Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Анализ ретроспективной конверсии в практике зарубежных библиотек 14
1.1. Обоснование целей ретроспективной конверсии и основополагающих принципов ее организации 14
1.2. Сервис, предоставляемый OCLC в области ретроспективной конверсии 21
1.3. Особенности организации ретроспективной конверсии в Британской библиотеке 23
1.4. Ретроспективная конверсия в Кембриджской университетской библиотеке 26
1.5. Ретроспективная конверсия как предмет заказа 33
Глава 2. Отечественная практика ретроспективной конверсии 41
2.1. Определение термина "ретроспективная конверсия" 41
2.2. Типология ретроспективной конверсии 44
2.3. Стандартизация в процессе ретроспективной конверсии 63
Глава 3. Организационные принципы построения проекта ретроспективной конверсии 68
3.1. Формирование национальной программы ретроспективной конверсии 68
3.2. Особенности планирования подготовительного этапа 70
3.3. Экономические аспекты ретроспективной конверсии 83
Глава 4. Организация и технология переработки карточных каталогов ВГБИЛ 86
4.1. Концепция ретроспективной конверсии карточных каталогов 86
4.2. Подготовительный этап 89
4.3. Промышленная эксплуатация программно - технологического комплекса ретроспективной конверсии 100
Заключение 118
Список литературы 121
Приложения 131
- Обоснование целей ретроспективной конверсии и основополагающих принципов ее организации
- Определение термина "ретроспективная конверсия"
- Формирование национальной программы ретроспективной конверсии
- Концепция ретроспективной конверсии карточных каталогов
Введение к работе
Качественные изменения в области развития современных информационных технологий и средств передачи данных привели к необходимости поиска новых подходов и решений в области создания, хранения информационных ресурсов, их организации, средств доступа к ним пользователя. В обобщенном виде такие подходы стали трактоваться как создание цифровых или электронных библиотек, в которых информационное обслуживание на печатных носителях дополняется электронной информацией, представленной в самой разнообразной форме и оперативно доступной по Интернет независимо от времени обращения к ней и местонахождения пользователей.
Электронные ресурсы библиотек складываются из электронных каталогов и полнотекстовых, реферативных, адресных и т.д. баз данных, собственных или приобретаемых. Электронный каталог, отражающий все многообразие информационных ресурсов библиотеки, является одним из ее главных богатств. Глобальная информатизация библиотек началась с создания электронных каталогов на текущие поступления, а ретроспективная конверсия карточных каталогов в машиночитаемые и поныне является одной из самых приоритетных задач всех библиотек мира - от небольших публичных до крупнейших национальных, поскольку определяющей чертой деятельности современной библиотеки является создание инструментов, связывающих ее с ресурсами других библиотек. Электронный каталог относится к их числу: именно он позволяет локализовать требуемое пользователю издание, как на традиционном носителе, так и на электронном и получить его либо непосредственно в библиотеке, пользователем которой он является, либо по каналам службы доставки документов.
Это понимание отражено в концепциях развития библиотек Скандинавских стран, Великобритании, Германии, Франции, стран Восточной Европы. Совсем не случайно такая мощная структура как OCLC по - прежнему в качестве одного из самых продвинутых сервисов предлагает ретроспективную конверсию.
В 1990г. в предисловии к "EFLA Journal" Филипп Брайан, директор Центра управления библиографическими ресурсами (Великобритания), отметил: "Полная конверсия наших карточных каталогов в машиночитаемые стала не столько желаемой, сколько необходимой" [80].
Еще ранее в 1978г. решением Конгресса США (Title II - С program) было открыто финансирование на проекты, целью которых было развитие исследовательской деятельности. Финансирование охватывало три сферы деятельности: библиографический контроль и доступ, сохранность, комплектование. Важно отметить, что средства,
выделенные на библиографический контроль, составляли 73% от всех выделяемых средств [98].
Необходимость конверсии карточных каталогов отмечается даже в решениях такой авторитетной политической организации как Совет Европы, который в 1989г. принял рекомендации "Recommendations on Retrospective conversion of library catalogues to Machine Readable (R (89) 11)" (Рекомендации по ретроспективной конверсии библиотечных каталогов в машиночитаемую форму) [88].
В Великобритании в 90-е годы XX века были проведены исследования, выявившие масштабы проблемы ретроспективной конверсии и необходимость формирования национальной стратегии в этой области [130]. Исследования отмечают, что конверсия существенно повышает доступность фондов. Есть сведения о том, что обращаемость отдельных изданий после проведения ретроспективной конверсии возрастает до 6 [55]. Таким образом, оправдываются огромные расходы на формирование фондов и создаются реальные предпосылки для скоординированной политики в области текущего и ретроспективного комплектования на национальном и на региональном уровнях. Создание распределенного национального фонда, отраженного в электронных каталогах, в свою очередь, создает условия для скоординированных усилий в обеспечении его сохранности. Однако разрабатываемые в настоящее время проекты обеспечения сохранности, например, модель репозитарного хранения (Российская государственная библиотека) едва ли будут успешными, если не будет создан механизм библиографического контроля наличия и движения фондов, включая малоспрашиваемые.
Таким образом, на местном и национальном уровнях обоснованием проведения работ по ретроспективной конверсии служат следующие доводы:
предоставление существенно более оперативного доступа к фонду;
интеграция библиографических записей на документы за старые годы с записями на текущие издания, улучшение библиотечного сервиса и упрощение администрирования библиотекой, экономия средств;
гораздо более эффективное в долгосрочном плане использование средств, вложенных в формирование фонда;
более эффективная работа межбиблиотечного абонемента, основанная на предоставлении полной информации о наличии издания на местном уровне, так как без полных электронных каталогов система межбиблиотечного абонемента перегружена запросами, которые можно удовлетворить на местном уровне.
