Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА I. Понятие пространства делового письма 9
1.1. К истории возникновения делового письма в России 9
1.2. Особенности акта письменной деловой коммуникации 11
1.3. Коммуникативно-стилистические параметры делового письма 15
1.4. Нормативность делового письма 28
1.5. Текстовые параметры делового письма: связность, цельность / целостность, завершенность / законченность, замкнутость 30
1.6. Семиотические параметры пространства делового письма 35
1.6.1. Место делового письма в семиозисе 35
1.6.2. Текст делового письма как сложный вербально-невербальный знак 46
1.6.3. Функции "чёрного" (вербального) и "белого" (невербального) пространства 55
ГЛАВА II. Сопоставительный анализ ортогонального "чёрно-белого" пространства английских, немецких и русских деловых писем 62
2.1. Тематическая классификация деловых писем 62
2.2. Реквизиты английского и немецкого делового письма 63
2.3. Реквизиты русских деловых писем и их способы расположения 65
2.4. Основные элементы структуры делового письма 68
2.5. Вертикальное расположение реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем 69
2.6. Способы горизонтального расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем 75
2.6.1. Первый полностью сблокированный способ 75
2.6.2. Второй сблокированный способ 79
2.6.3. Третий полусблокированный способ 82
2.6.4. Четвертый прямоугольный способ 84
2.6.5. Пятый упрощенный способ 86
2.7. Структурные параметры официально-деловых английских, немецких и русских писем 88
2.7.1. Запрос информации 88
2.7.2. Ответ на запрос 93
2.7.3. Письмо-резюме 97
2.7.4. Письмо-просьба 106
2.7.5. Письмо-предложение 111
2.7.6. Письмо-сообщение 114
2.7.7. Письмо-подтверждение 117
2.8. Знаковость "чёрного" и "белого" пространства деловых писем 120
2.9. Сравнение английских, немецких и русских официально-деловых писем в соответствии со способами горизонтального расположения реквизитов на бланках деловой корреспонденции 123
2.9.1. Первый полностью сблокированный способ горизонтального расположения английских и немецких деловых писем 123
2.9.2. Второй сблокированный способ горизонтального расположения английских и немецких деловых писем 129
2.9.3. Третий полусблокированный способ горизонтального расположения английских и русских деловых писем 135
2.9.4. Пятый упрощенный способ горизонтального расположения английских и русских деловых писем 142
2.9.5. Сопоставление пяти способов горизонтального расположения английских, немецких и русских официально-деловых писем с учетом их социокультуры 149
2.10. Частные деловые письма 150
2.10.1. Письмо-ответ на объявленную вакансию 150
2.10.2. Письмо-извинение 153
2.10.3. Письмо-благодарность 156
2.10.4. Письмо-поздравление 159
2.10.5. Письмо-приглашение 161
2.10.6. Письмо с выражением сочувствия 162
2.11. Сопоставление английских, немецких и русских частных деловых писем 164
2.11.1. Сопоставление английских, немецких и русских частных деловых писем в соответствии с их социокультурой 168
Заключение 173
Библиография 179
Приложение 198
- К истории возникновения делового письма в России
- Нормативность делового письма
- Тематическая классификация деловых писем
- Основные элементы структуры делового письма
Введение к работе
Деловая переписка в последнее время все больше расширяется и завоевывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая корреспонденция становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации.
Любой текст, представляя собой единство содержания и формы, может быть описан как двусторонняя структура, состоящая из уровня информации содержания (смысла) и из уровня формы (пространства, композиции / архитектоники).
Как информационный уровень, так и формальный по-разному проявляют себя в текстах разных типов, разных жанров. Таксонимизации и типологизации всех возможных текстов, порожденных в процессе многогранной речевой деятельности людей, посвящен ряд исследований в области стилистики, типологии и лингвистики текста. При этом значительное внимание уделяется проблемам кодирования информации, декодированию смысла текста, его связности, интегративности и т.п.
