Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. История становления библиотечной документации в России 15
1.1. Этапы формирования и развития библиотечной документации: краткий обзор 15
1.2. Документирование управленческой деятельности библиотек Орловщины в XIX-XX веках 30
Глава 2. Документирование управленческой деятельности библиотек: теоретические положения 48
2.1. Понятие «документ»: библиотековедческий и управленческий подходы .48
2.2. Документационная модель библиотеки .60
Глава 3. Система библиотечной документации в структуре документационного менеджмента: современное состояние и направления развития 78
3.1. Библиотечная документация: системный подход 78
3.2. Управление системой библиотечной документации
3.2.1. Унификация системы библиотечной документации 95
3.2.2. Автоматизация системы управления библиотечной документацией .101
Заключение .114
Список литературы .117
- Документирование управленческой деятельности библиотек Орловщины в XIX-XX веках
- Документационная модель библиотеки
- Управление системой библиотечной документации
- Унификация системы библиотечной документации
Введение к работе
Актуальность исследования. В процессе своего функционирования библиотека использует документы, описывающие операции, инструкции, решения, процедуры и бизнес-правила, связанные с решением определнной задачи, процессом или сделкой. В соответствии с международным стандартом ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» множество таких документов обозначается термином «документация». Система библиотечной документации представляет собой информационный ресурс о профессиональной деятельности библиотеки, обеспечивающий процесс принятия управленческих решений и являющийся их материальным воплощением, имеющим юридическую силу.
Создание эффективных условий для управления системой библиотечной документации позволяет обеспечить е сохранность для доказательства действий библиотеки, повысить оперативность и качество управления учреждением, а также уровень исполнительской дисциплины.
Увеличение объмов информации и документации, активное развитие научно-технического прогресса, внедрение системы менеджмента качества в деятельность библиотек, глобализация мирового информационного пространства способствовали проведению исследования по организации системы управления библиотечной документацией, основывающейся на принципах эффективности, экономичности, а также широком использовании средств электронного документооборота.
Документ для библиотеки является не только средством обеспечения управленческих решений, но и составной частью фонда, предоставляемого во временное пользование физическим и юридическим лицам. В связи с этим на теоретическом уровне остатся не решнной проблема употребления разнородных понятий, именуемых одним термином.
Для документоведения документ – это объект, функционирующий, главным образом, в сфере управления и отражающий решение административных и организационных задач, вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования дея-3
тельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Библиотековедение изучает другого рода документы, основная функция которых заключается в хранении и распространении информации во времени и пространстве в целях общественного использования. Разновидности этих документов варьируются в зависимости от типа библиотеки и состава фонда.
Гармонизация категориального аппарата способствует внесению ясности в вопрос оперирования различными по своим признакам документами: в одном случае являющимися основным условием существования библиотеки как социального института, а в другом – средством реализации управленческой деятельности.
Документ как объект библиотечного фонда изучается библиотековедением, библиографоведением и книговедением. Рассмотрение библиотечного документа как средства реализации управленческих решений не получило достаточного теоретического осмысления ни в разделах вышеназванных наук, ни в управленческом документоведении. Актуальным является вопрос о видовой классификации библиотечных управленческих документов, их содержательной характеристике, объединении в систему и установлении структурно-функциональных связей между ними.
Значимость рассматриваемой проблемы подтверждают исследования Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, В.П. Козлова, Е.А. Плешкевича, представленные на страницах журналов «Библиотековедение», «Научная и техническая информация», «Научные и технические библиотеки», «Делопроизводство», «Вестник архивиста», «Отечественные архивы», «Секретарское дело».
Обсуждение данной темы прослеживается на научно-практических конференциях, проводимых Росархивом и ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе», «Архивоведение и источниковедение отечественной истории». Этот вопрос продолжает быть актуальным на ежегодной международной конференции «Крым» в рамках постоянной секции «Библиотеки, музеи и архивы в едином пространстве информации и искусства».
Степень разработанности темы. Проблема исследования документа как
основного носителя информации имеет междисциплинарный характер. Представ
ление о содержании и сущности понятия «документ» в документоведении, источ
никоведении, археографии, библиотечно-библиографических дисциплинах, ин
форматике, документационном обеспечении управления нашло отражение в рабо
тах К.Б. Гельмана-Виноградова, Р.С. Гиляревского, Н.Б. Зиновьевой,
В.П. Козлова, Н.Н. Кушнаренко, Ю.В. Нестеровича, М.С. Слободяника,
А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки.
Эволюция взглядов о развитии термина «документ» изучена
А.Г. Двоеносовой, М.П. Илюшенко, В.П. Козловым, Н.Н. Кушнаренко,
М.В. Лариным, Е.А. Плешкевичем.
Вопрос о рассмотрении документа как средства реализации управленческих решений и необходимости управления документацией впервые был поднят в работе А.Н. Соковой в 1985 году. Эта концепция получила сво развитие в трудах В.Ф. Янковой, М.В. Ларина, С.Г. Кулешова, Н.С. Ларькова, М.Ю. Дмина, А.В. Пшенко, И.К. Корнеева.
