Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Управленческий документ как проблема современной социологии
1.1. Методологические основания исследования управленческих документов 13
1.2. Институциональные составляющие управленческого документа 44
ГЛАВА 2. Роль управленческих документов в функционировании публичной власти (на примере современной России)
2.1. Регламентация как функция управленческого документа 68
2.2. Управленческий документ как детерминанта властной коммуникации 103
Заключение 136
Список использованной литературы 142
- Методологические основания исследования управленческих документов
- Институциональные составляющие управленческого документа
- Регламентация как функция управленческого документа
- Управленческий документ как детерминанта властной коммуникации
Введение к работе
Актуальность темы исследования
Методологическая парадигма социологии управления, с позиций которой осуществляется анализ управленческих решений, включая сферу публичной власти, оставляет вне поля зрения их документную форму, что препятствует целостному видению управленческого документа. Неизбежным результатом этого являются упрощенные представления как о документах, так и об управленческих решениях, игнорирование важнейших свойств тех и других. К числу неисследованных проблем управленческих документов следует отнести вопросы их институционального содержания, роли в регулировании общественных отношений и деятельности людей, социальных функций. Обозначенные проблемы тесно связаны между собой. Отсутствие знания об институциональном содержании управленческих документов становится серьезным препятствием как для выявления их социальных функций, так и для определения факторов, от которых зависит их (функций) эффективная реализация. Нерешенность названных проблем препятствует созданию теоретической модели создания документов в органах публичной власти, разработке системы действенных практических рекомендаций, имеет следствием ориентацию государственных и муниципальных служащих в практической деятельности на сложившиеся традиции и здравый смысл.
Сформулированная проблемная ситуация обусловлена несколькими причинами. Во-первых, отечественные исследователи обращаются к управленческому документу как к объекту изучения и системной регламентации только в начале 70-х годов XX века (в 1973 г. была впервые принята Единая государственная система делопроизводства, содержащая свод государственных стандартов). Во-вторых, анализ документов осуществляется с позиций научных подходов, сложившихся в рамках архивоведения и документоведения, т.е. наук, предметом изучения которых в большей степени являются формальные признаки документа. В-третьих, неоднозначно используется категория социального института, выступающая одним из методологических оснований социологического изучения управленческих документов. В-четвертых, при проведении социологических исследований не уделяется достаточного внимания документно оформленным отношениям между лицами, организациями, их влиянию на поведение людей.
Выявление институционального содержания управленческих документов позволяет преодолеть одностороннее видение управленческого докухмента, сведение проблем документа только к его материальному носителю, стремление совершенствовать работу с документами в системах управления за счет осуществления только организационно-технических мер. Рассмотрение управленческого документа с позиций институциональной теории позволяет выделить в качестве его важнейшей составляющей социальное содержание, определяющее систему социальных отношений и деятельности в организациях различного масштаба. Именно от институционального содержания документов зависит решение таких, социальных задач как совершенствование взаимоотношений в коллективе, понимание целей и перспектив развития организации, воспитание чувства ответственности и дисциплины исполнителей, достижение эффективной и адекватной деловой коммуникации, стимулирование активности работников.
Следствием учета институциональных аспектов управленческих документов должно стать повышение качества исполнения решений, поскольку восприятие содержания документов определяется культурой человека, в том числе и профессиональной. Социологические исследования функционирования документов и их оценок позволяют объяснить механизм регулирования поведения человека в управленческой среде, выяснить зависимость между необходимостью соблюдения регламентирующих норм управления, с одной стороны, и инициативой, творческим отношением к реализации управленческих функций, с другой, определить условия эффективного управления.
Таким образом, спектр задач, относящихся к исследованию социальных свойств управленческих документов, вряд ли может быть успешно решен вне рамок социологии управления.
Степень разработанности проблемы
Проблемы, изучаемые в диссертационной работе, потребовали обращения к нескольким группам научных источников. Несмотря на то, что институциональное содержание управленческих документов не являлось предметом специальных социологических исследований, его отдельные аспекты нашли отражение в целом ряде научных работ.
Значительный интерес для нас представляют работы, в которых исследуются специфика, генезис, виды, функции социальных институтов, а также процессы институционализации различных сторон социальной жизни. К их числу относятся исследования таких зарубежных авторов как П.Бергера, П.Блау, М.Вебера, Т.Веблена, Э.Дюркгейма, С.Липсета, Т.Лукмана, Р.Мертона, Ч.Миллса, Д.Норта, Т.Парсонса, Н.Смелзера, Г.Спенсера, Д.Хертлезера, Д.Хоманса и др.