Формальная сторона текста рассматривается в обществе лишь как факультативный, второстепенный аспект. Тем не менее, специфичность и функциональная значимость пространства в различного рода текстах не вызывает сомнений. Композиционное построение частей текста, соотношение «чёрного» и «белого» пространства (где «чёрное» - сам текст, «белое» — промежутки между словами, строчками, поля и т.п.) у каждого текста в большой степени конвенциональны, т.е. нормативно-детерминированы, а потому возможно их достаточно объективное описание и классификация.
Актуальность работы определяется все возрастающей ролью деловой коммуникации в современном обществе, а также стремлением лингвистов определить информативные и формальные параметры текстов разных жанров,
функционирующих в разных сферах коммуникации.
Предметом исследования стали особенности архитектоники деловой переписки в английском, немецком и русском языках.
Объектом исследования послужили деловые письма на английском, немецком и русском языках конца XX - начала XXI века. Было изучено около полутора тысяч английских, немецких и русских деловых писем из различных пособий по деловой корреспонденции, а также письма английских, немецких и русских частных фирм.
Цель исследования состоит в изучении архитектоники английских, немецких и русских деловых писем.
В соответствии с поставленной целью в работе решается ряд задач:
выявить функции «чёрного» и «белого» пространства в деловом письме;
дать оценку ортогональному расположению реквизитов в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции;
3) провести сопоставительный анализ английских, немецких и русских
деловых писем.
Решение поставленных задач предопределило выбор методов исследования:
сравнительно-описательный метод (для выявления сходства английской, немецкой и русской деловой корреспонденции);
контрастивно-описательный и сопоставительный метод (для описания и сопоставления различий в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции).
Научная новизна работы заключается в том, что в ней осуществляется детальный анализ структурной организации ортогональной проекции делового письма как особого типа текста, исследуется неразрывная связь пространственно-эстетического оформления с содержанием письма, устанавливаются социокультурные особенности английских, немецких и русских деловых писем.
В ходе решения поставленных задач были сформулированы и выносятся
на защиту положения:
Деловое письмо образует особое архитектоническое текстовое пространство, в котором периферийные компоненты так же развиты и структурно организованы, как и его центральная часть.
Функционально-прагматическая направленность делового письма во многом определяет его структурные, пространственные и содержательные особенности. В деловом письме с его «чёрно-белым» пространством основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а основную функцию воздействия - «белое» пространство. Как «чёрное», так и «белое» пространство имеют вспомогательные функции, часть из которых функционально-тождественна, а остальные различны.
Основой ортогонального расположения «чёрно-белого» пространства в английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых письмах следует считать ортогонально-пространственное оформление делового письма по вертикальной и горизонтальной осям. Вертикальное расположение показывает следование реквизитов от края страницы в левой части английских, немецких и русских писем. В горизонтальной проекции представлено пять способов расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем. Различия в архитектонике и составе реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем обусловлены нормами и стандартами составления деловой корреспонденции в Англии, Германии и России.
Состав реквизитов и их расположение в английской, немецкой и русской частной деловой корреспонденции имеет свои особенности, что связано с социокультурными традициями написания частных деловых писем, которые строго регламентированы на социальном уровне.
Теоретическая значимость работы состоит в детальном анализе английских, немецких и русских писем, определении особенностей их ортогональной проекции и выявлении функций «чёрно-белого» пространства.
Практическая ценность проведенного исследования определяется тем,
что ее результаты можно использовать в разработке курсов «Деловой английский, немецкий и русский», в курсах по сравнительной типологии английского, немецкого и русского языков, в специальных курсах по «Социолингвистике», а также при написании курсовых и дипломных работ.
Материалы данного исследования апробировались на научно-методических чтениях Пятигорского государственного лингвистического университета ("Университетские чтения - 2003 / 2004"), на заседании кафедры общего и сравнительного языкознания ПГЛУ (2004).
