Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Теоретические основы изучения документов волонтерского объединения в коммуникативном аспекте 10
1.1. Документная коммуникация как вид социальной коммуникации 10
1.2. Коммуникативная цель. Соотношение понятий «цель», «установка», «интенция» 20
1.3. Коммуникативные стратегии и тактики 34
1.4. Система документации волонтерского объединения (на примере Волонтерского центра «Прор ыв» ВолГУ) 44
ГЛАВА 2. Коммуникативные цели, стратегии и тактики в документах волонтерского объединения и средства их выражения 56
2.1. Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в организационно-правовых документах 56
2.2. Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в распорядительных документах 69
2.3. Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в информационно-справочных документах 79
2.4. Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в договорной документации 128
2.5. Документы, обеспечивающие основную деятельность: состав, характеристика, коммуникативные свойства 152
Заключение 160
Нормативные документы и принятые сокращения 167
Литература
- Коммуникативная цель. Соотношение понятий «цель», «установка», «интенция»
- Система документации волонтерского объединения (на примере Волонтерского центра «Прор ыв» ВолГУ)
- Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в распорядительных документах
- Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в договорной документации
Коммуникативная цель. Соотношение понятий «цель», «установка», «интенция»
Обе схемы имеют два общих элемента: коммуникант и реципиент. В нашей работе в качестве синонимов этим терминам употребляются автор и получатель, адресант и адресат, создатель и читатель. Все пары терминов отражают связь между этими элементами: один создает, воспроизводит, кодирует информацию (сообщение, текст, документ), второй воспринимает, декодирует информацию (сообщение, текст, документ). При этом, с одной стороны, отражается коммуникативная составляющая работы (путем применения терминов из сферы коммуникации), с другой стороны – документоведческая составляющая (путем употребления терминов из области документоведения и документной лингвистики). Использование вышеперечисленных синонимов призвано разнообразить и обогатить язык исследования и предотвратить возникновение лексических повторов.
Приведенные выше схемы отличаются тем, что, согласно одной точке зрения, в схему включается сообщение, а согласно другой точке зрения – канал, по которому это сообщение передается. Подобная двойственность и неопределенность нашла свое отражение и в подходе к пониманию роли документа в ДК.
Г.Н. Швецова-Водка рассуждает о том, как документ может восприниматься участниками коммуникации. С позиции коммуниканта документ может рассматриваться не только как канал передачи информации, но и как ее передатчик, а также как приемник, хранилище переданной информации. Коммуникант, как правило, не видит получателя информации, ему важно, в первую очередь, зафиксировать сообщение на материальном носителе для того, чтобы сохранить его во времени и пространстве и передать в таком виде. С точки зрения реципиента документ является непосредственно источником информации, потому что документ не всегда связывается с действием коммуниканта, инициировавшего коммуникацию. С позиции реципиента документ может восприниматься также как сообщение, то есть как совокупность сигналов, знаков, которые нуждаются в декодировании и должны превратиться в знания, эмоции, волевые действия в сознании воспринимающего его человека [Швецова-Водка http]. О подобной коммуникативной «многоликости» документа в своей работе упоминает и Н.Н. Кушнаренко [Кушнаренко 2008, с. 123].
На вопрос, что же такое все-таки документ - канал передачи информации или сообщение, Г.Н. Швецова-Водка дает следующий ответ: «На наш взгляд, документ - это особая форма канала коммуникации, такая, где сообщение нельзя оторвать от его материального носителя. Канал - это устройство для передачи информации, а в документной коммуникации таким устройством является документ». И далее: «Документ - это единство информации (сообщения) и вещественного (субстанциального) носителя, которое используется в социальном информационно-коммуникационном процессе как канал передачи информации» [Швецова-Водка http]. Мы также будем придерживаться этой точки зрения.