Проблема унификации управленческих документов начала активно разрабатываться в 1970-х годах в трудах М.А. Васильева, В.Ф. Янковой, Т.В. Кузнецовой, Л.М. Вяловой.
В начале XX века Л.Б. Хавкина одной из первых рассмотрела порядок работы с управленческой документацией в библиотеке, опубликовав практические указания по ведению организационных, учтных, технологических и отчтных документов.
В 80-х годах XX века появляется термин «библиотечная документация», получивший официальное закрепление в государственном стандарте, распространяющемся на документы, связанные с первичным учтом библиотечного фонда. Сегодня это понятие встречается в специальной литературе применительно к более широкому кругу управленческих документов. Например, В.К. Клюев, Т.А. Зайцева рассматривают такие виды «внутрибиблиотечных» документов как организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, пла-5
новые, отчтные, финансово-экономические и документы по личному составу. Л.К. Яшина добавляет к этому перечню регистрационные формы и документы службы делопроизводства.
Анализ основных систем документации, используемых в управленческой деятельности библиотек, а также требования к их оформлению в соответствии с нормативными актами представлены в работе Т.А. Зайцевой.
Документирование инновационной деятельности библиотек в условиях внедрения системы менеджмента качества рассмотрено в работах А.В. Носовой. Состав документации вузовских библиотек изучен В.Г. Дригайло. Однако до сих пор отсутствует определение дефиниции «библиотечная документация», не существует единого подхода к е классификации.
Документы, находясь в определнных отношениях и связях друг с другом, образуют единство, то есть представляют собой систему документации. Это понятие впервые было употреблено К.Г. Митяевым в 1959 году. В последующие десятилетия вопросы изучения отраслевых и универсальных систем документации нашли отражение в работах ряда учных. Так, А.В. Елпатьевский сформулировал определение понятия «система документации», А.Н. Сокова развила теорию соответствия документационных систем соответствующим функциям управления.
Исследованию универсальных систем документации в контексте истории и современного состояния посвящены работы М.П. Илюшенко, Я.З. Лившица и Т.В. Кузнецовой, И.К. Корнеева, В.А. Кудряева, М.В. Ларина, В.Ф. Янковой.
Однако до 2010 года вопрос об изучении системы библиотечной документации как совокупности документов, используемых в библиотечной деятельности и предназначенных для обеспечения управленческого процесса, не получил целостного рассмотрения. Автор настоящего исследования впервые рассмотрела историю становления системы библиотечной документации, выявила необходимые компоненты и определила е роль в управлении библиотекой.
Источниковую базу исследования составили нормативно-правовые акты федерального, регионального и локального уровней, а также архивные материалы, отражающие вопросы документирования орловских библиотек.
Первая группа документов представлена федеральным законодательством в сфере культуры и информационных технологий, постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами Министерства культуры Российской Федерации, международными и государственными стандартами.
Ко второй группе источников относятся документы, отражающие законодательство Орловской области в сфере культуры и информационных технологий.
Третью группу источников составили учредительные, организационные и методические документы областных и центральных библиотек Орловской области: уставы, положения, инструкции, методические рекомендации и т.п.
К четвртой группе источников относятся материалы фондов Российского государственного исторического архива и Государственного архива Орловской области, содержащие сведения о деятельности библиотек Орловской губернии XIX-XX веков.
Целью исследования является раскрытие сущности и значения системы библиотечной документации в управлении библиотекой, упорядочение связанного с ней понятийного аппарата и классификация родов документов в библиотеке.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:
-
выявить основные этапы формирования и развития системы библиотечной документации в России;
-
рассмотреть региональный аспект документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX-XX вв.;
-
сформулировать дефиницию термина «документ» применительно к управленческому документоведению и библиотековедению;
-
спроектировать документационную модель библиотеки, охарактеризовать е компоненты;
-
дать определение понятия «система библиотечной документации», вычленить е составляющие и выявить роль в обеспечении управленческого процесса;
-
сформулировать требования к управлению библиотечной документацией;
7) разработать рекомендации по созданию и внедрению автоматизированной информационной системы управления документацией для типовых библиотечных учреждений.
Объект исследования - система библиотечной документации.
Предмет исследования - управленческая сущность системы библиотечной документации.
Гипотеза исследования - эффективность библиотечного менеджмента определяется политикой управления системой библиотечной документации, основанной на применении единого методологического подхода к определению состава и содержания библиотечной документации, процессов е создания, обработки, использования и хранения, в том числе в условиях внедрения автоматизированных систем управления документацией.
Теоретико-методологической базой исследования являются принципы историзма и системно-функционального подхода, а также базовые концепции и теории документоведения и библиотековедения, в основе которых лежит понимание термина «документ».
