Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Разработка методики анализа системы документационного обеспечения управления 12
1.1. Значение документационного обеспечения управления в руководстве организацией 12
1.2. Обзор исследований, посвященных задаче анализа системы документационного обеспечения управления 21
1.3. Методика анализа системы документационного обеспечения управления 33
1.4. Основные результаты и выводы 36
Глава 2. Разработка модели представления знаний о состоянии системы документационного обеспечения управления и процессов деятельности организации 38
2.1. Модель представления знаний о состоянии системы документационного обеспечения управления и процессов деятельности организации 38
2.2. Семантическая сеть понятий 44
2.3. Семантические утверждения 48
2.4. Семантическая сеть прогнозирования 55
2.5. Рекомендации по устранению нарушений в работе с документами и реализации процессов деятельности 59
2.6. Основные результаты и выводы 61
Глава 3. Разработка алгоритмов для решения задачи анализа системы документационного обеспечения управления 63
3.1. Выбор стратегии логического вывода в процедуре анализа системы документационного обеспечения управления 63
3.2. Организация логического вывода для решения задач оценки и прогнозирования состояния документационного обеспечения управления 69
3.2.1. Настройка семантической сети на особенности текущей ситуации 70
3.2.2. Организация логического вывода в сети прогнозирования 72
3.2.3. Настройка процедуры логического вывода на особенности функционирования конкретной организации 76
3.2.4. Организация процедуры оценки и прогнозирования 82
3.3. Редактирование и пополнение семантической сети понятий 88
3.4. Основные результаты и выводы 92
Глава 4. Программная реализация и методическое обеспечение автоматизированной информационной системы анализа состояния документационного обеспечения управления 94
4.1. Структура автоматизированной информационной системы анализа состояния документационного обеспечения управления 94
4.2. Программная реализация автоматизированной информационной системы анализа состояния документационного обеспечения управления 104
4.3. Взаимодействие инженера по знаниям с автоматизированной информационной системой 108
4.4. Взаимодействие конечного пользователя с автоматизированной информационной системой 115
4.5. Взаимодействие основных компонентов автоматизированной информационной системы в процессе реализации логического вывода 117
4.6. Тестовые испытания автоматизированной информационной системы анализа состояния документационного обеспечения управления 120
4.6.1. Настройка семантической сети прогнозирования на особенности ООО «ИВА» 122
4.6.2. Оценка и прогнозирование состояния документационного обеспечения управления ООО «ИВА» 126
4.6.3. Анализ эффективности разработанной автоматизированной нформационной системы 130
4.7. Основные результаты и выводы 135
Заключение 137
Список сокращений и условных обозначений 140
Список литературы 141
Приложение А 162
- Обзор исследований, посвященных задаче анализа системы документационного обеспечения управления
- Семантические утверждения
- Организация процедуры оценки и прогнозирования
- Анализ эффективности разработанной автоматизированной нформационной системы
Введение к работе
Актуальность темы исследования. В условиях современного общества реализация любых технологий управления процессами деятельности и организацией в целом требует корректной организации документационного обеспечения управления (ДОУ). В этой связи одним из путей повышения эффективности управления является поддержание системы ДОУ в актуальном состоянии посредством целенаправленного анализа порядка документирования и организации работы с документами.
В силу тесной взаимосвязи ДОУ и системы управления полученные в ходе анализа данные могут рассматриваться как основа для оценки общей эффективности управления организацией. Кроме того, исследование ДОУ создает условия для внедрения автоматизированных систем управления, систем электронного документооборота, что в настоящее время является одной из важнейших задач российских организаций.
Всесторонний анализ состояния ДОУ весьма трудоемок и, несмотря на сравнительно недавно возникший научный интерес к решению поставленной задачи, характеризуется разнообразием применяемых методов исследования.
