Содержание к диссертации
Введение
1 Анализ проблем управления движением контингента студентов в образовательных системах вуза 17
1.1 Общая характеристика процессов управления движением контингента студентов в образовательных системах вуза 17
1.2 Теоретико -методологический подход к исследованию управления движением вузовского контингента студентов 33
1.3. Содержательный анализ информационных систем управления движением контингента студентов вуза 44
2 Принятия решений по управлению движением контингента студентов вуза 66
2.1 Разработка визуальной модели информационной системы управления движением контингента студентов образовательного учреждения 66
2.2. Инструментарий поддержки принятия решений по многокритериальному выбору программных средств для автоматизации управления движением контингента студентов 74
2.3 Модели прогнозирования движения контингента студентов вуза
3 Реализация моделей подержки принятия решений при управлении движением контингента студентов образовательногоучреждения 112
3.1. Реализация инструментария поддержки принятия решений при учреждения .
прогнозировании движения контингента студентов 112
3.2. Имитационные эксперименты с программным продуктом CONTINGENT 126
3.3. Архитектурное и информационное обеспечение системы управления движением контингента 132
Заключение 142
Список использованных источников
- Теоретико -методологический подход к исследованию управления движением вузовского контингента студентов
- Содержательный анализ информационных систем управления движением контингента студентов вуза
- Инструментарий поддержки принятия решений по многокритериальному выбору программных средств для автоматизации управления движением контингента студентов
- Имитационные эксперименты с программным продуктом CONTINGENT
Теоретико -методологический подход к исследованию управления движением вузовского контингента студентов
Исследование процессов управления контингентом студентов в образовательных системах вуза требует проведения предварительной классификации этих процессов. Содержательный анализ процессов управления контингентом позволил выделить ряд классификационных признаков. Предлагаемая классификация представлена на рисунке 1.2. Процессы управления контингентом могут быть разделены: - по виду контингента обучающихся (аспиранты, выпускники, студенты различных форм обучения и т.д.);
Разработано автором в результате исследований - по охвату контингента; процесс может затрагивать факультет в целом, кафедру, группу, направление, институт (если такое подразделение присутствует в образовательном учреждении), вуз и т.д.; при этом отслеживаются такие процессы, как например, перевод студентов на следующий курс или начисление стипендии, группу студентов, выпуск, одного студента или нескольких студентов, отчисление или наложение дисциплинарного взыскания и др.;
- по характеру процесса можно выделить процессы, выполняемые регулярно (раз в год или раз в семестр), например, перевод на следующий курс или выпуск. Другие процессы выполняются после различных событий, например, после того, как студент другого вуза представил академическую справку и подал заявление на перевод. Существуют и процессы, которые могут выполняться как регулярно, так и по требованию. - по направлению процесса: а) движение контингента включает такие процессы, как, зачисление, отправка в академический отпуск, восстановление отчисленного студента и т.д.; все процессы этой группы нуждаются в статистической обработке, поскольку именно они влияют на цифры состояния и движения контингента факультета и вуза в целом. б) отчетность включает подготовку отчетов по состоянию и движению контингента; часть отчетов является стандартной, имеет четко оговоренные формы, другие отчеты (как правило, формулируемые по запросу органов государственной власти, в том числе правоохранительных) включают произвольный состав реквизитов и условий отбора; в любом случае, построение отчетов требует от сотрудников вуза значительных затрат труда. в) настройка и модификация предполагает, например, разработку новых форм отчетов или приказов. г) процессы, связанные с маркетингом являются новым направлением в деятельности вуза по управлению контингентом. Эти процессы становятся настоятельной необходимостью в условиях обострения конкуренции между вузами. Под маркетингом образования в диссертации понимается система управления рыночной деятельностью вуза, целью которой является полное удовлетворение как личных, так и общественных потребностей в образовательных услугах, а также повышение эффективности деятельности вуза, обеспечение его конкурентоспособности и процветания. В настоящее время в состав организационной структуры образовательных учреждений включаются маркетинговые подразделения, одной из ключевых задач которых является оценка масштабов потерь контингента обучающихся, выявление и анализ причин потерь и корректировка в соответствии с этим происходящих в вузе образовательных процессов10. д) процессы, связанные с трудоустройством студентов и выпускников в образовательных системах вуза.