В процессе решения поставленной цели применялся комплекс взаимосвязанных и дополняющих друг друга методов:
системно-функциональный подход, использовавшийся для анализа системы библиотечной документации с целью определения е подсистем и связей между ними;
сравнительно-исторический метод, позволивший рассмотреть изучаемый объект в ретроспективе конкретно-исторических условий, выявить преемственность в его развитии;
метод анализа архивных источников, использовавшийся для определения состава и структуры управленческих документов библиотек Орловской губернии ХІХ-ХХвв.;
метод терминологического анализа дефиниций - для изучения базовых понятий библиотековедения и управленческого документоведения: «документ»,
«система документации», «управление документами», «документационный менеджмент»;
метод формализованного анализа публикаций - для выявления аспектов, характеризующих документирование управленческой деятельности библиотек;
метод моделирования, использовавшийся для разработки структуры доку-ментационной модели библиотеки;
сравнительный анализ был необходим для определения уровня документа-ционного обеспечения управления областных и центральных библиотек Орловской области;
метод опроса - для изучения и оценки уровня организации системы управления библиотечной документацией в областных и центральных библиотеках Орловской области.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в следующем:
1. В соответствии с периодизацией государственного делопроизводства выявлены основные виды документов, использовавшиеся в управленческой деятельности библиотек: в X - XV вв. библиотечная документация отражала преимущественно организационную и учтно -хозяйственную деятельность библиотек; в XVI - XVII вв. состав библиотечной документации был дополнен распорядительными и технологическими документами; реформы, произошедшие в XVIII в. нашли отражение в смене наименований и форм управленческих документов библиотек; в XIX - начале XX вв. широкое применение находит отчтная документация; с 1917 года сформировалась система документации, по структуре соответствующая теории и технологии управления библиотекой: управленческая деятельность библиотек фиксируется в плановых документах, меняются формы учтных и отчтных документов, расширяется состав организационно-технологической документации; современный период развития системы библиотечной документации, начавшийся со второй половины 1990-х гг., ознаменован созданием документов, отражающих систему менеджмента качества, маркетинговую деятельность библиотек, порядок государственной закупки товаров, работ и услуг.
-
Предложены термины и определения понятий «фондовый документ», «система библиотечной документации», «документационная модель библиотеки».
-
Разработана документационная модель библиотеки, представляющая собой совокупность управленческих документов, идентифицирующих библиотеку как систему. Определены составляющие этой модели: документационная модель библиотечного фонда, документационная модель контингента пользователей, до-кументационная модель библиотечного персонала, документационная модель материально-технической базы, документационная модель библиотеки как системы.
-
Установлено соответствие между функциями библиотечного менеджмента и структурными элементами системы библиотечной документации.
5. Предложены направления совершенствования системы управления биб
лиотечной документацией областных и центральных библиотек Орловской об
ласти, заключающиеся в унификации библиотечной документации и автоматиза
ции управленческого документооборота.
Положения, выносимые на защиту:
-
Формирование библиотечной документации велось параллельно с развитием делопроизводства государственных госучреждений и библиотечного дела страны, пройдя в свом становлении шесть этапов: XI – XV вв.; XVI – XVII вв.; XVIII в.; XIX – начало XX вв.; 1917 г. – начало 1990-х гг.; вторая половина 1990-х гг. по настоящее время.
-
Для гармонизации категориального аппарата библиотековедения и доку-ментоведения предлагается употреблять с термином «документ» предикаты «фондовый» и «управленческий» в зависимости от использования в конкретной семантической среде, где фондовый документ определяется как знаково зафиксированная на материальном носителе информация, предназначенная для библиотечного обслуживания населения и удовлетворения его информационных потребностей, а управленческий документ – знаково зафиксированная на материальном носителе информация, необходимая для решения вопросов управленческой деятельности.
-
Документационная модель библиотеки представляет собой совокупность взаимосвязанных управленческих документов, идентифицирующих библиотеку как систему, и состоит из пяти элементов: документационная модель библиотечного фонда, документационная модель контингента пользователей, документаци-онная модель библиотечного персонала, документационная модель материально-технической базы и документационная модель библиотеки в целом.
-
Документы, функционирующие в библиотеке, делятся на три вида: фондовые, библиографические и управленческие. Объединение документов первой группы образует библиотечный фонд, второй – библиографические пособия, а третьей – библиотечную документацию.
-
Система библиотечной документации представляет собой совокупность документов, используемых в библиотечной деятельности для обеспечения управленческого и технологического процесса и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению. Е структура обусловлена функциями библиотечного менеджмента и включает в себя нормативно-правовую, плановую, отчтную, распорядительную, учтную, организационно-технологическую, кадровую, финансово-экономическую, договорную, информационно-справочную, документацию системы менеджмента качества и др.
-
Эффективность функционирования системы управления библиотечной документацией определяется уровнем унификации документируемых процессов, структуры и содержания управленческих документов, а также степенью автоматизации основных этапов работы с документами. Основанные на документацион-ной модели библиотеки Классификатор, Табель, Альбом форм библиотечной документации, автоматизированная информационно-поисковая система «Управленческая документация» и структура рабочего листа «Библиотечная документация» АБИС «ИРБИС», разработанные в ходе исследования, могут быть использованы в областных и центральных библиотеках различной тематической направленности.
