию управления по основным укрупненным функциям организации производства. Чаще всего на практике встречаются линейно-функциональные структуры, причем линейные звенья управления наделены принципами единоначалия, и выполняют функции распорядительства, а функциональные - оказывают помощь линейным.
В современной зарубежной экономической литературе описаны четыре типа организационных структур [10]:
1. Функциональная. Здесь заместителями главного руководителя фирмы являются руководители крупных функциональных служб, имеющие статус вице-президентов по производству, маркетингу, НИОКР, финансам и т.п. Существенным преимуществом этой структуры является ее производственная реакция. Она осуществляется благодаря специализации деятельности по функциями, эффекту масштаба, экономии на накладных расходах и узкой квалификации. Недостаток - структура изначально не обладает инновационной и предпринимательской реакциями.
2. Дивизиональная. Организация деятельности фирмы не по функциональному признаку, а по четко различаемым продуктовым рынкам. Каждая организационная продуктово-рыночная единица, которая называется отделением, имеет свой собственный потенциал для осуществления функций. Применительно к полиграфическому предприятию это выглядит следующим образом: отделение газет со своими подразделениями производства, маркетинга, НИОКР; отделение беловых товаров с такими же подразделениями и т.п. Каждое отделение является «центром прибыли», и его главный управляющий наделен в полной мере полномочиями и ответственностью за эффективность его деятельности. Недостаток структуры - отсутствует эффект масштаба; штабные функции (снабжение, бухгалтерия) должны осуществляться централизованно, что нарушает принцип единства полномочий и ответственности; подавление инновационных инициатив текущей производственной деятельностью.
3. Матричная. Каждый управляющий «центром прибыли», оптимизируя деятельность своего подразделения, сотрудничает с управляющими других подразделений, чья деятельность может быть оптимизирована только за его счет. Преимущества такой структуры - потенциальная эффективность; обеспечивает возможность инновационной деятельности. Недостаток - сложность, предрасположенность к конфликтам, возникающим на каждой новой стадии модификации базовой дивизиональной структуры.
4. Множественная. В подразделениях могут применяться различные организационные принципы, т.е. они могут использовать разные системы компенсации, планирования и т.п. Высшее руководство активно управляет и стратегической, и производственной деятельностью, но дает возможность своим группам, отделениям или «центрам прибыли» выбирать себе организационные формы, наиболее соответствующие их потребностям. Преимущества такой структуры: возможность постоянной оптимизации структуры подразделения в зависимости от обстоятельств, не меняя всех структуры фирмы. Недостаток - усложнение управления множественной структурой со стороны главного руководства, что, в принципе, можно значительно облегчить благодаря современным информационным технологиям.
Проблема проектирования организационной структуры фирмы рассматривается также в [99]. Авторы приводят ряд доказательств преимущества дивизиональной (процессоориентированной) структуры предприятия перед функциональной. Прежде всего - это отсутствие менеджеров среднего звена, которые несут ответственность за то, что и как делается в их функциональном подразделении, так как на процессоориентированном предприятии ответственность перед высшим руководством несет руководитель процесса.
Предприятие, ориентированное на процессы, группирует своих служащих в соответствии с их областью компетентности. Служащие стараются удовлетворить потребности клиентов как можно лучше. От них ожидается выполнение того, что непосредственно требуется в конкретном исполняемом процессе, а не то, что диктуется их функциональной ролью. В результате таких преобразований структуры аппарата управления предприятие становится более приспособленным к условиям окружающей среды.
Структура маркетинговой службы строится по аналогичным принципам [67, 153, 158]. Функциональная организация маркетинга предусматривает распределение ответственности по сферам исследований, сбыта, планирования и продвижения товаров и т.п. Организация маркетинга, ориентированная на товар (аналог дивизиональной структуры) в дополнение к функциональному принципу осуществляет управление по отдельным товарам, торговым маркам или группам продуктов. Аналогично, рыночная форма управления маркетингом предусматривает наряду с функциональной структурой управления, управление по региональным рынкам и типам потребителей. Конечно, все это характерно для крупных предприятий, для небольших фирм все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека.
Статистическое исследование характеристик входного потока заказов (тиражи, стоимость, время изготовления)
Большое значение для полиграфических предприятий имеет не только интенсивность входного потока заказов, но и такие характеристики, как тиражи заказов и их стоимость. Для предприятия выгоднее выполнить один заказ большого тиража и, соответственно, стоимости (отпадает необходимость в постоянной переналадке оборудования, меньше проблем с комплектовкой заказа полиграфическими материалами и бумагой), чем несколько мелкотиражных.
Аналогичные исследования были проведены для группы заказов на изготовление визиток. Регистрация этого потока заказов была начата в 1996 году. Исходные данные о распределении количества заказов на изготовление визиток по тиражам представлены в таблице 18.
