Введение к работе
Актуальность темы исследования. Начало 3-его тысячелетия в истории человечества ознаменовалось сменой общественно-экономического уклада: мир из индустриального сделал шаг в информационное общество. Капитал, как основной фактор производства, стал замещаться информацией. Основной формой информации выступает её документированная форма, объемы которой постоянно увеличиваются. Документы отложились не только в архивах, библиотеках и других структурах документирования, они попали в культурный слой земли, на океанское и морское дно, а межпланетная станция «Пионер-10» в конце ХХ века впервые унесла в галактику стальную пластину с выгравированным на ней рисунком представителей человеческого рода и рядом научных символов. Таким образом, мы можем констатировать тот факт, что произошло «завоевание» документами земного, водного и космического пространства. Итогом тысячелетнего документирования информации, по мнению К.Б. Гельман-Виноградова, стало зарождение документальной среды и памяти ноосферы, которые включают макро-, микро- и мегауровни .
Высокая социальная значимость документа привела к потребности в его научном изучении, что было реализовано посредством, во-первых, формирования новой научной дисциплины, рассматривающей закономерности документообразования, во-вторых, разработки теории документа. Новая дисциплина – документоведение - формировалась как прикладная и носила преимущественно эмпирический характер. Её основной функцией выступало методическое обеспечение делопроизводственной и иной практики, методом исследования выступал инструментализм. Сегодня в её рамках поднят вопрос о формировании теоретической части. Теория наравне с эмпиризмом выступает также в качестве метода познания в силу того, что она является приблизительно верным отражением действительности. Чтобы критерий практики был безошибочен, необходимо ее соединение с познанием, что предопределяет развитие теоретической части.
Выбор темы настоящего исследования определен рядом факторов. Во-первых, наличием социального заказа общества, обусловленного постоянным ростом социальной значимости документа. Во-вторых, высокая социальная значимость документа привела к тому, что он стал предметом рассмотрения в более чем десяти научных направлениях. Сегодня это вызывает потребность в теоретическом обобщении и систематизации как практики работы с документами, так и накопленных теоретических знаний о документе в документоведении, архивоведении, книговедении, библиотековедении, библиографоведении, музееведении, научно-информационной деятельности. Возникла потребность в общей теории документа как методологической основе использования документного подхода в дисциплинах, изучающих документированные формы информации.
В-третьих, потребностью практики работы с документами. Данная практика основана на сложившихся за тысячелетие технологиях использования письменного документа, созданного на бумажной основе. Смена технологий, связанная с виртуализацией документа, требует разработки новых технологий, в основу которых должно быть положено сущностное знание о документе.
Основу теоретических знаний о документе должна составить общая теория документа, охватывающая аспекты, наиболее общие для всех видов документированной информации. Задача общей теории – исследовать теоретические основы документа, создать возможность его целостного комплексного видения. Это связано с выполнением теорией важнейшей объяснительной функции, позволяющей раскрыть взаимосвязи между потребностями общества в информационном обеспечении и конкретными документными формами, возникающими для удовлетворения этих потребностей. Иными словами -проанализировать закономерности возникновения и развития документированных форм информации. Теоретические исследования предоставляют возможности для использования методов моделирования, которые, в свою очередь, позволяют рассмотреть объект в динамике, а также смоделировать влияние тех или иных факторов на информационно-документационную систему в целом.
Теоретическая модель позволяет определить вектор развития, что имеет важное прогностическое значение. Прогнозы, сделанные в отсутствии теоретической базы, стоят не многого. Целостное видение объекта, создание которого является основной функцией теоретического знания, позволит снизить потери информации на всех этапах документирования и работы с документами.
Научная разработанность проблемы. Проблема теоретического изучения документа возникла давно и носит сложный характер. В ходе развития диверсификации документных коммуникаций для методического обеспечения практической деятельности были заложены основы нескольких теоретических концепций документа. Одной из первых начала формироваться правовая концепция документа. Она возникает на стыке таких направлений, как дипломатика и криминалистика. К XVII веку относят возникновение дипломатики, предметом которой стало изучение документов актового характера на предмет подлинности и подложности. В 1681 году вышел первый научный труд Жана Мобильона, затрагивающий документную проблематику.