Теоретическая значимость исследования:
-
устранена полисемия в употреблении термина «документ» для разнородных библиотечных объектов и процессов, что вносит существенный вклад в библиотечное фондоведение и документоведение;
-
обнародованы архивные материалы, содержащие управленческую документацию Орловских библиотек XIX – XX веков, таким образом дополняющие историю становления систем документации в России;
-
разработана классификация управленческих документов библиотеки, что может быть использовано в соответствующем разделе документоведения и биб-лиотечно-информационного менеджмента.
Практическая значимость. Результаты диссертационного исследования с 2011 года используются на кафедре информатики и документоведения для преподавания учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления биб-лиотечно-информационной деятельностью» по направлению подготовки 51.03.06 (071900) «Библиотечно-информационная деятельность» (бакалавриат) в Орловском государственном институте искусств и культуры. Реализация материалов исследования позволила повысить как уровень теоретической подготовки обучающихся, а так и уровень практических навыков работы с библиотечной документацией, что подтверждается соответствующим актом.
В процессе работы над диссертацией были разработаны автоматизированная информационно-поисковая система «Управленческая документация», Классификатор, Табель и Альбом форм библиотечной документации, интенсифицировавшие работу секретаря с управленческими документами Орловской областной научной универсальной публичной библиотеки им. И.А. Бунина, о чм свидетельствует акт об их внедрении. Предложенные направления интеграции процессов управления библиотечной документацией и фондовых документов на базе АБИС «ИРБИС» приняты к рассмотрению главным программистом Международной ассоциации пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий.
Полученные результаты исследования могут быть использованы в работе областных и центральных библиотек региона, документооборот которых не превышает 10000 управленческих документов в год.
База диссертационного исследования. Представление о становлении библиотечной документации Орловщины дают материалы, находящиеся в фондах Российского государственного исторического архива (РГИА) и Государственного архива Орловской области (ГАОО).
Изучение библиотечной документации на современном этапе проводилось на базе областных библиотек Орловской области – научной универсальной публичной библиотеки им. И.А. Бунина (ООНУПБ), специальной библиотеки для слепых (ООСПС), медицинской библиотеки (ООМБ), детской библиотеки им. М.М. Пришвина (ООДБ) и Централизованной библиотечной системе г. Орла (ЦГБ), выполняющих важнейшую социальную и коммуникативную функцию и являющихся базовыми элементами культурной, образовательной и информационной инфраструктуры региона.
Исследование библиотечной документации на базе областных и центральных библиотек обусловлено рядом факторов: во-первых, областные библиотеки выступают типичными представителями библиотечной культуры региона, во-вторых, являясь методическими, научно-информационными и культурными центрами регионального значения, они должны обеспечивать высокий уровень доку-ментационного обеспечения своей деятельности. Одновременно с этим в их функции входит создание и внедрение в практику работы библиотек области нормативных, правовых и инструктивных документов по вопросам управления документацией.
Соответствие диссертации паспорту научной специальности. Исследование выполнено в соответствии с п. 5 «Управление библиотечно-библиографическим и редакционно-издательским делом, стандартизация терминологии, персонификация обслуживания, продуктов и услуг» паспорта специальности 05.25.03 - Библиотековедение, библиографоведение и книговедение (педагогические науки).
Достоверность и обоснованность результатов исследования подтверждены изучением представительной источниковой базы и специальной литературы по вопросам исследования; комплексным применением научных методов; обсуждением теоретических положений диссертации на конференциях различного уровня. Разработанные Классификатор, Табель, Альбом форм библиотечной документации, АИПС «Управленческая документация» внедрены в деятельность ООНУПБ им. И.А. Бунина. Предложения по управлению библиотечной документацией на базе АБИС «ИРБИС» рассмотрены разработчиками данной системы, что подтверждается справкой о внедрении.
Апробация результатов исследования осуществлялась на международ
ных, всероссийских, региональных, межвузовских конференциях. Основные по
ложения и результаты исследования обсуждались на Всероссийской научно-
практической конференции «Актуальные проблемы документоведения и архиво
ведения» (Волгоград, 2009); Всероссийских научно-практических конференциях
молодых учных, аспирантов, соискателей (Орл, 2009-2012), Международной
научной конференции «Интеграционные процессы в коммуникативном простран
стве регионов» (Волгоград, 2010); Международных Музейных чтениях (Орл,
2011, 2013), Денисьевских чтениях: межрегиональной научно-практической кон
ференции по проблемам истории, теории и практики библиотечного дела, библио
тековедения, библиографоведения и книговедения (Орл, 2010, 2011, 2013, 2014);
XVII Павленковских чтениях: Международной научной конференции «Книжное
дело в России в XIX – н.XX в» (Санкт-Петербург, 2011); Всероссийской с между
народным участием научно-практической конференции «Многоуровневая систе
ма подготовки специалистов в сфере искусств и культуры: традиции и иннова
ции» (Орл, 2012); Международной научной on-line конференции «Тенденции
развития университетского образования в области библиотечно-информационной
деятельности в условиях интенсивно развивающихся информационно-
коммуникационных технологий» (Орл; София, 2012); XIX Скворцовских чтениях: Международной научной конференции «Библиотечное дело-2014: библиотеч-но-информационная деятельность и документно-информационные коммуникации
в сфере культуры и образования» (Москва, 2014); III Международной научно-практической Интернет – конференции «Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры» (Орл, 2014).