Актуальность исследования. Российские библиотеки стали вплотную заниматься конверсией тогда, когда Интернет начал активно завоевывать свои позиции в области библиотечно-информационного обслуживания. Однако с получением каналов доступа в Интернет библиотеки столкнулись с проблемой отсутствия полноценных библиотечных
* информационных ресурсов. Не имея опыта и средств для реализации полноценного
онлайнового поиска и заказа литературы, как в традиционном виде, так и электронном,
библиотеки создавали сайты, которые едва ли можно было отнести к разряду ресурсов,
облегчающих доступ к необходимой пользователю информации. Как совершенно
справедливо указывал Б.И. Маршак в своем докладе на международной конференции
"Крым-1999" ...надо стесняться того, что у вас есть Интернет, но нет ни одной записи в
электронном каталоге. Это означает, что вы не стремитесь к автоматизации, а только
показываете, что ею занимаетесь" [50].
Сегодня ситуация кардинально изменилась, хотя стремление большинства библиотек
* предоставить каталоги своих фондов в Интернет наряду с предоставлением доступа к
полнотекстовым электронным ресурсам сдерживается по ряду объективных причин, в
первую очередь, финансовым. Цифры, приведенные в источниках [43, 44], а также изучение
опыта конверсии свидетельствуют о серьезном отставании российских библиотек от
наиболее продвинутых библиотечных держав в отражении фонда в электронных каталогах,
что подтверждает таблица 1.
Таблица 1
ОБЪЕМЫ ФОНДОВ И ЭЛЕКТРОННЫХ КАТАЛОГОВ
Ситуация в ведомственных библиотечных сетях характеризуется крайней неоднородностью. Достаточно отметить тот факт, что в некоторых центральных ведомственных библиотеках работы по ретроспективной конверсии еще не начаты, например, в Библиотеке Российской академии наук, Научной библиотеке Московского государственного университета, Государственной научной педагогической библиотеке им. К.Д. Ушинского Российской академии образования, Государственной публичной научно-технической библиотеке Сибирского отделения Российской академии наук, Библиотеке
института научной информации по общественным наукам Российской академии наук, Государственной центральной научной медицинской библиотеке Министерства здравоохранения Российской Федерации.
Редкое исключение составляют Государственная публичная научно-техническая библиотека России, создавшая свой специфический технологический цикл, и Центральная ' научная сельскохозяйственная библиотека Российской академии сельского хозяйства.
Отсутствие представительных электронных каталогов, параллельное ведение карточных каталогов приводит к тому, что автоматизированные библиотечные системы, внедренные в библиотеках, функционируют не эффективно и в ограниченном объеме функций. [18].
Многие специалисты увязывают необходимость проведения конверсии с неизбежной утратой каталожных карточек, приводящей к исключению изданий из оборота, что особенно характерно для крупных библиотек [13].
Таким образом, становится очевидной разработка национальных или региональных подходов в решении проблемы конверсии, которые бы позволили в максимально сжатые .сроки и с минимальными средствами полностью отразить ретроспективные фонды в электронных каталогах.
Впервые в России эта задача была обсуждена на семинаре, проведенном ГПНТБ России в 1991г., в котором принимали участие отечественные и зарубежные библиотеки-члены ИФЛА. В 1997г. программа ЛИБНЕТ обозначила ретроспективную конверсию как подзадачу внутри направления "Комплексная автоматизация библиотек. Развитие действующих и создание новых электронных каталогов библиотек, включая сводные". В разделе 1.5, посвященном ретроспективной конверсии традиционных карточных каталогов в электронную форму, сказано: "Программа ретроспективной конверсии каталогов ведущих библиотек страны учитывает национальные приоритеты (в первую очередь проведение конверсии каталогов отечественных изданий), степень готовности различных частей системы каталогов в ведущих библиографирующих учреждениях страны к преобразованию, наличие печатных сводных каталогов. Координация работ между ведущими библиотеками страны позволит избежать дублирования и обеспечит научную точность библиографических записей, их максимальную библиографическую насыщенность, соотнесенность с национальными авторитетными / нормативными файлами.
Создание государственного справочно-поискового аппарата по фондам российских библиотек рационально начать с перевода на машиночитаемые носители карточных и печатных каталогов ведущих библиотек. Этот массив данных составит основу для
формирования электронных ретроспективных каталогов других библиотек, что сделало бы доступной информацию о документах, имеющихся в фондах российских библиотек.
Реализация проектов перевода ретроспективной конверсии карточных каталогов в электронную форму требует создания специальной автоматизированной технологии и значительных финансовых вложений. В зависимости от финансовых возможностей библиотек конверсия каталогов может осуществляться либо собственными силами, либо специализированными компаниями" [58].
Все вышесказанное позволяет отнести тему конверсии карточных каталогов к одной из наиболее актуальных тем в практической деятельности зарубежных и российских библиотек.
Изучение источников, посвященных ретроспективной конверсии, позволило автору сделать вывод о том, что степень информированности отечественных специалистов о различных технологиях перевода каталогов в машиночитаемую форму еще не достаточна для того, чтобы избежать многих ошибок при организации процесса конверсии. Кроме того, личный опыт говорит о стремлении российских специалистов создать собственные модели работы без учета рекомендаций, выработанных учреждениями, уже пришедших к определенным результатам при проведении конверсии. Совершенно очевидно, что конкретная ситуация в отдельно взятой библиотеке всегда будет вносить коррективы в устоявшиеся формы работы, однако есть некоторые базовые принципы, следование которым уместно в любом проекте.
Разработанность проблемы. Подробные описания существующих методов и технологий переработки традиционных карточных каталогов в машиночитаемую форму не многочисленны, несмотря на крайнюю важность этого направления деятельности библиотек. Среди отечественных работ следует отметить работы СБ. Балакерской, Л.Я. Беляевой, В.В. Васильчикова, М.И. Вершинина, Ф.С. Воройского, О.А. Лавреновой, И.И. Ильиной, Н.Н. Каспаровой, Е.И. Загорской, в которых рассматриваются организационные принципы и технология переработки карточных каталогов в машиночитаемую форму в российских библиотеках, анализируются различные варианты проведения подобных работ [3, 4, 13, ^ 7, 29, 34].