В XVIII-XIX веке документ стал предметом рассмотрения в юриспруденции и, в первую очередь, в гражданском праве, где документ рассматривался в качестве письменного доказательства. Правоведы обобщили практику делопроизводства с целью выработки практических рекомендаций для составления документов, обладающих правовой функцией. Именно в рамках гражданского права был определен видовой состав документов, выработаны правила их составления и даны примеры.
Пионером в области изучения административных документов в России стал писатель и правовед Н.В. Варадинов. Изучая историю министерства внутренних дел, он предпринял попытку обобщения опыта делопроизводства в министерстве. В конце XIX в. теоретическими проблемами документа занялись немецкие и российские криминалисты. Предметом их рассмотрения стали вопросы защиты документа от подлога. Обобщающей работой стала магистерская диссертация А.А. Жижиленко, в которой одна из глав была посвященная теоретическим проблемам документа как объекта подлога.
С конца XIX – первой трети XX в. документ стал объектом теоретического рассмотрения в трудах Поля Отле, работы которого послужили основанием для изучения документа в библиотечно-книговедческих дисциплинах. В нашей стране идеи Отле были поддержаны и получили развитие в работах Д.С. Боднарского, Н.С. Русинова - советских специалистов в области библиотечно-книговедческих дисциплин.
Новый подход в исследовании документа сформировался в 1950-1960-х гг. в рамках новой дисциплины – документоведения. Дисциплина возникла как раздел архивоведения. Автором концепции новой научной дисциплины стал историк-архивист К.Г. Митяев. В теоретической части дисциплины были определены статус новой дисциплины, её предметная область, сформулированы исследовательские задачи. Был обобщен опыт делопроизводства, в первую очередь, с позиций последующего архивного хранения документов, предпринята попытка рассмотрения структуры документа, вопросов классификации . Появилась первая комплексная работа по истории дореволюционного и советского делопроизводства . Теоретические разработки К.Г. Митяева до сих пор не потеряли своей актуальности.
Первыми крупными документоведческими работами, носящими историко-теоретический характер, стали работы, обобщающие развитие документоведения. Итоги развития документоведения с середины 1950-х до 1970-х гг. были подведены А.С. Малитиковым . Ряд вопросов формирования теории документоведения был рассмотрен в статье В.Д. Банасюкевича и А.Н. Соковой . В рамках разработки теоретических вопросов был проведен ряд специальных теоретических семинаров . В докладах были рассмотрены вопросы развития теоретической части документоведения. Ряд теоретических вопросов о закономерностях формирования документных систем был рассмотрен В.С. Мингалевым .
Первым крупным обобщающим исследованием, подводящим итоги двадцатилетнего развития документоведения (1960-1980) в условиях внедрения в практику новых информационных технологий, стали работы А.Н. Соковой . Автор подвел итоги развития теоретических вопросов документоведения и попытался сформулировать первоначальную парадигму документоведения как науки, куда включил представления об объекте и предмете, целях и задачах документоведения.
Проблемы классификации документального массива стали предметом рассмотрения К.И. Рудельсон . Вопросы моделирования в ходе осуществления унификации и стандартизации систем управленческой документации были рассмотрены в работе В.И. Кокарева .
Проблемам управления документацией на предприятии посвящено исследование В.М. Ларина . Несмотря на управленческую заданность исследования, автор рассмотрел ряд общих теоретических вопросов, таких как понятие «документированная информация» и проблемы эволюции управленческого документа. Автор обобщает теоретические исследования в области электронного документа.
Отдельные аспекты теории и практики документоведения рассматривались исследователями также в рамках кандидатских диссертаций. Преимущественно это были вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода.
Ряд теоретических положений о документе получил развитие в других научных дисциплинах. В первую очередь, это такие вспомогательные исторические дисциплины, как источниковедение, рассматривающее исторический источник, основным видом которого выступает документ, а также дипломатика, археография и др. Однако исследование документа в этих дисциплинах имело ряд особенностей. Во-первых, документ рассматривался в них под углом специфических для данных направлений задач, во-вторых, документ в этих дисциплинах, условно говоря, переживает вторую жизнь, т.е. выполняет функции, не связанные с теми, что ставились авторами в момент его создания.
Часть теоретических вопросов, относящихся к ретроспективным документам, рассмотрен в рамках архивоведения . Исследователи акцентировали внимание на «второй» жизни документа, которую он приобретает после выполнения им его оперативных функций.