Другой подход применяется, когда документ в целом (а не только информация, содержащаяся в нем) рассматривается как объект передачи в материальной (вещевой) коммуникации. В таком случае документ рассматривается не как сообщение и не как канал передачи информации, а как материальный объект, который нужно передать из одного пункта в другой, от одного участника коммуникации другому [Швецова-Водка http]. Н.Н. Кушнаренко в своем исследовании также касается данного подхода и отмечает, что для передачи документов необходимы определенные институты документной коммуникации, например: архивы, библиотеки, издательства и типографии, книжная торговля и др. В соответствии с этим документная коммуникация относится к типу формальных социальных коммуникаций, так как в ней, в отличие от неформальных коммуникаций, где сообщения передаются непосредственно путем личных контактов, движение документов и информации в них осуществляется через специально созданные обществом организации и учреждения [Кушнаренко 2008, с. 123].
Существует важное отличие документа от других каналов коммуникации: сообщение, зафиксированное на материальном носителе, не изменяется с течением времени и не исчезает (при условии сохранности носителя), чего нельзя сказать о телефонной, радио-, телевизионной или устной коммуникации [Швецова-Водка http; Кушнаренко 2008, с. 126].
При исследовании понятия «документная коммуникация» Н.Н. Кушнаренко также касается термина «документная коммуникационная система» (далее ДКС). Если документная коммуникация - это процесс, тип социальной коммуникации, то ДКС - это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая создание, обработку, хранение и распространение документной информации в обществе [Кушнаренко 2008, с. 131]. ДКС включает в себя все документы, отправителей и потребителей документной информации, профессиональных посредников (библиотекарей, специалистов в области информации и документации), производственные процессы (создание, обработку, хранение документов) и отношения между ними, обусловленные внутренними свойствами системы и внешней средой ее общественного функционирования. Отсутствие хотя бы одного элемента ДКС приводит к расстройству системы. Н.Н. Кушнаренко, ссылаясь на исторические традиции, выделяет три подсистемы ДКС: 1) атрибутивная подсистема - совокупность относительно самостоятельных уровней ДК, образованных по определенному признаку документов: первично-документный уровень (все первичные документы с соответствующими каналами) и вторично-документный, или документографический уровень (все вторичные документы с соответствующими каналами); 2) функциональная подсистема - совокупность относительно самостоятельных уровней ДК, образованных по видам документной деятельности: документирование, обработка, хранение, распространение, использование и утилизация документов; 3) управленческая подсистема - непрерывное упорядочение атрибутивной и функциональной подсистем ДКС: регулирование знаковой системы, способов записи, восприятия и воспроизведения информации, совершенствование материальной основы и формы документов и т.д. [Кушнаренко 2008, с. 131].
Система документации волонтерского объединения (на примере Волонтерского центра «Прор ыв» ВолГУ)
Текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Уже в названии данных частей заложена коммуникативная цель каждой из них. В первом случае это информирование, объяснение причин создания приказа, во втором случае – непосредственно поручение. В соответствии с этим используются и стратегии с тактиками. Для констатирующей части текста РД характерны стратегия аргументации и стратегия воздействия на адресата, а для распорядительной части и слова, связывающего обе части, свойственны стратегия приказания и стратегия подчинения.
Стратегия аргументации в РД направлена не на то, чтобы убедить адресата поступить так, как хочет адресант, ведь приказы и распоряжения обязательны для исполнения, независимо от того, совпадают точки зрения коммуникантов или нет. Автор документа использует стратегию аргументации скорее для того, чтобы показать необходимость принятия того или иного решения, обосновать важность издания приказа, продемонстрировать адресату, что его поручение осмыслено, имеет причины, цель и не возникло просто так. Стратегия аргументации в РД реализуется с помощью следующих тактик: обоснование, ссылка на документ.