Композиционно диссертационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографии и приложения.
Во введении излагается актуальность и научная новизна темы, ставятся и обосновываются цели и задачи, которые будут решены в работе, излагаются положения, выносимые на защиту, а также определяются предмет, объект и методы исследования.
В первой главе рассматривается пространство делового письма, даются его коммуникативно-стилистические, текстовые и семиотические параметры. Определяется место делового письма в семиозисе. Текст делового письма представляется как сложный вербально-невербальный знак, выявляются функции «чёрного» (вербального) и «белого» невербального пространства.
Во второй главе проводится сопоставительный анализ ортогональной проекции «чёрно-белого» пространства английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых писем.
В заключении подводятся основные итоги работы и намечаются перспективы дальнейшего исследования.
В библиографии приводятся источники, использованные и цитируемые в диссертации.
Приложение содержит перевод на русский язык английских и немецких официально-деловых и частных деловых писем.
Основные положения и результаты диссертации отражены в четырёх публикациях автора.
К истории возникновения делового письма в России
Официально-деловой стиль занял особое положение среди других письменных стилей благодаря тому, что сферой его обслуживания стали важнейшие стороны государственной жизни, включающие внешние отношения, торговлю и закрепление частной собственности. Необходимость письменного закрепления всевозможных договоров, актов, оформления различных положений и т.п. начала формировать своеобразный «язык», который сохраняет те прежние основные отличительные черты с учетом изменений, привнесенных временем и жизненным укладом. Деловые документы появились на Руси после введения в X в. письменности. А первыми документами, зафиксированными в летописи, можно считать договоры русских с греками 907, 911, 914 и 917 гг. Итогом первых договоров русичей можно считать первый свод законов XI в. Киевской Руси «Русская правда». Его можно с правом назвать оригинальным памятником письменности, а, исходя из текста, сделать вывод о развитости юридической, общественно-политической и прочей системы терминологии тех времен. Высокоразвитая терминологичность точно очерчивает особенности словоупотребления и организации речи, свойственные чертам делового стиля. Некоторые из приводимых нами терминов - важнейший лексический пласт древних документов, свидетельствующих о развитости правовых и деловых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головник (убийца), послух (свидетель), вира (штраф), вено вотское (выкуп за невесту), куна (деньги) (Панов М.И., 2005:881). Древнейшим документом после «Русской правды» считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода ИЗО года». Начальная формула «Се азъ»... («вот я») становится с того времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с конъми, и лес, и борти, и ловища на ловати...» (из «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Все грамоты заканчиваются с тех пор специальной формулой (фатической формулировкой) с указанием имени свидетеля сделки и того, кто скрепляет грамоту своей подписью: «К сей данной аз Савва печать приложил. А послух (свидетель) данной мой духовный протопоп светлого Архангела Федор Фомин. А данную писал человек мой Игнат Мосеев» (Данная грамота С.Д. Сюзова Нижегородскому Благовещенскому монастырю). Сведения о составителе текста становятся с XV в. нормой, а в XVII -XVIII вв. - обязательным реквизитом (компонентом) делового письма. Примечательно, что при всей своей лексической пестроте, государственно-приказной язык этого времени более нормирован, чем живая разговорная речь. Именно благодаря этому в обиход входят приказные формулы, становящиеся штампами и канцеляризмами. В связи с обилием делопроизводства допетровской Руси потребовалась выработка единых подходов к оформлению и обработке документов. Унификация языка документов, начавшаяся в Киевской Руси, развивалась дальше. В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана законченная система норм документирования, в котором «генеральные формуляры», т.е. формы документов предусматривали требования к оформлению, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, а также единых норм наименования и самонаименования. Наблюдается все большее отдаление лексики делового языка от разговорной речи. В эту деловую лексику проникает огромное количество иностранных слов, таких как: губерния, акт, баллотировать, апелляция. (Панов М.И., 2005:881). Документы служебной переписки были широко распространены в XIX в. и количественно значительно превзошли другие типы деловых текстов. Их писали на служебных бланках с включением определенного набора реквизитов. Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерства» устанавливает в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Довольно быстро формируются черты канцелярского стиля, которому свойственны формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В XX в. документы еще более унифицированы и разработаны новые правила служебной документации. В 1918 г. вводится единая форма бланков делового письма, а в 20-е гг. начинается разработка по созданию новых стандартов делового письма, написание которого сводится к появлению трафаретных текстов, фиксируется местоположение реквизитов: отправителя, адресата, даты, обращения, текста, фатических формулировок. Нормой закрепляется красная строка в 3-5 знаков, узкое поле справа, широкое слева (т.к. документы переплетались). Отбивки между строками были регламентированы, тем более, что в целях экономии пространства на листе бумаги их количество было минимальным.
