Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические основы исследования 10
1.1. Генеральный регламент как прообраз современных документов 10
1.2. Проблемы научного изучения регламента
1.2.1. Определение регламента 17
1.2.2. Документный статус регламента 22
1.2.3. Классификация регламентов
1.2.3.1. Административные регламенты 26
1.2.3.2. Технические регламенты 32
1.2.3.3. Регламенты организаций 35
Выводы по главе 1 37
Глава 2. Композиционно-содержательная и речевая структура регламентов 40
2.1. Регламенты межгосударственного уровня .40
2.2. Регламенты государственного уровня 63
2.3. Регламенты межорганизационного уровня 84
2.4. Регламенты организационного уровня .116
Выводы по главе 2 142
Глава 3. Алгоритм разработки регламента бизнес-процесса
3.1. Термины и понятия процессного подхода 147
3.2. Этапы разработки регламента бизнес-процесса 149
3.3. Процедура создания конкретных регламентов бизнес процесса .153
3.3.1. Создание регламента организации договорной работы 153
3.3.2. Создание регламента работы с документами в рамках системы электронного документооборота (СЭД) 170
Выводы по главе 3 182
Заключение 1
- Проблемы научного изучения регламента
- Технические регламенты
- Регламенты государственного уровня
- Процедура создания конкретных регламентов бизнес процесса
Проблемы научного изучения регламента
Существуют Правила разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. №: 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», которые определяют требования к структуре регламента. Так, в регламент должны включаться следующие разделы: а) общие положения; б) требования к порядку исполнения государственной функции; в) состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме; г) порядок и формы контроля за исполнением государственной функции; д) досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также их должностных лиц.
Правилами подробно описываются требования к содержанию разделов и подразделов административных регламентов исполнения государственных функций. К регламенту обязательным приложением должна быть блок-схема исполнения государственной функции.
Регламенты предоставления государственных услуг регулируют реализацию конкретного полномочия по исполнению государственной услуги одного органа исполнительной власти. Требования к таким регламентам определяют Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг». Согласно Правилам, в регламент включаются следующие разделы: а) общие положения; б) стандарт предоставления государственной услуги; в) состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме; г) формы контроля за исполнением регламента; д) досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц.
В приложение к регламентам предоставления государственных услуг должна входить блок-схема исполнения услуги.
Должностные регламенты регламентируют отдельные процедуры в отношении конкретной должности государственной службы, например, Должностной регламент государственного гражданского служащего.
В системе административных регламентов особое положение занимает электронный административный регламент, так как он выделяется, прежде всего, особой формой – это электронный ресурс. «Электронный административный регламент представляет собой электронный формат публичной деятельности органов государственной власти по реализации своих полномочий, основанный на внедрении информационных технологий в области взаимодействия государственных структур, граждан и юридических лиц. При этом электронный административный регламент не обладает самостоятельной юридической силой, а основывается на положениях административного регламента» [Буряга, 2009, с. 16 - 18].
Следует заметить, что электронный административный регламент – это не электронная копия административного регламента, он представляет собой автоматизированную информационную систему, реализующую алгоритм исполнения органом административной власти возложенных на него полномочий на основе информационных технологий. Процесс информатизации административной деятельности в форме электронных административных регламентов, в отличие от традиционной (твердой) формы этого же акта-регламента, является легитимным для применения, но исключительно в электронных системах обмена и хранения информации [Бриджанин, 2008, с. 14].
Таким образом, административные регламенты имеют несколько разновидностей, которые отражают разные аспекты деятельности исполнительной власти: регламенты взаимодействия органов исполнительной власти регулируют совместную деятельность нескольких различных органов исполнительной власти, регламенты исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг -реализацию конкретного полномочия по исполнению государственной функции или предоставлению государственной услуги одного органа исполнительной власти, должностные регламенты - отдельные процедуры в отношении конкретной должности государственной службы. Структура и содержание административных регламентов определяется специальными нормативно-правовыми актами, принимаемыми органами государственной власти.