В отечественной социологии этим проблемам посвящены исследования Ю.П.Андреева, В.М.Быченкова, В.И.Добренькова. Г.Е.Зборовского, С.Г.Кирдиной, Н.Б.Костиной, А.И.Кравченко, В.С.Лисина, Р.Нуреева, Г.В.Осипова, С.С.Фролова и др.
Для рассмотрения управленческого документа с позиций социологической науки большое значение имели труды представителей классической социологической мысли, использовавших метод изучения документов для характеристики субъективных аспектов социальной жизни и деятельности людей: Э.Бёрджесса, М.Бургоса, Дж.Винсента, Ф.Знанецкого, Р.Маккензи, Р.Парка, А.Смолла, Р.Тернера, У.Томаса, П.Томпсона, Ч.Хендерсона, А.Хоффмана и др.
Социологические методы изучения документов рассматриваются в работах современных отечественных социологов: В.Г.Андреенкова, Г.С.Батыгина, С.С.Белановского, В.И.Бондаренко, И.А.Бутенко, М.К.Горшкова, В.Г.Гречихина, И.Ф.Девятко, А.Г.Здравомыслова, Л.А.Кривоносова, В.Н.Лавриненко, О.М.Масловой, Ф.Э.Шереги, Е.А.Шуклиной, В.А.Ядова и др.
Сущностным характеристикам документа, их составу и функциям посвящены труды В.Д.Банасюкевича, Г.Г.Воробьева, Н.Б.Зиновьевой, М.В.Ларина, Е.Н.Колесника, Т.В.Кузнецовой, Н.Н.Кушнаренко, О.В.Мосягиной, Е.А.Плешкевича, А.Н.Соковой, Ю.Н.Столярова, Э.И.Ханпиры, В.Ф. Янковой и др.
Большой вклад в разработку общих проблем организации делопроизводственной службы, технологий создания, регистрации, учета и хранения документов, современного управления и регламентации делопроизводства, совершенствования и рационализации принципов организации и функционирования делопроизводства, в том числе в государственных и муниципальных органах власти, внесли работы Л.М.Васильевой, М.М.Кирсанова, А.С.Красавина, В.А.Кудряева, Е.В.Охотского, Г.М.Петрова, Т.В.Печниковой, Т.А.Печниковой, С.И.Самсонова, Р.Е.Скворцовой, М.В.Стенюкова, Ю.Н.Столярова, Л.А.Шкатовой, Н.Н.Шуваловой и др.
Среди работ, исследующих вопросы социальной коммуникации, следует отметить труды Т.З.Адамьянц, М.К.Горшкова, Т.М.Дридзе, Ф.В.Льюса, В.Б.Кашкина, В.П.Конецкой, В.В.Маркина, Э.Роджерса и Р.Агарвала-Роджерса, А.А.Родионова, Н.В.Романовского, А.В.Соколова, Ф.И.Шаркова и др.
Социологическое изучение управленческих отношений в конкретных административных образованиях и особенностей социально- профессионального статуса современных чиновников осуществляется Г.В.Атаманчуком, Х.А.Бековым, В.Э.Бойковым, В.Б.Житеневым, Г.П.Зинченко, В.Г.Игнатовым, Т.Г.Калачевой, А.И.Кузьминым,
В.Д.Лысенко, В.А.Мальцевым, В.Г.Поповым, Н.С.Слепцовым, Ж.Т.Тощенко, В.В.Щербиной и др.
Важнейшее методологическое значение имеют работы, посвященные анализу деятельности и общественных отношений: Р.Арона, Г.Блумера, Дж.Л.Гибсона, Э.Гидценса, И.Гоффмана, Дж.Х-мл.Доннели, Г.А.Саймона, Г.Тарда, П.Штомпки, Е.М.Бабосова, В.А.Костина, Ю.Д.Красовского, А.И.Пригожина, М.В.Удальцовой, В.И.Франчука, В.М.Шепеля и др.
Объект исследования - социальное функционирование документа в системе современного государственного и муниципального управления.
Предмет исследования - изучение специфических признаков управленческого документа, позволяющих понять его сущность, отличить его от других видов документов.