Поскольку критическое значение % (s;0 больше х набл в обоих случаях, то нет основания отвергать гипотезу об экспоненциальном характере распределения выборок.
На ГИПП «Янтарный сказ» также была собрана информация о стоимости заказов на изготовление бланочной продукции за 1995 год и визиток за 1996 год. Распределения входных потоков заказов по стоимости представлены в таблицах 22 и 23.
При экспоненциальном распределении разброс параметров очень велик. Предприятию сложно предугадать объем поступаемых заказов. Поэтому задача маркетингового отдела - регулировать входной поток заказов по тиражам и стоимости путем проведения специальных маркетинговых мероприятий (например, стимулировать систему предварительных заказов, поощрять скидками регулярных заказчиков и т.п.).
Большое значение как для заказчика печатной продукции, так и для полиграфического предприятия, имеет время выполнения заказов. Заказчик заинтересован в минимальных сроках выполнения заказа, поэтому одним из критериев выбора полиграфического предприятия для размещения на нем заказа является оперативность в его выполнении. Предприятию же в условиях рынка необходимо вести конкурентную борьбу за каждый заказ, поэтому оно должно быть привлекательным для заказчика. Следовательно, сокращение времени изготовления заказа - важное условие успешного функционирования полиграфического предприятия в современной нестабильной рыночной ситуации в стране.
Статистическое исследование распределения количества крупных заказов в зависимости от времени изготовления (например, книжной продукции) является нецелесообразным, так как уже заранее оговорены сроки изготовления заказов еще на стадии заключения договора. Следовательно, эта величина является детерминированной. В процессе производства крупного заказа или сложного вида полиграфической продукции существует процедура утверждения заказчиком контрольного экземпляра, и только после этого производится печать всего тиража. Чтобы ускорить процесс производства крупного заказа, можно лишь уменьшить время создания контрольного экземпляра. Для газетной продукции время изготовления достаточно жестко оговорено, так как периодическое издание должно быть готово к определенному сроку, поэтому статистические методы исследования времени изготовления данного вида печатной продукции неприемлемы.
Время изготовления мелкотиражной продукции может носить стохастический характер из-за того, что, во-первых, этот вид печатной продукции выполняется на полиграфическом оборудовании в перерывах между выполнением крупных заказов (приоритет отдается им). Во-вторых, существуют проблемы переналадки оборудования, обеспечения заказов материалами и т.п. Хотя приблизительные сроки изготовления оговариваются с заказчиком заранее, но на практике они не всегда соблюдаются.
На ГИПП «Янтарный сказ» было проведено статистическое исследование времени выполнения заказов на изготовление бланочной продукции за 1995 и 1996 годы. Исходные данные для исследования представлены в таблице 27, основные статистические характеристики - в таблице 28.
Исследование потенциальных потребителей полиграфических услуг (на примере г. Ростова-на-Дону)
Исследование современного состояния рынка полиграфических услуг будет неполным, если не изучить потребности покупателей печатной продукции. Проблема исследования потребителей является очень важной в сфере маркетинга [2, 47, 67]. Как известно, существуют организации-потребители и конечные потребители. Организации-потребители приобретают оборудование, сырье, полуфабрикаты и т.д. для использования в дальнейшем производстве, операциях или для перепродажи другим потребителям. Конечные потребители покупают готовые изделия для личного или семейного пользования. Печатная продукция по своему потребительскому назначению, может быть востребована как организациями-потребителями, так и конечными пользователями. Также для каждого вида печатной продукции существует свой основной и неосновной потребитель. Так для газетно-журнальной продукции основной потребитель - население, неосновной -производственные предприятия, коммерческие фирмы, общественные организации. Для книжной продукции основными потребителями являются: население, общественные библиотеки, для этикеточной и упаковочной продукции - промышленные предприятия (в основном относящиеся к легкой и пищевой промышленности).
Процесс реализации печатной продукции в плановый период развития экономики был четко отлажен. Так распространением книжно-журнальной и газетной продукции занимались книготорговые организации, Союзпечать, потребкооперация, специализированные книготорговые органы, центральный коллектор научных библиотек, бибколлекторы. Этикеточной и упаковочной продукции большого значения не придавалось, в период тотального дефицита потребитель приобретал товары, не обращая внимания на внешний вид упаковки или этикетки. Производство беловых товаров (тетради, альбомы, канцтовары) было убыточно, и поэтому навязывалось полиграфическим предприятиям в приказном порядке.