Документирование управленческой деятельности библиотек Орловщины в XIX-XX веках
В XIX в. начинается новый этап развития государственного делопроизводства – министерский период, характеризующийся созданием жёсткой иерархии должностных лиц и учреждений по отношению к работе с управленческими документами. Развитие библиотечной документации преимущественно осуществляется на фоне массового открытия публичных библиотек для чтения, требующего полного и чёткого документирования их создания, содержания работы, а также состава фондов. Так, деятельность Императорской публичной библиотеки регламентировалась «Положением о управлении Императорскою Публичною библиотекою», утверждённым императором Александром I 14.10.1810 года. Положение состояло из 4 глав и 19 параграфов, устанавливающих состав управления библиотекой, должностные обязанности библиотекаря, помощника библиотекаря, хранителя манускриптов и его помощника, способы содержания и преумножения библиотеки. Помимо «Положения…», к организационным документам библиотеки этого периода относятся «Правила для управления Императорскою Публичною библиотекою». Они содержат подробное описание должностных обязанностей служащих библиотеки, а также порядок пользования библиотекой посетителями. Правила состоят из трёх отделений: «О должностях служащих при Императорской публичной библиотеке», включающем восемь разделов; «О порядке в домах Императорской публичной библиотеки» и «О посетителях».
Первое отделение является аналогом современных должностных инструкций и раскрывает обязанности директора, его помощника, библиотекарей, помощников библиотекарей, хранителя манускриптов или рукописей и его помощника, писцов, привратника, сторожей.
Состав штата Императорской библиотеки устанавливался отдельным документом с одноименным названием, в котором указывались наименования должностей, количество должностных единиц, размер жалования.
Согласно одиннадцатому параграфу «Положения…», а также пункту 44 «Правил…» ведение «письмоводства по всем сношениям Начальства Библиотеки с разными местами и лицами» возлагалось на одного из библиотекарей или его помощников под непосредственным руководством помощника главного директора [41].
Так, от имени императора в библиотеку направлялись указы и высочайшие повеления, например, «Указ об отмене звания главного директора библиотеки и о переименовании директором его помощника г-на Тайного советника Оленина». В ответ на указы императора директор библиотеки направлял доклады или представления. Переписка начальства библиотеки с другими учреждениями или лицами отражалась в отношениях, официальных письмах, сообщениях. Внутреннюю документацию библиотеки, помимо положения и правил, составляли бухгалтерские учётные документы (главная книга, книги доходов и расходов), отчёты, описи, книга донесений об улучшении к устройству библиотеки, докладные записки и т.п.
Деятельность книжных магазинов, народных библиотек и читален регламентировалась Положением императора «О временных мерах по отношению к открытию и содержанию публичных библиотек и кабинетов для чтения» от 1884 г. и Правилами о бесплатных народных читальнях и о порядке надзора за ними от 1890 г. Согласно правилам, открытие библиотек и читален носило «разрешительный характер» и требовало создания целого ряда документов: прошения на открытие библиотеки, проекта устава или правил, каталога или списка книг библиотеки.
Обязательным организационным документом библиотек является устав -свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности библиотеки. Например, утверждённые в 1869 г. Императором Александром II Устав Московского публичного и Румянцевского музеев и Положение о штатах Музеев регламентировали структуру музея, порядок управления им, личный состав, порядок комплектования фондов и выдачи книг из библиотеки музея пользователям. В уставе чётко предписывается ведение Правил для посетителей залы чтения библиотеки московского публичного музея.
Входящие и исходящие документы библиотеки были представлены перепиской. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. В Положении о штате музея даётся ссылка на то, что Управление обменивается информационными документами, представленными сношениями с министрами и главноуправляющими, департаментами министерств, а также «местами им равными», которые подписываются директором и скрепляются помощником. Документы, в которых не указывается распоряжений о суммах и новых мерах, подписываются помощником и лицом, заведующим письмоводством.
В начале XX в. появляются первые теоретические труды, освещающие порядок работы с библиотечной документацией. В 1904 году издаётся книга Л.Б. Хавкиной «Библиотеки, их организация и техника», в которой подробно рассматривается состав и правила ведения организационно-правовой (уставы библиотек и читален, формы прошения на открытие библиотек и читален), учётной (кассовые и инвентарные книги), технологической (правила для составления и размещения карточек, правила для обращения с книгами) и отчётной (годовой отчёт) документации [237].