Технические регламенты
Заметим, что структура документа соответствует структуре договора, который содержит разделы: Права и обязанности сторон, Термины и определения (в некоторых случаях), Ответственность сторон, Конфиденциальность, Форс-мажор, Разрешение споров, Обмен электронными документами. Таким образом, данный Регламент представляет собой официальный документ, его композиционно-содержательная структура соответствует договору. Он является нормативным документом для участников отношений.
Перейдем к анализу речевой организации Регламента. В тексте выделяются тематические группы, включающие слова или словосочетания, которые являются наименованиями: 1) должностей участников процесса: администратор, администратор удостоверяющего центра, заявитель, пользователь АС оператора, специалист АС оператора, уполномоченное лицо удостоверяющего центра и др.; 2) задействованных в процессе / мероприятии организаций, групп и подразделений: автоматизированный удостоверяющий центр, контролирующий орган, кредитная организация, организатор торгов, оператор официального сайта, оператор ЭТП, уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства, уполномоченные федеральные органы (операторы), Федеральное казначейство, центральное подразделение, цент обработки данных, экспертная организация и др.; 3) процессов / процедур, которые регламентируются: аккредитация, выдача сертификатов ЭП участникам размещения заказов, обеспечение заявки, отбор, экспертиза автоматизированных информационных систем, аукцион на понижение, редукцион, двухэтапный редукцион, формирование протокола, публикация, конкурс, вскрытие, запрос котировок, запрос предложений, переторжка, квалификационный отбор, функционал, техническое обслуживание, регистрация, заключение контракта, внесение изменений, выполнение работ, заполнение формы, сохранение данных и др.; 4) документов: сертификат средств электронной подписи, соглашение, список отозванных сертификатов, 94-ФЗ, Закон 94-ФЗ, форма заявки, заявка, извещение, решение об одобрении сделки, контракт, договор, регламент, заявка на аккредитацию, реестр участников, решение об аккредитации, сообщение, кредитный договор, блокировочный субсчет, кредит, займ, субсчет учета лимитов, счет оператора ЭТП, счет участника размещения заказа, специальный счет участника, счет заказчика, транш и др.
В документе имеется раздел «Основные термины», который представляет собой специальный словарь, включающий 65 терминологических единиц, отражающих основные понятия регламентируемой сферы. Среди них: - однословные единицы (14 ед.): соглашение, уведомление, ответчик, заявитель, администратор, аккредитация, отбор, подразделение, кредит, займ, транш, функция; - двусловные терминологические словосочетания (21ед.): кредитный договор, организатор торгов, специалист подразделения, стороны регламента, Федеральное казначейство, контролирующий орган, кредитная организация, организация заказчика, расчетная организация, территориальное подразделение, центральное подразделение, блокировочный субсчет, счет заказчика, автоматизированная система (АС Оператора), защищенный доступ, защищенный интерфейс, личный кабинет, пользовательская секция, удостоверяющий центр, электронный документ, электронная подпись (ЭП); - трехсловные терминологические единицы (13 ед.): список отозванных сертификатов, специалист АС Оператора, администратор удостоверяющего центра, оператор официального сайта, пользователь АС Оператора (Пользователь), участник электронного аукциона (Участник аукциона), участник размещения заказа (Участник), авторизованный удостоверяющий центр, уполномоченные федеральные органы (Организаторы отбора), субсчет учета лимитов, специальный счет Участника, средства защиты информации, электронная торговая площадка; - терминологические единицы, состоящие более чем из трех слов (17 ед.): уполномоченное лицо Удостоверяющего центра, выдача сертификатов ЭП Участникам размещения заказа, Открытый аукцион в электронной форме (электронный аукцион, ЭА), обеспечение заявки на участие в электронном аукционе, экспертиза автоматизированных информационных систем), отобранные электронные торговые площадки (Операторы), уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства), счет оператора электронной торговой площадки, счет Участника размещения заказ, Автоматизированная система электронного документооборота ОАО «ЕЭТП» (Система ЭДО), главная страница личного кабинета, закрытая часть АС Оператора, Открытая часть АС Оператора, раздел «Регистрация» электронной торговой площадки, сертификат средств электронной подписи, стартовая страница электронной торговой площадки, техническая часть АС Оператора. Словарь предназначен для обеспечения однозначного понимания содержания документа, а, следовательно, – для эффективной деловой коммуникации.