В настоящее время полиграфические предприятия, специализирующиеся на выпуске книжной продукции, вынуждены перестраиваться. Резко снизилась потребность в этом виде продукции. Основной потребитель - население - имеет низкую покупательную способность, у библиотек также нет средств на обновление книжных фондов. Предприятия стали затовариваться книжной продукцией, что повлекло за собой ряд негативных явлений для их финансового положения. Книжное производство стало непривлекательным для инвестирования. Налицо, так называемый, падающий спрос [67], причем падение это обусловлено кризисом в экономике, что повлекло за собой снижение платежеспособности населения. Задача маркетинговой службы предприятий, выпускающих книжную продукцию - обратить вспять тенденцию падения спроса благодаря творческому переосмыслению подхода к предложению товара, пересмотру существующего ассортимента книжной продукции, тщательному изучению потребностей в данном виде печатной продукции.
В то же время возросла потребность в этикеточной и упаковочной продукции. Современные производители, чтобы успешно реализовать товар, должны большое внимание уделить его внешнему виду - упаковке и этикетке. Но с другой стороны, отечественные производители продукции находятся в тяжелой экономической и финансовой ситуации. Большинство предприятий либо работают не в полную силу, либо вообще стоят. Легкая и пищевая промышленность - основные потребители упаковочной и этикеточной продукции - также находятся в кризисе. Поток заказов на эти виды полиграфической продукции пока еще недостаточно интенсивный, но имеет тенденцию к росту, поэтому конкурентная борьба за каждый заказ очень велика. Пока потребность существует, она должна быть удовлетворена. Определим объем потребности на этикеточную и упаковочную продукцию. Как известно, емкость рынка - это показатель, характеризующий потенциальный, максимально возможный спрос [112]. Он полностью зависит от экономической обстановки в стране. Если промышленность Ростовской области, как и во всей стране, выйдет из кризисного состояния и начнет интенсивно развиваться, то емкость рынка многократно увеличится. Если нет, то емкость рынка будет невелика. Текущий объем рыночного спроса в натуральных единицах на упаковочную и этикеточную продукцию представлен в приложении В.
Нами также сделана попытка определить потребность во флексогра-фии, то есть специальной печати на пищевой фольге. Ее используют при вакуумной упаковке пищевых продуктов, а также в качестве этикеток. Для рынка полиграфических услуг Ростовской области это новый продукт, но потребность в нем существует. Это показали результаты опроса, в частности, руководителей Ростовской кондитерской фабрики.
Конечно, существуют предприятия, которые для удовлетворения нужд в упаковочной и этикеточной продукции, создают собственные типографии. К примеру, Азовский комбинат детского питания (с. Кулешовка, Ростовская область) имеет собственную типографию и полностью обеспечивает себя этими видами продукции. В данном случае полиграфическому предприятию нет необходимости осуществлять поиск заказчиков на стороне. Но большинство предприятий пищевой и легкой промышленности не имеет возможности содержать собственную типографию и вынуждено прибегать к услугам сторонних полиграфических предприятий. Крупными потребителями этикеточной и упаковочной продукции в Ростовской области в настоящее время являются (см. приложение В): - предприятия, специализирующиеся на выпуске ликеро-водочной, винодельческой продукции, а также безалкогольных напитков и пива. Это Ростовский винно-водочный завод, Ростовский завод шампанских вин, завод пивобезалкогольных напитков, Кока-Кола Ростов Ботлерс, пивзавод и другие предприятия.
Формализованный анализ документооборота, связанного с процессом изготовления заказа на полиграфическом предприятии
Для того, чтобы МИС действительно удовлетворяла требованиям необходимости и достаточности, правильности и своевременности, необходимо прежде всего тщательное исследование предметной области, а именно: изучение документов, содержащих маркетинговую информацию и целесообразность их включения в МИС; выявление информационных связей между документами; исследование информационного веса документов; исследование применяемости реквизитов данных и степени их взаимосвязи и т.п. Как известно, документ является основным носите лем информации в информационной системе [8]. На ИПФ «Малыш» и ГИГТП «Янтарный сказ» нами был проведен анализ документооборота, связанный с прохождением заказа в процессе его выполнения. Перечень документов, отражающих этот процесс, приведен в таблице 38.
Карточка складского учета материалов Z13 Накладная на сдачу изделий на склад готовой продукции Z14 Требование на получение материалов Z15 Накладная на внутреннее перемещение изделий Z16 Счет-фактура Z17 Материалы Z18 Приходный кассовый ордер Z19 Платежное поручение Z20 тех документов, которые «участвуют» в процессе прохождения заказа на предприятии. Формализованный анализ информационных потоков позволит установить информационные взаимосвязи между документами, повысить оперативность документального оформления заказов, выявить недостатки существующего документооборота на конкретном предприятии, повысить эффективность функционирования объекта управления в целом.