Нормативность делового письма
В понятие нормативности делового письма включается следование отдельным правилам составления текста определенной формы, поскольку совокупность «белого» (незаполненного текстом или невербального) и «чёрного» (заполненного текстом - вербального) пространства создают свой тип схематического построения каждого отдельного делового письма.
Центральная часть текста любого типа, существующего в ряду других текстов такого же типа делового письма, может быть названа прагматической, поскольку она обеспечивает верную интерпретацию содержания текста.
Для обеспечения необходимой нормативности письма немаловажным фактором служит расположение текста по горизонтали и вертикали, выделение абзацев, содержащих особую информацию, оформление адреса на конверте и бланке. Таким образом, нормативно-детерминированными становятся не только текст или отдельные изолированные предложения, но и «внутренняя организация», «строй и структура речи», различная терминология, составляющие единое целое делового письма (Щербина Э.Ф., 1981:121). Всё это «повышает информативность и организовывает сообщение» (Веденина Л.Г., 1980:46).
По утверждению Ю.С.Степанова, стиль делового письма не позволяет «...увеличения длины высказывания» (Степанов Ю.С, 1975:512). Составитель делового письма вынужден сократить свободу выбора форм письма в связи с ограничениями в его объеме, поскольку в сугубо деловом стиле сфера общения строго регламентирована. Выход за рамки коммуникации в сфере деловой корреспонденции нарушает её нормативность.
Ц.Тодоров в своей книге «Литература и значение» отводит определенное место письму и формам его составления (Тодоров Ц., 1967). Объектом его исследования является эпистолярный роман, в котором он выявляет специфику эпистолярного знака. Анализ проводится строго по тексту, без выхода в «затекстовое» пространство. Тодоров как бы реконструирует коммуникативные ситуации с различным составом участников. Он выделяет несколько уровней письма, которые можно назвать нормативными: - первый уровень - денотативные значения. Для нас это те конкретные объекты, события, о которых пишут в деловом письме; - второй уровень - для нас более значим. Это - формальный аспект значения, т.е. дополнительная информация, связанная с формой (как написано письмо) - то, что обычно называют стилистическим значением высказывания; - третий уровень - материальный аспект значения, т.е. дополнительная информация, связанная с материальной характеристикой письма. В деловой переписке учитывается качество бумаги, тип принтера, краска и т.п. Это свидетельствует об уровне фирмы, ее положении среди других, сходных организаций. Но этот «материальный» аспект мы в исследовании не учитываем, считая его несущественным. Знаковым для нас является второй — формальный аспект.
Невербальное «белое» пространство контрастирует с вербальным «чёрным» пространством, оппонируя ему, выделяя его, и создавая дополнительные условия получения информации, связанной с формой подачи текста. Оба пространства становятся, таким образом, единым целым, несущим равнозначную прагматическую нагрузку, что способствует адекватному восприятию письма.
