Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Система планирования, основанная на повышении эффективности использования ресурсов предприятия 11
1.1.Место ERP в корпоративной информационной системе отечественного промышленного предприятия. Процессный подход в управлении 11
1.2.Анализ методик по оценке эффективности ERP систем 21
1.3. Основные факторы риска процесса интеграции ERP систем на российских предприятиях. Управление рисками при проведении проекта по интеграции ERP системы 30
1.4. Метод сетевого планирования и управления (СПУ) для оценки параметров проекта интеграции ERP системы. Сетевое планирование и управление в условиях неопределенности. Процесс «Обеспечение эффективной работы программно-аппаратных средств ERP системы» 39
Выводы по 1-й главе 48
Глава 2. Анализ организационной системы предприятия и разработка экономико математической модели для оценки эффективности интеграции системы для планирования ресурсов на предприятии 50
2.1. Модель организационной системы предприятия. Интегрированное понятие связи системы и процессов 50
2.2. Концептуальная модель промышленной организационной системы по центрам ответственности 60
2.3. Системный анализ системы менеджмента качества промышленного предприятия 65
2.4. Подход ТОС к управлению сложными системами 78
2.5. Исследование ССП бизнес-процессов предприятия. Разработка ССП для проекта интеграции ERP системы на предприятии 86
Выводы по 2-й главе 92
Глава 3. Оценка системы планирования по эффективности использования ресурсов предприятия (ERP системы) на примере ЗАО «А» 94
3.1.Проведение оценки финансового состояния и эффективности деятельности ЗАО «А» в период с 01.01.2010 по 31.12.2013 95
3.2. Отражение результатов интеграции ERP системы в отчете о прибылях и убытках и в финансовой отчетности ЗАО «А» 104
3.3. Разработка ССП бизнес-процессов ЗАО «А». Разработка ССП для проекта интеграции ERP системы в ЗАО «А» 109
3.4. Использование линейного и динамического программирования для оптимизации экономико-математической модели проекта интеграции ERP системы 118
3.5. Разработка сетевой модели проекта интеграции ERP системы в ЗАО «А». Определение максимального срока выполнения проекта по интеграции ERP системы 121
3.6. Разработка экономико-математической модели интеграции ERP системы. Определение окупаемости интеграции ERP проекта 127
Выводы по 3-й главе 143
Заключение 145
Список используемых источников 149
- Основные факторы риска процесса интеграции ERP систем на российских предприятиях. Управление рисками при проведении проекта по интеграции ERP системы
- Концептуальная модель промышленной организационной системы по центрам ответственности
- Отражение результатов интеграции ERP системы в отчете о прибылях и убытках и в финансовой отчетности ЗАО «А»
- Разработка сетевой модели проекта интеграции ERP системы в ЗАО «А». Определение максимального срока выполнения проекта по интеграции ERP системы
Основные факторы риска процесса интеграции ERP систем на российских предприятиях. Управление рисками при проведении проекта по интеграции ERP системы
В настоящее время на рынке корпоративных информационных систем (КИС) вследствие развития компьютеров и различных технических устройств со встроенными программными и аппаратными блоками; развитием сетей, построенных на основе вычислительных комплексов, возникает необходимость в комплексной оценке их эффективности [55].В большинстве случаев оценка происходит на основании моделирования и обследовании организационной системы и последующей оптимизации её ключевых процессов [4]. Оптимизация процессов не имеет эталонного решения, то есть ей удовлетворяет набор наиболее значимых альтернатив, известных как парето-оптимальное множество. Сейчас в России нет стандартизированного понимания процессного подхода к управлению организацией, и существует огромное многообразие методов и подходов. Вследствие чего ЗАКАЗЧИК проекта внедрения системы должен сам выбирать эталонный для своей компании метод оценки.