Особенно активно тема ретроспективной конверсии обсуждалась в докладах, представленных на международных крымских конференциях в рамках работы секции по автоматизации. В целом, хронология событий, освещающих тему исследования, не слишком богата. Помимо семинара, проведенного в ГПНТБ России в 1991г., специальный семинар, посвященный вопросам конверсии, был организован Всероссийской государственной
'«
библиотекой иностранной литературы им. М.И. Рудомино (ВГБИЛ) в ноябре 2000г. В апреле
2001г. в Санкт-Петербурге на базе Научной библиотеки Эрмитажа при поддержке Института
им. Гете был проведен семинар "Ретроспективная конверсия в музейных библиотеках
г. Санкт-Петербурга". В мае 2002г. в г. Ярославле в рамках заседания секции по
автоматизации, каталогизации и форматам Российской библиотечной ассоциации прошел
специализированный семинар по ретроспективной конверсии.
Зарубежный опыт в отечественных публикациях практически не представлен. Единственным исключением является доклад 3. Демич на международной конференции "Крым-2000", описавшей поэтапную конверсию каталогов Национальной библиотеки Словении с особенно подробной характеристикой перевода в машиночитаемую форму рукописных карточек. Об опыте зарубежных библиотек - от крупнейших национальных до публичных - российское библиотечное сообщество знает мало. Практически никто в России не знаком с зарубежными компаниями, представляющими услуги по конверсии, например,
* "Jouve" (Франция), "Saztec" (Великобритания), "MarcLink", "Marcive" (США) и др. О
практике заключения договоров с OCLC в области конверсии знают единицы.
Попытка систематизировать и обобщить опыт библиотек на уровне диссертационного
исследования принадлежит только И.Ю. Черкасовой, работающей в Центральной библиотеке
Путинского научного центра РАН [73]. Внимательное изучение этого исследования
позволяет оценить актуальность проблемы с точки зрения обеспечения доступа к
информационным ресурсам через электронные каталоги, а также оригинальность подхода к
выбору собственного технологического решения при создании ретроспективного массива
библиографических записей (БЗ). Кроме того, работа демонстрирует информированность
автора о развитии системы каталогов, проектах конверсии, проводимых зарубежными
библиотеками. Несомненным достоинством работы является знание методик, используемых
как отечественными, так и зарубежными библиотеками. В частности, крайне полезна та
часть работы, которая посвящена использованию сводных каталогов при ретроспективной
^ конверсии, а именно: описание практического опыта использования Российского сводного
каталога научно-технической литературы (головная организация - ГПНТБ России) библиотекой, имеющей в своих фондах научно-техническую литературу. Следует также отметить важность некоторых тезисов, таких как участие специалистов высокой квалификации (а не студентов или операторов со стороны) и необходимость серьезного подготовительного этапа при проведении конверсии, которые автор настоящего исследования полностью поддерживает.
В то же время исследование И.Ю. Черкасовой не дает подробного описания устоявшихся методик, которых при ближайшем рассмотрении не так уж много. Между тем именно эти подробности могли бы помочь российским библиотекарям выбрать наиболее оптимальный вариант конверсии, избежать некоторых типичных ошибок, сократить время на подготовку спецификаций как при работе со специализированными фирмами, так и с собственным персоналом. В работе И.Ю. Черкасовой лишь вскользь сказано о важности подготовительного этапа, без детализации того, что должен включать в себя этот действительно очень важный этап. Поскольку исследование, в основном, ориентировано на проведение конверсии силами самой библиотеки Пущинского научного центра, в нем нет описания моделей взаимодействия библиотеки и специализированной фирмы в процессе ретроспективной конверсии. Между тем, опыт зарубежных и отечественных библиотек в последние годы убедительно демонстрирует, что именно работа по контракту со специализированной фирмой позволяет библиотекам, не имеющим финансовые и людские ресурсы, максимально эффективно провести конверсию своих карточных каталогов. Работа И.Ю. Черкасовой не освещает такой важный аспект, как авторитетный / нормативный контроль, который имеет огромное значение для наполнения электронного каталога как текущими, так и ретроспективными записями. Кроме того, в ней не рассматривается состав данных для получения полноценной записи в соответствии с международными и российскими требованиями. Последние два положения приобрели особую актуальность в настоящее время, что заставило автора данного исследования подробнее отразить эти аспекты конверсии в настоящем исследовании. Как справедливо отмечено в диссертационном исследовании И.Ю. Черкасовой, "единой концепции, единого методического комплекса для осуществления такого сложного механизма, как ретронаполнение электронного каталога, на сегодняшний момент нет" [73]. Их разработка сложна в силу особенностей фондов, каталогов, кадрового состава, финансирования отдельных библиотек.
Таким образом, исследование опыта отечественных и зарубежных библиотек, анализ публикаций по данной теме позволяют сделать вывод об актуальности проблемы переработки карточного каталога в электронный и необходимости ее комплексного изучения.
Теоретическое осмысление проблемы и изучение практического опыта библиотек позволили поставить следующую научную задачу: комплексное системное исследование существующих способов и технологий переработки карточных каталогов в электронные, оптимизация переработки карточных каталогов на ретроспективные массивы фондов в
машиночитаемые, разработка рекомендаций для реализации институциональных и региональных программ ретроспективной конверсии, создание типовой технологии ретроспективной конверсии.
Достижение указанной цели предполагает последовательное решение следующих
задач:
подбор источников по вопросам ретроспективной конверсии;
изучение генезиса и анализ современного состояния ретроспективной конверсии;
выявление общих тенденций и частных решений в практике ретроспективной конверсии;
сравнение экономических характеристик различных методик ретроспективной конверсии;
сопоставление количественных и качественных результатов в различных проектах по ретроспективной конверсии;
характеристику одной из технологий ретроспективной конверсии, апробированной во
Всероссийской государственной библиотеке иностранной литературы
им. М.И. Рудомино, минимизирующей использование ручного труда.
Объектом исследования является процесс ретроспективной конверсии, который может быть определен как переработка карточных каталогов с целью создания или пополнения электронных каталогов.
Предметом исследования является организация и технология ретроспективной конверсии карточных каталогов в отечественных и зарубежных библиотеках, ее осмысление в целях разработки эффективной национальной и региональной политики, выявления общих тенденций и практических рекомендаций.
Методологическую базу исследования составляют публикации отечественных и
зарубежных теоретиков и практиков библиотечного дела, материалы конференций,
информационные материалы, собранные автором во время зарубежных командировок в
США (библиотека университета г. Урбана-Шампейн) и Великобританию (библиотека
ш университета г. Кембридж), практика ВГБИЛ, ресурсы Интернет.