Знаковость текста можно объяснить иначе. Любой текст существует не изолированно, а в контексте с другими, отличными от него текстами, а также с такими же, подобными текстами. Сосуществование создает «прагматический контекст», в котором значимость каждого элемента текста предопределена: «прагматический контекст является структурированным», «всё предшествующее взаимодействует», поэтому читатель делового письма безошибочно (без чтения) определяет, где в письме расположен адрес, имя автора письма и другие реквизиты. «Языковому пользователю нет необходимости дожидаться конца абзаца, главы или целого текста, чтобы понять, о чем идёт речь в тексте или в его фрагменте» (Т.А. ван Дейк, В. Кинч, 1988:168). Норма как ключ к пониманию, распознаванию рождается в контексте многократно повторенных текстов. Будучи повторенными в социуме, тексты функционируют как социо-знаки. Свойства социо-знаков, в значительной степени, определяются тем периодом развития общества, в котором эти знаки используются как таковые.
Наработка особой нормативности делает текст делового письма средством тесной развивающейся коммуникации, в которой партнеры достигают полного взаимопонимания. Текст письма уже не рассматривается вне социо-культуры. Он сам становится эталоном нормы, является составной частью формы и структуры делового письма.
Тематическая классификация деловых писем
В основу нашей классификации деловых писем положен подход Ю.М.Демина (Демин Ю.М., 2003:55). Различают 3 типа деловых писем: I) официально-деловые письма; И) частные деловые письма; III) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой внутри организации). К наиболее распространенным официально-деловым письмам относятся: 1) письма-просьбы; 2) письма-сообщения; 3) письма-запросы; 4) письма-заявления; 5) письма-подтверждения; 6) письма-заказы; 7) письма-предложения (оферты); 8) письма-дополнения; 9) письма-рекламации (претензии); 10) информационные письма; 11) гарантийные письма; 12) презентационные письма; 13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл); 14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.); 15) сопроводительные письма. В группе частных деловых писем выделяются следующие: 1) письма-поздравления; 2) письма-приглашения; 3) письма-извинения; 4) письма для выражения сожаления и соболезнования; 5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве); 6) письма по случаю отъезда; 7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма); 8) благодарственные письма; 9) рекомендательные письма; 10) мини-письма (письма-шаблоны); 11) письма-открытки; 12) письма негативного содержания (письма-отказы, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.) 13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения; 14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; 15) письма-резюме. По месту в системе переписки официальные и частные деловые письма могут быть первичными (т.е. подготовленными по инициативе организации) и ответными (направленными организацией в ответ на послания, полученные от других организаций). В свою очередь, и те и другие письма являются для адресанта (или организации, отправляющей письмо) исходящими. Получателем за пределами организацией как первичные, так и ответные письма будут восприниматься как входящие. Реквизиты английского и немецкого делового письма Мы представляем набор компонентов делового письма, так называемого, международного образца (английского и немецкого), имеющий определенный состав реквизитов. Для облегчения восприятия структуры писем с соотношением «чёрного» и «белого» пространства мы используем буквенную номенклатуру (латиницу) (А, В, С и т.д.), которой обозначаем «чёрное» пространство в деловой корреспонденции: (A) - логотип (англ.: Logotype) (нем.: Logotyp); (B) - наименование организации (англ.: Organization s name) (нем.: Betriebsname); (C) - адресант (англ.: Sender s address) (нем.: Absender); (D) — номер документа (англ.: Reference) (нем.: Betreff); (E) - дата (англ.: Date) (нем.: Datum); (F) - специальные почтовые отметки (англ.: Special mailing indication) (нем.: Postleitzahl); (G) - уведомление о конфиденциальности (англ.: Confidential) (нем.: vertraulich); (Н) - адресат (англ.: Inside address/Adressee) (нем.: Anschrift/Adressat); (I) - указание на желательность ознакомления (англ.: For the attention of) (нем.: far besondere Vermerke); (J) - обращение (англ.: Salutation) (нем.: Anrede); (К) - заголовок к тексту (англ.: Subject (Re.:)) (нем.: Bezugszeichen); (L) - основной текст письма (англ.: Body of the letter) (нем.: Brieftext); (M) - завершение письма (англ.: Close) (нем.: GruBformel); (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо (англ.:Тпе position of the man signing the letter) (нем.: Unterschriftbevollmachtigter); (О) - подпись (англ.: Signature) (нем.: Unterschrift); (P) - расшифровка подписи (англ.: Signature s decipherment) (нем. :Unterschriftentzifferung); (Q) - пометка об исполнителях (англ.: Initials of persons in charge) (нем.: Vermerke fiber Vollzieher); (R) - приложение (англ.: Enclosures) (нем.: Beilage); (S) - копии письма (англ.: Copies) (нем.: Kopien); (T) - постскриптум (англ.: PostScript (P.S.)) (нем.: Postskript(um).