На решение задачи анализа состояния ДОУ направлены работы: Т. В. Кузнецовой, В. А. Кудряева, В. Ф. Янковой, Л. Р. Фионовой, Н. Б. Бака-новой, К. П. Голоскокова, О. В. Живаевой, О. Д. Кавериной, А. Я. Кибанова, Н. Н. Кондаковой, А. А. Кусова, Е. Н. Пановой, Е. В. Пахомова, И. А. Подольской, Т. А. Родкиной, Т. В. Сигановой, М. К. Старовойтова, А. А. Стреха, И. В. Усмановой, П. А. Фомина и др. Поставленная задача получила отражение и в работах зарубежных исследователей: В. О. Витера, М. А. Маталыцко-го, В. Д. Монько, С. В. Савченко, М. Дж. Д. Саттона, Л. М. Ткачи и др.
Исследованию процессов деятельности как источников информации для документов посвящены труды Д. В. Антипова, Р. С. Каплана, К. К. Чу-прова, М. Хаммера, Г. Харрингтона и др. Вопросы управления социальными и экономическими системами рассматриваются такими учеными, как А. М. Бер-шадский, В. А. Виттих, Д. А. Гайнанов, Дж. Касти, Н. Н. Моисеев, А. А. Ши-ян и др.
Накопленный в области анализа ДОУ материал имеет большое теоретическое и практическое значение, однако рассмотренные в большинстве работ методики, ввиду отсутствия однозначного результата выполнения задачи анализа ДОУ и общепризнанной системы показателей эффективности ДОУ, не предполагают широкого их использования в ходе разработки алгоритмов, предоставляющих возможность автоматизировать анализ. Компьютеризация данного процесса позволила бы существенно сократить временные затраты и уменьшить зависимость качества получаемых результатов от человеческого фактора.
Рассматривая проблематику процедуры анализа состояния ДОУ необходимо отметить, что в настоящее время документы рассматриваются как самостоятельные объекты в отрыве от процессов деятельности организации.
В этой связи задача определения взаимосвязи, взаимовлияния показателей состояния ДОУ, процессов деятельности, организации в целом не находит удовлетворительного решения. Кроме того, существующие методики анализа не ориентированы на составление прогнозов развития ситуации, сложившейся в организации. Такой прогноз позволил бы руководству принять правильное и своевременное решение для устранения риска возникновения критических управленческих ситуаций, спровоцированных соответствующими нарушениями в работе с документами и реализации процессов деятельности.
Таким образом, возникла необходимость в разработке новой методики, позволяющей автоматизировать анализ текущего состояния ДОУ и общей эффективности системы управления организацией, а также модели и алгоритмов, направленных на прогнозирование появления нарушений в работе с документами и реализации процессов деятельности. Приведенные положения определяют актуальность выполненного исследования, его цель и задачи.
Целью работы является повышение эффективности системы управления организацией посредством разработки и практической реализации методики, модели и алгоритмов для анализа ДОУ организацией, оперирующих показателями состояния ДОУ, процессов деятельности, организации в целом и позволяющих улучшить качество решений руководящего персонала.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
-
Проанализировать влияние системы ДОУ на эффективность управления организацией для обоснования состава показателей, необходимых для анализа состояния ДОУ.
-
Проанализировать существующие подходы к процедуре анализа состояния ДОУ, выявить их недостатки и предложить новую методику анализа ДОУ, применение которой позволит улучшить качество управленческих решений.
-
Разработать модель представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и процессов деятельности организации с целью обеспечения возможности использования опыта высококвалифицированных экспертов в решении задачи анализа системы ДОУ.
-
Разработать алгоритм оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации, а также алгоритм его настройки на особенности организации и алгоритм редактирования и пополнения базы знаний, обеспечивающие возможность получения достоверных результатов анализа текущего состояния ДОУ.
-
На основе предложенной методики, модели и алгоритмов разработать прототип автоматизированной информационной системы (АИС), обеспечивающей информационную поддержку деятельности должностных лиц, осуществляющих анализ состояния ДОУ.