Пусть Z = {Zj} (і = 1, 2,...,n) - множество документов, участвующих в процессе прохождения заказа в производстве, R = {tj} (j = 1, 2,...,m) - множество, составляющее словарь реквизитов.
В результате проведенных исследований оказалось, что наибольший информационный вес (ранг) имеет документ Z2. Далее идут документы Z1 и Z11. Следовательно, данные документы содержат информацию, которая используется при составлении других документов. Графическое представление взаимосвязей между документами полностью подтверждает расчетные данные, т.к. из каждой вершины графа Zl, Z2 и Z11 выходят по три дуги, из остальных вершин графа уже выходит не более двух дуг одновременно.
Исследования показали, что в данном случае нецелесообразно сокращать число форм документов, так как они информационно слабо связаны друг с другом. При создании МИС предприятия, в подсистеме внутренней отчетности необходимо предусмотреть возможность автоматизации составления документов Zl, Z2 и Z11 в первую очередь. Целесообразно при проектировании базы данных предусмотреть возможности в дальнейшем решать задачи, связанные с составлением документов Z5, Z12, Z4, Z6 и Z7 без реорганизации базы данных. Входную информацию, используемую для составления документов Z9 и Z10 желательно выделить в отдельный сегмент, так как эти документы не связаны с другими, и в то же время взаимосвязаны между собой. Документ Z3 информационно не связан ни с каким другим документом, поэтому необходимо предусмотреть для него отдельный сегмент базы данных.
Аналогичные исследования были проведены для группы документов, перечисленных в таблице 38 для ГИПП «Янтарный сказ». Таблица {Ху} для формализованного анализа предметной области представлена в приложении И, таблице И.2. Всего было исследовано 20 документов, которые включают в себя в общей сложности 203 реквизита. В результате анализа документов были построены матрицы Р01, Р10, Рп, S, G, Н, которые были преобразованы в логические матрицы отношения поглощения Р, S0, Н, G0. Матрицы G0, Н и (Р + (Р0)2) приведены в приложении И.
По результатам проведенного исследования нами было определено, что документ Z3 «Карточка движения заказов в производстве» информационно «поглощается» документами Z1 «Паспорт на заказ» и Z4 «Карточка движения в производстве книг и брошюр». Об этом свидетельствуют матрицы Н и G0, приведенные в приложении И. Число реквизитов, отсутствующих в Z4, но присутствующих в Z3 равно четырем, число реквизитов, присутствующих одновременно в Z3 и Z4 составило 18, в Z3 и Z1 соответственно 10. Если учесть, что общее число реквизитов в Z3 равно 22, то не вошедшие в Z4 4 реквизита можно перераспределить между документами Z4 и Z1, а документ Z3 вообще исключить из документооборота. Следует отметить и тот факт, что все три документа заполняются в производственном отделе, поэтому целесообразность исключения Z3 становится более очевидной. Реквизиты, принадлежащие Z3 и отсутствующие в Z4 - это R21, R22, R42 и R46. В то же время реквизиты R21 и R22 присутствуют в документе Z1. Если реквизит R42 добавить в Zl, a R46 в Z4, то Z3 будет полностью информационно «поглощен» этими двумя документами, и его можно будет вывести из документооборота.
Исключение Z3 из документооборота позволит прежде всего сэкономить время инженера-технолога, заполняющего этот документ. Так среднее значение времени заполнения документа составляет 34,82 мин. В 1998 году документ заполнялся 162 раза. Годовые затраты времени на заполнение документа составили 11,6 рабочих дней. Исключив документ из документооборота, можно оптимизировать работу инженера-технолога, Поручив ему выполнение дополнительных заданий. Для подсистемы внутренней отчетности МИС исключение документа означает экономию аппаратных ресурсов (машинной памяти и времени обработки информации).
В результате проведенного анализа было определено, что при создании подсистемы внутренней отчетности МИС для данного предприятия необходимо автоматизировать составление документов Zl, Z2, Z7, Z8, Z9, Z18 и Z20 (имеют ранги, отличные от 0) в первую очередь.
Целесообразно при проектировании базы данных предусмотреть возможность автоматизировать составление документов Z15, Z17, Z19 без реорганизации базы данных. Входную информацию, необходимую для составления документов Z5 и Z6, а также Z15 и Z11 желательно выделить в отдельный сегмент, так как эти документы не связаны с другими, и в то же время взаимосвязаны между собой. Документы Z10, Z12, Z13, Z16, Z18 не связаны с другими документами, следовательно для них также необходимы отдельные сегменты базы данных.
Таким образом, результаты данного исследования подтвердили , что наиболее информационно значимыми являются документы, отражающие технологический процесс изготовления заказа. На основании этих документов уже рассчитываются калькуляции, составляются требования на получение материалов, выписываются счета-фактуры и т.п.