В 1908 году С.И.Вехов впервые употребил термин «библиотечное делопроизводство», включающее такие аспекты, как размещение книг, ведение инвентарного, алфавитного, систематического и других каталогов, приобретение книг и уплата по счетам, сдача книг в переплёт, выдача книг для пользования и обратный приём, проверка библиотечного имущества [59].
Очевидно, что автор вкладывал в понятие «делопроизводство» иной смысл, не соответствующий его определению в управленческой сфере, где он обозначал письменное оформление решения какого-либо вопроса, т.е. создание управленческих документов, их регистрацию, контроль за исполнением, порядок хранения и использования. В «Очерке» даётся подробный перечень учётной документации библиотеки: инвентарная опись, список приобретаемых изданий, книга заказа, лист заказа, книга выдачи изданий пользователям, список недостающих книг, а также порядок её ведения
В начале XX в. также зарождается библиотечная статистика, обусловившая необходимость ведения соответствующей документации: статистических анкет, учётных форм, годовых отчётов и т.п. Впервые ставится вопрос о единообразии в оформлении отчётных документов и разработки их бланков [108]. По мере развития библиотечного дела, начиная с XVIII века, документация библиотек усложнялась – расширялся её видовой состав и назначение, что наглядно показывает рисунок 4:
Документационная модель библиотеки
Следовательно, термин «управленческий документ» является наиболее широким по отношению к остальным понятиям. В словаре С.И. Ожегова «управленческий» определяется как «относящийся к деятельности органов власти или крупного административного учреждения, подразделения». Получается, что управленческий документ – это документ, фиксирующий деятельность административных учреждений, подразделений и должностных лиц. Однако не всякий управленческий документ официален, например, проект приказа или постановления, содержащий волеизъявление руководящего органа, как результат его управленческой деятельности, но не оформленный в установленном порядке, официальным являться не будет. Таким образом, именно управленческий документ является основной категорией управленческого документоведения: основная характеристика – способность служить доказательством правовых обязательств или деловой деятельности [32].
Двусоставным синонимом к термину «документ», в библиотековедении, зачастую является понятие «библиотечный документ». Например, Е.И. Полтавская определяет его как «документ, который нужен и которым удобно пользоваться в библиотеках в данное время: как правило, это тиражированный документ в знаковой форме, удовлетворяющий информационные потребности пользователя» [171]. В соответствии с правилами словообразования «библиотечный» означает «свойственный библиотеке, принадлежащий библиотеке». Однако в библиотеке находятся не только документы, являющиеся частью фонда и удовлетворяющие информационные потребности пользователей, но и документы, обеспечивающие управленческую деятельность. Соответственно понятие «библиотечный документ» имеет более широкий смысл, обобщающий все виды документов, функционирующих в библиотеке.
Основным существенным свойством, необходимым для уточнения термина документ в «библиотековедении», является его принадлежность к библиотечному фонду как базовому элементу учреждения. В связи с этим оптимальным двусоставным термином может являться понятие «фондовый документ». Прилагательное «фондовый» используется для обозначения предметов, свойственных фонду, характерных и принадлежащих ему. Фондовый документ, в соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» и «О библиотечном деле», характеризуется возможностью передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения, а также библиотечного обслуживания населения [8]. Соответственно, управленческий документ, не являющийся объектом комплектования библиотечных фондов, относится к совершенно другой категории библиотечных документов.
Определившись с терминами, необходимо конкретизировать их дефиниции. Как уже было сказано выше, универсального определения термина «документ», удовлетворяющего различным отраслям знания, научным сообществом до сих пор не выработано. При всем многообразии рассмотренных дефиниций единство взглядов на понимание сущности документа всё же существует. Так, бесспорным остается факт о том, что документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе. Противоречия же начинаются в процессе уточнения или сужения определения.
По утверждению Ю.Н. Столярова, понятие «документ» характеризуется наличием постоянной и переменной составляющей [221, C. 134], что позволяет дать унифицированные определения управленческого и фондового документов, не противоречащие международному стандарту ИСО «Информация и документация», в соответствии со спецификой их функционирования в той или иной семантической среде. Исходя из того, что документ – это «знаково зафиксированная на материальном носителе информация», под управленческим документом будем понимать знаково зафиксированную на материальном носителе информацию, необходимую для решения вопросов управленческой деятельности. Соответственно, фондовый документ - знаково зафиксированная на материальном носителе информация, предназначенная для библиотечно-информационного обслуживания населения и удовлетворения его информационных потребностей.