Цель исследования - выявление институциональных характеристик управленческого документа, раскрывающих его природу и функции в современных системах социального управления.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих взаимосвязанных задач:
1. Проведение анализа теоретико-методологических подходов к определению социального института, представленных в социологической литературе.
2. Раскрытие социального содержания управленческого документа и его институциональных характеристик.
3. Исследование функций управленческого документа, обусловленных его институциональной природой.
4. Изучение влияния институциональных составляющих управленческого документа на коммуникацию в системах управления.
Теоретико-методологическую базу диссертационного исследования составляют основные теоретические положения общей социологии, социологии управления, документоведения. Социологическое рассмотрение управленческого документа осуществляется с позиций институционального, деятельностного, системного, функционального и коммуникационного подходов. При этом наиболее значимым нам представляется
институциональный подход, в рамках которого документ рассматривается как регулятор системы общественных отношений и деятельности людей, что обусловлено его институциональным содержанием.
Фундаментальные принципы диссертационного исследования таковы: рассмотрение документа как условия и результата социального взаимодействия в системах управления; изучение управленческих решений в их материализованной форме, которой и является документ; рассмотрение документа как информационного источника.
В эмпирической части применялись методы социологического исследования: анкетный и экспертный опросы.
Эмпирическую базу диссертации составляют конкретные социологические исследования, проведенные автором в органах государственной и муниципальной власти г. Екатеринбурга в 2004 году. Для сбора эмпирического материала были использованы следующие методы: анкетный опрос государственных и муниципальных служащих органов исполнительной власти Свердловской области и органов местного самоуправления г.Екатеринбурга (объем случайной выборки 300 чел.); экспертный опрос (опрошено 20 экспертов); анализ документов органов государственной власти и местного самоуправления. В качестве экспертов выступили слушатели курсов ИППК Уральской академии государственной службы по направлению «Документоведение», работающие в качестве руководителей общих отделов и канцелярий органов государственной власти и местного самоуправления.
В ходе диссертационного исследования использовались также вторичные данные, полученные в результате социологического исследования «Профессиональная культура чиновников», проведенного кафедрой социологии и управления общественными отношениями Уральской академии государственной службы под руководством заведующего кафедрой, доктора социологических наук, профессора В.Г. Попова в 2002-2003 гг., а также данные социологических исследований о состоянии кадрового потенциала государственной и муниципальной службы, опубликованные в журнале «Социологические исследования».
Автором также были проанализированы нормативно-правовые акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие процесс работы с документами.
Научная новизна работы заключается в следующем:
1. Обоснована необходимость использования институционального подхода в изучении управленческого документа, что позволяет рассматривать последний не только с позиций возможностей его материального носителя, но и как социокультурный феномен.
2. Выявлено, что нормативная интерпретация социального института включает в себя его ролевые и организационные концепции: и социальная роль, и организация возможны лишь там, где действия и отношения людей опосредованы социальными институтами.
3. Определены виды институтов, представленные в. управленческом документе (внешние и внутренние), что позволяет расширить знание о них, дать более полную характеристику социальных институтов.
4. Выделены признаки управленческого документа, которые необходимо отразить в его определении: наличие материального носителя, институциональность содержания.
5. Разработаны основания классификации управленческих документов, учитывающие их роль в регулировании общественных отношений и деятельности, позволяющие систематизировать множество, на первый взгляд, несвязанных и далеких друг от друга документов.
6. Выделены новые функции управленческих документов, обусловленные их институциональным содержанием: регламентирующая, правоустанавливающая, оценочная, подтверждающие правомерность институционального подхода и показывающие социальную значимость управленческих документов.
7. Показано влияние институциональных свойств документа на качество коммуникации, которая, в свою очередь, во многом определяет степень и характер функции регламентации.
8. Описан уровневый подход к анализу управленческих документов, которые должны изучаться не только с точки зрения их непосредственного содержания, но и с точки зрения общих свойств, учет которых выступает в виде принципов.
Основные положения диссертационного исследования, выносимые на защиту, заключаются в следующем:
1. Социальный институт представляет собой систему норм,
выступающих в документной или бездокументной формах. Документная форма института обладает спецификой, которую невозможно выявить, ограничиваясь анализом институтов, существующих в бездокументной форме.
2.Институциональность управленческого документа является признаком, позволяющим отличить его от других видов документов (исторических, технических, личных и т.д.).