Предложенная совокупность классификационных признаков позволяет систематизировать множество процессов управления контингентом.
Отличительной чертой процессов управления контингентом студентов является ориентация на приказы, которые отражают движение контингента. Приказы могут касаться целой группы студентов или одного студента. Примеры движений: зачисление, перевод на следующий курс, смена фамилии, академический отпуск, выпуск и т.д.
Состав и последовательность выполнения этапов процесса управления контингентом студентов в вузах одинаковы для вузов малого масштаба, работающих с сотнями студентов в год, и крупных вузов с тысячами студентов. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.
С увеличением контингента студентов до тысячи в год и болеевузы малого масштаба сталкиваются с настоятельной необходимостью: - строго контролировать заключения договоров и соглашениясо - оптимизировать списки студентов в приказе с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при отчетности и с другой - сокращения времени на многочисленные приказы; - создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование с кафедрами в вузе, чтобы одновременно следить за численностью студентов; - формировать отчеты, такие как ВПО-1 (Высшее профессиональное образование); - организовать оперативный доступ к информации о контингенте для всех заинтересованных лиц, в частности представителей кафедр; - контролировать процесс учета движения контингента студентов. Для решения этих задач в образовательных системах вуза стремятся формализовать процесс формирования и обработки приказов и разрабатывают для него специальные регламенты.
Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение приказа, обычно называют ответственным исполнителем. Это лаборанты, либо специалисты в предметной области, связанной с заключением приказа. При работе с бумажным регламентом все участники приказа, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать делопроизводство, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. Другими словами, создание приказов вносит ясность в процесс учета движения контингента студентов в вузах, однако в случае “бумажного” документооборота от участников этого процесса требуются значительные организационные усилия и временные затраты, направленные на его соблюдение.
Если выполнение задач по подготовке и движению документов перекладываются на специализированную информационную систему, поддерживающую всевозможные изменения, то работа заметно упрощается для всех участников процесса управления контингентом студентов. Регламент приказов, определяет последовательность, в которой полномочия по принятию решений переходят от одного сотрудника к другому. Иначе говоря, регламент представляет собой описание упорядоченного набора стадий, для каждой из которых указан ответственный, приведено описание выполняемой работы, указаны допустимые варианты перехода на другие стадии.
Появляется задача обеспечения ответственного исполнителя актуальными версиями шаблонов и размещения их в систему. В этом случае ответственный исполнитель берет из системы подходящий шаблон, создает на его основе приказ, который затем передает на подписание.
Основной стадией регламента является этап подписания приказа. Приказ -это правовой документ, издаваемый ректором вуза(его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед федеральными и региональными вузами в области управления учебным процессом.
Подписание проекта приказа предполагает его согласование с должностными лицами вуза: деканом факультета или его заместителем, кафедрой, юридической службой, бухгалтерией, приемной комиссией, другими заинтересованными должностными лицами.