Основные элементы структуры делового письма
Исследуемый материал показал, что основными параметрами архитектоники делового письма можно считать вертикальное и горизонтальное расположение реквизитов, которые образуют ортогональное (др.-греч. opGoydmioc, - прямоугольное) пространство делового письма как целостный текст. Положение об ортогональном вертикально-горизонтальном пространстве делового письма правомерно как для английской и немецкой деловой корреспонденции, так и для русских деловых писем. Под вертикальным расположением мы понимаем архитектонику реквизитов от края страницы в левой части письма. Помещенное ниже Письмо 1 представляет собой обобщенный вариант вертикального расположения реквизитов английских и немецких деловых писем. Заметим, что (В) - наименование организации, (С) - данные об адресанте (Е) - дата письма не относятся в данном случае к вертикальной проекции английских и немецких деловых писем, т.к. эти реквизиты смещаются по горизонтали. Английское письмо со временем приняло форму и стандарты европейского письма, т.е. реквизиты (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, (О) - подпись, (Р) - расшифровка подписи, располагавшиеся раннее в правой части письма, теперь сдвинуты влево. Это обобщенное представление английских и немецких писем показывает смещение («плавающее») по горизонтали расположение вышеперечисленных реквизитов в индексально-конечной части. Письмо 2 - обобщенный вариант русского делового письма, в котором (Н) - адресат , (J) - обращение, (О) - подпись, (Р) - расшифровка подписи не включаются в вертикальную проекцию русских деловых писем, в связи с тем, что они относятся к горизонтальной проекции. Таким образом, мы отмечаем различие расположения некоторых реквизитов в вертикальной проекции английских, немецких и русских деловых писем. Вертикальная проекция английских и немецких деловых писем содержит следующие реквизиты, расположенные в левой стороне письма: (Н) - адресат, (К) - заголовок к тексту, (J) - обращение, (L) - основной текст делового письма, (М) - завершение письма, (О) - подпись, (Р) - расшифровку подписи, (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо. В вертикальном расположении (проекции) русских деловых писем мы выделяем следующие реквизиты: (B) - наименование организации, (C) - адресанта, (Е) - дату письма, (D) - номер документа, (X) - ссылку на регистрационный номер и дату документа, (К) - заголовок к тексту, (L) - основной текст делового письма, (М) - завершение письма, (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, (Z) - фамилию исполнителя, (Y) - номер его телефона. Итак, мы можем сделать вывод, что в вертикальном расположении в левой части английских, немецких и русских деловых писем совпадают реквизиты: (К) - заголовок к тексту, (L) - основной текст делового письма, (М) - завершение письма, (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо. Остальные реквизиты отсутствуют в английских и немецких письмах, но имеют место в русских письмах, например: (D) — номер документа, (X) - ссылка на регистрационный номер и дату документа, (Z) -фамилия исполнителя, (Y) - номер его телефона. Другие же реквизиты сдвигаются по горизонтали.