3. У правленческому документу присущи два вида институтов: внешние и внутренние. Внутренние институты выступают в виде требований к форме документа, внешние, содержащиеся в его тексте, представляют собой совокупность предписаний, адресованных исполнителям. Внешние институты относятся к социальной нормативности, внутренние — к
технической.
4.Основными функциями управленческого документа являются: регламентирующая, правоустанавливающая, оценочная. Регламентирующая функция управленческого документа выражается в установлении правил, определяющих порядок той или иной деятельности. Оценочная функция направлена на выявление соответствия реального поведения и отношений людей нормам и правилам, установленным в документе. Правоустанавливающая функция документа заключается в том, что он фиксирует права, обязанности, ответственность субъектов, деятельность и отношения которых подлежат документной регламентации.
5. Рассмотрение управленческих документов с позиций институционального подхода позволило выявить их виды, основными из которых являются предписывающие и описывающие. В свою очередь, предписывающие документы различаются по степени охвата объекта управления, по характеру предписываемых отношений в среде управления.
6. Основными свойствами управленческого документа, влияющими на качество коммуникации, выступают конкретность, полнота, однозначность, мотивированность, правильность содержания и оформления реквизитов.
7. К принципам, обеспечивающим подготовку качественных документов, следует отнести: принцип целевой направленности докуімента, принцип внутренней непротиворечивости, принцип мотивированности, принцип единства регламентированности и самостоятельности, принцип единства фаз функционирования документа.
8. Управленческий документ определяется как сообщение, представленное в письменной языковой форме на определенном материальном носителе и содержащее сведения, предназначенные для регулирования общественных отношений и деятельности людей, достоверность которых заверена.
Теоретическая и практическая значимость исследования Выявление институциональной природы управленческого докухмента, осуществленное в рамках социологической науки, дает возможность увидеть новую грань в рассматриваемом виде документов, обогатить теорию социальных институтов, сформулировать новые требования к управленческим документам.
Результаты работы могут быть использованы государственными и муниципальными служащими в процессе подготовки и анализа документов; в процессе преподавания таких учебных дисциплин как «Социология управления», «Социология коммуникаций», «Коммуникативный менеджмент», «Документные коммуникации».
Апробация результатов исследования
Основные результаты работы изложены в 7 публикациях, в выступлениях на международных, всероссийских и региональных конференциях.
Наиболее важные научные и практические итоги диссертационного исследования докладывались на Всероссийской научно-практической конференции (апрель 2002, г. Челябинск) «Россия и регионы: новая парадигма развития»; на Российской научно-практической конференции (июнь 2002, г. Екатеринбург) «Управление социальными процессами в регионах»; на Международной научно-практической конференции (декабрь 2002, г. Москва) «Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота»; на Международной конференции (октябрь 2004, г. Екатеринбург) «Управление социальными, экономическими и политическими процессами в российских регионах».
Основные положения и выводы диссертации неоднократно обсуждались на теоретических семинарах кафедры социологии и управления общественными отношениями и кафедры теории и практики управления Уральской академии государственной службы.
Структура и объем работы
Диссертация состоит из введения, двух глав, включающих четыре параграфа, заключения, библиографического списка, который содержит 202 наименования.
Методологические основания исследования управленческих документов
Анализ содержания и функционирования управленческих документов показывает, что значительная их часть содержит определенные социальные институты, которые не изучаются ни в социологических, ни в документоведческих дисциплинах. Для выявления институционального содержания управленческих документов, их специфики необходима теория социальных институтов, в которой должны фиксироваться их свойства, виды, функции. Основы такой теории сформированы в социологии, которая обобщила целый ряд социальных институтов, в частности тех, которые существуют в недокументной форме. Созданные в социологической науке концепции социального института могут служить методологической основой для анализа их документной формы, для выяснения общих функций институтов, их роли в общественной жизни.
Вместе с тем, многообразие концепций социального института в социологии вынуждает нас обратится к выявлению и обоснованию такой его концепции, которая учитывала разнообразный опыт их исследования и была конструктивной для анализа документов.
В отечественной науке в отношении понятия «социальный институт» в последнее время обозначилась тенденция к расширению его объема, что проявляется в трактовке различных социальных феноменов как институтов. Если ранее институты рассматривались как юридические нормы, то теперь к ним относят социальные роли, учреждения.