Регламенты государственного уровня
КСС организационных регламентов общего, управленческого характера соответствует КСС таких организационных документов как положение, инструкция, правила. КСС регламента бизнес-процесса имеет сходство с технологической или дорожной картой. Текст таких регламентов может иметь особый формат – альбомную форму ориентации страниц – и включает значительное количество иллюстративно-графических средств: таблиц, диаграмм, схем. Однако способ описания процессов, отдельных производственных операций, их этапов, функций имеет свои особенности, что обусловлено как характером самих процессов, так и методологией используемого для построения бизнес-процесса программного обеспечения.
Единых требований к структуре и содержанию регламентов бизнес-процессов не существует, что определяет их композиционно-содержательное разнообразие. Формуляр включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа и согласованный с ним заголовок к тексту, текст документа. Текст состоит из разделов, которые могут делиться на пункты. Регламенты имеют в качестве обязательных разделы «Общие положения», «Термины и определения», а также содержат схему или диаграмму процесса. Описание действий (функций, операций) в рамках процесса оформляется в виде таблицы и детерминировано методологией используемого программного обеспечения, специализирующегося на принципах процессного подхода к управлению. Выбор программного продукта для моделирования бизнес-процесса определяется спецификой деловой деятельности организации.
Такие регламенты имеют статус локального нормативного акта. Анализ речевой структуры регламентов разных уровней показал их общность - черты, которые обнаруживаются в регламентах всех разновидностей, что позволяет говорить о лексико-грамматической константе текста этого документа. Эта общность обусловлена функцией регламента. Во всех документах обнаружены одинаковые тематические группы лексических единиц, которые являются наименованиями: должностей участников процесса деловой деятельности; задействованных в процессе организаций, групп и подразделений; процессов / процедур, которые регламентируются; документов.
Морфологическая общность проявляется в использовании: отглагольных существительных, которые называют этапы процесса; глаголов настоящего времени несовершенного вида в значении повторяемости, регулярности действия; сочетаний «модальное слово + инфинитив / краткое страдательное причастие» с семантикой долженствования, разрешения / запрещения / возможности - то есть формирующие «предписательность» текста документа; производных предлогов, выражающих связи понятий (в отношении, в соответствии, во исполнение, в случае и др.); сокращенных номинаций и аббревиатур, способствующих краткости передачи информации (МКАС, ММКФ, АС, ЭТП, ЕЭТП, ЭА и др.).
Синтаксическое сходство проявляется в том, что в тексте регламентов всех разновидностей употребляются: конструкции, содержащие цепочку имен существительных, преимущественно в родительном падеже, что обусловлено стремление эксплицировать информацию для достижения полноты и точности; пассивные конструкции, формирующие безличность, а следовательно, объективность текста; обособленные определения, выраженные причастными оборотами; однотипные синтаксические конструкции, сложноподчиненные предложения с придаточными определительными и обстоятельственными условия, отражающие логику действий. Указанные черты составляют лексико-грамматическую константу текста регламента как документа.
Содержание регулируемого процесса определяет и использование в текстах регламентов лексики, семантически репрезентирующей предметное поле документа того или иного уровня. Такие единицы представлены в разных тематических группах.
Понятия регулируемой регламентом предметной области находят выражение в терминах, которые по-разному репрезентированы в тексте документов. Так, в межгосударственных и государственных регламентах используются уже существующие и известные термины; тексты этих регламентов являются терминоиспользующими. Межорганизационные и организационные регламенты включают словарь (терминофиксирующий текст), который содержит как уже принятые термин, так и новые термины или термины в новых значениях, поэтому текст этих регламентов с точки зрения терминологии можно считать особым, смешанным текстом: терминоиспользующим, терминофиксирующим и терминопорождающим.