-
Провести тестовые испытания прототипа АИС анализа состояния ДОУ на примере конкретной организации.
Объект исследования: система ДОУ и процессы деятельности организации.
Предмет исследования: показатели состояния ДОУ и процессов деятельности организации, методики анализа ДОУ, модели представления знаний, алгоритмы оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации.
Методы исследования. В ходе выполнения работы использовались методы системного анализа, математического моделирования, теории графов, теории вероятностей.
Научная новизна работы состоит в том, что в ней:
-
Предложена методика анализа системы ДОУ, которая, в отличие от известных, основана на использовании комплекса разнородных по содержанию показателей состояния ДОУ, эффективности процессов деятельности, организации в целом, что позволяет одновременно оценить состояние ДОУ и рациональность реализации процессов деятельности для решения задач управления (п. 4 паспорта специальности «Разработка методов и алгоритмов решения задач управления и принятия решений в социальных и экономических системах»).
-
Предложена многоуровневая модель представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и процессов деятельности организации, обеспечивающая возможность комплексного анализа показателей состояния ДОУ и процессов деятельности организации. Модель, в отличие от существующих, позволяет оценить эффективность управления за счет отражения смысловых взаимосвязей показателей состояния ДОУ и эффективности процессов деятельности, и является инвариантной к предметной области функционирования организации (п. 4 паспорта специальности «Разработка методов и алгоритмов решения задач управления и принятия решений в социальных и экономических системах», п. 9 паспорта специальности «Разработка проблемно-ориентированных систем управления, принятия решений и оптимизации экономических и социальных систем»).
-
Предложен алгоритм оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации. Отличительной чертой алгоритма является предоставление рекомендаций по устранению выявленных и прогнозируемых нарушений в работе с документами, реализации процессов деятельности с целью снижения зависимости качества получаемого решения от человеческого фактора, а также возможность сокращения объема производимых вычислений за счет настройки ширины и глубины рассматриваемой цепочки разнородных показателей (п. 4 паспорта специальности «Разработка методов и алгоритмов решения задач управления и принятия решений в социальных и экономических системах»).
Теоретическая значимость заключается в разработке методики оценки системы ДОУ; модели представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и процессов деятельности организации; алгоритма оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации,
алгоритмов редактирования и пополнения базы знаний. Данные результаты могут быть применены в организациях любой формы собственности и сферы деятельности с целью повышения эффективности системы управления и качества принимаемых решений.
Практическая значимость. Разработанные методика, модель и алгоритмы программно реализованы в виде прототипа АИС анализа состояния ДОУ, практическая ценность которого подтверждена актами внедрения.
Содержащиеся в исследовании рекомендации по устранению нарушений в работе с документами и реализации процессов деятельности могут быть использованы в ходе выполнения процедур совершенствования состояния ДОУ и повышения эффективности реализации процессов деятельности организаций.
На программно реализованный прототип АИС анализа состояния ДОУ получено авторское свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2017611103 (зарегистрировано 19 января 2017 г.).
Достоверность и обоснованность полученных результатов обеспечиваются корректным использованием указанных методов исследования, апробацией основных положений работы на научных конференциях, успешными тестовыми испытаниями прототипа АИС анализа состояния ДОУ.
Соответствие паспорту специальности. Работа выполнена в соответствии с паспортом специальности ВАК РФ 05.13.10 - Управление в социальных и экономических системах (технические науки), п. 4, 9.
Результаты, выносимые на защиту:
-
Методика анализа системы ДОУ, оперирующая разнородными по содержанию показателями состояния ДОУ и процессов деятельности организации, что позволяет одновременно оценить состояние ДОУ и рациональность реализации процессов деятельности организации для решения задач управления.
-
Многоуровневая модель представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и процессов деятельности организации.
-
Алгоритм оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации.