В современной России, как и в мировом научном сообществе, институты становятся объектом изучения все большего числа общественных наук. Как свидетельствует история науки, с XIX века и вплоть до конца 1950-х годов XX века институты у нас изучались в основном правоведами, в других отраслях общественной науки институциональный подход долгое время был не непопулярен, в советский же период он прямо осуждался. Показательной является характеристика зарубежных институционалистов в Большой Советской Энциклопедии 1953 г. как «наиболее злобных врагов рабочего класса из всех представителей вульгарной политической экономии»1.
Однако уже в 60-70-е годы, в рамках формировавшейся в тот период отечественной социологии, институты рассматриваются как один из основных предметов исследования. Одним из первых в советской социологии к институциональному анализу обратился И.И.Лейман. В работе «Наука как социальный институт» он определил социальный институт как «объединение людей, выполняющих специфические функции в рамках социальной целостности и связанных общностью функций, а также традиций, норм, ценностей; объединение, обладающее внутренней структурой и иерархией и отличающееся особым устойчивым характером связей и отношений как внутренних, так и внешних»2.
С 90-х гг. XX века институты становятся объектом научного интереса и для российских экономистов, активно осваивающих теоретические концепции неоинституционалистов западных стран. Понятие института заимствуется ими из новой институциональной экономической теории и выступает одним из методологических средств изучения рыночных отношений в современной России. Институциональный подход применительно к анализу проблем российской экономики в этот период активно разрабатывался В.Л.Тамбовцевым, В.А.Крюковым3.
Помимо экономистов, социологов и юристов, изучением институтов в России занялись также политологи, историки, философы, культурологи, о чем свидетельствует широкий круг научных публикаций 90-х годов - статьи в журналах, сборники, монографии.
В этих работах ставятся и решаются задачи более углубленного изучения институтов, заметен переход от их описания к определению их сущности, причин их появления, социальных функций. В наибольшей степени это движение проявилось в социологии, что хорошо видно в подходе к интерпретации понятия «социальный институт», которое не ограничивается уже нормативным подходом. Так, в Российской социологической энциклопедии (1998г.) отмечено, что понятие института «подразумевает возможность обобщения абстрагированных из многообразных действий людей наиболее существенных типов деятельности и социальных отношений, путем соотнесения их с фундаментальными целями и потребностями социальной системы» .
Тенденции к расширению объема понятия «социальный институт» и осознанию все большим числом ученых роли институтов как наиболее существенных элементов общественных систем, при помощи которых возможно объяснение многообразных социальных процессов, сопровождается дифференциацией теории социальных институтов, появлением множества различных точек зрения на их природу. К сожалению, последняя тенденция не сопровождается концептуализацией содержания теории социального института, выявлением общих признаков института.
В настоящее время существует целый ряд различных трактовок социального института. Социальный институт интерпретируется как: - совокупность различных учреждений (политических, экономических, образовательных, культурных) и норм, их регламентирующих, при этом, институт, организация и учреждение понимаются как синонимы; - устойчивые формы организации общественной жизни и деятельности людей; - система ролей и статусов; - совокупность обычаев, традиций, привычек, ценностей и правил поведения. Отождествление социального института с организацией произошло в XX веке. Наиболее яркими представителями этой точки зрения выступают О.Конт и Г.Спенсер. Огюст Конт был одним из первых в западной социологии, кто уделил значительное внимание институализации общественной жизни. Хотя в работах Конта отсутствует определение социального института, он рассматривает жизнь общества через призму особых форм социальной организации, которые в дальнейшем были названы социальными институтами . Рассматривая систему общества в статике, О. Конт в качестве ее первичных элементов называет такие социальные институты, как семья, кооперация, церковь, государство. Он исследовал указанные социальные институты с позиций их включения в процессы социальной интеграции и выполняемых при этом функций. По мнению Конта, институты, верования и моральные ценности общества функционально взаимосвязаны, и объяснение любого социального явления в этой целостности подразумевает нахождение и описание его закономерностей, его взаимодействия с другими явлениями.