Большой вклад в копилку теоретических знаний о документе внёс раздел кибернетики - документалистика. Предметом изучения в ней стал любой носитель информации и поэтому сфера рассмотрения имеет широкие границы. Это может быть традиционный оперативный документ, машиночитаемый документ, архивный документ или музейный памятник, вообще все то, что может содержать информацию. Безусловным достижением документалистики стала разработка информационного подхода в понимании природы документа. Однако большим недостатком стал сугубо информационный подход, исключающий из рассмотрения социальные функции как самого документа, так и института документирования. Теоретические исследования в области электронного документа были продолжены специалистами в области вычислительной техники В.А. Гадасиным и В.А. Конявским .
Определенный вклад в разработку теоретических знаний внесли специалисты в области книговедения, библиографоведения и библиотековедения. В первую очередь, это М.Н. Куфаев, А.М. Ловягин, Б.С. Боднарский, И.Г. Моргенштерн, Ю.Н. Столяров, О.П. Коршунов, Г.Н. Швецова-Водка, Н.Б. Зиновьева, А.В. Соколов и др. Взяв в качестве предмета своего рассмотрения документ-книгу, исследователи обогатили теоретические знания новым видом документа, содержащим информацию, прошедшую аналитико-синтетическую переработку. В рамках этого направления сформировалась новая версия концепции документоведения , оперирующая документом в самом широком смысле и рассматривающая, прежде всего, документ-книгу и научно-техническую документацию.
Можно констатировать, что за последние три десятилетия документ стал предметом рассмотрения не только документоведения, но и блока библиотечных и книговедческих дисциплин, архивоведения, документалистики и других научных направлений. Данные дисциплины внесли значительный вклад в развитие знаний о документе, сделав его теоретическое изучение по сути междисциплинарным. Теоретические исследования были направлены либо на решение прикладных задач по интенсификации документационного обеспечения управления и производства, правовой защите документов, либо обобщали практический и научный опыт прошлых лет. В целом в каждом исследовании авторы затрагивали те или иные теоретические проблемы, однако комплексного исследования, которое синтезировало бы накопленные в других дисциплинах теоретические знания и на их основе создало бы новое теоретическое знание, до сих пор не было проведено.
Цели и задачи исследования. Целью исследования является разработка основ общей теории документа. Для достижения поставленной цели в диссертационном исследовании решались следующие задачи:
-
Проанализировать предпосылки формирования общей теории документа в исторических, правовых, библиотечных, книговедческих и информационных дисциплинах. Подвести итоги теоретического исследования феномена «документ».
-
Проанализировать эволюцию документных форм коммуникации, наметив основные перспективы их развития.
-
Сформулировать основные положения общей теории документа: методологические основы, объект и предмет познания, проанализировать структуру документа как информационного объекта; обосновать классификацию документа по видам и жанрам.
-
Обосновать терминологический аппарат общей теории документа в рамках дисциплин, его изучающих.
-
Сформулировать основные этапы в развитии документных форм, построить общую информационно-документационную модель.
-
Сформулировать основные положения документной парадигмы. Обосновать возможность использования терминов «оперативный, «архивный» и «диахронный документ». Обосновать эффективность использования документной парадигмы в решении общих задач в документационной науке.
Объект и предмет исследования Объектом диссертационного исследования выступает знание, охватывающее наиболее общие теоретические проблемы документированной информации. Предметом исследования выступает документ как системный объект. Результатом исследования теоретического аспекта является научная теория в области документированной информации как форма отражения знаний об объекте. Теоретический аспект реализуется в ходе анализа информационных систем документированной информации, созданных определенными социальными институтами и в рамках которых функционируют носители информации – документы.
Методология и методы исследования. Методология диссертационного исследования, представляющая собой процедурную сторону познания, носит комплексный характер и охватывает ряд общенаучных и частных методов исследовательской работы.
Документ выступает в качестве носителя информации. Это обусловливает тот факт, что информационный метод, раскрытый в работах К. Шеннона, Н. Винера, У.Р. Эшби, А.Д. Урсула, Г.Г. Воробьева, Э.П. Семенюка, А.И. Михайлова, А.И. Черного, Р.С. Гиляревского, В.Г. Афанасьева, мы выделяем в качестве базового метода. Под информационным методом понимается общенаучный метод познания через идею информации и ее передачи как одного из важнейших информационных процессов . Без анализа свойств документной информации невозможно понять принципы и закономерности как самого документообразования, так и организацию документных систем, поскольку документ есть по сути одна из ряда форм движения информации.