Апробация результатов. Основные положения диссертационной работы обсуждались на ХII-XVI Международных ежегодных научно-практических конференциях «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении», г. Пенза (2012-2016); VIII-IX mezinrodn vdecko-praktick conference «Dny vdy», Praha (2012-2013); Международном электронном симпозиуме «Наука вчера, сегодня, завтра: теория и практика», г. Махачкала (2015); Международной заочной научно-практической конференции «Перспективы развития науки и образования», г. Тамбов (2016).
Публикации. По теме диссертации опубликовано 22 научных работы, из них 6 в научных журналах, входящих в Перечень ВАК РФ, 3 работы опубликованы без соавторов. Получено свидетельство о государственной регистрации программы для электронно-вычислительных машин (ЭВМ). В работах, выполненных в соавторстве, лично соискателю принадлежит: в [1, 9, 13] -описание основных компонентов информационного обеспечения автоматизи-
рованной процедуры анализа состояния ДОУ, разработка многоуровневой модели представления знаний, алгоритм определения истинности семантических утверждений; в [3, 11, 16] – методика формирования сети прогнозирования, описание процедуры настройки подсистемы логического вывода АИС на особенности предметной области на примере конкретной организации; в [4] – анализ эффективности алгоритмов оценки и прогнозирования состояния ДОУ и процессов деятельности организации; [5, 6] – исследование влияния состояния ДОУ на эффективность управления организацией; в [7, 8] – описание типичных проблем, возникающих в сфере ДОУ; в [10] – пример фрагмента семантической сети понятий области делопроизводства; в [12, 15, 17, 19] – обоснование необходимости анализа взаимовлияния состояния ДОУ и процессов деятельности организации, описание структуры и функционального назначения АИС анализа состояния ДОУ; в [14, 18] – исследование существующих методик анализа состояния ДОУ.
Благодарности. Автор выражает глубокую и искреннюю благодарность кандидату технических наук, доценту Ирине Викторовне Усмановой за всестороннюю помощь в работе над диссертацией.
Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка сокращений и условных обозначений, списка литературы, содержащего 176 наименований. Основная часть работы изложена на 135 машинописных страницах, содержит 37 рисунков и 10 таблиц.
Обзор исследований, посвященных задаче анализа системы документационного обеспечения управления
На настоящий момент не существует единой, универсальной методики анализа системы ДОУ [58, 59, 62, 79, 152]. Различные подходы к решению данной задачи рассматриваются в работах отечественных специалистов: Кузнецовой Т.В. [89-93], Кудряева В.А. [87], Янковой В.Ф. [172], Фионовой Л.Р. [149-156], Бакановой Н.Б. [11, 12, 62], Голоскокова К.П. [29], Живаевой О.В. [37], Кавериной О.Д. [46], Кибанова А.Я. [49], Кондаковой Н.Н. [53, 54], Кусова А.А. [29], Пановой Е.Н. [29], Пахомова Е.В. [116], Подольской И.А. [92, 93], Родкиной Т.А. [49], Сигановой Т.В. [129], Старовойтова М.К. [135], Стреха А.А. [137], Усмановой И.В. [62, 142-147], Фомина П.А [135] и др. Поставленная задача получила отражение и в работах зарубежных исследователей: Витера В.О. [124], Маталыцкого М.А. [101], Монько В.Д. [101], Савченко С.В. [124], Саттона М. Дж. Д. [125], Ткач Л.М. [124] и др.