Одни компании используют методику построения сбалансированных показателей управления и BSC, другие используют систему TQM (Total Quality Management), которая основана на непрерывном повышении качества в организации, закупках, производстве, сбыте и других сферах деятельности компании. Третьи, используя ARIS, создают процессную модель предприятия (компания представляется как сложная система на основе данных и бизнес-процессах, с помощью моделей организационной структуры и функций). В принципе в каждой организации существует уникальный набор методов, которые позволяют наиболее эффективно организовать [114] «устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [114]. Развитие стандартов ISO серии сделало большой толчок для развития методов процессного управления, но не помогло сформировать общность этого понятия. Для многих менеджеров-консультантов интеграция TQM, основанного на процессах - одно, а реорганизация процессов и процессный подход - нечто другое. В основе процессного подхода лежит системный анализ деятельности компании как совокупности бизнес-процессов с использованием стандартов ИСО серии. Так же при процессном подходе в компании выделяются ключевые «сквозные» процессы, процессы на 100% и менее участвующие в деятельности компании, производимой различными структурными элементами, отличающимися административной и функциональной подчиненностью (рис.2).[13] послепродажное обслуживание)
Для анализа информации и выбора корректирующих управленческих решений необходимы показатели процесса. За показатели процесса принимается номенклатура качественных и количественных параметров, определяющих сам процесс и отображающих его результаты [95]. Для того, чтобы выбрать уровень детализации системы процессов и достичь как можно более полного сходства с деятельностью реальной организации необходимо синхронизировать систему процессов с функциональными подразделениями [53]. Это мероприятие помогает определить:
Консалтинговой компанией «Renaissance Worldwide» было проведено исследование среди 200 больших западных фирм и были выявлены следующие минусы: Видение перспектив руководством и последующая стратегия деятельности не обеспечивают регламент для проведения корректирующих мероприятий (контрмер). Задачи, инициативы и достижения персонала устанавливаются в связи с финансовым планом на период, практически не учитывая планов на долгосрочное развитие. Системы оценки основаны на тактических показателях эффективности и ориентированы на контроль краткосрочной операционной эффективности, а не на долгосрочной стратегии развития с возможностью взаимовоздействия с операционными показателями.
Порядка 50 % организаций выстраивают свои системы оценки эффективности в основном на финансовых показателях. Примером несостоятельности таких систем оценки может послужить компании Xerox 80ых годов. Компанией было принято решение провести конкурентный бенчмаркинг технологий (1979 г.) и процессный бенчмаркинг в области логистики, и сбыта (1981 г.). Эти действия помогли компании Xerox снизить издержки, повысить производительность труда и значительно укрепить свои конкурентные позиции. Тем не менее, деятельность Xerox никак не была связана со стратегическим планированием и строилась на основании исключительно финансовых показателей. Компания конкурент выпустила продукт того же потребительского сегмента что и компания Xerox, но только по цене себестоимости продукции Xerox а. Что впоследствии привело со стороны Xerox а к демпингу цен, впоследствии была проиграна и гонка технологий; компания на тот момент своего существования не имела возможности гибко реагировать на возникающие угрозы с помощью упреждающих показателей и разработанной системы оценки [75].
Прогресс человечества в науке и технике привел к внедрению ИТ во все сферы как социальной так и экономической жизни общества. Априори внедрение информационно коммуникационных технологий можно оценивать как инвестиционный проект, вот только рисков больше, а результат менее прозрачен [110]. Проект внедрения ERP куда более крупномасштабен, ибо в нем должны учитываться не только начальные вложения финансовых средств в процесс внедрения (одноразовые платежи), но так же и другие его этапы, такие как предпроектное обследование или этапы, следующие за внедрением системы - сопровождение, доработка, обучение и т.д. Все это требует больших затрат средств, ресурсов и времени. Обязательный этап проекта внедрения ERP системы - это его экономическое обоснование, а точнее определение эффекта, который можно получить на вложенные инвестиции. Выбор метода оценки автоматизации деятельности компании в настоящее время это одна из ключевых проблем при внедрении ERP системы. В классической экономике эффективность рассчитывается следующим образом:
Эффективность = Эффект/Затраты Затраты - это совокупность прямых расходов на приобретение программно-аппаратных средств, затраты на их установку, обучение конечных пользователей, сопровождение программно-аппаратного комплекса и поддержку (возможно услуги внешних консультантов), а так же косвенных расходов связанных с возможным простоем оборудования во время технического обслуживания или затрат на устранение дефектов и неисправностей. Эффект - эффект, обусловленный внедрением ERP системы. Однако из-за специфичности эксплуатации ПАС и их комплексов оценить прямой эффект от их внедрения (в финансовых или временных показателях) очень трудно. Поэтому возникает необходимость анализа существующих методов оценки эффективности ERP систем.