Методы исследования. В работе над исследованием использовался комплексный г подход, конкретизированный до следующих общенаучных (междисциплинарных) и специальных библиотечных методов: сравнительно-исторического, наблюдения, эксперимента, терминологического анализа, метода изучения документов, опроса, изучения и обобщения передового библиотечного опыта, эксперимента.
Научная новизна исследования состоит в выявлении новых аспектов в переработке карточных каталогов в машиночитаемые для получения целостного представления о
ретроспективной конверсии, а именно: поддержании авторитетного / нормативного контроля, соблюдении требований к базовому уровню полноты записи, стандартизации в оценке результатов, особенностях работы со сводными каталогами как источниках ретроспективных записей, а также в обосновании необходимости оптимизации технологических решений для повышения эффективности деятельности конкретной библиотеки в области ретроспективной конверсии.
Научная значимость исследования состоит в том, что его результаты углубляют и расширяют научные представления о ретроспективной конверсии как комплексного процесса, охватывающего вопросы каталогизации, автоматизации, стандартизации, сетевого взаимодействия, экономической и технологической целесообразности.
Практическая значимость состоит:
в выявлении международных и национальных особенностей проведения ретроспективной конверсии в интересах подавляющего большинства библиотек России и Содружества Независимых Государств, знание которых необходимо для формирования стратегии в конверсии каталогов как наиболее ценных и востребованных информационных ресурсов;
в обосновании выбора эффективной и наиболее приемлемой для каждой конкретной библиотеки технологии конверсии карточных каталогов для создания представительного электронного каталога;
- в обеспечении информационной и лингвистической совместимости создаваемых в
библиотеках электронных каталогов на ретроспективные фонды для действительной
реализации единого информационного пространства библиотек России и мирового
сообщества.
- в представлении результатов реального практического внедрения предложенных в
диссертации методик во ВГБИЛ.
На защиту выносятся следующие положения:
Определение ключевого термина "ретроспективная конверсия" как процесса переработки карточных каталогов на ретроспективную часть фонда в машиночитаемый формат.
Типология способов ретроспективной конверсии: избирательная и сплошная в зависимости от объемов перерабатываемых карточных библиографических записей; ручная и автоматизированная в зависимости от степени использования ручного труда и средств автоматизации (клавиатурный ввод, сканирование каталожных карточек и их представление пользователю в графическом виде с рубрикаторами, сканирование, программное распознавание текста библиографической записи и его разнесение по полям
базы данных с последующим редактированием, заимствование готовых библиографических записей).
Требования, предъявляемые к уровню полноты (полному, базовому, минимальному) и качеству библиографической записи, полученной в процессе ретроспективной конверсии; их зависимость от объемов фонда, типа библиотеки, а также объемов и цикличности финансирования проектов переработки карточных каталогов в машиночитаемые.
Перспективность использования корпоративных технологий при ретроспективной конверсии, преимущества и недостатки работы по заимствованию готовых библиографических записей из виртуальных и физически слитных каталогов.
Общие организационные принципы, используемые библиотеками при работе с различными методиками ретроспективной конверсии: определение объекта конверсии, оценка фонда, выявление приоритетов, выбор методики, выбор формата записей, оценка условий проведения ретроспективной конверсии, уровень контроля и редактирования.
Технология переработки Генерального алфавитного каталога ВГБИЛ в машиночитаемую форму, как типовая технология создания ретроспективного каталога на книжный фонд, объем которого достигает почти двух миллионов единиц хранения, а гуманитарная тематическая направленность оправдывает одновременную обработку документов разных хронологических периодов.
Апробация работы. Основные положения диссертации и результаты исследования были изложены автором на научных конференциях и семинарах: научно - практических семинарах по ретроспективной конверсии карточных каталогов (г. Москва, ГПНТБ России, 1991г., ВГБИЛ, 2000г.), международной научно - практической конференции "Библиотеки -центры научно-информационных ресурсов XXI столетия" (г. Киев, Национальная библиотека Украины им. В.И. Вернадского, 2000г.), международной конференции "Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества" (г. Судак, 2003), конференции "Современные проблемы машиночитаемой каталогизации и индексирования" (г. Санкт-Петербург, 2003г.), а также отражены в публикациях автора. По теме диссертационного исследования опубликованы следующие статьи:
Обеспечение сохранности библиотечных фондов как одна из функций управления // Управление современной библиотекой: настольная книга менеджера. - М.: ОГИ, 1999. -С.105-111.
Редактура библиографических записей в ретроспективном электронном каталоге ВГБИЛ // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы
сотрудничества: Материалы конференции. - М, 2003. - С. 189 - 192. - (В соавторстве с Т.С. Кирюшкиной и Л.В. Русаковой).
Ретроспективная конверсия карточных каталогов: цели, организационные и методические принципы // Проблемы взаимодействия издателей, книготорговцев и библиотек в едином информационном поле: Труды ГПНТБ России. - М., 2002. - С.78 - 90.
Ретроспективная конверсия каталога сериальных изданий ВГБИЛ: этапы, проблемы и подходы к решению // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конференции. — М., 2003. - С.193 - 194. - (В соавторстве с М.А. Титовой).
Ретроспективная конверсия многоязычных карточных каталогов. Опыт ВГБИЛ // Библиотека и библиотекарь в современном мире: Сб. ст. Казан, гос. акад. культуры и искусств, Респ. мед. библ.-информ. центр Мин. здравоохранения Респ. Татарстан. -Казань: Медицина, 1999. -С.110-116. -(В соавторстве с Л.Я. Беляевой).
Внедрение результатов работы. Результаты диссертационного исследования легли в основу разработки и эксплуатации полномасштабной технологии ретроспективной конверсии Генерального алфавитного каталога ВГБИЛ. Автор является руководителем проекта конверсии каталогов ВГБИЛ. Частично разработанная технология была использована Национальной библиотекой Удмуртии.
Обоснование целей ретроспективной конверсии и основополагающих принципов ее организации
Национальные архивы печати создаются не только крупными исследовательскими библиотеками. В их создании и сохранении принимают участие все типы библиотек: от академической до публичной. Поэтому проблема обеспечения доступа ко всем сегментам совокупного библиотечного фонда страны - проблема национального масштаба.