Первой и самой ярко выраженной тактикой стратегии аргументации является тактика обоснования. Автор документного текста приводит причины издания РД. Языковыми маркерами данной тактики являются производные предлоги: в связи с, в целях, на основании, в соответствии с, например: В целях развития волонтерского движения, повышения компетенций волонтеров, на основании информационного письма ГАОУ ВПО «Московский государственный областной социально-гуманитарный институт», в рамках программы развития деятельности студенческих объединений «Формула роста»… [Приказ «Об участии во II Всероссийском студенческом форуме “Я - волонтер”»];
В целях развития волонтерского движения, повышения компетенций волонтеров, на основании письма Президента АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» от 30.03.2012 № ДЧ-1732… [Распоряжение «Об участии во всероссийском слете волонтеров»].
Причинами издания РД могут быть разные факторы: исполнение ранее взятых на себя обязательств, участие в мероприятиях, улучшение каких-либо факторов, на которые направлена текущая деятельность ВЦ и т.д. Очень часто в качестве аргумента автор РД ссылается на документ: поступившее в организацию письмо, ранее изданный приказ, заключенный договор, положение о конкурсе или мероприятии, принятую на определенный период программу и т.п. В данном случае можно говорить об использовании адресантом тактики ссылки на документ. От тактики апеллирования к авторитетному источнику, в качестве которого также может выступать документ (как, например, в ОПД), ссылка на документ отличается тем, что в первом случае автор указывает на документ, чтобы подтвердить и утвердить свою мысль в глазах получателя. А во втором случае адресант ссылается на документ как на причину принятия решения или создания другого документа. То есть документ в рамках тактики апеллирования к авторитетному источнику - дополнительный аргумент в пользу точки зрения автора, документ в рамках тактики ссылки на документ - основание издания приказа или распоряжения. Например:
В соответствии с Соглашением о взаимодействии между АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» и Волгоградским государственным университетом от 14 апреля 2011 г. № WKF/11/04/14-15, на основании письма генерального директора ООО «Бизнес Тренинг»ПРИКАЗЫВАЮ… [Приказ «О проведении обучающего тренинга для тренеров»].
Ссылка на документ обязательно содержится в тех РД, которые изданы для внесения изменений в ранее утвержденные документы:
Во изменение приказов от 13 июля 2012 года и от 9 августа 2012 года № 01-07.1-557… [Приказ «О внесении изменений»].
В рамках стратегии воздействия на адресата применяется тактика эмоционального настроя. Данная тактика рассчитана на пробуждение чувств, эмоций, которые, как и рациональные аргументы, также влияют на принятие или непринятие, одобрение или неодобрение решения. Интересно отметить, что в РД, в отличие от других групп документации ВЦ «Прорыв», обнаружены языковые единицы только с положительной окраской в контексте: развитие волонтерского движения, повышение эффективности организации, плодотворное сотрудничество, повышение имиджа и т.д. Использование автором подобных эмоционально окрашенных слов направлено на то, чтобы адресат почувствовал важность, необходимость, пользу полученного поручения.
В целях подготовки волонтеров Игр, повышения их личных компетенций и мотивации к участию в добровольческой деятельности, пропаганды активной гражданской позиции среди населения Волгоградской области… [Приказ «О проведении выездного добровольческого слета для тим-лидеров Волонтерского центра «Прорыв» ВолГУ «Золотая сотня», посвященного Международному дню добровольца»];
В целях активизации социально-значимой деятельности студентов Волгоградского государственного университета, развития волонтерского движения, оказания помощи детям, находящимся в трудной жизненной ситуации… [Распоряжение «Об организации и проведении благотворительной акции»].
Констатирующая часть, как правило, намного меньше по объему, чем распорядительная. Однако, несмотря на это, в констатирующей части, нередко даже в рамках одной конструкции проявляются три различные тактики, реализующие стратегии аргументации и воздействия на адресата. В свою очередь, распорядительная часть включает в себя стратегию подчинения.