Подводя итог вышесказанному, можно сделать следующий вывод: термин «документ» является собирательным названием для многочисленных источников информации, являющихся предметами исследования различных социальных институтов. В то же время, в одном и том же социальном институте функционируют документы, являющиеся научными категориями различных областей знаний. Так, в библиотеке документ – это объект библиотечного фонда и инструмент управленческого воздействия одновременно. В первом значении документ является объектом изучения библиотековедения, библиографоведения и книговедения, а во втором – управленческого документоведения и обладает отличным набором свойств. В результате одинаковые по написанию и произношению термины имеют разное значение, что зачастую приводит к возникновению коммуникационных барьеров. В научной литературе и официальных актах нередко встречаются попытки уйти от дискуссионного термина, заменив его другим, по мнению авторов, более подходящим понятием, однако термин «документ» продолжает оставаться неизменным в силу своей универсальности. Снятие энтропии представляется возможным посредством конкретизации термина. Понятие «документ» остаётся неизменной основой, обобщающей различные источники информации: уточнению подлежит его принадлежность конкретной семантической среде. Так, для управленческого документоведения объектом исследования является не просто документ, а управленческий документ, библиотековедение же оперирует фондовыми документами, являющимися составной частью библиотечного фонда.
В 1982 году Ю.Н. Столяров обосновал применимость структурно-функционального подхода к библиотеке, рассматривая её как целостную систему, состоящую из элементов: библиотечный фонд, контингент пользователей, библиотечный персонал, материально-техническая база [228].
Развивая концепцию, в 1984 году Ю.Н. Столяров выдвигает теорию о существовании так называемого второго контура библиотеки, о чём достаточно подробно написано в статье «Библиотека - двухконтурная система» [216]. По его умозаключению, контур – это некая модель как библиотеки в целом, так и её элементов, выполняющая идентифицирующую функцию и состоящая из соответствующей документации. Он приводит пример, что «контингент пользователей имеет модель в виде читательских билетов и учётной документации, моделью всей библиотеки является её Устав, а моделью структурного подразделения – Положение о нём» [215]. Следовательно, взаимосвязанная совокупность управленческих документов, идентифицирующих библиотеку как систему, представляет собой документационную модель библиотеки.
Управление системой библиотечной документации
Унификация библиотечной документации по составу и форме с целью оптимизации документооборота является одним из приоритетных направлений программы управления документами. По утверждению В. Иритиковой, унификация форм документов заключается в следующем: — в отборе и закреплении показателей и реквизитов, отражающих цель создания документа и обеспечивающих его юридическую силу; — в установлении единых требований к их составлению и оформлению; — разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утверждённых унифицированных форм [89]. Основными инструментами унификации документов и управления ими на уровне библиотеки являются: — Классификатор форм документов; — Табель применяемых форм документов; — Альбом унифицированных применяемых форм документов. С учётом требований современного законодательства в области автоматизации документооборота ведение вышеназванных документов предусматривается как в традиционном, так и в электронном виде [89]. Идентификация электронных документов библиотеки в информационной системе обеспечивается посредством Классификатора, представляющего собой справочник основных видов библиотечной документации с указанием соответствующих кодов. На наш взгляд, документы в Классификаторе целесообразно систематизировать в соответствии с их принадлежностью к элементу документационной модели библиотеки (Приложение 5).
Табель форм библиотечной документации (далее Табель) - это перечень установленных форм документов [34], позволяющий упорядочить процесс документирования и создать наглядную схему системы библиотечной документации. Табель позволяет решить следующий комплекс задач: 1. Выявление применяемых в библиотеке форм документов и их закрепление в едином справочнике; 2. Классификация применяемых в деятельности библиотеки форм документов по принципу соответствия структурно-функциональному элементу библиотеки: «Библиотека как система», «Библиотечный фонд», «Контингент пользователей», «Персонал библиотеки», «Материально-техническая база»; 3. Унификация наименования форм документов, отражающих однотипную управленческую функцию; 4. Упорядочение документационной базы библиотеки в целях её включения в автоматизированную информационно-библиотечную систему.
В соответствии с ГСДОУ состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов [65].
Впервые идеи о включении табеля унифицированных форм документов в нормативно-методическую базу делопроизводства организации, а также методики его построения были высказаны в работах доктора исторических наук А.Н. Соковой [211] и кандидата исторических наук В.Ф. Янковой [251]. В соответствии с их рекомендациями разработка табеля унифицированных форм библиотечной документации Орловской областной научной универсальной библиотеки им. И.А. Бунина (Приложение 6) строилась по следующим этапам:
В процессе предпроектного обследования ООНУПБ им. И.А. Бунина осуществлялось изучение основных функций библиотеки, видов реализуемой деятельности, структуры, взаимоотношений с контрагентами, определение исходного массива документов для включения в Табель.
Определение круга управленческих функций и задач, а также массива документов, используемых в деятельности каждого отдела библиотеки, выявлялся с помощью опросного листа (Приложение 7), заполняемого заместителями директора по научно-методической, библиотечной и эксплуатационно-хозяйственной работе, заведующими семнадцати отделов, секретарём-референтом и заведующей канцелярией ООНУПБ им. И.А. Бунина.