Перевод основного массива библиографической информации в электронную, как средство обеспечения доступа к этим данным из любого места и в любое время, наметился за рубежом в конце 60-х годов прошлого столетия [78], а в 90-е годы библиотеки стали активно претворять в жизнь сложные проекты ретроспективной конверсии. Так, в США в начале 1969г. Библиотека Конгресса сделала первую попытку реализовать проект ретроспективной конверсии RECON, объединив его в начале 70-х годов с проектом COMARC (кооперативный проект MARC). Оба проекта не имели продолжения в связи с отсутствием понимания важности ретроспективной конверсии, и, как следствие, отсутствия поддержки со стороны профессионального сообщества. К началу 80-х стало очевидно, что недостаток открытого доступа к массивам, уже отконвертированных в рамках отдельных проектов, и дефицит координации в этом вопросе на национальном уровне, создает серьезные проблемы в области библиографического контроля. Ассоциация исследовательских библиотек США провела исследование в целях выработки национальной стратегии ретроспективной конверсии. К началу 90-х были идентифицированы три главные проблемы: 1. Недостаток взаимоиспользования уже созданных массивов библиографических записей на ретроспективную часть фонда. 2. Недостаток тщательного и систематического планирования будущих усилий в области ретроспективной конверсии. 3. Отсутствие жестких и четких требований к библиографической записи, создаваемой в рамках проектов по ретроспективной конверсии. В уже упомянутой выше Резолюции Совета Европы No.R(89) 11 перечислены актуальные и поныне организационные принципы проведения конверсии карточных каталогов, а именно: 1. Обеспечение как можно более широкого доступа к уже каталогизированным коллекциям. 2. Поощрение и стимулирование кооперативных проектов ретроспективной конверсии. 3. Приоритет финансирования проектов ретроспективной конверсии каталогов, отражающих общие или специальные коллекции, которые представляют особую ценность для культурной, научной и образовательной жизни страны. Внимание к каталогам тех коллекций, которые в силу своих лингвистических характеристик способствуют изучению или установлению контактов с другими странами. 4. Беспрепятственное использование конвертированных записей на основе взаимности внутри или между библиотечными сетями без каких — либо правовых или договорных ограничений на использование всеми членами соответствующих сетей. 5. Требования к библиографическим записям должны быть минимальными для того, чтобы обеспечить эффективный поиск и обмен библиографическими записями внутри страны и за ее пределами. 6. Стоимость ретроспективной конверсии должна оставаться в пределах разумной, для чего 7. необходимо использовать существующие в Европе телекоммуникационные сети, позволяющие обращаться к уже имеющимся в других базах данных и каталогах машиночитаемым библиографическим записям [88]. Несмотря на то, что активная работа в области ретроспективной конверсии была начата во многих странах мира уже в 80-е годы XX в., только в Великобритании и США была предпринята попытка создать официальную национальную стратегию. , Остановимся подробнее на опыте Великобритании, где в середине 90-х годов XX в. был начат широкомасштабный проект "Full Disclosure" (Полное раскрытие), посвященный разработке национальной политики в области ретроспективной конверсии [81, 95, 105,]. В рамках проекта были проведены исследования, целью которых было изучение общей ситуации в области ретроспективной конверсии. Joint Information Systems Committee (Общий комитет по информационным системам) финансировал в 1994г. проект, результаты которого стали известны во многих странах, как доклад Фоллетта, в котором освещался вопрос об эффективности использования культурного достояния, хранящегося в национальных и университетских библиотеках.
British Library Research and Innovative Centre (Исследовательский и инновационный центр Британской библиотеки) в 1996/97гт. профинансировал аналогичное исследование, охватывавшее публичные, специальные, религиозные библиотеки, а также библиотеки научных обществ.
Оба исследования выявили совокупный объем библиографических записей, требующих переработки в машиночитаемые. Так, в 226 учреждениях научного сектора, принявших участие в исследовании, необходимо было обработать 26 миллионов библиографических записей, соответствовавших 6 миллионам документов. При этом 4 миллиона записей составляли записи на документы из фондов редких книг и специальных коллекций. В публичном секторе цифры, представленные 112 библиотечными системами (из 183), много меньше, однако, не менее внушительны: ретроспективной конверсии должны были быть подвергнуты 9 миллионов библиографических записей, отражающих 5 миллионов названий, большинство из которых также хранится в краеведческих фондах. Совокупный объем работы составил 50 миллионов записей. Была определена предполагаемая стоимость конверсии одной библиографической записи - от 1 до 5 фунтов стерлингов при средней стоимости от 1,50 до 2 фунтов стерлингов. Общий объем финансирования в общенациональном масштабе на цели ретроспективной конверсии составил 80-100 миллионов фунтов стерлингов. Исследования подчеркивают необходимость поиска внебюджетных средств в размере 50% от вышеназванной суммы. Также подсчитано, что при условии реализации программы за 5 лет совокупный ежегодный бюджет программы должен составлять 8-10 миллионов фунтов стерлингов. Оба исследования констатировали, что несмотря на огромный объем работы, ретроспективная конверсия является направлением, которое действительно оправдывает немалые финансовые вложения.
Особо отмечалось, что ретроспективная конверсия не предполагает обязательного уничтожения прежних форм каталогов, поскольку они могут представлять собой важный архивный источник.
К числу наиболее важных результатов исследований относится вывод о качестве записей, создаваемых в рамках национальной программы: библиографические записи должны отвечать согласованным стандартам и минимальному уровню описания, позволяющим идентифицировать документы и эффективно обмениваться созданными записями как внутри страны, так и за ее пределами. Библиографические записи, созданные в рамках общенациональной программы, должны быть бесплатными.
Определение термина "ретроспективная конверсия"
Анализ современного состояния отечественной практики в области ретроспективной конверсии представляется необходимым предварить анализом содержания термина "ретроспективная конверсия" и тематических групп терминов, связанных с ключевым термином исследования.