Стратегия подчинения реализуется в РД с помощью тактики установления личной ответственности. Каждый пункт распорядительной части содержит поручение для определенного сотрудника. Кроме того, всегда назначается ответственный за что-то (исполнение документа, организацию мероприятия и т.п.), лицо, которое выполняет функцию контроля. При этом указывается не просто структурное подразделение или штатная единица, которой дается задание что-либо сделать, а конкретный человек, отвечающий за тот или иной пункт приказа. Употребление наименования должности в сочетании с фамилией и инициалами при поручении задания способствует повышению личной ответственности сотрудников, более эффективному обеспечению оперативности исполнения приказа, разрешению трудовых споров, которые могут возникнуть в процессе работы. 3. Ответственным за подготовку и реализацию проекта назначить директора Волонтерского центра ВолГУ «Прорыв» [Ф.И.О.]. 4. Начальнику Управления информатизации и телекоммуникаций [Ф.И.О.] обеспечить техническое обслуживание и музыкальное сопровождение мероприятий проекта согласно графику [Распоряжение «О реализации открытого культурно-просветительского социального проекта “Все флаги в гости к нам!”»].
Однако в редких случаях употребляется только название должности или конструкции, обобщающие сотрудников в определенные группы в зависимости от поручения и зоны ответственности. Как правило, это вызвано экономией усилий при издании приказа, так как перечисление конкретных лиц отняло бы много времени и места в документе, а из контекста (ранее названных в тексте сотрудников) понятно, к кому относится данное поручение. Например:
Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в распорядительных документах
В процессе своей деятельности Волонтерский центр «Прорыв» часто выдает справки волонтерам для подтверждения их участия в том или ином мероприятии. Данный документ играет большую роль при принятии решения о поощрении (за проделанную работу) или наказании (за пропуск рабочего или учебного времени) добровольцев. Справки «Прорыва» относятся к внутренним документам, так как функционируют внутри университета. Внешним организациям в подобных случаях отправляются служебные письма. Справки подписываются директором Центра или его заместителем в случае отсутствия руководителя.
Текст справок, выдаваемых ВЦ, можно условно разделить на две части. В первой, констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для ее составления: сведения о лице, которому выдана справка, роль в конкретном мероприятии, сроки проведения и т.п. Во второй части содержится просьба о поощрении волонтера или снисхождении к нему. Первая часть является основной, в ней используется стратегия аргументации, а вторая - необязательной, с преобладанием стратегии просьбы.
В констатирующей части текста справок употребляется стратегия аргументации и в ее рамках - тактика сообщения. В данном случае наблюдается скрытая аргументация, так как, на первый взгляд, сведения, содержащиеся в документе, приводятся не в качестве доказательства какого-либо довода, а для простого информирования адресата. Однако при рассмотрении спорных вопросов справка может послужить серьезным аргументом в пользу того или иного решения.
Характерным языковым маркером тактики сообщения в справках является глагол подтверждаю или клишированное словосочетание довожу до Вашего сведения. Глаголы подтверждаю и довожу употребляются в форме 1 лица, единственного числа. Во многом подобное явление объясняется традициями, сформировавшимися в составлении и оформлении документов. Но необходимо заметить, что это придает документу личностный оттенок. Условно говоря, автор документа готов поручиться за достоверность сведений, подтверждаемых в справке. Следовательно, значимость подобной информации становится более высокой при использовании ее в качестве аргумента:
Довожу до Вашего сведения, что 5 декабря 2012 г. [Ф.И.О.], студент гр. ФК-101, представлял Волонтерский центр «Прорыв» ВолГУ в составе команды на городском конкурсе «Доброволец года-2012» [Справка от 20.12.2012];
Подтверждаю, что студентка института мировой экономики и финансов Волгоградского государственного университета (МЭ-101) [Ф.И.О.] являлась организатором обучающих тренингов для первого потока кандидатов в волонтеры XXII Олимпийских и XI Паралимпийских зимних игр в Сочи в 2014 г., которые прошли с 22 по 24 марта 2013 г. [Справка от Условно схема констатирующей части текста справки выглядит следующим образом: кто (Ф.И.О., институт, группа), что сделал или сделает (роль на мероприятии), где (наименование мероприятия) когда (дата проведения мероприятия).