Содержательный анализ информационных систем управления движением контингента студентов вуза
Как уже упоминалось, современный период социально-экономического развития общества характеризуется изменением роли знаний и превращением его в основной капитал. Всё это значительно повысило роль сферы образования в общественной жизни, что нашло отражение в его развитии, в росте конкуренции между отечественными, а также между отечественными и зарубежными вузами. В этих условиях отмечается формирование рынка образовательных услуг, представляющих собой рыночный товар. Проникновение рыночных отношений в сферу образования обусловило рассмотрение вуза как субъекта экономических отношений, а системы управления высшим учебным заведением - как социально экономической системы, осуществляющей свою деятельность в условиях неопределённости влияний внешней и внутренней среды. В связи с этим в системе Российского высшего образования возникла острая потребность в использовании механизмов адаптации к переменам во внешней среде, вызванным, с одной стороны, снижением уровня материально-технического обеспечения вузов, и, с другой стороны, демографическим спадом рождаемости и связанным с этим избыточным количеством мест в высших учебных заведениях. Вследствие этого, высшие образовательные учреждения функционируют на рынке образовательных услуг в условиях растущей конкуренции, что приводит к усугублению неопределённости и к дополнительным рискам. В этих условиях повышается ответственность вузов за принятия неверных решений в процессе управления движением контингента обучающихся, т.к. сохранность контингента – это проблема не только обеспечения конкурентного преимущества любого образовательного учреждения, но и его выживаемости. В настоящее время наблюдается тенденция включения в состав организационных структур высших образовательных учреждений маркетинговых структурных единиц для управления рыночной деятельностью с целью полного удовлетворения личных и общественных потребностей в оказании образовательных услуг. Задачей маркетинга высшего образовательного учреждения является выработка стратегии и тактики, направленной на потребности практики, оценка результативности и экономической эффективности деятельности вуза, которая в аспекте образовательного процесса связана с оценкой масштабов потерь контингента обучающихся, выявлением и анализом причин потерь и корректировкой в соответствии с этим всего образовательного процесса в вузе. В связи с этим, процесс управления движением контингента студентов образовательного учреждения остро нуждается в инструментарии прогнозирования динамики контингента студентов, позволяющем управленческому персоналу реагировать на всевозможные вариации внешних и внутренних воздействий. В диссертационной работе поставлена и формально описана задача управления движением контингента студентов в обстановке неопределённости воздействий внешней и внутренней среды.
Перед постановкой задачи управления в диссертационной работе сформулирована концепция управления движением контингента студентов ВУЗа. Как известно, обобщённое понятие управления подразумевает совокупность процессов, осуществляющих или поддержание объекта управления в заданном состоянии, или его перевод в состояние, необходимое для достижения поставленной цели. При этом как поддержание объекта в заданном состоянии, так и его перевод в новое целевое состояние осуществляется посредством принятия управляющих решений. В научной литературе существует два толкования понятия «управление». Первое относится к теории автоматического управления и трактуется как генерация некоторого управляющего решения, т.е. воздействия, которое направлено на объект управления в виде сигнала и целенаправленно изменяет его состояние. Второе толкование относится к теории систем и подразумевает не только выработку управляющего решения, оказывающего влияние на объект управления путём изменения величины некоторого параметра в нужных пределах, но и имеет в виду реализацию этого решения посредством выполнения совокупности целенаправленных, логически связанных актов, регламентированных информационно-распорядительными воздействиями (приказами, распоряжениями, указаниями, инструкциями и т.д.), которые проходят определённую траекторию в структуре организации.
В связи с этим, под управлением движением контингента студентов ВУЗа в диссертационной работе понимается целенаправленный, системно организованный процесс информационного поведения вузовских структур в аспекте формирования контингента, осуществляющийся под действием информационно-распорядительных актов, включающих соответствующие управленческие решения, принимаемые в условиях неопределённости влияний факторов внешней и внутренней среды и направленные на достижение целей образовательного учреждения.
Под информационным поведением понимается цепочка действий по принятию решений с последующим составлением, утверждением и исполнением распорядительной информации при управлении контингентом, а также порядок обработки оперативных данных о его движении.
Принятая концепция нацелила процесс диссертационных исследований на разработку нового подхода к созданию модельного инструментария поддержки принятия решений, заключающегося в постановке и решении двух задач. Первая задача заключается в разработке и внедрении информационной технологии для поддержки динамичной информационной модели предметной области как инструментария решения задач информационного обеспечения и удовлетворения информационных потребностей управленческого персонала вуза. В связи с тем, что в настоящее время наблюдается значительный рост количества зарубежных и отечественных программных продуктов, позволяющих автоматизировать различные аспекты деятельности образовательных учреждений и отличающихся набором функций, производительностью, используемыми техническими средствами, перед разработчиком встаёт проблема выбора программных средств, соответствующих функциональным потребностям управленческого персонала. Таким образом, первая задача заключается в разработке инструментария многокритериального выбора программных продуктов из множества имеющихся на рынке программных средств с целью комплексной автоматизации процессов обработки информации о движении контингента. Вторая задача состоит в применении экономико-математических методов для создания модельного инструментария, поддерживающего процесс принятия решений о движении контингента студентов в условиях неопределённости влияний внешней и внутренней среды.