Простыми и наглядными средствами для анализа и фиксации движения документов в рамках системы ДОУ являются графические методы, результатом использования которых является создание маршрутно-технологических карт, отражающих маршрут движения документов с момента их создания до передачи в архив; графических оперограмм, способствующих рационализации документооборота путем исключения лишних инстанций при прохождении документов от исполнителя к исполнителю; технологических цепочек обработки и движения документов. На целесообразность использования данных методов указывают Кудряев В.А. [87], Кибанов А.Я., Родкина Т.А. [49], Кондакова Н.В. [53], Фионова Л.Р. [58, 149], Янковая В.Ф. [172], Саттон М. Дж. Д. [125], Усманова И.В., Баканова Н.Б. [146], Фионова Ю.Ю., Кошелева Г.В. [157] и др. Очевидно, что наглядное графическое представление информации позволяет визуально оценить маршрут движения документов. Однако при этом никак не учитывается информационная ценность документа, загруженность должностных лиц работой с документами, объем формируемых документопотоков [154]. Кроме того, использование графических методов предполагает наличие развитых аналитических способностей у должностных лиц, которые будут реально выполнять анализ, и не позволяет сформулировать единый подход к анализу «узких» мест системы ДОУ: внешне одинаково выглядящие оперограммы и технологические карты могут отражать совершенно разные проблемы организации работы с документами. Так, анализ оперограмм позволяет получить сведения о порядке движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные действия, получить количественные характеристики операций. Исследование технологических карт, помимо вышеперечисленной информации, предоставляет данные о временных рамках производимых с документами операций и «загрузке» исполнителей. Оценка количественного состава документов структурных подразделений и организации в целом, анализ соотношения объемов входящих, исходящих и внутренних документов в общем документопотоке организации, фиксация видового разнообразия создаваемых документов получает свое отражение в диаграммах и графиках [46, 53, 54, 58, 92, 149, 153, 161], хотя как метод анализа ДОУ графические диаграммы не были предложены и описаны.
Широко известна графическая методология структурного анализа SADT (SADT - Structured Analysis and Design Technique), позволяющая разработать модель движения документов в рамках отдельных ПД [47, 52, 116, 131]. Но методология SADT изначально ориентирована преимущественно на описание уже сложившегося документооборота, а не на синтез нового [116]. При этом вопрос об оптимальности формируемых документопотоков не поднимается, его решение по умолчанию отдается разработчикам ПД. В роли разработчиков часто выступают менеджеры, далеко не всегда знакомые со спецификой делопроизводства, а сотрудники службы ДОУ к такой работе, как правило, не привлекаются.
Авторами Старовойтовым М.К. и Фоминым П.А. предлагается методика анализа ДОУ, ориентированная на выявление «проблемных» участков документопотоков и оптимизацию движения документов согласно принципам рациональной организации труда [135].
Основными этапами предложенной методики являются:
—анализ системы ДОУ на предприятии;
—анализ структуры документооборота;
—оптимизация взаимодействия подразделений согласно существующей модели документооборота на предприятии.
Своеобразие рассмотренной концепции заключается в системности и целостности взгляда на процесс анализа, обработки и использования документной информации. Но в работе не сформулированы формальные критерии, по которым проводится анализ эффективности документных связей между структурными подразделениями, поэтому качество принимаемых решений всецело зависит от уровня квалификации должностных лиц, осуществляющих анализ.
Описанная методика анализа системы ДОУ получила также применение в работе Стреха А.А. [137], Живаевой О.В. [37].
Сиганова Т.В. [129] предлагает осуществлять анализ ДОУ посредством исследования организационной стороны управления и изучения качественного состава документопотоков. На основании предложенного метода анализа может быть сделан вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разработан альтернативный вариант движения документов. Однако автор рассматривает только механизм анализа, а не правила его реализации, не показывает связь используемых критериев с параметрами эффективности деятельности организации.
Вопросы анализа состояния ДОУ рассматриваются и в ряде статей, опубликованных в периодических изданиях. В работах профессора Кузнецовой Т.В., Подольской И.А. [92, 93] помимо графического метода, описанного выше, предлагается статистический метод анализа системы ДОУ, позволяющий установить и оценить количественные характеристики документопотоков (объем документооборота, число регистрируемых и контролируемых документов) и средств автоматизации [93], рассчитать численность и рейтинг работников службы ДОУ, провести статистический аудит документов [61, 139, 140].