Интересно отметить, что с помощью справок подтверждаются не только свершившиеся, но и будущие факты. Показателем этого является форма будущего времени глагола, входящего в состав сказуемого подчинительной части предложения:
Довожу до Вашего сведения, что [Ф.И.О.], студентка группы БИ-122, примет участие в качестве волонтера во всероссийских тестовых соревнованиях в г. Сочи с 18.02.2013 до 04.03.2013 [Справка от 12.02.2013].
Цель документа та же - предотвратить наказание за пропуск учебы или работы. Однако в данном случае справка носит характер заблаговременной, предварительной аргументации и извещения. Автор стремится предвосхитить потенциальные сложности, которые могут возникнуть у лица, предъявляющего справку.
Просьбосодержащая часть текста в справках употребляется, как правило, в случаях, когда составление справки происходит по инициативе и запросу студента. Справка предоставляется в деканат или преподавателю во избежание применения санкций за прогулы без уважительной причины. Вторая часть текста может и отсутствовать, так как нередко справку предъявляют по месту требования, где важен именно факт подтверждения участия. Например, для назначения повышенной стипендии необходимо представить документы, свидетельствующие об участии в тех или иных мероприятиях. В качестве таких документов могут выступать справки. Их цель ясна, поэтому дополнительные прошения в тексте не нужны.
Коммуникативные цели, стратегии и тактики, реализуемые в договорной документации
Документы, соотносимые с кадровыми: бланки собеседований с кандидатами в волонтеры - специально разработанный, одинаковый для всех набор вопросов, которые задавали кандидатам в волонтеры, и ответы, записанные вручную интервьюером (не полные ответы, а пометки, чтобы интервьюер мог подвести итог по определенным критериям оценки); резюме тренеров, работавших на обучающих тренингах волонтеров - в традиционной форме, но в электронном виде; заявки отдельных волонтеров на участие в мероприятиях ВЦ, внешних мероприятиях - как правило, в форме анкет, с личными подписями; заявки на участие ВЦ в целом, конкретной команды ВЦ, проекта, созданного ВЦ, в конкурсах, акциях, форумах - в зависимости от формы, требуемой организаторами, документы содержат анкетные данные о людях, сведения об организации, информацию о достижениях и деятельности ВЦ, описание проекта, его цели, задачи и т.п., иногда сопровождаются подписями лиц разного уровня (от рядовых волонтеров до ректора университета), но, как правило, подаются в электронном виде.
С точки зрения коммуникации здесь недостаточно материала для анализа и обобщений, так как практически отсутствуют связные тексты.
Заявки и резюме - перечень сведений о человеке / команде / проекте / организации, часто в форме таблиц или маркированных списков (форма заявок регламентируется организаторами мероприятий). Однако стоит отметить, что данные документы, в первую очередь, направлены на создание положительного образа человека/команды/проекта/организации, так как именно по заявкам и резюме проводится первичный отбор на мероприятие, и автору документа необходимо показать все достоинства и преимущества своей заявки. PR-тексты: статьи, тексты о волонтерских событиях, участии добровольцев во внешних мероприятиях (для газет, сайта ВолГУ, портала «Волонтерские центры России» и других средств массовой информации); пресс-релизы.
Public relations - это особая сфера деятельности. В отличие от остальных документов, функционирующих в Волонтерском центре «Прорыв» и направленных на сопровождение основной деятельности ВЦ, PR-тексты призваны формировать имидж Центра, усиливать его влияние как внутри университета, так и во вне, а также поддерживать положительное отношение со стороны общественности. «По своему статусу PR-тексты преимущественно относятся к неофициальным документам, исполняемым в процессе повседневной деятельности и служащим для удовлетворения информационных потребностей» [Плигина 2012, с. 149].