Документ функционирует в информационной системе, следовательно, он нуждается в системном рассмотрении. Системный подход позволяет, во-первых, использовать принцип иерархичности, и, во-вторых, рассматривать явления и процессы в качестве элементов и связей системы.
Тысячелетнее существование института документирования обусловливает необходимость использования исторического метода, без которого невозможно понять метаморфозы внешних и внутренних форм документированной информации. Исторический метод предполагает мысленное погружение в прошлое и рассмотрение явлений в качестве процессов, происходящих во времени, и признает обусловленность данного состояния явлений их предшествующими состояниями.
Одним из новых методов, предлагаемых нами, является метод моделирования как воспроизведение характеристик некоторого объекта в другом объекте, специально созданном для их изучения. Мы полагаем, что потребность в моделировании обусловлена невозможностью исследования непосредственно самого объекта – документированной информации, вследствие как сложности информационно-документационной системы, так и процессов, в ней протекающих. Целью моделирования выступает построение динамической информационно-документационной системы. Моделирование позволяет понять действие системы и предсказать ее поведение в заданных условиях.
Кроме этого, исследование опирается и на частные методы, которые преимущественно выступают как методы, разработанные практикой документирования и делопроизводства. К ним относятся методы классификации документов, организации их в информационные массивы и т.д.
Другим частным методом выступает метод лингвистического анализа терминологической системы и динамики её развития. Терминологическая система отражает основные тенденции в понимании предметной области, и, следовательно, её изучение позволяет выявить ход развития теории документа как научного направления.
Таким образом, комплексное, междисциплинарное исследование опирается как на общенаучные, так и частные методики исследования.
Научная новизна и теоретическая значимость работы. Научная новизна и теоретическая значимость исследования:
-
Подведены итоги теоретического развития документоведения. Дан развернутый анализ локальным теориям и концепциям документа;
-
Дан целостный взгляд на возникновение и эволюцию документных коммуникаций и соответствующие им формы и технологии. Введена и обоснована периодизация развития информационных технологий, включающая протодокументные, документные и постдокументые этапы. Представлена эволюция социальных коммуникаций с точки зрения развития документных форм.
-
Обосновано выделение основных социальных информационных институтов: институт оперативной информации, институт диахронной и ретроспективной информации, с помощью динамической информационно-документационной модели продемонстрирована их взаимосвязь на информационном уровне.
-
Исследованы теоретические аспекты документирования как информационного процесса и определены его этапы. Дано теоретическое обоснование понятия «реквизит документа» как метаинформации, содержащей необходимые сведения о документной системе.
-
Исследованы с информационных позиций функции и свойства документов. Научно обосновано использование таких понятий, как подлинность и оригинальность, качество и юридическая сила документа. Проведено теоретическое разграничение понятий «вид», «наименование вида», «разновидность» и «жанр» документа.
-
Введено понятие семантической прерывности. Обоснован новый принцип классификации документов как на машинных, так и на традиционных носителях, на дискретные и аналоговые.
-
Показаны перспективы развития документной системы и условия ее трансформации в бездокументарную систему. Обосновано введение и использование термина «бездокументарный документ».
-
Сформированы основные положения документной парадигмы. Сформулировано теоретическое определение документа и на его основе обосновано введение и доказана целесообразность понятия «оперативный», «архивный» и «диахронный» документ.
Настоящая работа – первый опыт систематизированного изложения общей теории документа в отечественной и зарубежной документационной науке.
Положения, выносимые на защиту:
-
Документ - это форма представления документированной информации. Документный статус имеют только те формы материализованной информации, которые создавались с информационными целями, т.е. изначально создавались как документы.
-
Основу документа составляет информационное сообщение. Оно может быть создано с целью передачи либо семантической информации, направленной на снятие у получателя информации неопределенности, либо структурной информации, носящей характер автокоммуникации.
-
Понятие «документирование» как информационный процесс включает два этапа: 1) вычленение социально значимой информации, формирование сообщения и фиксация этого сообщения на материальном носителе; 2) включение материализованного сообщения в локальную информационно-документационную систему. Таким образом, информационная структура документа содержит два основных элемента: семантическую информацию, содержащуюся в сообщении, и информацию о системе, в рамках которой документ выполняет возложенные на него функции. Системная информация имеет форму реквизитов (оперативных и архивных) или выходных сведений.