Использование статистических методов исследования предполагает наличие у сотрудника, ответственного за процесс анализа состояния ДОУ конкретной организации, твердых знаний правил ведения делопроизводства, основ высшей математики, а также опыта работы в данной предметной области. Практика показывает, что организации, как правило, подобного специалиста не имеют.
В статье [90] для качественного и объективного анализа автором предлагается к применению комплекс схем документооборота (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), а также методы подсчета его объема. К последним относятся: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, опрос, анкетирование [90, 124]. Правила анкетирования и интервьюирования с целью анализа документооборота отражены в работе Митрофановой А. [102]. Однако, предложенные методы ориентированы, в первую очередь, на малые и средние организации [58], при усложнении организационной структуры возможности описанных способов анализа уменьшаются.
В работе Фионовой Л.Р. [150] разработан алгоритм процедуры анализа системы ДОУ, представленный на рисунке 1.3.
Семантические утверждения
Утверждения СС представляют собой предложения естественного языка, содержат описание некоторого нарушения в работе с документами или реализации ПД и имеют сложную синтаксическую и семантическую структуру. В этой связи множество понятий, составляющих каждое утверждение, входит в подграф D(UhVj) графа семантической сети понятий G(U,V) (см. п. 2.2).
Поэтому каждое утверждение предлагается рассматривать как семантическую конструкцию, основу которой составляют узлы, соответствующие понятиям, а также семантические отношения между ними (см. таблица 2.2, п. 2.2).
Понятия, участвующие в семантическом отношении, назовем аргументами отношений, а семантические отношения с его аргументами - предположениями. Тогда каждое утверждение ск можно представить в виде набора предположений ak={akd\ d = 1,...Dk, где Dfc - количество предположений в утверждении Ск.
Набор предположений будет исчерпывающим для описываемого утверждения, если в них упоминаются все понятия, входящие в утверждение, а также операции и наборы данных для определения его истинности.
Формирование набора предположений начинается с выделения по крайней мере пары понятий Uj, которыми образовано утверждение, а также установления смысловых отношений между образующими утверждение понятиями (см. таблица 2.2, п. 2.2). Необходимо отметить, что понятия, как правило, характеризуются рядом свойств, позволяющих констатировать основной оцениваемый факт утверждения. При этом свойства либо однозначно описывают понятие, либо его смысл зависит от применяемой программной процедуры.
Рассмотрим ряд примеров семантических представлений утверждений.
Пример 2.2. Пусть ск соответствует утверждению «Количество согласуемых документов велико».
Для описания утверждения «Количество согласуемых документов велико» необходимы следующие предположения:
ак1: существует должностное лицо;
ак2: должностное лицо описывается ФИО;
ак3: должностное лицо выполняет действия;
ак4: действия входят в процесс;
ak5: процесс описывается показателями эффективности;
ak6 : существует реальный показатель количества согласуемых документов Р;
ak7 : существует оптимальный показатель количества согласуемых документов Опт;
ak8: должностное лицо описывается показателем Р и Опт;
ak9: существует операция согласования;
ak10: операция согласования требует нанесения виз согласования;
ak11: существует оценка операции согласования;
ak12: вид оценки – велико;
ak13: согласование описывает документ;
ak14: должностное лицо участвует в согласовании;
ak15: существует операция определения истинности утверждения OV;
ak16: в OV анализируется Р и Опт;
ak17: в OV обнаружено превышение реального количества согласуемых должностным лицом документов.
Графическая интерпретация семантического представления утверждения «Количество согласуемых документов велико» представлена на рисунке 2.2.
Пример 2.3. Пусть cr соответствует утверждению «Количество видов документов велико».