Концептуальная модель промышленной организационной системы по центрам ответственности
Взаимодействие - процесс взаимного воздействия друг на друга организационных элементов. Для реализации оптимального взаимодействия элементы должны не только обладать «организационной» совместимостью, но и специфическими свойствами, чтобы их взаимодействие гарантировало генерацию полезных конечных результатов. Структура - это то, что интегрирует в систему только такие организационные элементы и их свойства, которые могут вступить во взаимодействие [112]. Структура так же может менять состояния в зависимости от специфики внешней и внутренней среды, поскольку это способ соединения целого из составных элементов. Эффективность структуры определяется величиной, целью, конфигурацией и содержанием её компонентов, а так же положением, которое элементы занимают в системе исходя из установленной взаимосвязи.
Организованность системы будет выше, чем выше стабильность структуры её элементов. Задача организационной системы заключается в том, чтобы инициировать проявление свойств элементов и самой системы в зависимости от её текущего состояния и запроса внешней среды. Другими словами целесообразные функции и эффективная организация взаимосвязей между элементами могут возникнуть только в результате адекватной организации системы как единого целого. С этой точки зрения нужно определить понимание характеристики организации как понимание характеристики организационной системы. В этом аспекте необходимо выделить понимание характеристики в виде организации как понимание характеристики причин и целей формирования системы.
В отличие от концепций организации её критерии, не формируют требований для организации систем (не обладают организующей силой). Критерии организации являются характеристиками конечного результата организации и в основном являются мерой для оценки уровня качества организованности системы. Для более детального анализа необходимо перечислить критерии организованности организационной системы: упорядоченность, надежность, адаптивность, стабильность (устойчивость), оптимизационность, эволюционность.
Упорядоченность организационной системы наступает в результате организации. Получается, что упорядоченность можно рассматривать лишь как результат взаимного влияния организационных элементов друг с другом. Упорядоченность не может возникнуть при отсутствии воздействия элементов системы друг на друга (произвольно). Параллельно упорядоченность не может являться атрибутом (характерной чертой) организационных элементов, выступающих в совокупности.
Надежность организационной системы это всеобщий универсальный атрибут организации, критерий качества системы, полученный в результате организации. Надежность функционирования может быть оценена не только для организационной системы в целом, но и для её локальных подсистем. Данный критерий основан на стохастическом функционировании организационной системы: организационная система должна характеризоваться такими структурными элементами и организационными функциями, благодаря которым будет возможно поддержание надежности данной системы в течение всего времени её функционирования. Адаптивность - атрибут организованности системы, способной сохранять свою трудоспособность в результате незапланированных изменений, возникающих как в самой организационной системе, так и внешней среде. Уровень адаптивности организационной системы напрямую влияет на уровень организационных возможностей системы.
В целях наиболее глубокого понимания содержания системы требуется дать наиболее широкое определение термина «ресурс». Корректное понимание этого термина обладает одинаковой значимостью как при определении природы ресурса элемента, их групп или ресурса совокупной системы. Ресурс - это способность системы преобразовать свое состояние из текущего в запланированное за определенный или минимально допустимый период. По отношению к коммерческим организационным системам (компаниям) приумножение ресурса не всегда будет относиться к увеличению чистой прибыли, получением экономической или технической выгоды, росту маржинального дохода или другим показателям, отражающим экономические взаимосвязи компании и внешней по отношению к ней среды. Ресурс может быть отражен, например, в виде политического влияния, возможностью адаптивного позиционирования на рынке, зачастую связанного с краткосрочными потерями и убытками. Наличие ресурса - это индикатор, отражающий весь спектр возможностей трансформировать состояние системы желательным для компании образом относительно состояния других систем из внешней среды. Обладать ресурсом - означает обладать возможностью для развития и получения долгосрочного положительного эффекта. Система конструкция и процесс система. Виды ресурсов: внутренние или собственные, которыми обладают элементы и их совокупность; внешние или заемные - привлеченные ресурсы. На основании этого различают два состояния систем (рис.13): системы - конструкции и процесс системы.[88] Отличительная черта системы конструкции в том, что создание нового вида ресурса (или оценка рентабельности его создания) может осуществляться только с учетом преобразования внутренних для системы ресурсов. Разумеется, что период существования аналогичной системы напрямую зависит от периода существования в системе этого ресурса. По аналогии и составные технические структуры (конструкции) по обыкновению существуют до тех пор, пока в них не износится вложенный внутренний запас прочности. Система конструкция будет функционировать, пока может удовлетворять потребность внешней среды в виде соблюдения определенного уровня нагрузки.