Институциональные составляющие управленческого документа
Документ является предметом исследования многих общественных наук, каждая из которых исследует его под своим углом зрения, выявляет свой круг практических задач по работе с ним. В социологии документ давно выступает в качестве предмета исследования. Суть социологического подхода к документам заключается в том, что они рассматриваются как важный источник социальной информации, в котором отражены результаты осмысления и определенного оформления знаний об определенной сфере, социальной структуре или ячейке общества1. Виды социальной информации, значимые для социологов в документе представляют собой: определенные особенности, свойства и взаимосвязи тех или иных социальных явлений и процессов; специфику включения в них различных индивидов, групп и общностей; нормы, ценности, идеалы, которыми руководствуются-люди на различных этапах развития общества и в различных социальных ситуациях; динамика развития тех или иных социальных слоев и групп, их взаимоотношений друг с другом, а также с государством, культурой, религией, политическими партиями и т.п.; основные тенденции и пропорции социального развития.
Значение документной информации в том, что она характеризует такие аспекты изучаемого процесса, которые не доступны другим методам2.
Круг документов, содержащих в себе интересующую социолога информацию, широк и разнообразен. Поэтому для успешной работы с ними в социологии представлен целый ряд оснований для их классификации.
В зависимости от формы, в которой фиксируется информация, и технических средств фиксации, документы делятся на четыре вида: письменные, иконографические, статистические, фонетические. Примерами первых служат - материалы архивов, прессы, личные документы, то есть те, в которых информация изложена в форме текста. К иконографическим документам относят материалы кино, картины, гравюры, фотографии, видеоматериалы и др. Статистические документы представляют собой данные, в которых форма изложения в основном цифровая. Фонетические документы - это магнитофонные записи, грампластинки.
По источнику информации документы могут быть первичными и вторичными. Если они составляются на базе прямого наблюдения либо опроса, то это — первичные документы, если же являются результатом обработки, обобщения других документов, то тогда социолог имеет дело с вторичными документами.
В зависимости от мотивации создателей документов, в социологии выделяют спровоцированные и неспровоцированные документы. Первые инициируются самими социологами (например, написание сочинений, отклики на объявления и т.д.) и имеют также другое название - целевые документы. Вторые (неспровоцированные) создаются по инициативе самих авторов документов, их называют также наличными документами.
В зависимости от авторства различаются официальные и неофициальные документы. Первые создаются должностными лицами, соответствующим образом оформлены и юридически согласованы. Это правительственные материалы, постановления, коммюнике, стенограммы, данные статистики, архивов, документы учреждений, организаций, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и др. Вторые -неофициальные документы — создаются частными лицами и представляют собой письма, дневники, мемуары, заметки на полях и др.
По степени персонификации выделяют личные и безличные документы. Личные документы касаются отдельного, конкретного человека и, как правило, заверены подписями должностных лиц. Это карточки индивидуального учета, библиотечные формуляры, анкеты, характеристики, рекомендательные письма, заявления и др. Безличными считаются документы, не касающиеся отдельных лиц, а содержащие информацию общего характера. Это протоколы, постановления, коммюнике, данные прессы, документы учреждений, организаций и др.
По содержанию различают статистические, исторические, правовые, экономические, технические, педагогические и другие документы1.
Для изучения информации, содержащейся в документах, в социологии разработаны различные методы их анализа. «Анализ документов - это совокупность методических приемов и процедур, применяемых для извлечения из документальных источников социологической информации при изучении социальных процессов и явлений в целях решения определенных исследовательских задач» . Выделяют неформализованные (традиционные) и формализованные методы анализа документов. Область применения, процедура осуществления этих методов достаточно подробно и обстоятельно изложены в социологической литературе3.
Регламентация как функция управленческого документа
В первой главе мы рассмотрели сущность управленческого документа, его признаки, отвлекаясь при этом от проблем его функционирования. Однако более глубокая характеристика институтов, заключающихся в управленческих документах, требует понимания того, каким образом они регулируют общественные отношения и деятельность, какие факторы оказывают влияние на качество их функционирования. Ответы на эти вопросы нельзя получить, ограничиваясь только теоретико методологическим уровнем анализа документов, необходимо сравнительно-эмпирическое социологическое исследование конкретных документных процессов и коммуникаций. В настоящей диссертационной работе такое исследование проведено по вопросам функционирования управленческих документов в органах государственной и муниципальной власти автором в июне 2004 г., оно охватило 300 респондентов из числа государственных и муниципальных служащих органов исполнительной власти Свердловской области и органов местного самоуправления г. Екатеринбурга, что допускается расчетами репрезентативной выборки с допущением 5-процентной ошибки.