Для описания утверждения «Количество видов документов велико» необходимы следующие предположения:
ar1: существует организация;
ar2 : существуют документы;
ar3: документы описываются наименованием вида документов;
ar4 : документы создаются в организации;
ar5 : существует количество видов документов организации;
ar6 : существует оценка количества видов документов;
ar7 : вид оценки – велико;
ar8: существует операция определения истинности утверждения OY;
ar9 : существует реальный показатель количества видов документов организации РП;
ar10: существует оптимальный показатель видов документов организации ОптП;
ar11: в OY анализируется РП и ОптП;
ar12: в OY обнаружено превышение реального количества видов документов организации. Графическая интерпретация семантического представления утверждения «Количество видов документов велико» представлена на рисунке 2.3.
Пример 2.4. Пусть cl соответствует утверждению «Количество подготавливаемых документов велико».
Для описания утверждения «Количество подготавливаемых документов велико» необходимы следующие предположения:
al1: существует должностное лицо;
al2 : должностное лицо описывается ФИО;
al3 : должностное лицо выполняет действия;
al4 : действия входят в процесс;
al5 : процесс описывается показателями эффективности;
al6 : существует реальный показатель количества подготавливаемых должностным лицом документов РПГ;
al7 : существует оптимальный показатель количества подготавливаемых должностным лицом документов ОптПГ;
al8 : должностное лицо описывается показателем РПГ и ОптПГ;
al9 : существует операция подготовки документов;
al10: существует оценка операции подготовки документов;
al11: вид оценки – велико;
al12: должностное лицо участвует в подготовки документов;
al13: существует операция определения истинности утверждения ОР;
al14: в ОР анализируется РПГ и ОптПГ;
al15: в ОР обнаружено превышение реального количества подготавливаемых должностным лицом документов.
Графическая интерпретация семантического представления утверждения «Количество подготавливаемых документов велико» представлена на рисунке 2.4.
Одно понятие может участвовать в формировании как одного, так и нескольких утверждений. Как видно из примеров 2.2 и 2.4, понятия «документ», «должностное лицо», «оценка», «велико», «ФИО», «действие», «процесс», «показатель эффективности» участвуют в утверждениях «Количество подготавливаемых документов велико» и «Количество согласуемых документов велико».
Организация процедуры оценки и прогнозирования
Для реализации процедуры оценки и прогнозирования состояния ДОУ, ПД организации предлагается алгоритм, исходными данными которого являются:
— состав вершин активного фокуса СС логического вывода;
— соответствующие им априорные вероятности выполнения утверждений;
— правила СС;
— графики соотношений p(ckldn) = f(p(cnlc\)) (рисунок 3.4) и р(сп/ с п) = f(C(cn/ с п))(рисунок 3.6) для каждого утверждения;
— графики соотношений p(ck/c ) = f(p(c /c )) (рисунок 3.5) и р{сп/7п) = f{C(cnl7n)) (рисунок 3.7) для каждого утверждения.
Однако в процессе функционирования любой организации неизбежно меняются представления специалистов о количественных оценках различных показателей. В этой связи к особенностям решаемой задачи адаптирован алгоритм настройки семантической сети на особенности организации, основанный на использовании теоремы Байеса. Он включает следующие шаги [56, 69]:
1. Задание пользователем для интересующих его утверждений в диалоговом режиме значений С(сп/с\) путем задания Аг. Значение С(сп I с\ ) определяется на основании соотношения (3.14).
2. Определение значения р(сп1с\)по формуле (3.15).
3. Определение значения p(ck Iс\ ) по формуле (3.11).
4. Определение значения р(спі7п) по формуле (3.17).
5. Определение значения p(сk l7n) по формуле (3.12).
6. Определение для всех правил, включающих интересующие пользователя утверждения, следующих значений
Разработанный алгоритм оценки и прогнозирования состояния ДОУ и ПД организации включает следующие этапы [56, 71, 78]:
1. Выделение утверждения, входящего в активный фокус сети :=0, определение глубины прогнозирования Г.