Содержание регламента может обусловливать и определенные морфологические особенности его текста, которые не составляют грамматическую константу, так как имеют частный характер.
Процедура создания конкретных регламентов бизнес процесса
Синтаксическое сходство проявляется в том, что в тексте регламентов всех разновидностей употребляются: конструкции, содержащие цепочку имен существительных, преимущественно в родительном падеже, что обусловлено стремлением эксплицировать информацию для достижения полноты и точности; пассивные конструкции, формирующие безличность, а следовательно, объективность текста; обособленные определения, выраженные причастными оборотами; сложноподчиненные предложения с придаточными определительными и обстоятельственными условия, отражающими логику действий; однотипные синтаксические конструкции. Содержание регулируемого процесса определяет и использование в текстах регламентов лексики, семантически репрезентирующей предметное поле документа того или иного уровня. Такие единицы представлены в разных тематических группах единиц. Различия текстов регламентов проявляются и на терминологическом уровне. В межгосударственных и государственных регламентах используются уже существующие и известные термины; в этих регламентах нет словаря терминов как отдельного раздела. Тексты этих регламентов являются терминоиспользующими. Межорганизационные и организационные регламенты включают словарь терминов, который содержит как уже принятые термины, так и новые термины или термины в новых значениях, поэтому текст этих регламентов с точки зрения терминологии можно считать особым, смешанным текстом: терминоиспользующим, терминофиксирующим и терминопорождающим. Содержание регламента может обусловливать и определенные морфологические особенности его текста, которые имеют частный характер и потому не составляют грамматическую константу. 5) Описан алгоритм разработки регламента бизнес-процесса и типовой регламент бизнес-процесса. Предложено описание алгоритмизированной процедуры разработки регламента бизнес-процесса и структуры типового регламента. Выделены основные этапы процедуры разработки регламента: Этап.1. Идентификация бизнес-процесса (процесса) и его именование (необходимо дать название идентифицированному процессу); Этап 2. Определение целей и результатов, которые должны быть достигнуты в рамках бизнес-процесса; Этап 3. Установление степени детализации бизнес-процесса и регламента (бизнес-процесс может быть разделен на подпроцессы и т.д.), характера процесса (общего характера, частного характера); Этап 4. Выявление участников бизнес-процесса (адресант, адресат, ответственных лиц, которые будут осуществлять контроль за выполнением этапов бизнес-процессов и нести ответственность за конечный результат). Этап 5. Определение этапов (функции, действия) в рамках бизнес-процесса, присвоение названия каждому из них; Этап 6. Создание графической модели процесса в виде блок-схемы или диаграммы; Этап 7. Составление документа (регламента). Разработана и описана композиционная и речевая структура типового регламента бизнес-процесса.
Документные параметры регламента бизнес-процесса находят отражение в его формуляре, который включает следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа и согласованный с ним заголовок к тексту, текст документа.
Текст документа имеет следующие композиционно-содержательные части (разделы): 1. Общие положения. 2. Термины, определения, сокращения. 3. Порядок осуществления регламентируемой деятельности или работ (этапы, функции, описание действий, исполнители, результаты). В зависимости от степени детализации бизнес-процесса, специфики выполняемых в его рамках действий регламент может быть дополнен другими разделами. Речевые параметры регламента бизнес-процесса представлены как описание лексико-грамматических особенностей его текста (лексико-грамматическую константу).
В диссертации описана процедура разработки на основе предложенных рекомендаций двух конкретных регламентов бизнес-процесса – регламента работы с договорами и регламента работы с документами в рамках системы электронного документооборота.
Предложенная методика получила апробацию и показала возможность ее практического применения.
Проведенное исследование вносит вклад в осмысление научного документа как лингвистического объекта, позволяет расширить общие представления об информационных и языковых процессах, которые находят отражение в документном тексте, его видовой специфике, скорректировать существующую типологию документов и способствовать оптимизации процесса управления документами в различных отраслях деловой деятельности.
Перспективы исследования связаны с изучением функционирования и композиционно-содержательной специфики текстов различных регламентов в синхронно-диахроническом и сопоставительном аспектах.