Кроме этого, для оценки организации работы с документами в государственных и муниципальных органах власти, мы обратились к мнению экспертов. В качестве экспертов были выбраны слушатели курсов ИППК Уральской академии государственной службы по направлению «Документоведение» (период обучения слушателей с 16.02.2004 по 05.03.2004 гг.). Значимость мнения данных экспертов определяется тем, что они являются руководителями общих отделов и канцелярий районных и городских администраций, следовательно, имеют многолетний опыт в работе с документами и осведомлены о проблемах, возникающих в процессе документных коммуникаций. Компетентные оценки экспертов позволили уточнить полученные нами выводы. Форхма исследования — разовый экспертный опрос.
Исследования особенностей социального функционирования управленческих документов способствует решению ряда практических задач: выявлению проблем в подготовке документов и выработке более точных и детальных инструкций и решений; определению функционального назначения управленческой документации; повышению уровня знаний и культуры служащих в работе с документами. От успешного решения этих задач зависит организация работы аппарата управления, а стало быть, и качество функционирования публичной власти в России.
Изучая особенности функционирования управленческих документов в органах власти, мы хотели определить: - профессиональный уровень служащих, работающих с документами; - проблемы, возникающие в процессе документных коммуникаций; - тенденции изменения качества управленческих документов; - регламентацию документных коммуникаций; - влияние институциональных характеристик управленческих документов на деятельность людей; - влияние качественных и количественных характеристик документов на эффективность деятельности органов власти. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Понимание роли документов - одно из условий их качественной подготовки и исполнения, однако следует отметить, что значительная часть ученых и практиков слишком упрощенно понимают роль и значение любого документа в процессе управления. Его чаще всего связывают с формальным отражением деятельности организации. Такое отношение приводит к тому, что исчезает сам смысл функциональной сущности документа.
Документы, выступая в качестве непременного элемента управления, одновременно являются и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря тому, что зафиксированная в них информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций.
В социологии «функция» (лат. functio - исполнение, совершение) определяется в основном применительно к социальному субъекту (как «роль, выполняемая определенным субъектом социальной системы...», или как «стандартизированное социальное действие...») или социальным процессам («зависимость между различными социальными процессами...»)1. Философский словарь трактует функцию более широко как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений» . Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.
Под функцией документа мы будем понимать внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.
В современной литературе разными авторами называется свой состав функций документа. Социологи В.И.Бондаренко, Л.А.Кривоносова к функциям документа относят: информационно-познавательную, коммуникативную, контрольную, регулирующую, культурно-воспитательную3. М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова и Я.З.Лившиц выделили следующие функции: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника1.
Е.Н.Колесник к функциям управленческого документа относит управленческую, функцию хранения сведений, коммуникационную, научную и правовую функции".
М.В.Ларин в своей работе пересказывает функции, сформулированные Полем Отле и К.Г.Митяевым3. П.Отле выделял такие функции «административной документации»: 1) излагать правила, организацию и деятельность административных единиц, надежно и быстро передавать распоряжения и инструкции; 2) сохранять память о фактах; 3) сохранять доказательства фактов; 4) распространять полезную информацию. К.Г.Митяев к функциям документа в управлении относил следующие: 1) материальный результат документирования; 2) средство и способ сохранения памяти о фактах, явлениях, событиях; 3) средство и способ свидетельства, подтверждения, отождествления, установления (идентификации) запечатленного в документе; 4) средство и способ юридического доказательства; 5) средство передачи информации во времени и на расстоянии; 6) способ и средство управленческой деятельности, ее документационного обслуживания; 7) источник исторических сведений.
Управленческий документ как детерминанта властной коммуникации
Эффективное функционирование документа зависит от ряда условий, важную часть которых составляют его собственные характеристики. Известно, что, как и любой объект действительности, документ обладает множеством свойств и характеристик, которые не поддаются исчерпывающему учету. Необходимость и существенность тех или иных черт документа определяется в зависимости от того, какой из его ракурсов является целью рассмотрения. Тема нашего исследования не требует учета, например, таких моментов, как число атомов или молекул, из которых состоит документ, в вакууме или атмосфере осуществляется его движение, они для нас не существенны. Нас интересуют те качества управленческого документа, которые обусловлены его институциональной природой и являются значимыми для осуществления эффективной властной коммуникации.