Процесс системы отличаются тем, что создание нового вида ресурса (или оценка рентабельности его создания) осуществляется не только с учетом преобразования внутренних, но и привлеченных из внешней среды (заемных) ресурсов. Ими могут являться любые организационные или организационно- технические системы, функционирование которых основано на преобразовании заемного ресурса в готовый вид товара или услуги на основании требования внешней среды. В то время как жизненный цикл функционирования системы -конструкции ограничен исключительно потреблением внутренних ресурсов при взаимодействии с внешней средой.
Статистическое состояние системы подразумевает отсутствие изменения ресурса, которым обладает система.[65]
С одной стороны вышеупомянутые системы - это в корне отличающиеся друг от друга виды систем. С другой стороны, их можно исследовать как одно из допустимых состояний системы за определенный период времени. В диссертационном исследовании будут анализироваться лишь один из этих видов - процесс системы.
Понятие процесс система используется для более точного осмысления целостности этих двух терминов. Существует разнообразное количество видов этих систем, детерминированные на основании специфики их элементов: физические, химические, биологические, механические, технические и т.д. В исследовании будут анализироваться наиболее специфичный вид систем -организационные (организационно-технические) системы. Элементами организационно-технических систем являются люди либо группы людей, объединённые в структурную взаимосвязь посредством построения сетевой топологии на основании модели OSI и использовании электронно-вычислительных (учетно-аналитических) средств труда. Люди (в противоположность другим видам элементов) характеризуются весьма специфическими отличительными качествами (хаотичность параметров; возможность вольным образом создавать взаимосвязи и как следствие структуру; быть зависимыми от влияния различных факторов, само существование которых затруднительно поддается оценке).
Отражение результатов интеграции ERP системы в отчете о прибылях и убытках и в финансовой отчетности ЗАО «А»
Улучшение своевременности поставок привело к снижению коммерческих расходов на хранение материалов исполнительной системы ЗАО «А». Сокращение срока, в течение которого информация поступает из большого количества дистрибуционных центров (как собственных, так и партнерских) в сервисные центры компании. Оптимизация была направлено на то, чтобы все, что продают дистрибуционные центры, имелось в наличии на сервисном центре, и было готово к немедленной отгрузке и монтажу. Это означает, что сервисный центр должен держать такой запас, которого хватило бы на то, чтобы реагировать на любой уровень и состав продаж дистрибуции. Это мероприятие позволило ликвидировать дефицит на сервисных центрах компании. Экономическая выгода от интеграции ERP системы достигается за счет: Х.Снижение управленческих расходов посредством сокращения величины дебиторской задолженности в расчете на одного клиента. Одним из критериев, оказывающих влияние на эффективность ERP-системы, является комфорт от её владения, который в частности обеспечивает дополнительные возможности в управлении дебиторской и кредиторской задолженностями [76], а так же денежными средствами компании. Экономическую выгоду компания получила уже в первый год эксплуатации системы: по итогам года была снижена дебиторская задолженность на одного клиента на 7%, так же была оптимизирована кредиторская задолженность. Выгода была получена посредством организации системы контроля дебиторской задолженности, разработанной для регистрации отгрузок продукции в on-line режиме (с соответствующими условиями платежей), что существенно сократило просроченную дебиторскую задолженность в первую очередь от мелких клиентов. 2.Снижение себестоимости производимых товаров и услуг (материальные затраты ОТП) посредством снижения затрат на материалы. Консолидация закупок позволяет повысить рентабельность активов (запасов, нераспределенной прибыли) их объёмы, что в свою очередь позволяет получить у поставщика более выгодное предложение, что соответственно сказывается на снижении цены на единицу требуемого материала. Компанией было принято решение сократить затраты на материалы посредством проведения объединённых закупок для всех сервисных центров компании. Мероприятия были направлены на осуществление сквозного планирования материальных ресурсов. Для этого требовалась четкая и согласованная кооперация в системе большинства дирекций и подразделений компании (утвержденная на уровне смены). Что в свою очередь привело к частичному изменению регламента работы: ежесменно владелец процесса обязан отражать фактические данные по отгрузке готовой продукции на основании заказов клиентов; должна фиксироваться информация о выработке и движении продукции, брака и отходов в рамках наиболее значимых монтажных заказов и операций так же основанная на актуализированной потребности внешней среды (клиентов компании); необходимо фиксировать данные о списании товарно-материальных ценностей под монтажные заказы, о получении и движении закупаемых материальных ценностей по складам предприятия.