Как это не парадоксально, но практика отечественных библиотек в области ретроспективной конверсии, так и не привела к обсуждению собственно термина "ретроспективная конверсия". Ни один терминологический словарь [6, 7, 15, 70] не дает точного определения понятия ретроспективной конверсии. "Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" (БЕН, 1995г.) дает определение понятия "конвертирование данных", "как изменение формы представления данных в соответствии с определенными правилами при полном сохранении их информационного содержания". Можно предположить, что речь идет о библиографических данных, но определение не так однозначно в отношении типа данных, а их в библиотеке - великое множество. Кроме того, при ретроспективной конверсии в машиночитаемую библиографическую запись добавляются некоторые новые элементы, которых нет на каталожной карточке, что не отражено в данном определении.
Другое определение дано в издании "Библиотечное дело. Терминологический словарь" (РГБ, 1997г.): "Конверсия каталогов - перевод каталогов из одной формы в другую, например, каталога в карточной форме — на микроносители, компакт диски или в форму книжного издания. Включает редактирование, конвертирование и другие процессы. " Из этого определения выпал главный компонент - электронный каталог, как хранитель машиночитаемых библиографических записей, и, собственно, сама библиографическая запись. В определении есть явная ошибка: технически невозможно редактировать любой текст, перенесенный на микроносители. Нельзя также признать, что понятие "конвертирование (в каталогах)", определяемого тем же словарем, как "процесс конверсии каталогов, осуществляемый с помощью механизированного и / или автоматизированного устройства, например сканера, полностью сохраняющий значение их данных", также тождественно понятию ретроспективная конверсия, поскольку фиксирует только механизированные и/или автоматизированные способы создания машиночитаемой библиографической записи, оставляя без внимания существование ручного (клавиатурного) ввода; необходимость переработки записи в соответствии с требованиями к созданию полноценного электронного каталога; хронологическую характеристику фонда, отраженную в перерабатываемом карточном каталоге.
Толкования и определения, взятые автором исследования из текстов докладов и публикаций, свидетельствуют о наличии существенных расхождений в трактовке понятия "ретроспективная конверсия".
В числе первых российских практиков, обозначивших проблему ретроспективного ввода информации в электронный каталог, была Н.П. Игумнова, которая в 1990г. отметила тему ретроспективной конверсии национальных библиографий стран социалистического содружества как одну из наиболее насущных [97]. Оставляя за рамками диссертационного исследования обсуждение декларативности этого сообщения, автор считает необходимым отметить один из первых фактов использования термина "ретроспективная конверсия".
К середине 90-х годов XX в. термин стал активно использоваться в отечественной библиотечной практике в связи с реальными подвижками в области текущей машиночитаемой каталогизации, вызвавшей естественный интерес к созданию машиночитаемых библиографических записей на ретроспективную часть фонда. Приведем примеры некоторых определений, данных отечественными практиками и теоретиками библиотечного дела.
Б.И. Маршак трактует ретроспективную конверсию, как "перевод традиционных бумажных описаний в электронную форму" [50]. Г.А. Евстигнеева и С.Г. Камышева определяют ретроспективную конверсию, как "перевод каталогов в электронную форму" [27]. М.В. Сланская и Н.Ф. Бакулина поднимают вопрос о ретроспективной конверсии, как о "переводе в машиночитаемый формат карточных каталогов на ретроспективный фонд" [63].
Для В.Ю. Чебанова "Ретроспективная конверсия - это перевод информации, которая содержится на библиотечных карточках, в электронные записи определенного формата" [72].
Для большинства же источников характерно отсутствие любых определений конверсии, видимо в связи с отсутствием у авторов статей и проектов сомнений относительно правильности собственных представлений о содержании понятия "ретроспективная конверсия". Даже в диссертационном исследовании И.Ю. Черкасовой по данной теме нет терминологического анализа ключевого термина исследования. Хотя отмечено (вслед за Н.Н. Каспаровой), что термин "ретроспективная конверсия "пришел к нам из-за рубежа" [35]. Между тем в статье Н.Н. Каспаровой есть некоторая путаница в использовании терминов "ретроспективная каталогизация" и "ретроспективная конверсия". Основная тема статьи - переработка карточных или печатных каталогов в машиночитаемый формат. Аббревиатура "РК", введенная как "ретроспективная каталогизация", используется по смыслу как "ретроспективная конверсия", что искажает понимание текста.
Таким образам, анализируя терминологические различия в выявленных определениях, автор констатирует отсутствие полноты и корректности в трактовке понятия "ретроспективная конверсия".
В зарубежной практике понятия "ретроспективная конверсия" и "ретроспективная каталогизация" строго разграничены. Так, в Техническом отчете рабочей группы Совета Европы, посвященном ретроспективной конверсии, сказано, что под "ретроспективной конверсией каталогов" понимается превращение (изменение) уже существующих каталогов. Ретроспективная каталогизация означает оригинальную каталогизацию старых библиотечных фондов, которые не были каталогизированы в прошлом" [88]. Представляется важным подчеркнуть глаголы "превращение, изменение" (в английском тексте-change), который отражает новое качество каталога, а не просто изменение его формы.
Более поздние определения ретроспективной конверсии, выявленные автором исследования в зарубежной профессиональной прессе, также отличаются друг от друга, как и в отечественной. Так, например, в "Harrod s librarians glossary and reference book" ("Словарь и справочник Харрода для библиотекарей"), ретроспективная конверсия - это "частичная или полная конверсия существующего каталога в машиночитаемую форму в противоположность конвертированию записей, создаваемых в настоящее время" [113]. "Concise dictionary of library and information science" ("Краткий словарь терминов по библиотековедению и информатике") дает следующее определение: "Ретроспективная конверсия - это конверсия записей из существующего каталога в машиночитаемую форму, а также процесс, с помощью которого библиотека приобретает копии существующих машиночитаемых записей для собственного использования" [102]. Последнее определение особенно интересно, поскольку оно отражает превалирующую в США практику заимствования. Дефиниция, данная И. Калныня в статье, посвященной ретроспективной конверсии в Латвии, отражает особенности латышской практики, а именно: "Ретроспективная конверсия - это комплекс мер, обеспечивающих сохранность традиционных печатных носителей информации, а также обеспечение к ним доступа в машиночитаемой форме" [123].