2. Определение истинности утверждения по результатам настройки семантической сети на особенности текущей ситуации. Специализированная процедура устанавливает значения слотов и формирует последовательность программных модулей, необходимых для определения истинности утверждения (см. п. 3.2.1).
3. Если утверждение выполнено, т.е. имеет место нарушение некоторого показателя состояния ДОУ или процесса деятельности организации определить значение 0(ск/с п) для всех утверждений, являющихся следствием вычисленного утверждения сп
Значение величины 0(ck/dn) для утверждений сети продукций свидетельствует о нарушениях в работе с документами или в реализации процессов деятельности в случае, если 0(ск/ с\) 1. Такое определение удовлетворительности значения показателей вызвано тем, что в формулировке утверждений фиксируется факт нарушения желаемого значения некоторого показателя состояния. Занести утверждение сп в список S , если оно принадлежит активному фокусу.
4. Если утверждение не выполнено, определить значение 0(ск/с п) для всех утверждений, являющихся следствием вычисленного утверждения сп 5. Если в ходе вычислений утверждений выявляется необходимость увеличения глубины прогнозирования, т.е. расширения состава выбранных семантических утверждений (у Г), перейти к пункту 1. 6. Определить, что следствия проанализированных в пункте 3 или пункте 4 правил есть условия правил следующего уровня глубины прогнозирования. Каждое новое условие сг считать выполненным, если для него 0(сг/с\) \ или o(cr/7,) \, где ct - утверждение меньшего уровня глубины, и невыполненным в противном случае. Если сг - следствие одновременно нескольких правил, вычислить 0(сг/с), где с - комбинация условий. Если сг выполнено, занести сг в список S„.
Схема предложенного алгоритма представлена на рисунке 3.8. Достоинствами предложенного алгоритма являются:
— обеспечение возможности прогнозирования интересующих пользователя показателей состояния регулируемой ширины и глубины поиска;
— «чувствительность» разработанного алгоритма к изменениям в исходных данных.
Анализ эффективности разработанной автоматизированной нформационной системы
Для оценки эффективности разработанных алгоритмов и их чувствительности» к изменениям в исходных данных выполним вычисления для ситуации, связанной с переходом ООО «ИВА» к перевозке нового вида груза (запчасти сельскохозяйственной техники).
В данном случае меняется сам процесс грузоперевозки, а следовательно, изменяются участники процесса, состав и объем создаваемой документации. Поэтому следует настроить автоматизированную систему таким образом, чтобы были учтены произошедшие перемены. Исходные данные для расчетов будут выглядеть так же, как ранее (таблица 4.2), однако ужесточаются значения «порога срабатывания»: из-за увеличения объема документации, сопровождающей процесс грузоперевозки, перегрузка сотрудников наступит уже при значениях объема грузоперевозок, значительно меньших тех, что рассматривались в п. 4.6.1.
Следовательно, и априорные значения вероятностей выполнения утверждений увеличиваются.
Результаты расчетов, произведенных при настройке сети, приведены в таблице 4.5.
Если при прогнозировании состояния ДОУ и ПД в активный фокус попадает, как и прежде, утверждение с1, то апостериорные вероятности для утверждений примут следующие значения (таблица 4.6).
Таким образом, ужесточение требований специалиста к значениям контролируемых показателей приводит к тому, что в зоне риска оказываются все утверждения рассматриваемого фрагмента сети.
Полученные результаты полностью соответствуют сведениям, полученным в результате анализа рассмотренной ситуации средствами программно реализованного прототипа АИС (рисунок. 4.17).
Таким образом, произведенные расчеты подтверждают возможность адаптации АИС к особенностям возникающих ситуаций.
Применение АИС позволило повысить ряд показателей деятельности организации (таблица 4.7) за счет наличия возможности учитывать не только реальные, но и потенциальные нарушения в работе с документами, реализации ПД, предоставления рекомендаций по результатам анализа.