Для осуществления устойчивости развития образовательного учреждения в условиях растущей конкуренции, такой инструментарий должен обладать свойством своевременного реагирования на изменение процессов, происходящих во внешней и внутренней среде, на базе моделирования динамики контингента обучающихся. При решении этой задачи ключевым вопросом является создание модели, позволяющей в заданных условиях воздействий внешней и внутренней среды осуществлять прогнозирование степени сохранности и потери контингента студентов. Эта задача относится к числу стратегических задач управления вузом, т.к. сохранность студентов - это фактор выживаемости и конкурентного преимущества любого образовательного учреждения.
Инструментарий поддержки принятия решений по многокритериальному выбору программных средств для автоматизации управления движением контингента студентов
Построенные диаграммы позволили очертить границы информационной системы управления движением контингента образовательных систем вуза и описать ее с «внешней» точки зрения, а также сформулировать требования с точки зрения выполняемых функций.
Анализируя предъявленные требования к инструментарию поддержки принятия решений по управлению движением вузовского контингента студентов, формализованные в нотацияхUML-диаграмм, становится явным, что существует значительное количество программных продуктов, выполняющих необходимые для конкретного образовательного учреждения функции. Все эти инструменты существенно отличаются между собой по различным параметрам. Следовательно, выбор инструментария, отвечающего предъявленным требованиям, является нетривиальной задачей, связанной с проблемой многокритериального отбора. При этом необходимо учитывать, с одной стороны, функциональные условия, необходимые персоналу образовательного учреждения для решения поставленных перед ними задач и достижения целей, и, с другой стороны, функциональные возможности представленных на рынке инструментов. Для решения этой задачи необходим инструментарий, основанный на применении
Составлена автором в результате исследований экономико-математических методов и позволяющий количественно оценивать потребительское качество программных продуктов на основе векторного критерия. В следующем параграфе работы приведено описание инструментария, применяемого для выбора программных средств, в соответствии с предъявляемыми требованиями выполнения необходимых функций. В предыдущем разделе диссертационной работы в соответствии с принятой автором концепцией управления формированием контингента студентов приведена формальная постановка задачи управления, включающая решение двух подзадач. Первой задачей является осуществление многокритериального выбора из множества программных продуктов, имеющихся в наличии на рынке, программных средств для автоматизированной обработки информации о движении контингента образовательного учреждения.
Как уже было заявлено, в настоящее время на рынке программных средств существует огромное количество программных продуктов, выполняющих множество полезных функций на всех уровнях управления организациям, в том числе и образовательными учреждениями. Проблема выбора полезных для высшего образовательного учреждения программных средств является довольно сложной задачей, относящейся к многокритериальному выбору. Анализ современной литературы, позволяет сделать вывод о большом количестве научных исследований, посвящённых этой тематике. Некоторые авторы предлагают решение этой проблемы на основе использования метода анализа иерархий63. В других исследованиях выбор наилучшего программного продукта предложено осуществлять посредством использования экспертных оценок для вычисления интеграла Шоке в качестве оператора агрегации64. Известен подход решения задачи многокритериального выбора на основе бальной экспертной оценки каждого параметра и построении области Парето65.Такая процедура, однако, требует большого числа экспертов, имеющих опыт работы как минимум с двумя системами из рассматриваемого списка, причем в разной последовательности66. Такой подход невозможно использовать на первых стадиях анализа и выбора.
Но предложенные в современной литературе методики, модели, алгоритмы не позволяют осуществлять многокритериальный выбор программных средств на основе качественно определённых критериев.