В ходе предпроектного обследования были изучены документы, характеризующиеся определённой периодичностью создания, постоянством (или относительным постоянством) формы за последние 3 года. К ним отнесены: документы, составляющие правовую базу деятельности библиотеки: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, а также руководящие документы местных органов власти, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности библиотеки, включая целевые программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность библиотеки; организационно-правовая документация библиотеки: устав, положения о подразделениях, штатное расписание, коллективный договор, положения о коллегиальных (совещательных) органах, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
технологическая документация: инструкции, технологические процессы, методические пособия и рекомендации; распорядительная документация: приказы директора библиотеки, решения научно-методического совета; планово-отчётная документация: универсальные и тематические планы библиотеки и её отделов; аналитические и статистические отчёты; договорная документация: договоры на оказание коммунальных услуг, подряда, приобретения и дарения литературы, поставки обязательного экземпляра, пожертвования, договора о полной материальной ответственности и др.; информационно-справочная документация: входящая и исходящая переписка, докладные и служебные записки, справки, заявления, заявки, протоколы, акты; кадровая документация: резюме, анкеты, заявления (о приёме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, об ознакомлении с документами, находящимися в личном деле), табели учёта рабочего времени, личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые договоры;
Унификация системы библиотечной документации
Всестороннее изучение истории формирования и современного состояния системы библиотечной документации в России, нормативно-правовой базы в области библиотечного дела, информационных технологий и управления документацией, архивных источников, научных работ по вопросам документирования управленческой деятельности библиотек, а также практического опыта по работе с управленческой и технологической документацией областных и центральных библиотек г. Орла позволило сделать следующее заключение.
Библиотека как социальный институт оперирует различными по своему происхождению и назначению источниками информации, обозначаемыми единым термином «документ». Он является центральным понятием в категориальном аппарате ряда информационно-коммуникационных дисциплин, в частности библиотековедения и документоведения. Библиотечный документ выступает одновременно и объектом библиотечного фонда, и библиографическим пособием, и средством реализации управленческих решений, что зачастую приводит к подмене понятий. В связи с этим целесообразно дифференцировать библиотечные документы на фондовые, библиографические и управленческие. Каждая из названных групп образует организованное множество: библиотечный фонд, пособие и справочно-библиографический фонд, библиотечная документация.
Наличие структуры и связей внутри библиотечной документации позволяет говорить о её системности. Система библиотечной документации представляет собой совокупность документов, используемых в библиотечной деятельности для обеспечения управленческого и технологического процесса и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению.
Процесс формирования системы библиотечной документации осуществлялся в русле развития государственного делопроизводства и библиотечного дела страны на протяжении XI - XX веков. На каждом этапе своего развития структура системы менялась, увеличивался видовой состав внутренних элементов, менялись требования к их содержанию и оформлению, что наглядно показывает анализ документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX - XX веков, сделанный на основе материалов
Российского государственного исторического архива и Государственного архива Орловской области. Развитие рыночных отношений в начале 90-х годов двадцатого века, научно-технический прогресс, внедрение системы менеджмента качества в деятельность библиотек обуславливают современную структуру библиотечной документации. В основе её построения лежит документационная модель библиотеки, состоящая из пяти элементов: документационная модель библиотечного фонда, документационная модель контингента пользователей, документационная модель персонала библиотеки, документационная модель материально-технической базы и документационная модель библиотеки как системного элемента. Внутри каждого из названных компонентов библиотечная документация делится на подсистемы, соответствующие функциям библиотечного менеджмента. В связи с этим выделяется нормативно-правовая, плановая, отчётная, распорядительная, финансово-экономическая, кадровая, организационно-технологическая, учётная, договорная, информационно справочная документация, а также документация системы менеджмента качества, государственных закупок товаров и услуг.
Наличие сложной структуры диктует повышенные требования к организации системы управления библиотечной документацией, требующей проведения унификации состава и форм библиотечной документации, порядка работы с ними, а также автоматизацию основных процедур по созданию, движению, обработке, хранению и использованию документов данной системы.
Установлено, что использование в библиотеках Классификатора, Табеля и Альбома форм библиотечной документации, разработанных в ходе диссертационного исследования, а также внедрение автоматизированных систем документооборота, в том числе созданных на базе библиотечно-информационных систем позволяет увеличить качество создаваемых документов, сократить время на их обработку и поиск, повысить уровень исполнительской дисциплины.
Таким образом, основные рекомендации диссертанта сводятся к следующему: ввести в библиотечную и документоведческую терминологию понятия «фондовый документ», «документационная модель», «система библиотечной документации» и закрепить их в стандартах, словарях и учебниках по соответствующим дисциплинам; выстроить библиотечную документацию с точки зрения структурно-функционального подхода, зафиксировав в Табеле форм библиотечной документации, и рекомендовать её для внедрения в областные и центральные библиотеки; унифицировать и автоматизировать систему управления библиотечной документацией посредством создания Классификатора, Альбома и автоматизированной информационно-поисковой системы.
Перспективы исследования просматриваются в историческом, теоретическом, педагогическом и практическом аспектах: изучение истории обучения работе с библиотечной документацией на библиотечных курсах и в учебных заведениях; разработка методологии и технологии автоматизации процесса управления библиотечной документацией в рамках отечественных автоматизированных библиотечно-информационных систем; разработка модели повышения квалификации управленческого персонала библиотеки в области документационного менеджмента.