Формирование национальной программы ретроспективной конверсии
Эффективная, полная, качественная и не растянутая на десятилетия конверсия всех карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек, может состояться лишь при условии четкого планирования как на общенациональном уровне, так и институциональном.
Автору предлагает сформулировать национальную программу по ретроспективной конверсии карточных каталогов, в рамках которой следует: 1. Создать организацию или группу, ответственную за распределение средств на цели конверсии и мониторинг проектов отдельных учреждений. Эта организация или группа должна иметь следующие полномочия: - сбор заявок и создание организационной модели распределения средств для целей конверсии в условиях нехватки государственных бюджетных средств; - принятие решений, обеспечивающих получение самых лучших результатов в кратчайшие сроки, а также обеспечение доступности записей хорошего качества всеми библиотеками, участвующими в программе; - обеспечение стабильного выделения средств библиотекам-участницам в течение долгого времени для оплаты труда персонала; - проведение периодических проверок эффективности использования выделенных средств; - обеспечение соблюдения договоренностей о доступе к созданным библиографическим записям и их взаимном использовании в соответствии с концепцией национальной программы; - генерирование отчетов для структур, выделяющих средства, о порядке их распределения и использования в соответствии с целями программы. 2. Обеспечить вьщеление средств на конкурсной основе на проекты, которые соответствуют целям и задачам национальной программы. 3. Требовать от заявителей соблюдения жестких правил составления заявок, в которых должны быть отражены характер и масштаб заявленных проектов, методы конверсии, календарные планы, приоритеты и местные особенности, отличающие один проект от другого, гарантии обеспечения доступа к созданным записям со стороны других участников программы, софинансирование из местных источников. Принципиально важно придти к согласию относительно полноты записей, создаваемых в рамках проектов ретроспективной конверсии. На наш взгляд требует обсуждения как минимальный, так и максимальный уровень описания. К примеру, минимальный уровень каталогизации во время ретроспективной конверсии может применяться по отношению к: - диссертациям, памфлетам, каталогам выставок, аналитическим описаниям, аудиовизуальным материалам, техническим отчетам, местным изданиям, не представляющих интереса за пределами издающей организации; - документам на иностранных языках, если в библиотеке нет специалиста со знанием этих языков; - старым библиографическим записям, которые не содержат полного описания. В то же время, если на старых карточках имеются сведения для создания библиографической записи с полным уровнем описания, следует создавать полную запись; - документам, проходящим конверсию в условиях очень ограниченного финансирования. Наличие сформулированной национальной программы, безусловно, положительно повлияет на реализацию проектов на институциональном уровне.
Вместе с тем, каждое учреждение, поставившее своей целью переработать карточные каталоги в машиночитаемые при наличии или отсутствии национальной программы, по мнению автора настоящего исследования должно следовать некоторым основополагающим методическим принципам, суть которых сводится к следующему:
1. Достижение целей ретроспективной конверсии требует четкого понимания всех ее аспектов.
2. Решения, которые принимаются на каком-то одном этапе проекта, неизбежно влияют на все другие. Именно поэтому планирование проекта так важно для эффективной работы на всем его протяжении. Принципиально важно при составлении плана ответить на четыре главных вопроса: почему? что? когда? кто? Детальные ответы на эти вопросы помогут не ошибиться с выбором соответствующей методики конверсии, точнее определить ее стоимость, грамотно организовать технологию переработки карточных каталогов, соблюдать сроки реализации проекта. В целом успех проекта и его плавное течение коррелируются с качеством и масштабом предварительного планирования. 3.2. Особенности планирования подготовительного этапа
В ходе исследования автор выявил наиболее важные этапы планирования ретроспективной конверсии, которые рекомендуется тщательно осмыслить в целях ее качественной подготовки, а именно:
1. Констатация степени необходимости конверсии для конкретной библиотеки. Библиотеки, использующие карточные каталоги для организации доступа к старым фондам, вынуждают своих пользователей искать необходимую информацию в двух каталогах: карточном и электронном (на новые поступления). По мере того, как пользователи осваивают библиотечную систему, а база данных растет, документы за старые годы оказываются законсервированными. Библиотеки, которые предоставляют пользователям усеченные записи, часто сталкиваются с тем, что поиск затруднен, а его результаты далеки от желаемого. Таким образом, именно пользователи расплачиваются своим временем в определении местонахождения нужного материала в случаях, когда библиотека не занимается ретроспективной конверсией.
2. Определение объекта конверсии. При выборе объекта конверсии - каталога: топографического (ТК), читательского, служебного алфавитного или систематического, не MARC-ориентированной базы данных, необходимо исходить из того, какой объект является наиболее полным и точным.
Главным источником конверсии являются собственно документы или их образы -каталожные карточки служебных, ТК, общедоступных или печатных каталогов. Следует помнить, что даже если документы не являются основным источником конверсии, к некоторым из них все равно придется обращаться тогда, когда потребуется истолковать неясные случаи. Если будут использоваться каталоги, важно обдумать, как и когда будет происходить штриховое кодирование.