Снижение себестоимости производимой продукции\услуг посредством сокращения величины запасов. Сокращение запасов позволило компании высвободить больше оборотных средств. Эта выгода отражается в балансе «отчет о прибылях и убытках» в виде снижения: величины складских запасов, издержек хранения, риска морального и физического износа запасов. Интеграция системы позволила повысить оборачиваемость запасов и так же сократить их дефицит на складе. Что в свою очередь параллельно отразилось и на дистрибъюции.
Увеличение выручки посредством роста объёма продаж; и сегментирования рынка на основании достоверной и оперативной информации. Такая тенденция объясняется снижением срока, в течение которого данные из многих дистрибуционных центров поступают в сервисные центры компании. Чем больше диверсифицирована работа компании, тем больше выгод она получит по этому пункту вследствие интеграции ERP системы. 5. Снижение себестоимости производимой продукции/услуг посредством сокращения кадров и снижения величины фонда оплаты труда. Когда какой-нибудь ресурс (например, оборудование или монтажник) закончил операцию, система сразу же загружает его другой (находящейся в рамках его специализации/ответственности). Как только по одному из заказов окончена хотя бы одна операция, система запрограммирована создать такой план, чтобы следующая операция по этому заказу начала выполняться как можно быстрее. Для наиболее оптимального распределения ресурсов до момента возникновения сбоя система использует страховые запасы времени, но сбой может и не произойти. Однако страховые мощности (ресурсы) система задействует только в случае фактического наступления сбоя. Соответственно система позволяет использовать только то количество сверхурочных часов работы, которое действительно нужно.
ERP система была интегрирована во втором квартале 2010 года и уже через несколько месяцев принесла следующие результаты: увеличилась лояльность клиентов. Так как поставки осуществлялись в оптимальные сроки, компания своевременно реагировала на динамику конъюнктуры рынка. За счет оптимизации сроков хранения товаров снизился минимальный товарный запас. Вследствие автоматизации системы заказов освободились ресурсы (как трудовые, так и материальные) на управленческую работу, что в свою очередь положительно отразилось на качестве принимаемых управленческих решений. В начале исследования бухгалтерский учет не позволял ЗАО «А» использовать достоверную информацию для оптимальных управленческих решений [92]. Соответственно необходимо было развивать управленческий учет как самостоятельное направление. ERP система в свою очередь позволила обеспечить единство источника информации, объединив их в системе хозяйственной операции. То есть информация регистрировалась в системе самим исполнителем процесса, а не бухгалтером (на основе первичной информации). После интеграции ERP системы факты прихода/отпуска материальных ценностей фиксировались (заносились в систему) непосредственно кладовщиком; факты движения и выпуска продукции отражались в системе монтажными мастерами и т.д. И уже на основании этих данных система автоматически формировала бухгалтерские проводки и первичные документы (в разрезе счетов и отобранных признаков аналитического учета) в главную книгу. Только после этого документы направлялись бухгалтеру, который проверял правомерность и обоснованность хозяйственной операции, и корректность ведения учета. Именно на основании этого алгоритма и обеспечивалась достоверность информации в системе. Эксплуатация ERP-системы эффективна только в случае системного решения поставленных задач управления. Если принято решение об автоматизации только одной локальной задачи системы (направленной на достижение локального оптимума), то ERP система в данном случае будет малоэффективной, так как будет являться лишнем бременем, а не инструментом повышения эффективности управленческих решений.