-
Развитие коммуникаций, основанных на материализации информации, прошло длительный путь, включающий протодокументные, документные и постдокументные коммуникационные технологии. На первом этапе развития материализованных коммуникаций были созданы сообщения, которые выполняли коммуникационные функции в ходе прямой коммуникации. На втором этапе развития коммуникационных технологий были созданы документные коммуникации, основанные на документной системе и документе. Документ, как системный объект, возник на более высоком уровне развития коммуникационных технологий. Переход от прямых к опосредованным коммуникационным технологиям стал возможен при наличии документных систем, в рамках которых сообщение приобрело форму документа. Третий этап, зарождающийся в настоящее время, носит постдокументный характер и связан с развитием документной системы на локальном уровне до такой степени, при которой документ становится полностью абстрактным (виртуальным). При этом его функции берут на себя учетные записи, содержащиеся в иных документах системы.
-
В качестве иллюстрации эволюции документных коммуникаций предлагается информационно-документационная модель современного общества, включающая: 1) Оперативную информационно-документационную систему, содержащую документы, ценность которых зависит от времени выполнения ими функций, возложенных на них автором и потребителями информации, после чего они утрачивают актуализацию и исключаются из системы. В информационном плане, утрата оперативных функций связана со снятием неопределенности. 2) Ретроспективную информационно-документационную систему, содержащую документы, утратившие оперативную ценность, но сохранившие потенциальную ценность для изучения прошлого. Процесс документирования представлен только вторым этапом, имеющим форму экспертизы ценности. 3) Диахронную информационно-документационную систему, содержащую документы, ценность которых напрямую не зависит от времени, и информация в которых находится в состоянии актуализации. Постоянное состояние актуализации дихаронного документа связывается с двумя аспектами: для документов, созданных для передачи семантической информации, направленной на снятие неопределенности с аналитико-синтетической переработки, в ходе которой ценность значительно увеличивается; а для документов, созданных для передачи структурной информации, направленной на автокоммуникацию, - с наличием этой информации. В соответствии с моделью общей информационно-документационной системы, выделяются оперативные, ретроспективные (архивные) и диахронные типы документов.
-
Формирование теоретических знаний о документе началось в локальных теориях и концепциях, акцентирующих внимание, как правило, на одной из функций документа и рассматривающих формы документа, реализующие данную функцию. Единой методологической основой для изучения различных форм документированной информации может выступать общая теория документа и созданная на ее основе документная парадигма, рассматривающая явления в качестве документных сигналов, генерируемых документными системами. При этом базовой функцией выступает информационно-коммуникативная функция.
Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных международных, всероссийских и региональных конференций и семинаров. Среди них Х-XV Международные научно-практические конференции по документоведению (Москва, 2003 – 2008 гг.), Вторая всероссийская научно-практическая конференция «Документ в парадигме междисциплинарного подхода» (Томск, 2006), Заочные научно-практические семинары по документоведению (Саратов, 2006, 2007, 2008), Международная научно-теоретическая конференция «Актуальнi проблеми державного управлiння та документно-iнформацiйного забезпечення апарату влади» (Киев, 2006), 14-я Международная научная конференция «Информационная культура общества и личности в XXI веке» (Краснодар, 2006), IV и V Международные научно-практические конференции «Документознавство. Бiблiотекознавство. Iнформацiйна дiяльнiсть: проблеми науки, освiти, практики» (Киев, 2007, 2008), Международные научно-теоретические семинары «Термiнологiя документознавства та сумiжних галузей знань» (Киев, 2007, 2008) и др. Монография «Общая теория документа» была отмечена дипломом всероссийского конкурса по книговедению и библиотековедению.
Практическая значимость работы. Большой аналитический материал и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, подготовке общих и специальных курсов, при определении тематики и методики студенческих курсовых и дипломных работ по документоведческим специальностям.
На основе полученного материала был разработан и внедрен в учебный процесс спецкурс «Основы общей теории документа» . Отдельные положения общей теории были включены в учебные курсы по документоведению и общей теории документа на Украине .
Цели и задачи исследования обусловили выбор структуры диссертации.