Как известно, общение и коммуникация1 являются основными связующими процессами при осуществлении управленческой деятельности.
Выделяя важную конструктивную роль коммуникации в функционировании социальных систем, Т.Парсонс подчеркивал, что «удивительная сложность систем человеческой деятельности невозможна без относительно стабильных символических систем»1, а последние создаются и функционируют только благодаря процессам коммуникации.
Сегодня проблемы исследования коммуникативных процессов входят в число наиболее актуальных проблем человечества. Одна из них заключается в отсутствии научно обоснованных исследований социально значимых факторов, оказывающих воздействие на документный коммуникационный процесс, что, в условиях возрастания в информационном обществе масштаба коммуникаций посредством документа, не способствует выявлению его эффективных форм. Несмотря на то, что концепт коммуникации активно используется в социальных исследованиях вот уже более полувека, приходится признать, что при всем внимании, уделяемом изучению коммуникации, многие ее грани и параметры все еще остаются недостаточно отрефлексированными. Мало того, имеющиеся трактовки коммуникации зачастую слабо отражают даже сущность самого этого феномена в обществе, не говоря об особенностях отдельных ее видов.
В качестве примера следует отметить тенденцию преобладания в социологии и социологии управления техницистской трактовки коммуникации, когда коммуникация представляется как передача информации от отправителя (передатчика) к потребителю (приемнику). Коммуникационный процесс в этой схеме отождествляется с телеграфно-телефонной моделью связи. На деле, такая теоретическая модель технической коммуникации является частным случаем коммуникационной деятельности, оправдывающая себя в области проводной и радиосвязи, математической теории информации, телекоммуникации и других технических приложениях, но она не конструктивна для социальной коммуникации, в которой закодированные сообщения движутся в социальном, а не в геометрическом пространстве.
Одной из важнейших причин техницистского подхода к определению социальной коммуникации, на наш взгляд, является ориентация на описание универсальных аспектов коммуникации. Так, например, Н.Винер, «рассуждая о homo communicans, делал акцент лишь на общих механизмах и условиях протекания информационных обменов, интерпретируя коммуникацию как простое перемещение информации между взаимодействующими сторонами»1. Подобная установка Ихмела место и в социологических отраслях знания, посвященного коммуникации, в том числе теории символического интеракционизма, понимающей социологии, структурализме. В настоящее время приложение законов обращения информации к объяснению социальной коммуникации, также сопровождается утратой специфики социальной коммуникации, особенностей ее отдельных сегментов.
Другой проблемой в исследовании коммуникации является то, что ученые сосредоточены в основном на изучении устных ее форм, документные виды коммуникации отходят на второй план. По справедливому замечанию Е.Ю.Кольцовой, исследование социальной сферы жизни по сей день затрагивает главным образом «устную коммуникацию и уровень единичных высказываний»2. Признание социального характера тех или иных видов коммуникаций покрывает для многих ученых все оттенки коммуникативных связей - групповые и личностные, политические и экономические, устные и письменные, и т.п.3
Между тем даже формальная логика подсказывает, что в различных областях социальной жизни место, виды и характер информационно-коммуникативных процессов отнюдь не одинаковы. Например, оборот информации, предстающей в виде «собственности» или «товара», продуцирует качественно иные контакты и взаимоотношения акторов, нежели оборот информации, выступающей как «ресурс власти». Поэтому управленческую документную коммуникацию уместнее рассматривать не в качестве примера общесоциальной природы информационно-коммуникативных обменов, а как особый тип общения и контактных связей, возникающих в определенной сфере человеческой деятельности. Концепт «управленческая документная коммуникация» описывает не универсальный, а уникальный тип коммуникативного процесса, которому присущи собственные отличительные черты. Только такой подход в состоянии высветить онтологические основания документной коммуникации в управлении.
Документная коммуникация сочетает в себе универсальные, общесоциальные и собственно специфические, присущие этому виду коммуникации, черты. Универсальные свойства отражают параметры информационных взаимодействий, единые как для живой, так и для. неживой природы (наличие взаимодействующих сторон, каналов связи, помех в передаче сообщений и т.д.).
Социальность коммуникации зачастую определяют достаточно упрощенно, сводя ее к присутствию в ней субъектов, подчеркивая, что она представляет собой «процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями»1. Такой подход правилен, но не охватывает всех особенностей рассматриваемого нами вида коммуникации.