Информация, содержащаяся в PR-текстах, или PR-информация, - это социальная информация, которая производится в процессе деятельности субъекта PR, распространяется по его инициативе, отражает в оптимизированном виде значимые факты деятельности данного субъекта, служит целям формирования эффективной коммуникационной среды [Плигина 2012, с. 147]. В соответствии с этим можно предположить, что коммуникативные цели, стратегии и тактики PR-текстов ВЦ значительно отличаются от тех же параметров других групп документации Центра. Этой обширной теме может быть посвящено отдельное исследование.
Кроме того, PR-тексты можно отнести к периферийному корпусу документных текстов, так как они написаны в публицистическом, а не официально-деловом стиле, не имеют полноценного реквизитного состава и характеризуются низкой степенью документности [Буслаева 2015]. Так как мы изучаем только официальные документы, поэтому в данной работе PR-тексты «Прорыва» не анализируются.
Учетные документы: ведомости (выдачи формы, призов, грамот, оборудования; оценок за различные конкурсы, расписок в ознакомлении с техникой безопасности и т.п.); списки участников мероприятий, награждаемых волонтеров, отобранных на мероприятия волонтеров, партнеров ВЦ и т.п.; выгрузки из баз данных кандидатов в волонтеры Игр (большие электронные таблицы, частично распечатываемые для текущей деятельности).
Основное содержание в этих документах представлено либо в форме таблиц, либо в форме списков. В данной группе отсутствуют связные тексты, поэтому здесь слабо выражены коммуникативные стратегии и тактики.
Большая часть документов этой группы не относится к официальным документам, многие из них не имеют реквизитов, кроме заголовка и текста (не всегда связного, иногда в виде рисунков, схем, таблиц и т.п.). Это скорее информационные материалы, которые создаются в рабочих целях, для облегчения проведения мероприятия и после его окончания, как правило, не нужны. Например, тексты презентаций и докладов, созданные в публицистическом стиле, распечатываются перед выступлениями, а после сохраняются лишь в электронном виде в качестве справочных данных, которые можно использовать в дальнейшем. Раздаточный материал (маршрутные листы, карты и т.д.) актуален только во время проведения мероприятия, при этом его можно использовать однократно, так как в процессе игр, акций участники и организаторы заполняют его необходимыми данными. Большинство сценариев также не подлежит процедуре утверждения и подписания. Исключение составляют сценарии мероприятий большого масштаба (например, всероссийский флеш-моб «500 дней до Олимпиады»). Кроме того, нередко сценарии написаны в разговорном или художественном стиле, что не соответствует требованиям к материалам для нашего исследования.
Единственный вид творческого документа, который можно назвать официальным, - это программы выездных проектов и обучающих семинаров. В сущности, это тоже сценарии, но более общие, не такие детальные. Так как масштаб мероприятия значительный, статус достаточно официальный, документы оформляются соответствующе: со всеми необходимыми подписями, грифами утверждения, прописанной актуальностью проекта, графиком проведения мероприятий в рамках проекта и т.п. А уже для каждого мероприятия внутри программы создается отдельный сценарий, который не подлежит утверждению.
Таким образом, часть «творческих» документов не имеет связного текста, часть создана в публицистическом, художественном или разговорном стилях, большинство не соответствует понятию официального документа, поэтому в нашей работе творческие документы изучаться не будут.
Из анализа документов, обеспечивающих основную деятельность ВЦ «Прорыв» ВолГУ, следует, что многие из них по разным причинам не стали объектами нашего исследования, так как не имеют достаточного языкового материала, не имеют статус официальных документов, относятся не к управленческой, а к другим сферам функционирования. Поэтому в нашей работе анализ коммуникативных целей, стратегий, тактик и языковых средств их реализации в этих документах не проводится.