В этом разделе излагаются результаты создания экономико-математической модели для поддержки принятия решений при сравнительной оценке потребительского качества программных продуктов на базе применения метода функциональной полноты67. Рассмотрим этот метод. Предположим, что
Имитационные эксперименты с программным продуктом CONTINGENT
В первой главе диссертационной работы сформулирована концепция управления формированием контингента образовательного учреждения. Напомним, что под управлением движением контингента студентов ВУЗа в диссертационной работе понимается целенаправленный, системно организованный процесс информационного поведения вузовских структур в аспекте формирования контингента, осуществляющийся под действием информационно-распорядительных актов, включающих соответствующие управленческие решения, принимаемые в условиях неопределённости влияний факторов внешней и внутренней среды и направленные на достижение целей образовательного учреждения.
Таким образом, ключевой составляющей процесса управления движением контингента обучающихся является принятие решений, и принимаемое решение рассматривается как продукт управленческого труда руководителей различных уровней: ректората, деканатов, кафедр и др. В аспекте управления принятие решений представляет собой системно организованный процесс, в ходе которого эти решения включаются в различные распорядительные документы с целью их исполнения. Деятельность любой организации, в том числе образовательного учреждения, не обходится без организационно-распорядительной документации. Процедура издания приказов и распоряжений предполагает выполнение следующих стадий: - инициирование издания распорядительного документа; - сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения; - подготовка проекта приказа или распоряжения; - согласование проекта распорядительного документа; - утверждение (подписание) приказа или распоряжения; - регистрация распорядительного документа; - доведение распорядительного документа до исполнителей. Жизненный цикл распорядительных документов, начиная от его инициирования и заканчивая процедурой согласования, утверждения, распространения и доведения до исполнителей, требует обработки больших объёмов информации, что несомненно вызывает необходимость применения компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками.
В связи с появлением на рынке возрастающего количества программных продуктов, которые постоянно совершенствуются, в диссертационной работе в состав инструментария поддержки принятия решений включены не только программные средства, автоматизирующие процесс составления документации, но и модельные инструменты многокритериального выбора и модернизации программных средств из множества имеющихся на рынке.
Самым ответственным этапом процесса принятия решений является выбор альтернативных управляющих решений как варианта преодоления проблемной ситуации. Одним из основных звеньев этого процесса является прогнозирование. Прогнозируемые показатели движения контингента обучающихся являются исходными данными для расчёта потребности образовательного учреждения в материальных средствах. На основе прогноза контингента определяется количество должностей преподавателей, необходимых для обучения студентов (расчёт производится исходя из принятых норм количества студентов, приходящихся на одного преподавателя, количества вспомогательного персонала и т.д.), материальная база образовательного учреждения, затраты на социальное и стипендиальное обеспечение, и т.д.
В диссертационной работе в состав структуры инструментария поддержки принятия решений включён блок прогнозирования, функционирование которого основано на построенной в диссертации экономико-математической модели, позволяющей предвидеть процессы движения контингента обучающихся в образовательном учреждении в условиях неопределённости. Под поддержкой принятия решений понимается содействие, помощь, оказываемая лицу, принимающему решение, при оценке неопределённостей, при генерации возможных решений, их оценке, анализе последствий принятия различных альтернатив и т.д.В связи с тем, что неопределённость является неотъемлемой частью принятия решений при управлении образовательным учреждением, прогнозирование играет роль стержня этого процесса. Таким образом, созданный в диссертационной работе модельный инструментарий поддержки принятия решений при управлении движением контингента включает модель многокритериального выбора программных продуктов для автоматизации составления информационно-распорядительных документов и модель прогнозирования вероятности потери и сохранности контингента студентов. Структурная схема функционирования инструментария поддержки принятия решений при управлении движением контингента приведена на рисунке 3.2. Рисунок демонстрирует, что в диссертационной работе проведены исследования по созданию модельного инструментария поддержки принятия решений по управлению контингентом студентов в трёх аспектах: - принятия архитектурных решений при создании информационной системы автоматизированной обработки информации в процессе составления информационно-распорядительных документов;