Разработка сетевой модели проекта интеграции ERP системы в ЗАО «А». Определение максимального срока выполнения проекта по интеграции ERP системы
Для анализа плановых показателей результативности в динамике необходимо производить расчет путем умножения их на коэффициент дисконтирования. Для расчета затрат на эксплуатацию на ранних стадиях, когда отсутствуют конкретная отчетная информация могут применяться укрупненные методы калькулирования. А при оценке показателей экономического эффекта часто приходится использовать метод экспертных оценок (вместо расчета слагаемых показателя прибегаю к мнению специалистов относительно оптимистических, пессимистических и наиболее вероятных значений). Экономическая эффективность интеграции ERP системы рассчитывается как сумма прямого и косвенного эффектов. Прямой экономический эффект (например, ОЗ1-ОЗ2) - это результат каких либо изменений в реализации функциональной составляющей управленческого процесса. Изменение происходит 138 непосредственно в предметной области деятельности объекта управления. Может измеряться в натуральных, стоимостных, трудовых показателях (или их сочетание). - рост производительности труда организационных элементов; - сокращение затрат; -снижение объёма операций; - оперативная обработка информации с помощью ПАС; - и т.д. Косвенный экономический эффект от внедрения (ХПрО- это результат изменений, не имеющих прямого отношения к предметной области и выполняющих общий (социальный, эргономический и др. характер). Влияние этого эффекта на экономическую эффективность происходит через ряд промежуточных (вторичных) факторов. И как правило, косвенный экономический эффект приводит к росту прямого экономического эффекта.
Расчет динамических показателей эффективности капитальных инвестиций в ТМЦ. Чистая текущая стоимость (NPV, Net Present Value), в которую входит стоимость купленных\разработанных ПАС, стоимость услуг внешних консультантов, зарплаты персонала, внедряющего систему и расходов после внедрения и отдачи от инвестиций,- разница между суммарным эффектом проекта и первоначальными капиталовложениями, где эффект проекта -это разница между текущими доходами и расходами. Если NPV 0, то проект эффективен, если NPV 0, то нет.
Определение динамических показателей эффективности капитальных вложений в повышение эффективности использования основных фондов ЗАО «А».
Цели проекта по интеграции ERP системы должны соответствовать критериям SMART: конкретными (specific) - Цели должны четко и точно обозначать запланированный результат реализации проекта по интеграции ERP системы; обязательно должны быть исследованы, проработаны и согласованы всеми Заинтересованными Сторонами и так же четко зафиксированы в ТЗ проекта; измеримыми (measurable) - Для оценки эффективности проекта целям присваиваются показатели/индикаторы, отражающие степень реализации запланированных целей проекта интеграции ERP системы; Цель должна быть представлена комплексом качественных и количественных характеристик/атрибутов, имеющих четкое и простое для анализа числовое значение; достижимыми (achievable) - Цели должны разрабатываться согласно зафиксированным в ТЗ требованиям Заинтересованных Сторон и исходя из ресурсных возможностей компании заказчика; реалистичными (realistic) - Для каждой цели нужно проработать возможные риски в случае свершения негативного воздействия на проект или его часть; для наибольшей реалистичности должны прорабатываться пессимистические, оптимистические и наиболее вероятные варианты развития событий при внедрении проекта; определенными по времени (timebound) - Для каждой цели нужно установить временные параметры/рамки, которые четко будут отражать эффективность реализации во времени требований компании Заказчика;
Проект интеграции ERP системы должен быть нацелен на выход, результатом которого является постоянное увеличения чистой прибыли компании\увеличения рентабельности инвестиций\денежного потока компании: положительный эффект возможен лишь в случае их одновременного улучшения. Например, 2 миллиона прибыли в квартал — это хорошо, если вложения составили 10 миллионов, но плохо, если вкладывалось 100 миллионов. Аналогично с Cash Flow (Денежным Потоком): в начале проекта бюджет четко спланирован и покрывает все затраты на проект, но в случае негативных воздействий на проект денежного потока может не хватить на ведение\реализацию проекта, либо наоборот может пострадать основная деятельность компании.