Концепция ретроспективной конверсии карточных каталогов
ВГБИЛ - федеральная библиотека, находящаяся в ведении Министерства культуры Российской Федерации. С момента создания в 1922г. и по настоящее время специализируется на работе с зарубежной литературой. Профиль комплектования - широкий гуманитарный с приоритетами в области филологии, искусства, библиотековедения и книговедения, культурологии, религии. На 01.01.2003г. фонд составляет 4 388 336 экз., из которых 1 879 153 экз. книг, 2 509 183 экз. периодических изданий на 140 языках мира. Анализ возможных путей реализации ретроспективной конверсии карточных каталогов во ВГБИЛ проводился на основе применения группы критериев по отношению к многоязычным библиографическим записям на книжный фонд, а именно: качества конечного продукта, стоимости (затрат), времени выполнения работ, количества задействованных сотрудников. Поиск наиболее оптимального пути конверсии привел ВГБИЛ к методу сканирования каталожной карточки с последующим переводом графического образа библиографической записи в текст и разметку последнего в соответствии с принятым во ВГБИЛ форматом машиночитаемой каталогизации. Тестирование всех базовых методик, описанных в главе 2, оказало решающее влияние на процесс разработки, принятия и реализации концепции ретроспективной конверсии карточных каталогов ВГБИЛ, основополагающие принципы которой были сформулированы в итоговом документе "Концепция ретроспективной конверсии Генерального алфавитного каталога книг ВГБИЛ". утвержденном приказом Генерального директора ВГБИЛ. Приведенный ниже текст концепции дает возможность составить представление о цели и задачах проекта, его объеме, выборе объекта и методики конверсии. "Цель работы: преобразование всех карточек Генерального алфавитного служебного карточного каталога книг (ГАК) в машиночитаемые записи для формирования ретроспективных баз данных ТИНЛИБ и ВГБИЛ-ИНТЕР. Последняя должна обеспечивать работу с записями в сети Интернет. Обработке подлежат книги, поступившие в библиотеку до 1997 года. Проведение ретроспективной конверсии в библиотеке позволит: - сократить время подбора необходимых книг за счет использования механизма поиска программного комплекса ТИНЛИБ; - обеспечить доступ через сеть Интернет удаленных пользователей к электронному каталогу за счет использования механизмов доступа к БД ВГБИЛ-ИНТЕР -многоязычной базе данных, доступной через Интернет; - ликвидировать затраты на поддержание и сохранность карточных каталогов; - сократить библиотечные площади, занимаемые карточными каталогами; - упростить ведение статистического учета по запросам / выдаче книг из книгохранения, подсобных фондов и открытого доступа; - упростить справочно-библиографическую работу.
Основой конверсии является сканирование каталожных карточек, распознавание отсканированной графики, разметка полученного текста библиографической записи в формат USMARC для создания машиночитаемых записей для последующего использования в БД ТИНЛИБ и в БД ВГБИЛ-ИНТЕР. Отсканированные карточки в графическом виде записываются и хранятся в виде архива на CD-ROM.
Организация ретроспективной конверсии предполагает поэтапное наращивание массива библиографических записей.
Первоначально доступ к технологической БД предусмотрен лишь для сотрудников библиотеки для проверки правильности текста, разметки по полям и сверки наличия книг в хранении. Доступ пользователей к ретроспективной базе будет предоставлен после обработки наиболее объемных и востребованных библиографических массивов, а именно: англоязычного, немецкоязычного, франкоязычного и русскоязычного.
Этапность также предусматривает постепенное порционное сканирование распознавание, разнесение элементов библиографической записи в машиночитаемую запись в соответствии со структурой USMARC, редактуру записей, полученных в процессе обработки.
В процессе ретроспективной конверсии создаются два массива записей: один для использования в программном комплексе ТИНЛИБ (стандарт кодирования КОИ-8), а другой для установки на сервере ВГБИЛ в сети Интернет (стандарт кодирования UNICODE). Третий массив этих же записей - графический - используется для архивного хранения.
Система индексирования в процессе ретроспективной конверсии не меняется. В библиографических записях должны сохраняться старые классификационные индексы, присвоенные до 1997 года. В связи с этим, во избежание помех при поиске, для ретроспективной базы должен быть установлен отдельный программный комплекс ТИНЛИБ-ретро.
При проведении конверсии библиографические записи, импортируемые в комплекс ТИНЛИБ, должны использовать символы латиницы и кириллицы (кодировка КОИ-8), а записи, предназначенные для установки в базу данных ВГБИЛ-ИНТЕР, должны использовать символы расширенной латиницы и кириллицы (кодировка UNICODE)."
Создание концепции - абсолютно необходимый этап, поскольку смена целей, задач и методики достижения цели в процессе работы, как правило, очень дорого обходится.
В качестве объекта конверсии был выбран ГАК как наиболее полный и находящийся в хорошем физическом состоянии. Поскольку читатели не имеют доступа к ГАК, изъятие карточек для сканирования и дальнейшей обработки не вызывало проблем с обслуживанием.
В соответствии с общепринятой в СССР и РФ практикой каталогизация документов осуществляется во ВГБИЛ на языке издания. Алфавитные каталоги многоязычны и организованы по языковым рядам. Соответственно, сканирование также шло по языковым рядам. Внутри языка процесс сканирования охватывал все карточки подряд независимо от их назначения (основные, добавочные, ссылочные и т.д.). Первоочередному сканированию был подвергнут фрагмент ГАК, отражающий книги на английском языке (360 тыс. карточек). Выбор был определен теми же причинами, которые были указаны в главе 2.
Апробированная в процессе тестирования нескольких методик конверсии комплексная методика автоматизированного подхода к созданию ретроспективной базы требовала жесткого подхода к выбору партнера по реализации проекта. Выбор фирмы для проведения конверсии определялся по следующим критериям: опыт работы в области создания электронных архивов; стабильность работы на рынке; авторитет клиентуры, с которой работала фирма; приемлемые для библиотеки цены; представление машиночитаемых записей в UNICODE.
Сопоставлялись две московские фирмы: "ПроСофт-М" и "Гипер". Общие характеристики процессов, предлагаемых двумя фирмами, были практически аналогичны: - скоростное сканирование массивов карточек; - накопление отсканированных карточек по разделам и подразделам классификационной системы, принятой во ВГБИЛ; - запись накопленных в электронном виде массивов как на CD-ROM (резервное хранение), так и на отдельный файл-сервер; - развертывание пользовательской сети автоматизированных рабочих мест; - просмотр локальными пользователями готовых массивов карточек в электронном виде.
Отличие двух предложений заключалось в том, что фирма "ПроСофт-М" предлагала проводить только сканирование, фирма Типер" предлагала проводить сканирование карточек с последующим автоматическим распознаванием и структурированием текста и дальнейшей загрузкой созданных записей в эксплуатируемую ВГБИЛ библиотечную систему ТИНЛИБ. В 1998г. фирма "ПроСофт-М" не имела механизма представления созданных массивов (графических образов карточек) в сети Интернет; фирма "Гипер" гарантировала представление созданных массивов (оцифрованных, распознанных, структурированных) в сеть Интернет. Важным отличием была цена сканирования одной карточки. В фирме "ПроСофт-М" стоимость обработки одной русскоязычной карточки в зависимости от ее сложности находилась в пределах 3,25-3,54 рубля, в фирме "Гипер" стоимость обработки карточки на кириллице и латинице - 2,0-2,25 рубля.